有效时间管理法则：放开自己

石咏琦

简介

《放开自己:有效时间管理法则》作者石咏琦根据自己三十多年的工作经验，总结出职场人士如何进行时间管理、纾解各种压力的法则。她将告诉您如何处理工作和生活中各种令人烦恼的事情，这些烦恼因时间而产生，也会通过有效的时间管理而得到完美的解决。

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有效时间管理法则：放开自己

第一卷

第1节：引子零(1)

家齐今年21岁，高中都没毕业的他，白天在便利店打工，晚上在夜市摆地摊儿。目前，有很多年轻人都像家齐一样，工作自由，收入不菲。但是，如果问他们对将来怎样打算，他们多半没有答案。有些人也许会说：干吗想那么多？计划赶不上变化。

计划赶不上变化是人们常挂在嘴边的一句话。但是，反过来想一想，面对那么多变化，人们真的可以没有计划吗？在多元化的社会，毕业后的莘莘学子，在高度竞争的情况下求生存，到底有多少存活下去的筹码？面对全球化、信息时代的快速知识累积与淘汰，又有多少人可以真的抱着过一天算一天的想法过下去？

没有计划，就等于没有未来。唯有盘点手上的资源，直面优胜劣汰的事实，才可能在这充满竞争挑战的时代取得胜利。然而，摆在我们眼前的事实又是怎样的呢？科技贵族打算45岁就退休，一般人若不是为了退休金，也不会熬到60岁才离开工作岗位。真正退休以后，人们却还要在没有收入、没有工作的情况下再生活30年左右。在这段时间里，无论人们的健康状况如何，如果在年轻时没有合理的人生规划，那么退休后的人生就会变得黯淡无光。

所以，我们必须及早进行时间管理和人生规划。新观念下的时间管理，不只是计算一定的工作时间可以换取多少酬劳，而是计算一定的酬劳占用了我们多少时间；并且要知道这样的时间代价到底对我们的人生目标和人生追求具有多少意义？或者说，我们要想一想，自己到底追求什么，想要什么，或是有过什么梦想？工作难道只是为了赚钱或打发日子而已？

人生最重要的转变一般发生在下面三个时段：18岁22岁、28岁32岁和38岁42岁。在这三个时段前后都是平稳发展期，只有这三个时期才是变动最大的时段，必须好好把握。能够掌握变化的时机，才能顺应天时，相时而动。一般情况下，在变动到来的前两年，即在16岁、26岁和36岁的时候，就应该开始准备，开始计划。

16岁时要计划什么？当然是计划上大学后读哪个系，也就是确定自己的兴趣和志向。这时候可以参考老师和家长们的意见。人生的定位往往跟这个阶段有关。如果开始的时候作了错误的选择，不仅白白浪费四年工夫，而且会影响自己的一生。现代的教育讲究多元化，学生可以多选修自己喜欢的科目，充实自己。所以学生在校时要充分利用时间，专心学习。

26岁时要计划什么？当然是家庭和工作的取舍和平衡。现代许多旷男怨女，往往在适婚的年龄，夜以继日地工作，忽略了感情与家庭。等到过了适婚年龄，就只好抱着独身主义，成为单身贵族。殊不知到了中年以后，就会渐渐体会到家的重要性，到那时真是悔之晚矣。许多人工作时十分出色，但是私人生活很贫乏，一旦拿掉工作的冠冕，就成了空心人。

36岁时要计划什么？当然是准备开始第二个职业生涯。不要怀疑，现代人必须具有多种技能，否则很可能会提早被淘汰。如果等到38岁42岁再来准备，可能就晚了些，因为任何技能或者兴趣的培养都不可能是一蹴而就的，没有两三年的培养与酝酿，是不可能实现的。

写下自己的计划后，要分析：我能做什么？我想做什么？我要做什么？我该做什么？这样才能确定你的希望和现实之间到底有多大差距。可以做的未必是自己喜欢的；真正喜欢的，又未必是该做的。唯有交叉分析才能知道自己真真切切在想些什么。

计划分析完毕，再拿出一本明年的日历，把自己所想要做的事情，一件件地填在各个月份里面。举例来说，如果明年的财务规划是要赚8万，那么就将固定收入和固定支出都写在日历里面：每月5日发薪水，就在5日这一天写上固定收入；每月20日缴房租，就在20日这一天写上固定支出。如果有储蓄，也要写出来，这样能给自己增加一些成就感。

接下来是确定优先级，例如就读的英文辅导班要进行考试，同时还要做其他的事情：上班、带小孩、做家务那就要把优先级先列出来。如果同一时间要做的事情多于三件，那么第四件事一定要去掉。

日常工作中最难的事情，是避免干扰与拖延。上班族只要一进办公室，就会有永远做不完的事情。要想避免有更多的事情困扰或打扰你，就要学会拒绝的艺术。有些事情一旦你做了，就永远是你的了。如何想法子把事情分担给不同的人，并且顾及别人的面子，需要很好的人际沟通能力，必须趁早学习。

日常工作的第二件难事，是加强基本功。所谓基本功是指个人的技能，譬如读写的能力、运算的能力、计算机操作的能力或个人自我管理的能力。如果没有相关的能力，工作时就会比别人慢。同样是写报告，有人用三天就够了，有人非要一个星期才能完成。

日常工作的第三件难事，是沟通协调能力不足。例如，接打电话处理问题的效率不高，开会时耗费时间，做营销业务口才不好诸如此类都是沟通的问题。处理这些困扰，必须撷取前辈的经验和智慧；更重要的是，要不断地学习沟通协调与化解冲突的方法，才能满足自己与客户的实时需求。

时间管理其实就是自我管理，管理自己的一生。时间是自己的，生命是值得期盼与追求的。时间造就我们，也带给我们压力。时间管理最重要的是要给自己一点掌声、一点回馈、一点休闲和一点浪漫。如此，生活才能多姿多彩，生命才会更有意义。

第2节：引子零(2)

时间管理法则之一，是化整为零，聚零为整，即根据不同的情况灵活采用集中式或分散式处理方式。

时间管理法则之二，是从自我出发，把握现在。自我管理者必须先摒除不正确的时间观念，而且避免变成工作狂。要切实把握现在，不要沉溺于过去和未来。

此外，提高效率和增加效能也是不可忽略的法则。提高效率是指找到做事的最好方法，而增加效能是指根据目标来选择适当的手段。如果在日常工作中加入思考判断和创造力，就能够逐渐提高效率。

化整为零、聚零为整聚零为整的原则如下：第一，同一类的事情最好集中处理，这样才能节省时间。

第二，特别事件特别处理。尽可能地将日常工作安排在固定时间、以集中方式处理。譬如，固定时间回复信函、固定时间开会、固定时间批阅公文、固定时间处理劳资问题等。

第三，临时问题集中处理。每天临时发生的问题均应采取集中式的处理方式，一次处理完毕，以免浪费时间。

在集中处理事情的时候，必须提防他人的干扰。要想做到这一点，除了加强自我控制外，在门外或桌上竖立请勿打扰的牌子，也是比较好的方法。

相反的，如果我们需要处理具有以下特点的事件，则需运用化整为零的方法，也就是按时间分散化的原则来进行。

主题太大数量太多性质不同的事需同时进行时间有限具体的处理方法有：各个击破法令人不愉快或令人困惑的事，最好分成若干步骤，逐一处理。

平衡表法这是一种书面分析法。在一张纸上写下事情被拖延的理由，然后列出办妥此事之后有何好处。通常我们会发现，拖延的借口很少，而办妥后获得的好处却很多。

思维方法改变法如果你原来想着：这个任务必须完成，但是它令人不愉快，因此我将尽量予以拖延。现在应改为：这种任务是令人不愉快的，但是它必须被完成，因此我将立即做完它以便尽早忘掉它。

避免过度追求完美完美没有极限。如果想把事情做得完美无缺，就会花费很多时间。

从自我出发、掌握现在在一生中，最重要的，不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不能依靠别人，要靠自己。

时间无法积累，亦无法失而复得，因此，时间管理应该是针对时间进行的自我管理。

许多人并没有研究过时间管理，但抱着一种自制自律的态度生活着，他们很有效率，比较容易满足，了解自己正在做什么，而且能够快速地达到自己的目标。这些人，就是善于自我管理的人。

第3节：引子零(3)

进行自我管理，首先必须建立正确的时间观念。人类对于时间的看法十分主观，有时感觉光阴似箭，有时感觉度日如年。其实，时间的来临和消失，不会因人而异。

台湾著名管理学者邓东滨教授指出四种时间观念不清的人，分别是：第一，视时间为主宰的人：重形式而不重实质。例如，有些人每天总在同一时间起床，尽管有时他们需要多休息一下；有些人总是在固定的时间处理某些事情而不愿稍加变动；有些人老是以时间为核心而忽视其他一切这些人只会听从时间的指挥而不会灵活变通。他们最大的缺点是无条件地向时间屈服。

第二，视时间为敌人的人：重效率而不重效能。例如，有些人开车上班，老是找快捷方式，以便刷新纪录；有些人开会老是早到，只好等候其他与会者的来临；有些人约会时迟到一两分钟便沮丧不已，好像与时间打仗失败了这些人常将时间当做超越与打击的对象。因为常处于与时间竞争的状态，所以难以充分体会到成就与喜悦。

第三，视时间为神秘物的人：昧于时间所加诸的限制。例如，有些人经常算命，以便看清自己未来的命运；有些人求神问卜，以便找出自己所做的事的原因及结果；有些人经常去看医生，以便找出身体里本来不存在的疾病这些人认为时间是高深莫测的，所以忽视时间的重要性。

第四，视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作。例如，许多管理者都是工作狂，长时间沉溺于工作这些长时间沉溺于工作的人，可能会有三大不良后果：每天工作若超过8小时，其效率将快速递减。

长时间工作足以令人养成拖延的坏习惯。

长时间工作可能导致工作的失败，同时牺牲了家庭。工作狂的养成，可能都是由下列因素所造成的：一般人都会认为勤能补拙，所以要拼命地工作。

欠缺安全感的人，会认为愈是忙碌，愈有安全感。

欠缺时间管理的技巧，自然而然地变成工作狂。

有些人在潜意识里希望受到工作的压制。这几种时间观念都有所偏颇。时间应被视为中性的资源，这将有助于把握现在，而不会迷失于过去或未来。过去有如一面镜子，指导我们今后如何行动；未来是一切努力的结果；只有现在才是我们可以采取行动的阶段。

提高效率、增加效能效率(Efficiency)，可以说是一种投入产出的观念。当我们用较少的投入获得等量的产出或以等量的投入获得较多的产出，甚至以较少的投入获得较多的产出时，就是有效率。而效能(Effectiveness)，则是指管理者不仅能够设定适当的目标，而且能够选择适当的手段，以达到既定的目标。

举例来说，如果要召开一个会议，而必须用电话通知相关的人。若从效率的角度考虑，要分析什么时间打电话最好，以什么方法传递信息最快，或与会者名单是否正确等。但若从效能的角度考虑，就要想想可否用别的方法来通知，让别人来通知，甚至考虑可否取消会议、减少人数、缩短会议时间等。

有些产品的市场已经饱和，而厂商还拼命投入生产，即使效率再高，也不可能提高效能，只是浪费自己的成本和时间而已。因此，无论是效率还是效能，其衡量的因素，就是耗费多少时间。

那么，到底怎样做才能真正地提高工作效率呢？要想提高效率，就要使工作程序化，再加上思考、判断及创造力，即效率＝工作的程序化＋思考＋判断＋创造力这个公式的右边有两段，前一段是指例行性工作。在例行性工作中，我们最容易忽略的就是工作习惯。大部分的上班族每天到办公室后，前半个小时一般都用来吃早点、看报纸、聊天、整理仪容、翻翻旧卷宗、把饭盒放在茶水间、泡茶等，这些都是上班的前置动作，也就是工作习惯。工作习惯，对其工作本身而言，是一种必须，非如此不可，否则就达不到目的。然而，如果每做一件事都要花费大量时间做准备工作，就是没有效率，是坏的工作习惯。

第二段的思考、判断及创造力，是至关重要的。如果我们每天工作都如同机器运转一般，那么工作本身就无法得到改善。因此，在进行每一个例行性步骤的同时，我们都应该加上一点巧思，问问自己，是否有更好的方法。

因此，提高工作效率的方法，不外乎是设法将工作程序化，而前提是必须建立好的工作习惯。如此才算智能型上班族，才能够逐渐提高自己的工作效率。

人的一生，无论长短，要想活得充实，必须及早规划。有了规划，按部就班去做，才能提早实现生活的目标。以时间管理的角度而言，制定规划才能充分地运用自己的时间。

第4节：引子一(1)

引子

今天是星期一，天又下起雨来。敏感的我一醒来就知道，大概又要迟到了。别急，运用我的时间管理**，不慌不忙地解决上班的第一道难题——不迟到。

先打开窗，呼吸一下新鲜空气，促使头脑清醒。洗脸、刷牙、梳头等事要在五分钟内完成。既然时间不够，穿着愈简单愈好，昨晚若没有准备好，那么，女士最好穿洋装，免除搭配的麻烦，男士最好穿一件不必打领带的衬衫。

早餐？准备速溶咖啡及三明治就可以了，放进微波炉里加热30秒就可以带走。来不及化妆的话，也要搽一下口红，这样每个人都会以为你化了妆。临走之前，别忘了关窗、关炉火，这几分钟不能省。屋内太乱的话，也不要管它，晚上回来再收拾吧。

上车后赶快打开收音机了解路况，你知道绕远路也许会到得更早吗？如果不是自己开车的话，很可能遇到公共汽车久候不至、打车又打不到的情况，那就向附近邻居或跟附近的同事打声招呼吧！麻烦他们顺道载你一程。

时间就是生命，时间就是成本，时间问题就是管理问题，时间管理也就是自我管理。彼得·德鲁克说过：“时间是最为稀少的资源，除非时间被妥善管理，否则任何其他事物皆无法被妥善管理。”若上班族在一大早就感到时间的压力，就会影响这一天的心情及工作效率。

一般情况下，人们在上班路上会计划一下当天的工作，可是，一进办公室，就会感到各种事情扑面而来，正应了“计划没有变化快”的俗语。

“哎呀，老张，你怎么现在才来？”

“董事长刚才来电，叫你马上回电话。”

“我是总机，有您的电话，是上海打来的……”

“嗨！我是快递，请你快签一下，你们这里好难找！”

“请问你就是张主任吧，我和你约9：00见面，你还记得吗？”

“这是我的名片……”

“咦！桌上怎么会有这么多东西？”

“天呀！纽约股市大跌500点，简直是黑色星期一！”

遇到来自四面八方的人、事、物，你早就把自己要做的事忘得一干二净。先别急，你可以：“请坐一下，陈秘书，麻烦你倒杯茶好吗？我马上就来。”

“上海总部吗？这件事我正在办，星期三下午会把结果用E?mail发给你。”

“喂！陶经理，拜托一下，别忘了上个星期的事要跟进一下。”

“董事长，您刚才找我？我这有个客户，一谈完马上就过来。”

“陈先生，待会儿请通知李经理14：45到我办公室。”

办公室里的事纷繁复杂，但是有很多方法可以提高工作效率。

打电话比接电话优先；打电话要分出优先级；电话号码必须放在眼前；表格不要设计得太复杂；经常整理、丢掉不用的东西；减少会议；学会更好的沟通技巧，懂得拒绝；积极避免干扰，避免迟到；随时准备零钱；……上午头脑清楚，应该处理些需要动脑筋的事，如作重要决策、写公文或计划书。中午用来与客户联谊，但不要吃得太饱，以免消化食物时影响大脑供血而使自己昏昏欲睡。下午可以开短暂的会议，60分钟即可。下班后，不必再想工作。

此外还要尽量养成记录的习惯，训练口才，并练习速读的方法；学习新的技能，掌握新技术，少看无益身心的信息，这样就会更有效率。

第5节：引子一(2)

电话的时间管理

“小王，快一点，你的电话！”

“喔，小王他正在接另一个电话。”

“你要找小王?他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”

“小王，快一点，这是老总的电话。”

如果你是小王，一定有不少人很讨厌你，因为他们每天都要帮你接电话、记留言；也有少数人会羡慕你，很多人打电话找你，说明你很重要。可是仔细想来，小王倒不一定是办公室里最重要的人，只不过他的电话最多罢了。这可能表示他的工作有很多联络及协调的内容，不一定重要，但是紧急。小王本人也许无可奈何，因为电话多，自己要做的事情老是被打断，无法投入地工作，工作效率很低。

因此，公司的主管都会配一名行政助理，帮自己接听电话，以便他可以安心地做重要的事。而那些没有助理帮忙的人，就必须学习电话处理技巧：第一，电话愈少愈好；第二，电话愈短愈好；第三，不要随时接电话；第四，最好每隔一段时间回一次电话。电话是一种管理工具，它是用来联络、沟通的，不是用来寒暄的，职场人士如果不能有效管理电话，将会降低自己的办公效率。据统计，一个上班族上一天班，打电话的时间大概是整个工作时间的1/3到3/5，也就是说，一天只不过打了几个电话就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高电话处理能力，电话处理能力也是考核基层人员工作能力的重要指标之一。

要想提高电话处理能力，应该做到以下几点：第一，打电话和接电话是两回事，要以不同的态度对待：打电话是自己主动的，比较重要；接电话是别人找你，你是被动的。打电话时，你可以控制时间，一般时间较短；接电话时，是满足他人的要求，可能时间较长。所以，打电话要优先处理，接(回)电话次要处理。也就是说，如果你要打三个电话，又要回三个电话，你应该先打电话，后回电话。

第二，无论是打电话还是接电话，都要一次处理完毕，不要重复。重复的原因，当然是忘了讲完，或者是要找的人不在。所以我们必须用千方百计、无孔不入的原则，一次完成。留话请对方回电，询问对方的手机、传真、E?mail等，都是可以采取的方法，千万不能听到对方不在，就“谢谢，再见”，那这通电话就等于白打了。

第三，如果要打出去的电话很多，就要先排好顺序，例如要找三个人，第一个经常不在，第二个偶尔在，第三个一定在。那我们就先打那个经常不在的，再打那个偶尔在的，最后才打那个一定在的。因为，凡事先从最困难处着手，其余的就会迎刃而解。

第四，如果可能的话，尽量一次做完打电话及回电话的事，不要分批处理。例如，现在要通知五个人下午来开会，就一次把这五个人的电话打完，而不要先打一两个，等有空再打一两个，直到全部通知完为止。这是因为分别处理要比统一处理花费的时间要长，所以我们尽可能一次做完。回电话也一样，等手边的事告一段落再一次性回复，要比一会儿打一个节省时间。

第五，如果可以，请别人在某一时段打来电话，这样会更有效率。例如，上午要用心思考，最好少接电话，主动告知别人你下午才接电话，久而久之，别人就不会随时打来电话了。也许你会担心万一有紧急的电话怎么办，根据80/20法则，在十个电话里，八个都是琐碎的，只有两个才是重要的。“也许”、“可能”、“大概”都是我们的猜测，为了猜测而耽误正事是划不来的。

80/20法则是在19世纪末、20世纪初，由意大利的经济学家与社会学家帕累托所提出的。

帕累托认为，在任何团体中，比较有意义或比较重要的分子，通常只占少数，而不重要的分子则占多数。换言之，任何一组对象或任何一个团体中，都有不可或缺的“少数”，以及可有可无的“多数”。只要能控制具有重要性的少数分子，就能控制全局，这项原理也就是当今管理学界所通称的80/20法则——即80%的价值是来自20%的因子，其余20%的价值则是来自于80%的因子。第5节：引子一(2）

电话的时间管理“小王，快一点，你的电话！”

“喔，小王他正在接另一个电话。”

“你要找小王?他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”

“小王，快一点，这是老总的电话。”

如果你是小王，一定有不少人很讨厌你，因为他们每天都要帮你接电话、记留言；也有少数人会羡慕你，很多人打电话找你，说明你很重要。可是仔细想来，小王倒不一定是办公室里最重要的人，只不过他的电话最多罢了。这可能表示他的工作有很多联络及协调的内容，不一定重要，但是紧急。小王本人也许无可奈何，因为电话多，自己要做的事情老是被打断，无法投入地工作，工作效率很低。

因此，公司的主管都会配一名行政助理，帮自己接听电话，以便他可以安心地做重要的事。而那些没有助理帮忙的人，就必须学习电话处理技巧：第一，电话愈少愈好；第二，电话愈短愈好；第三，不要随时接电话；第四，最好每隔一段时间回一次电话。电话是一种管理工具，它是用来联络、沟通的，不是用来寒暄的，职场人士如果不能有效管理电话，将会降低自己的办公效率。据统计，一个上班族上一天班，打电话的时间大概是整个工作时间的1/3到3/5，也就是说，一天只不过打了几个电话就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高电话处理能力，电话处理能力也是考核基层人员工作能力的重要指标之一。

要想提高电话处理能力，应该做到以下几点：第一，打电话和接电话是两回事，要以不同的态度对待：打电话是自己主动的，比较重要；接电话是别人找你，你是被动的。打电话时，你可以控制时间，一般时间较短；接电话时，是满足他人的要求，可能时间较长。所以，打电话要优先处理，接(回)电话次要处理。也就是说，如果你要打三个电话，又要回三个电话，你应该先打电话，后回电话。

第二，无论是打电话还是接电话，都要一次处理完毕，不要重复。重复的原因，当然是忘了讲完，或者是要找的人不在。所以我们必须用千方百计、无孔不入的原则，一次完成。留话请对方回电，询问对方的手机、传真、E?mail等，都是可以采取的方法，千万不能听到对方不在，就“谢谢，再见”，那这通电话就等于白打了。

第三，如果要打出去的电话很多，就要先排好顺序，例如要找三个人，第一个经常不在，第二个偶尔在，第三个一定在。那我们就先打那个经常不在的，再打那个偶尔在的，最后才打那个一定在的。因为，凡事先从最困难处着手，其余的就会迎刃而解。

第四，如果可能的话，尽量一次做完打电话及回电话的事，不要分批处理。例如，现在要通知五个人下午来开会，就一次把这五个人的电话打完，而不要先打一两个，等有空再打一两个，直到全部通知完为止。这是因为分别处理要比统一处理花费的时间要长，所以我们尽可能一次做完。回电话也一样，等手边的事告一段落再一次性回复，要比一会儿打一个节省时间。

第五，如果可以，请别人在某一时段打来电话，这样会更有效率。例如，上午要用心思考，最好少接电话，主动告知别人你下午才接电话，久而久之，别人就不会随时打来电话了。也许你会担心万一有紧急的电话怎么办，根据80/20法则，在十个电话里，八个都是琐碎的，只有两个才是重要的。“也许”、“可能”、“大概”都是我们的猜测，为了猜测而耽误正事是划不来的。

80/20法则是在19世纪末、20世纪初，由意大利的经济学家与社会学家帕累托所提出的。

帕累托认为，在任何团体中，比较有意义或比较重要的分子，通常只占少数，而不重要的分子则占多数。换言之，任何一组对象或任何一个团体中，都有不可或缺的“少数”，以及可有可无的“多数”。只要能控制具有重要性的少数分子，就能控制全局，这项原理也就是当今管理学界所通称的80/20法则——即80%的价值是来自20%的因子，其余20%的价值则是来自于80%的因子。

第6节：引子一(3)

在时间管理的运用上，80/20法则说明的是，任何事情的处理，都要找出其关键，也就是何者为“20”。第六，电话时间尽可能缩短在1分35秒内结束，长话短说。

第七，电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，重要的数字及地点都要重复说明，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。

第八，选择比较好的时段通电话，通常是下班前。因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。

会议的时间管理“喂！别忘了明天早上9点的会！”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱眉头：“唉！又开会！”

只要有三个人以上，有议程，就可以开会。而且，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：“会无好会、宴无好宴。”会议泛滥，只会增加公司成本。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的组织，会议愈多。

严格地说，只有两种情形之下，需要开会：其一，有重大决议需要传达或重大事件需要宣布时，一般由总经理主持会议；其二，要开展动脑性质的业务或制订企业计划时，由单位或部门主管主持。其他的会议，几乎都是浪费时间的，而时间就是金钱，浪费时间就等于浪费了金钱。

在行政沟通的分类中，“会议”属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。可惜，中国式的会议多半请一个“高级领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”、“听训”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常是3∶3∶3模式。

何谓3∶3∶3模式？有两种解释：其一，会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。其二，会议开始后的1/3的时间，用来听“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明就里；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭地让“大事化小”、“小事化无”，也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，但可接受”的结论。了解这类会议的模式之后，我们应该明白：开会时，“时间久”、“人数多”并没有多大的意义，或许“时间愈短”、“人数愈少”反而更能达成共识。至于如何做到有效地管理会议的时间，下列几点可以作为思考的依据。

会议安排在下午比上午好原因是，上午是黄金时段，需要做比较细致的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要在高效率时段做低效率的事，这是种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，不适合作任何决定，最好也不要用来开会，避免“议而不决，决而不行”。

会议时间以60至90分钟最为恰当重要会议不要超过90分钟；一般会议不要超过60分钟。

采用分点而非整点开会时间有递延效果，例如，早上9：00开会，一般会开到12：00，10：00开会，一般也会开到12：00。因此，我们若从9：45开到11：00，或从15：30到16：30，那么会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。

与会者要面对大门与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，不是因为特殊的原因。如果能避免迟到，会议就能避免常常中断，也可以节省时间。

会议的人数愈少愈好不要因为这件事与某人只有一点点相关，就找他来开会，只要会后把结果告诉这个人就行了。

尽可能采用电话会议或电视会议现在许多的企事业单位都会邀请外部的人参加会议，但如果用电视会议系统，可以减少很多差旅、招待费用。

会议主席需经过议事议程训练许多会议主席本身就不知道如何主持会议。主席的职责是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是来训话或是做裁判的，否则，何必开会？只要主席指示即可，不必浪费大家的时间。

第7节：引子一(4)

会议避免例行性

参与会议的人会有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。如果是每周必开的例会，可以安排在每周二或周四下午。

会议室不可太过舒适安逸的环境会延缓会议的进行，尤其不可准备电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样的环境会让人觉得是来休息的，而不是来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。

会议记录应于72小时内送交与会人员会议记录需经与会人员签字，及主席确定内文无误之后再传交与会人员。每个决议事项都要有完成的时限，因为“时限”代表“实现”。

会议资料及设备需先备妥常听见有的人走到会议室门口还在问：“今天开什么会？”为了避免这种情况的发生，在会议议程中最好写清楚：讨论的主题是什么，主席报告几分钟，每项议题讨论多长时间。这在标准的国际会议议程中都会明确标明，而一般性的会议往往忽略了这些细节。

简单地说，我认为会议并不是很好的管理方式，而是时间管理和办公效率的一大杀手，如果能不开会就尽量避免，非开不可的会要减少人数、减少时间。将来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行，这样就会大大提高办公效率了。文件、档案的时间管理在全面信息化时代尚未到来之时，文件、档案无疑仍是时间管理的一大难题。有些资料我们要先填写，再打印和复印，经过修改后交付上级领导审核，然后分发执行并存档……这一连串的动作，要花费许多时间。因此，除了有关财务及法律凭证的文件资料外，我们并不鼓励保留其他的纸质材料。

档案包括公文、信函、报表、账册、证明、奖状、史料、照片、图样、印刷品等。

凡是要成为档案的材料，必须依照档案管理制度及办法整理保存，否则时间一长，就免不了杂乱无章，愈积愈多，仿佛垃圾一般令人烦恼。

为了让文件、档案不成为累赘，以下的建议可供大家参考：尽量不用纸张时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。

尽量定期整理每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，不断“汰旧换新”，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。

尽量制定标准化的格式无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。

制定档案时效一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80%的档案都只保存一年即可。

善用档案管理人才许多机关单位都会安排新进的人员或即将退休的年长者，担当档案管理工作。这种做法有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作。档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。

采用中央式管理中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类，而非“各人一把号，各吹各的调”。

采用正确分类如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。

善用档案管理工具例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。

注意汰旧换新这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。

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注意档案名称

如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。

注意存盘方式这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。

注意调卷、调案程序一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。

电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。

文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。

小马今年得了一个“最佳秩序奖”，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。

小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”。

每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”

好一个“乱中有序”！大家给他的公文也好、资料也好、图片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！

有一天，领导交给他一本重要的资料，让他去办一项登记。隔了三天，他就宣布：完了！又不见了。碰到这样的人，怎么办？

解决办法：其实，一般人要想提高效率，应该遵守“一次只处理一件事，绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。

文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别，使自己和别人都能一目了然。若是太忙，或工作时间不固定，也该运用特定时间专心处理文件。今日事，今日毕，别人才能配合你的工作。

能用电话解决的事情，就不要用文件，使用传真也可以省时省力。

要写计划及报告时，必须选在一天内头脑清醒的时刻，到了下午昏昏沉沉的，再做这些事效果就差些。

文件无论放在哪儿，都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好，公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次，以便把所有该扔的都扔掉。当然，在这以前，所有档案的期限都要标示清楚。沟通的时间管理许多主管在进行时间管理时，都会碰到与沟通有关的问题，例如：将大量时间耗费在服务重大客户上，相比之下，花在管理及制定策略上的时间就少多了。

团队中效率步调落差过大，如何界定“不适任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使团队步调一致？

如何授权才能避免事必躬亲？

如何加强拜访顾客时的时间管理？顾客来访时，如何掌握交谈的时间较为妥当？

制订的计划常被其他突如其来的事情影响，该如何处理？

沟通与时间管理密切相关。首先，沟通属于人际关系的一部分，人际关系位于优先级管理的第二象限——重要但并不急迫，是会影响未来的事。在一天的工作中，可以用10%左右的时间来处理沟通事件。如果在沟通上耗时较多，则人际关系摩擦就减少。第一象限(第一优先)：重要而又急迫的事；第二象限(第二优先)：重要而不急迫的事；第三象限(第三优先)：急迫而不重要的事；

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第四象限(第四优先)：不急迫也不重要的事。

图1-1优先级象限图换句话说，优先级的四大象限就是：第一象限是指危机、意外及有时限的事；第二象限是指现在发生的会影响到未来的事；第三象限是经常发生的事；第四象限是每天例行的事。第二象限主要是指：公司的产品研发与个人的人际关系；公司的员工训练与个人的公共关系；公司的策略规划与个人的休闲活动；公司的CIS与个人的自我成长；公司的新市场与个人的生涯规划。了解了这一层面之后，还要了解中国式沟通的几个问题。

首先，是面子问题。中国式的人际关系，最重要的是面子问题，要给别人面子，就要多主动关心对方，我们称之为服务。服务顾客不一定是有业务上的需要，而是顾全对方的面子而已。沟通分为正式沟通与非正式沟通，亲自拜访就是面对面的正式沟通，而打电话就是非正式的沟通了。

安排拜访的时间，要考虑交通的因素。交通在时间管理中属于意外事件，也就是难以掌握的，所以，涉及交通的事件都必须设定宽松的时限。如非必要，尽可能地减少难以控制时间的活动，运用电话联络，可以解决许多问题，在第一次拜访时，就可先礼貌告知，以后将通过电话联络。

守时是一种习惯。很多人在第一次不守时之后，发现迟到也没有什么，于是脸皮就会愈来愈厚，甚至觉得自己迟到，才表示自己最忙，而且自己来了之后大家才能开始，岂不是最佳抵达时间？所以，我们一定要给不守时的人一定的惩罚，让他明白迟到是浪费大家的时间，这样他才会逐渐改掉迟到的毛病。如果我们纵容别人迟到，就等于相对减少自己的时间资源，是得不偿失的。

“面子”之外的另一个中国式的沟通问题，就是“人情”。为了“人情”，我们不好意思将心里的抱怨及不满说出来。在这里，我们得学会拒绝的艺术。

为什么要拒绝？因为许多事情，一旦习惯了就成自然，在日常工作中也是一样，许多工作范围不明确的琐事，一旦你做了，以后这些事就成了你的固定工作了。所以，我们必须学会拒绝，推掉一些工作职责之外的事。

要想做到有效沟通，还应该注意以下几点：避免干扰我们常因为工作被打扰而烦恼，例如正在接待访客，主管要你去一趟；正在批公文，电话铃声不断；正在开会，有人突然打断会议的进行……对于这样的干扰，要积极避免。因为一件事做了一半被打断了，得花比原来预计还长的时间来处理，所以，我们尽可能地不去打断别人正在进行的事，也尽可能地防止别人干扰自己正在进行的工作。开会时要高挂“会议”的字样，会议室不能有电话干扰，请别人代接电话等都是杜绝干扰的方法。

总经理正在思考年底调薪的问题，望着人事部送来的统计数据，不禁蹙着眉头，心急如焚。已经连续三年亏损，若是再发年终奖金，恐怕年底会有现金周转不开的问题。

正当他一筹莫展的时候，门突然被推开了，张助理摇摇晃晃地走进来，才下午两点半，他就似乎有些酒意，劈头就问：“总经理，听说今年我们不打算调薪，这是怎么搞的，公司的人都快乱了，你知不知道？”

张助理是董事长的远亲，就凭这层关系，他进来从不敲门，也不管有人没人，总是来去自如，更别提他一坐下来就打开话匣子天南地北说个不停了。

碰到这种人，你说怎么办？

解决方法：其实，公司的高层主管，绝对不能采用门户开放政策。员工想要与主管见面，都要经过选择和安排。主管若担心不够亲民爱民，而要体恤员工，大可以采取走动管理及定期会谈两种方式来面对员工，而不是像玻璃缸里的金鱼一样，让大家都知道你在做什么。

客人依约而来，也要在客套寒暄之初就告诉他有多少时间可会谈。生人可以由助理人员先行告知；熟人则由主人当面讲清楚即可，以免闲话比正事还多。当然，聪明的客人更应该先问清楚，或说明所需要的时间。

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对那些还没来得及长驱直入的不速之客，在他到达门口以前就应该挡驾，主人可以移尊就教，不必请他进自己的办公室，而带他去一般的会客室会谈；如果是来意不善的人，更应该选择僻静的场所来接待。

如果真的挡不住对方且他已经走进来，那也只有急中生智，拿出一个公文夹，装做匆匆出门的样子，告诉对方只能站着谈两分钟，而不请他坐下，如此一来，客人总不好意思自己坐下吧。

当然，也有些人自以为是，不顾礼貌地硬闯进来。若是常碰上这样的人，那总经理或高层主管在作重要决策时，最好躲在办公室以外的地方，以免被经常性的意外所干扰。

依照统计，管理层面的人，在每日工作中，每隔五分钟就会被干扰一次，若是能巧妙地运用一些法则，避开这些不速之客，也是减少时间浪费的好方法之一。

传达技巧在沟通中有一点是主管不能忽视的，那就是传达的技巧。传达的效果通常是递减的，这很正常，因为每个人习惯于只接收自己认为重要的那一部分信息，所以一件事一旦经过二手传播，就与原意大相径庭。

聪明的主管在宣布重要的事件时，必须召集所有人员到场，而不是只告诉一两个人，再请他们转告，因为，转告途中是极有可能扭曲原意的。所以，虽然要授权，但也要让别人了解自己真正的意图是什么。

授权管理最后来谈授权。所谓管理，就是找适当的人做事，这也就是选才的重要性所在。主管授权前要先知道这个人是否有能力执行任务，这又牵涉到主管本身是否教导他并使其可以完成任务。许多主管所谓的授权，就是莫名其妙地丢一堆东西让别人做，或没有解释清楚该怎么做，而让别人自己去摸索，既容易犯错误又浪费时间，当然就不是好的授权方式。交通的时间管理对于交通与时间管理，可以参考一下日本的著名学者黑川康正的方法，在其《24小时最高效率活用法》一书中，有一段讲坐公交车族的时间运用，并详细地描述了他坐公交车的心得：“一般上班族一早出门，常因塞车搞得气急败坏，既费时，又影响工作情绪。因此，倘若距离上班地点不远，不妨以步当车；否则，就该为自己拟订一方案，充分利用这段坐车时间。”

黑川康正的家离最近的车站步行只用十分钟，他每天都是步行到车站。但是上车之后，需两个小时才能抵达办公室，所以他大力倡导“时差坐车法”，也就是避开塞车的高峰期，比正常情况下提早一个小时出门。

出门之后，一般人都会选择用时最短的路线，然而，黑川康正却认为，如果能充分利用车上的时间，也可以获得较好的效果。

每次上车后，黑川康正通常选择一个人较少的角落，以便可以集中注意力，安静地看报纸或读书。

由于在车上有时要写点东西，他经常把笔记本当做垫板使用。事实上，黑川康正的许多著作都是在坐公交车时完成的，他的步骤如下：第一，搭车时若有座位，立即取出笔和本子，准备写稿。

第二，将所有想到的事情一字不漏地写下来，下车后再整理。

第三，一边走，一边用录音机将脑海中浮现的文章录下来。抵达公司后交给秘书整理，在下班路上自己再加以润饰、修改。

此外，确认当日的工作流程，思考对下属指示的要事，也都是在上班乘车时完成。下班乘车的时间，就用来检讨今天未完成的工作及计划明天的流程。

为了避免因太过专注，而误了下车，黑川康正会事先设置闹铃，如此一来即使犯困，也可以安心打个瞌睡。戴手表时，则将表面转向手腕的内侧，抬头一瞥就可以知道时间，或是与顾客洽谈事情时，也不至于因看时间而感到尴尬。

如果要在路上看书，最好先把书本解体，也就是拆成许多小册子，这样使用起来更加便利；体积庞大的书籍，比如，精装书，要去其封面。他还建议，需要迅速详读的书，一下买三本，家里、办公室以及公文包里各放一本，只要一有时间便可阅读此书。

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至于杂志，他先将杂志的骑马钉拆下，选择有用的部分交给秘书做成档案，其余的则舍弃不要。

自己开车时，如何进行时间管理呢？

第一，利用一点时间，如周三及周四清晨路况较好的时候，寻找是否有较好、较快的行车路线。想想“出租车法则”，为何出租车司机知道走哪条路线最快？因为他们路熟，知道哪条路最堵、红绿灯最多、红灯的时间最长，知道哪个巷子绕过去最简单，如果我们也能照样去寻找，当然会更有效率。

第二，一上车，就打开收音机收听路况信息，这是绝对有必要的，可以避开塞车的路段。当然，如果汽车装有卫星定位系统，就不必这么麻烦了，计算机会指示前面的路段是否可行。

第三，对于不了解的路线，先查查地图和打相关的电话咨询一下。在地图上必须标明交通要道的名称以及是否为单行道等，而且愈详细愈好。地图中要指出理想的停车地点，否则即使到了目的地也要为了找停车位而大伤脑筋。

第四，开车的速度在50公里/小时左右最适合。开得再快也得等红绿灯，超车更是毫无意义，只是早等晚等而已，倒不如在红绿灯前等车，还可以利用等绿灯的时间做一点事。应酬的时间管理每到岁末时，每个人的应酬就多了起来，如结婚、搬家、升官、庆祝新年等。这些应酬，有些是可以避免的，但多数是躲不掉的。有确定的时间还算好，偏偏有不少是临时才被通知的，那就不容易控制时间了。

除了少数人以外，相信大多数人都不喜欢应酬，主要原因是要说很多应酬的话，还要陪吃、陪喝、陪笑，赔上自己的时间。所以，应酬与时间管理脱不了干系。要想减少因应酬而浪费的时间，我们也可以试着运用以下一些方法，加以改善。

尽量用中午时间应酬时间管理专家建议，中午时间是最佳的应酬时间。想想看，上午在办公室坐久了，有些沉闷，应该出来走走。中午休息时间较短，若进行商务应酬较为容易达成协议，可减少晚间应酬的麻烦。

事前预订座位如果邀请客人用餐，应先预订座位，再将时间、地点通知客人，这样可以避免等候。如果是在中午时分，大可错开用餐高峰，设定在11：45，或12：45开始用餐比较好。

斟酌参加人数东方人喜欢高朋满座的情景，西方人就不会如此呼朋引伴，因为他们觉得要当成功的主人，就必须十分谨慎地选择客人。应酬只是一种会餐的形式，不要追求热闹，而且人多时要互相等，这样就会耽搁时间。

主客一来就开宴迟到好像是某些人的专利，似乎不迟到就显不出自己的身份及派头。参加应酬大概以规定时间前后10分钟内进场最合适，否则就算迟到。主人更应该准时或提早到达，以便进行会场布置或者点菜等前置工作。主人到了，主客也到了，就应该边吃边等，避免耽误大家的时间。

避免不必要的应酬这句话好像人人都知道，却很少有人做得到。原因有很多种，归纳起来就是“不好意思”拒绝。中国人最顾及面子，有人请客你还不去，主人可能会很不满。如果推辞，适当表达自己的困难是很重要的，必须顾全请客者的面子。

尽量提早通知如果要请客，最好是在3天前就确定餐会的人数，这可以让客人提早准备。

至于到了餐会的时刻，我们又有哪些值得注意的事项呢？大体来说，不外乎是这些：提早了解路线大多数人一听到很远、不知道怎么走、路上可能很堵，或没有停车位，就要开始皱眉头了。参加应酬要提早出门，并且打听清楚方位，以及有没有代客泊车这一类的服务等，以免因不知道而耽误时间。相反的，主人在选择场地的时候，也应该先考虑最方便大家的场地。

菜式少而精现代人讲究养生，对于吃越来越讲究。吃得太丰富，未必就是吃得好，并且由于菜式太多，吃到一半就吃不下了，客人很容易就溜掉。在选择菜式的同时，也要考虑某一道菜在烹煮时是否会耗时较多，不要因此影响了客人的兴致。

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饮酒的艺术

多数的餐宴上，酒是必不可少的。对不会喝酒的人来说，看别人喝酒，多半有些怯生生而不知所措的感觉。聪明的主人，应该避免将不会喝酒的和会喝酒的人安排在同一桌，因为会喝酒的人，吃饭时间较长，而不喝酒的人，老是要等这些酒酣耳热的人，也是一种折磨。

转移话题应酬当中的话题是很重要的。许多人因为时下热门的话题，往往争执不下，有时还会因此结怨吵架，这实在是得不偿失。其实，作为主人或者主客，都有责任在餐会中引导话题，使其他人不至于无话可说或争执不下。

应酬并不可怕，但是要连续应付好几场，那就有点不堪重负，所以中国很流行“尿遁法”，明明来了，喝到一半就不见人了。要提早离开，与其使用“尿遁法”让人笑骂，倒不如在一开始就做得漂亮一些，下面几个方法不妨一试：?早睡法平常就让人知道你是个习惯早睡的人，时间晚了就熬不住。久而久之，一看你在场，大家就会早点吃完；即使你吃到一半走了，也不会有人抱怨你怎么如此突兀。

?家教法有很多人在一上菜时，就会把话题转到家里，暗示“家教”甚严不得晚归，否则后果不堪设想。如此很容易博得同情，使很多人都理解你提早离席的行为。

?药丸法很多人一吃饭，就拿出一堆药丸，表示自己的身体状况不好，所以不能吃，也不能喝。其实这也可能是，以前吃得太多、喝得太多的缘故。

?电话法吃到一半，你的手机突然响了：“喂，什么？有急事！好，我马上来！”这也是一种应变的方法。只是常用这一招，很快就会被拆穿“西洋镜”的。

?赶场法这也是最自然的开溜法，一进门就装出一副行色匆匆的样子，表示自己有好几个地方要跑，但也是最让人讨厌的伎俩。

总之，应酬是免不了的，但如何应酬，就是一种艺术了。理财的时间管理富兰克林说过一句话：“时间就是金钱。”这句话可以引申出不少时间与金钱的联系。谁说理财与时间没有关系呢？请听我娓娓道来。

钱财是累积的，是随着时间而变化的。但是中国人又说：人无横财不富，马无夜草不肥。也就是说，钱虽然是累积的，但是要快速累积，那得靠“时运”了。

理财的方法很多样化，有定期储蓄、置产、投资、买股票、买基金、买债券，可以供不同的人选择。选择的基础在哪里？就在于动机与个性。有的人喜欢高风险、高回报率；有的人喜欢低风险，即使报酬率低一点也无妨。有的人根本不去理财，干脆把钞票放进罐子里，埋在树下放个几十年。

财，会随着时间增值，但也可能会贬值。有的人会说，我的欧元完了；也有的人说，汇差赚的钱比工资还高呢！这也是时间所带来的利益或损失。算得准的人，财源滚滚；算不准的人，就只有自认倒霉了。

光靠“精打细算”，有时候会成了“人算不如天算”。你看上的股票就是涨不上去，你看不上的房子偏偏愈来愈贵。为什么？原因很简单，你不必怪上帝不保佑、菩萨不疼爱，只能怪自己不明白时间与理财的关联。

想要理财的人，首先要想的就是，我有多少时间。然后才能想，我想要有多少钱。给自己太少时间，但想要太多钱的人，就是“贪”。贪心的人往往无止境地贪下去，所冒的风险自然大，这样的人，缺乏管理概念，不在本文教导之列。

不贪心的人，明白钱财是随着时间渐次累积的，只是累积的结果及速度不同而已。因此，这样的人不会与时间作战，不会把时间当敌人看待。不贪心的人，无论选择什么理财方法都容易成功，因为他们把财富看成是渐次递增的，而不是一蹴而就的。

会省的人通常不会赚，会赚的人通常不会省。学会锱铢必较的人，常会因小失大，输掉了一生。大而化之的人，没头没脑地就来了一笔好生意，还到处问人家为什么？

第13节：引子一(10)

正常的理财观念是明确地计算收入与支出，以年或者月为一单位，就好像企业做损益表一样，把纯利算出来。固定支出容易算，变动性支出就难控制些。

财富逐渐累积到一定比例，人就会想到理财。家庭主妇会买点股票什么的；上班族就会选择购房、买基金，或者炒外汇什么的；老板们通常会选择期货、收藏艺术品等本利比较大的项目。

不管本利如何，都不要忘记，这与时间是有关系的。股价飙涨时，就要见好即收。停留在“等”字上的人，往往都是输家。

因此，理财的人所算的不是“时间”，因为时间是最难计算的资源。理财的人所算的是“容忍度”和“利润额度”，以此作为自己进退的标准。若是能够有足够的情报，算出各种理财方法的收益率，理财的人一定是常胜将军。

只是，到某一天，人们会想，“财”到底应该怎么用。会存的人不稀奇，会用的人才真了不起。“用”和“存”好比是水库的水闸，要合理调节，才不会供需失衡。

理财专家多半教人“赚”、“存”、“省”，却很少教人“花”。懂得怎样“花钱”才是真正懂得生活的人，所以先进国家的存款利率都偏低，而我们因传统观念和社会保障体系的不健全，所以拼命“存”。

日子一天天过去，世界已经进入21世纪。理财的概念不能只是会赚钱、会省钱，更要会“理”财——“管理”钱财。年纪大的人常慨叹年轻人挥霍无度；年轻人则讥笑老人家是守财奴。两者之间，怎样巧妙地拿捏，就是一生的大学问了。

人生有尽时，戏剧也有收场的时刻。欢欣鼓舞地看一场戏，演一个角色，不是很令人神往吗？如果我们存款很丰厚，而生活很拮据，那日子不是很灰暗吗？懂得珍惜每一刻，就如同珍惜每一元钱一样要紧。

当你再收到利息、股息时，先想想这些钱要怎么用吧。让它们不断地在账簿上打转，倒不如趁着春光，好好地打一场高尔夫球。

第二卷

第14节：引子二(1)

引子

篮球飞人迈克尔·乔丹曾替NIKE做过这样一个广告，在广告中，他总结回顾了自己光彩绚丽的运动生涯。片尾的一句话，颇令人深思：“把每一场球，都当做最后一场球来打。”那我们呢？要凭借怎样的力量和心情来面对未来呢？

第一，自我盘点。

生命就像是三张财务管理报表，有损有益，有资产有负债。仔细盘点一下，可以拥有的实在不多。可是相对的，生活所需要的，也并不多。找一张纸，把实际需要的都写下来；然后清点你所有的，按80/20法则进行归类，那么就很容易看得出来，哪些才是最核心的需求。

第二，面对需求。

人的四大需求是：关联需求，人和人必须接触；归属需求，人必须依附团体；亲和需求，害怕时需要别人；接触需求，人需要经常与其他人接触，就算最基本的接触也好。明白了这些需求，就知道我们为什么有时候会感到害怕。害怕的时候要去找什么？找的就是其他的人或团体的慰藉。找到他们做什么？当然是帮助你驱除心里害怕的事情。哪些人能提供帮助？当然是四周的朋友，如果他们是顾问、医生、心理治疗师，当然就更有帮助。

第三，舍弃琐碎。

除去核心需求，剩下的80%，就是琐碎。用白话说，琐碎是杂物和杂念。重新整理四周的环境，无论是工作或家庭场所，看看哪些东西多余可以捐送，哪些可能买来至今没用过，哪些可以找出再利用。清理不是一件简单无意义的工作，而是一件回顾和检讨性的工作。有了多余的空间，就有多余的资源可以利用。杂念的剔除，需要净心修炼，可以利用各种方式，如运动、自省、自修等。

第四，跟上时代。

时代是什么，并不难知道。活在这个时代，却跟不上时代进步的大有人在。东方人比较崇尚中庸之道，强调“过犹不及”，认为保持中庸是最好的。但“前进”“后退”不是选择题，而是判断题。竞争在危机时才最现实。被淘汰的人，就是没有竞争力的落伍者。安逸舒适就是落伍，能保持不落伍极为困难，完全依靠个人的艰苦学习。基层主管的时间管理上班族在工作了两三年之后，可能会由一个基层人员升迁为基层主管，这时候很明显地，就会感觉到时间愈来愈不够用。

原因之一是，你必须管人，这需要花掉很多时间来沟通，不再是单兵作业；之二是，你要参加很多日常性会议，这些非自主事件又占据你许多时间，使你有“人在江湖、身不由己”的感慨。

基本上，这就需要使用所谓的“第二代时间管理”。第一代时间管理，就是忙的时候怕忘记一些琐事，急忙用纸片记录下来，有空就去做，可以说是“备忘录时代”的时间管理，也就是基层人员的时间管理。当了基层主管后，就会使用第二代时间管理方法，即“日历簿时代”的时间管理。

“日历簿时代”的时间管理，顾名思义就是要将时间安排好，用日历簿记录下来。有许多传授时间管理的课程，都会给学员发一本特别精致的时间管理簿，就是给基层主管排定时间表用的。这种日历簿，正式名称应该叫做“约会记事簿”，里面已经印好每天早、午、晚的时段，以便使用者可以直接填写当天的所有工作，每个时段空格很大，使用者可以同时填入该时段工作的成果或心得。

许多人认为自己把时间安排得很恰当，却忙得团团转，那是因为弹性时间留得太少，每个约会之间没有足够的空隙，所以没有转圜的余地。这种基层主管每天像是救火队员，焦头烂额地忙于应付各种事情，好像很敬业，却无法得到进一步升迁的机会。

基层主管所面临的课题，大体上有两个：第一，学习待人，也就是沟通；第二，学习聆听，也就是了解问题。基层主管在现代管理中扮演着举足轻重的角色。因为他要面对基层同仁及一般客户，需要快速找寻及反映第一线的需要。由于这些事情24小时都存在，无形中也使他必须随时枕戈待旦。基层主管的时间管理，因此要涵盖下列几个要点：第一，耐心聆听基层同仁的声音，找出问题的根源。

“聆听”是一门艺术。只有“听”才能找出问题的根源，问题通常埋在事实以下，不会自己暴露出来。不断地听，不断地问，才能水落石出，找到问题真正的关键所在。

第二，搜集各项工作现场所发生的问题如实报告。

基层主管有义务找出事实的真相，他可以如实地禀告上司，并且提出改善的方法，这就是反映。许多人的反映都采用口头的说明，事实上，除了口头报告之外，更重要的是要用书面报告，也就是要有每日记录、每周报告的习惯。因为，顶头上司还有其他重要的工作，所以将问题汇报给他，使他随时了解进度和问题所在，这才是真正的重点。

第三，发现问题立刻寻求解决的办法，自己无法解决则向主管说明情况。

这里的问题是指立刻需要有答案的问题，比如，有顾客投诉，要求赔偿；又如工作现场发生状况，停工待料；或是同仁闹事、权益纠纷。这一类的事，不能拖延，以防止事态扩大，所以就得快速提呈主管，以便找到解决之道。

第四，想办法将高层主管的命令忠实传达。

基层主管的另一项任务，就是要“忠实传达”。“传达”并不是一件简单的事，大部分的人，都喜欢加油添醋，把自己的意见和想法，加入原有的命令里，这是一件极不正确的举动。可惜很多主管却用自己的意思解释上级的命令，使得上情不能下达，或者上情被严重曲解了，如果穿凿附会，那就更糟。

第五，避免杂乱无章的工作环境，耽误工作上的时机。

基层主管在自己的工作环境里，必须以身作则，使得环境有秩序、整洁。许多上班族会把上班地点当做自己家一样，东西随处乱放，这都要靠基层主管纠正及指导。空间及时间是一体之两面，都是成本，杂乱无章使得效率降低，没有回转的空间，就不会有时间。

第六，绝不拖延问题，以免造成更大的危机。

“拖延”是一种习惯，往往在拖延下，造成危机。拖延的原因很多，一般而言都是上级没有指示，下级不知如何是好，或者时间紧迫，无法妥善处理，干脆不做。然而，这是工作中不可避免的，也是基层主管必须克服的，绝不能说上级没有指示，或者时间不够，就不知道该如何是好。基层主管一方面要锲而不舍地向上级说明事情的严重性，另一方面要谋求解决的方法。

第15节：引子二(2)

第七，处理日常例行性工作尽量遵守时间管理的原则。

例如电话管理，文件、档案管理，沟通与时间管理等，乃是基本功夫。处理日常行政工作，只有靠扎实的基础功夫，处理问题时才能得心应手。

第八，充分利用等候时间，完成日常拖延的事。

许多人是忙时太忙，闲时太闲，而自己没有感觉到。我们应该训练自己，随时都有事情做，随时都有空闲时间。所以一定要将工作“化整为零、化零为整”，这样才有弹性时间。

基层主管是企业的骨干，也是未来的领袖。及早学习处事的方法，做人的方法，很快就有晋升的一天。

仓库主管送来一张清单，张科长看了之后，不禁勃然大怒：短短一个月之内，IC板的零件少了200片，这显然是内部控制的问题。

张科长决定要彻底调查这件事，于是他召开了一次大规模的会议，把生产线上的员工全都叫来，着实教训了一顿，而且还说，要是被他抓到，不但开除，还要加倍赔偿公司的损失。

一个礼拜过去了，线索全无，600多作业员全都噤若寒蝉，绝口不提这件事。张科长于是决定，再做地毯式的搜索，亲自每天到各厂房日夜监看。

又过了两个礼拜，他叫仓库主管详细清点一次上回失踪的那种零件。经过双重盘点，张科长发现，不仅上个月丢的200片没找到，这个月，又少了50片。按照市价估算，前后两次的损失，加起来已经有上百万了。

更糟糕的是，夜以继日的调查使张科长几乎病倒了，精神体力的煎熬，使他苦不堪言，虽然顶头上司没有给他更大的压力，然而，他似乎要崩溃了。

解决方法：身为基层主管，首要的任务，就是和员工打成一片，而且要耐心聆听来自他们的“细小”声音，因为，问题永远隐藏在冰山底下，没有敏锐的耳，光有尖利的牙，是没有用的。

而有了问题之后，就要如实地向上级主管汇报，及早让他们知道未来可能发生的问题及可能造成的影响。在汇报问题时，当然也要连同解决方案一起提供给决策者作参考。

在上面这个案例中，问题也许并不发生在生产线，而是其他部门监守自盗，那就要扩大层面，请求高层领导支持全面清查。高层领导给予指示之后，基层主管就该将其命令忠实地传达，使得员工充分了解，有危机感，甚至自动组织调查小组来执行清查的工作。

大量零件无故失踪，很可能是工作现场比较混乱，有人浑水摸鱼，因此，基层主管必须时时注意建立工作场所的秩序，经常整理环境，避免工作死角，这样不但可以提高工作效率，还可以杜绝此类问题的发生。缓慢的步调或地毯式的搜查，未必是最恰当的策略。需要当机立断地解决，若是拖延时机，可能会造成更大的伤害和损失。

以时间的分配而言，基层主管在管理层面的工作，也就是指生产、控制、采购、领导、组织、计划、质量控制等，占30%；其他例行性工作，占70%。若是发生意外事件，则可能会将工作计划打乱，一般例行性工作最容易受影响。

因此，身为基层主管的张科长，除了要恢复正常的例行性工作外，应将这种情形迅速报知上级，否则问题一旦扩大，就愈发不能收拾了。

基层主管往往面对的是第一线的客户，以及第一线的基层人员，这么多琐碎的日常工作，难免会出错。情理法当中，基层主管的工作最重的是法治及规律。因此，拿捏事情的重点，应该以守法为第一优先。讲情讲理都是上层及中层主管的事，基层主管若是常常网开一面，反而不能够完成任务。换句话说，基层主管扮演“白脸”的机会，要比“红脸”的机会多。当一件事发生后，要快速处理或回报，否则很容易成为循环式危机，那就更得不偿失了。中层主管的时间管理中层主管是公司的骨干，也是最难担当的重要职位，原因是，他必须作为最高领导与同仁的桥梁，有时需要表现，有时要很收敛。中层主管承上启下，工作非常重要，并且琐碎复杂，沟通与管理各占一半的时间，当然格外忙碌。如果不能注意时间管理，常会搞得精疲力竭。

第16节：引子二(3)

接下来这些经常遇见的问题，就可能是中层主管工作的要点，包括：第一，确立书面的工作目标。

以往的工作习惯可能是“想”目标，现在无论如何要练习“写下”目标。而且，目标要具体且可以衡量，要有时限，才能实现。

第二，编排工作的优先级。

许多事情常会在同一时间内发生。例如，正在开会，顾客来找你，老板在叫你；一边接电话，一边批公文。当许多事件同一时间来临时，排定优先级是首要的。

第三，巅峰效率的维持。

所谓巅峰效率，系指具有3C经验的感觉：第一个C是Commitment，有毅力地执行；第二个C是Confidence，有信心地完成；第三个C是Control，有秩序地控制。经常保持这种效率而不低落，就能加速完成既定的任务。

第四，尽量保留思考的时间。

想了以后再做，这似乎是一种理想，但是要保持每天有7%的时间“思考”，并不是很容易养成的习惯。这必须靠固定时间来实现，也就是每天有半小时全然不被打扰，也许在上下班途中，也许是午休时间。

第五，时间排程需保持弹性。

许多人按照日历簿设置排好了行程，密密麻麻地填满所有的时间段，自以为这样的时间规划很有规律。但是这也是一般人最容易犯错的地方，因为日程太满，没有转圜的余地就不能应付意外事件或紧急任务。因此，安排日程一定要有较多的弹性，如果非自主事件过多，就不要再勉强**自主**务，以免时间太紧，仓促之中作出的决定，很可能是错误的。

第六，充分授权给部属。

如果学不会合理授权，将无法晋升为高层主管。授权并不是把任务分散到不可靠的或没有经验的人身上，那是给自己找麻烦。授权之前，中层主管当然要花时间在选才和育才上面。授权要找对的人，做对的事。

第七，充分沟通的决策模式。

作为中层主管，作决定必须要更为快速正确，因此作决策前要充分与部属沟通。只有经过充分的沟通，才能保证决策的正确。

第八，空余时间要有事可做。

每个“忙人”都会觉得自己是天下最忙的，其实再忙也有空闲时间，即零碎时间，这些空闲时间加起来还真不少。例如，等人、等开会、等车、等开机、等影印、等老板决定……关键在于我们是否能化零为整，充分利用“等”的时间。

经过采购科门口，副总一眼就看到小李又在桌子后面跷着腿看报，他不禁怒从中来，冲进去指着小李说：“李科长，我看你的工作太清闲了点，请你到我办公室来谈谈。”

小李红着脸，垂头丧气地走进副总的房间。副总一看到他，二话不说就拍着桌子，指着小李说：“我注意你好久了，每天你除了看报还是看报，我花钱请你来，不是叫你来看报的！”

骂了半天，小李才有机会回他一句：“报告副总，我是在等人。”

原来，小李负责的招标活动是每天上午11点左右才进行，这些厂商们忙着标单准备工作，总是到最后一分钟才能到齐。小李在等他们一个个来的时候，既不能批公文也不能谈公事，怕漏了秘密，只好看看报纸，恰巧副总每次经过，都正好是这个时候，小李只有自认倒霉了。

解决方法：在时间管理上，灵活运用这些“零碎时间”非常重要。有人在抽屉里放一本英文词典，一有空就打开背单词；有人在手边放一本杂志或书，以便可以随时翻阅。如此在等的时间就有事可做，而不觉得浪费。

在办公室看报纸是很正常的事，只是没有主管喜欢员工在上班时看报纸。所以，下班以后或午休时间翻一下就可以了。等候客人的时候，大可以抄写一些报告或回复几封不太重要的信函。而且，只要会议时间一到，就进入招标室，关上门开会，久而久之，大家都知道你过时不候，就不敢老是迟到。

有些“等候”是因为工作伙伴不配合或环境、设备不够完善造成的。若是为了要传真、复印、打电话而要排队等候的话，公司就应该花钱购买更先进的设备。

第17节：引子二(4)

第九，任何事情都设定时限。

尤其是给部属交代工作时，千万不要模糊不清。一定要确定时间底线，以保证工作可以如期完成，若无法准时完成要检讨扣分。

第十，文件处理一次完成。

不能养成拖延的习惯，尽量能够一次性处理文件，不要看了又看，一拖再拖。做事果决明快，并非是个性使然，而是要经过训练，优柔寡断在工作中是不能存在的。

第十一，避免干扰。

做事不被干扰是几乎不可能的，但管理者必须将这种不可能变成可能。如果任由干扰继续，许多不该你做的事都渐渐成了你的工作。随时做好准备固然正确，却不是要你门户洞开，否则后患无穷。

第十二，拨出时间来训练部属。

许多人总是认真批评部属的过错，指责他们却没有认真教他们该怎么做，错在哪里？因而部属一错再错，成为循环式危机。高层主管离基层较远，中层主管因此必须担负起大部分责任。教育训练部属是重要但非紧急的事，却常会被忽略。

第十三，尽量减少定期的会议。

任何程序化、定期的会议都没有很好的效果。例如每周三举行部门会议，下属往往到周二才会有些进度。然而，比较官僚的企业却乐此不疲，其实是既花时间又毫无效果，解决不了什么问题。会议是一种低效率的管理行为，减少一个会议，大家就可以做更多的事情。

第十四，下班之后就不要想工作。

将工作和生活分开，这样才能有更广阔的思考和学习的空间。中层主管为了工作，常常加班，即使下班，也把工作情绪带回到家里，认为工作是生命唯一的意义。这显然是危险的观念。唯有专心工作、专心生活才能取得生命中的平衡点，生命才更有意义。

高层主管的时间管理由基层上升到高层时，调整自己的脚步是一件很困难但却又重要的事。许多基层出身的高层主管，虽然在职位上已经是最高层，但是行事、思想还停留在基层，所以让自己和周围共事的人都工作得非常辛苦。

如果借用一下“天地人”的观念，则基层主管是“地”，中层主管是“人”，高层主管就是“天”。天是千变万化的，所以高层主管一定是“善变”的代名词；天是无所不包的，所以高层主管是“包容”的替身；天是关怀天下的，所以高层主管可以“动之以情”。

高层主管要做的事不多，他是思想家，不是行动者。高层主管要作的决定是“舍”而不是“取”，他要在诸多的异议中“求同”。

当有事发生的时候，高层主管会仔细聆听各方的建议，运用经验和智慧，求取共赢的结果。对于不协调的事和不合作的人，他们会毫不留情地“斩草除根”。

高层主管会充分运用第二象限时间管理，也就是第二优先，这个象限里的一切都与“未来”有关。有了对“未来”的准备，他就时时感觉“成竹在胸”、“时机已到”，不慌不忙地依计行事，毫不动摇。高层主管的喜怒哀乐不形于色，四周一切毁誉，对他无可奈何。

高层主管尽量以“持平”的理性与“中庸”的态度处事，是权力的所有者、资源的分配者。他的工作重点在经营、投资与创新方面。

高层主管因此是心神合一的结合体，也是仁慈的教父；他的身边有为数不多的“智囊”，提供情报与判断；他的决定不一定要快，但一定是果敢而睿智；他很体恤下情，但做下属的千万不要挑战他的权威，否则一定粉身碎骨。

高层主管的时间分配，是处于一种自在、自得的心境下进行的。工作成为一种艺术，管理也是较高境界的体验。

高层主管的时间管理，具备下列各项要点：第一，避免不必要的人员参与决策。

如果公司的大老板总是担任会议主席，他就不能算是高层主管，只相当于一个中层主管。高层主管作的最终决策，通常不是通过会议的沟通作出的。Tobeornottobe，他只需问问身边一两位“谋士”即可，这些“贴身侍卫”才是关键人物。过多的讨论与征询，只能使答案愈来愈远离事实。高层并不喜欢过多的选择，更不喜欢多言的人。

第18节：引子二(5)

第二，善于利用秘书处理日常事务。

许多人忽略了“机要秘书”这个角色。其实，这样的人不仅可以将上司身边的琐事全部妥善处理，而且可以帮忙搜集信息、分析状况、沟通协调或“修桥补路”等，许多执行过程都可以由这样的人监督。合格的机要秘书能洞烛先机，知道下一步该做什么，分寸拿捏得当，使高层主管能够得心应手地工作。

第三，聆听真正的声音。

高层主管不需要到处明察暗访，而是在必要时才出手。“天”在高处就可以洞察秋毫；如果不能，也可以通过“人”来执行。许多意见与杂音需要专心地听，如果老是想“说”、懒得“听”，就不能发现问题。

第四，掌握取舍的平衡。

这是由“取”到“舍”的最高境界。基层主管要取之不尽，用之不竭；中层主管要进退有据，知道如何取舍；高层主管要随时舍得。有“舍”，才有“得”，而且要立刻丢弃，不要因旧观念、旧信息而影响判断。东西愈少愈好，以免浪费时间去选择。建议也一样，三个选一个足矣！如果高层主管桌上的公文堆积如山，那就是不能充分授权；如果决策窒碍难行，就是执行不彻底。高层主管如果还是每天忙进忙出，那与中层主管有何不同？

第五，随时创新，增加新观念。

高层主管的大部分时间用于思考，还要广泛阅读，目的是接受新的知识。他会时时改变，常常打破自己的规定，原因就是他有了更新的想法。朝令夕改的高层主管大有人在，从管理的层面上看是正常的；相反的，如果一个高层主管总是墨守成规，那就成了不折不扣的基层主管了。

第六，化零为整，一次处理。

高层主管处理问题时通常比较慢，原因是他们在等待时机。他会伺机而动，他的决策又“慎”又“狠”，等到他一出手，通常也不可能再挽回了。因此高层主管总是好像在等，四周的人总是在猜。高层的心思与决定，几乎是“圣意难测”，旁人很难得知他最后的惊人之举。营销人员的时间管理营销人员每天的工作时间，多半能够由自己支配，也就是说，自主时间比较多。因此，在工作中必须加强时间管理的观念。

营销人员时间管理的要点时间安排要有弹性譬如，在约会和约会之间，项目和项目之间，要留有较多的弹性时间。尤其是两件需要用较长时间来完成的事情之间，一定要采取阶段性的弹性时间保留法，才不至于手忙脚乱，使计划难以实现。

精算时间每周利用大约10分钟的时间，把过去一周内的工作行程浏览一下，看看交通、行政、与客户交谈、会议的时间各占多少比例。营销人员应该把工作重点放在与客户无时无刻的接触上，行政、会议、交通则次之。如果发现比例不对，则立刻予以调整。

上、下午分开每天最有效率的时刻是上午，所以，需要思考的事，如写企划案或批阅公文等，均放在上午；下午则用来开会、拜访客户，做些不需集中精力的事。

减少开会时间召开会议要遵循减少人数、减少次数、减少时间三个原则来进行。一般例行会议不要超过40分钟；业务会议除了互相交换情报之外，不要做其他琐碎的事，以免浪费时间。

拜访客户与接待客户前者是你主动找人，必须遵守“天罗地网”捕人法，追踪客户，而不要老是扑个空；后者是受到干扰，尽量避免不速之客来打扰你。

控制约会时间拜访客户之前，先设法打听他的工作安排，以便了解自己有多少时间可以与之交谈。时间少，则资料必须充分，以便可以在有限的时间内给对方充足的信息；时间长，则口头说明会更有说服力。总之，要事前了解自己可以运用的时间有多少，以免给对方造成不便。

少说多听许多营销人员都很喜欢花大量时间去说服客户，这样做往往会给客户造成压力，而失去订单。目前是一个客户至上的时代，唯有聆听客户的真正声音，耐心为其解决眼前的疑惑，才可能达到客户满意。

第19节：引子二(6)

交通时间，妥善安排

营销人员为确保服务品质，多半要亲自拜访客户，这时所运用的交通工具、行驶路线就变成很重要的成功因素。在详细了解客户所在地的交通状况及是否有停车场等细节之后，再去拜访，才比较妥当。

计划周全，步骤详细善于营销的高手，当然会将所有与业务有关的资料都先整理妥当。根据整理的资料制订详细的计划，也就是下手前，决定何者先、何者后，一定要按照计划的步骤顺序去做，不要前后倒置，并且还要检讨自己的得失。

排好优先级很多人听过什么叫做“紧急”，什么叫做“重要”。但是，优先级中的第一优先(重要也紧急)、第二优先(重要不紧急)、第三优先(紧急不重要)、第四优先(不紧急也不重要)仍分不清。营销人员在做事之前，应该想一想，每件事的重要性和紧急程度如何，然后再确定这些事的优先级，这样才会使工作忙而不乱。

可以不做的事尽量不做营销人员最不善处理的就是琐碎的行政工作，所以，但凡工作中的行政业务，都设法交给助理人员去处理，如此才可能保留比较多的时间用来思考、整理、计划。

运用科技，取得情报时间就是成本。身处营销战场，情报是最好的制胜武器。要想取得优势、拥有无往不利的武器，离不开良好的工具设备和科学的方法。

善于表达花些时间在练习“如何表达”上。表达能力并非天生，有较强表达能力的人有一套方法使自己在最短时间内，说服对方。

适当应酬，节制酒色应酬是工作的一部分，对于营销人员来说更是如此。应酬天天有，但也并不代表天天非喝到天亮不可。一般说来，设定一周有三天是应酬日，而且应酬绝不超过午夜，养成习惯之后，你和你的客户就会习惯这样的应酬法。吃喝的地点，应选择交通便捷、停车方便的地方，与店主熟识也有好处。总之，应酬要达到目的，不要耗在无谓的闲聊和酒色里。

分段时间管理营销人员最好将一天分成三个段落来进行时间管理。

上午起床时，最好不要被别人唤醒，这会影响一天的心情，使用具有音乐铃声的闹钟会比较好。醒来后，张开眼睛思考的第一件事，就是自己今天该先做什么，自己想做的事要先做，以免因其他事情的干扰，而造成拖延。起床到出门前，都是采用“并行作业”，也就是一边吃早餐，一边和家人聊天或看电视、报纸。

中午吃饭最好在12：45到13：00之间，以避开用餐高峰。找朋友或搭档一起吃中饭，以便获得新的情报。若是约会等人，应选在书店旁边或书报摊旁，也可以顺便得到一些信息。手边永远有些小杂志或剪贴资料，看完即扔也是好法子。

下班遇有应酬，事先了解大概要花多长时间、有哪些人参加、会不会喝酒或唱歌。没应酬的话，回家前先想想应该带什么回去。平时做一些有益身心的事，如养花、养宠物、做手工、看体育节目等，都是不错的选择。

能够保证生活品质，保持比较悠闲的心情，而非无时无刻都十分紧张，对营销人员很重要。

缔结合约时的时间管理营销人员缔结合约的过程，一般可分成简单的几个步骤：拜访客户、询问报价、成交、缔约、交货、付款。由于时间是竞争的基础，因此，下列几点是十分重要的：时间就是成本所有成本均会依照时间次序而有所变化，因此，把握成本，必先把握时间。无论内销、外销，必须了解“时间”所造成的成本的浮动幅度。充分掌握其中的变动因素，已成交的生意才不至于因为“时间”而失去利润。

商机就是时机成交的关键，往往在于抓住适当的商机，而何时才是商机，就需要智慧的选择和判断。一般而言，商业情报就是掌握先机的关键。成功的营销人员，基本上都需要有一些“情报眼”。

布下天罗地网缔结合约的过程中最要紧的就是布下天罗地网，不使合约及订单由手中溜走。这时就要运用一套订单“时间表”，由面谈的第一次起，在时间表上说明每次“跟进”的时间及效果。绝对不要放弃任何一丝机会，而是要见缝插针，直到签约付款才能停止。

第20节：引子二(7)

掌握关键人物

每个合约都关系到一位关键人物。他也许是生产作业员、营销或采购经理，也许是公司的大老板或者老板娘。因此，关键人物的时间就是我们必须打听的情报。如何与“他”建立关系，才是跟进的主体。

注意合约时效常有许多生意都是因为交货日期延迟而导致毁约。故在缔结合约时，应仔细推敲有关条款的“时限”。除了货款金额外，交货日期及相关期限也是合约中最重要的条款。

金钱与时间有这样一句名言：“如果花钱能节省时间，就该花钱。”但奇怪的是，人类自古以来一向很乐于拿他们非常有限的生命，来交换钱财。在缔结合约的过程中，营销人员应该摒弃“凡事单打独斗”的心态，而认定“可以让别人做的都叫别人做”，如此可以节省更多的时间与精力，放在收益最高的目标上。一旦有人帮你做了大部分行政事务，你的心思就可完全放在“打仗”上。秘书的工作效率与时间管理依据管理学中帕金森定律及80/20法则，秘书的日常工作均为“琐碎的多数”，而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作，悉数是非决策性的工作，而是服务性工作。服务的重点在于效率，所以能够将日常“琐碎的多数”工作，处理得更有效率，就是所有秘书一致的目标。

什么是效率？效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快，但很正确、很从容。

效率如何达成呢？效率的实现在于充分的准备及妥善的安排，有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作，用嘴、用手的频率，比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高，实际工作效率降低的状况。

最高工作效率的表现，其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓Ｃ型经验：信心＋约定＋控制(Confidence＋Commitment＋Control)。Ｃ型经验可以让你超越自我，达到前所未有的高峰。

Ｃ型经验里的感觉：超越性：你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。

不费劲：你在做什么事的时候都感到舒适安稳，即使不费劲也能办得好。

肯定：你很乐观，很有信心；你喜欢自己，也喜欢目前所从事的一切。

自然：你觉得在你的思想和行为之间，有自然的脉络可寻。

注意力集中：你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作，而且与周围的人打成一片。

有劲：你觉得体力极为充沛，生命力无比旺盛。秘书的时间管理，其困难之处在于自主的时间不多；不易控制的非自主时间，往往主宰了“重要的少数”。所以，建立正确的时间观念，以及培养跨越时间陷阱的技能，往往就靠主管与秘书的默契配合。

秘书的时间管理，其实可以分为四类：计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧，必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时，秘书可以争取时效的要点：电话处理将手边各类电话号码簿合并。

常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。

运用多功能的电话系统。

集中回复电话，并排出先后顺序。

电话机旁永远有纸笔及留言条。

在饭前或下班前复电，避免以题外话做开场白。

文书、信函、档案整理运用一天中最清醒的时间撰稿，集中回复来函，一次完成。

运用特定、固定格式处理例行性文书函件，避免冗长不必要的客套话。

尽量用电话解决问题而不诉诸文字。

过期、不用的文件及时销毁，不重复处理同一文件。

档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正，加入最新资料。

使用适当的文具档案设备。

会议尽量不开会，用电话解决问题。

减少参与会议的人数，缩短会议的时间。

会议应有清晰的目标。第20节：引子二(7）

掌握关键人物每个合约都关系到一位关键人物。他也许是生产作业员、营销或采购经理，也许是公司的大老板或者老板娘。因此，关键人物的时间就是我们必须打听的情报。如何与“他”建立关系，才是跟进的主体。

注意合约时效常有许多生意都是因为交货日期延迟而导致毁约。故在缔结合约时，应仔细推敲有关条款的“时限”。除了货款金额外，交货日期及相关期限也是合约中最重要的条款。

金钱与时间有这样一句名言：“如果花钱能节省时间，就该花钱。”但奇怪的是，人类自古以来一向很乐于拿他们非常有限的生命，来交换钱财。在缔结合约的过程中，营销人员应该摒弃“凡事单打独斗”的心态，而认定“可以让别人做的都叫别人做”，如此可以节省更多的时间与精力，放在收益最高的目标上。一旦有人帮你做了大部分行政事务，你的心思就可完全放在“打仗”上。秘书的工作效率与时间管理依据管理学中帕金森定律及80/20法则，秘书的日常工作均为“琐碎的多数”，而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作，悉数是非决策性的工作，而是服务性工作。服务的重点在于效率，所以能够将日常“琐碎的多数”工作，处理得更有效率，就是所有秘书一致的目标。

什么是效率？效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快，但很正确、很从容。

效率如何达成呢？效率的实现在于充分的准备及妥善的安排，有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作，用嘴、用手的频率，比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高，实际工作效率降低的状况。

最高工作效率的表现，其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓Ｃ型经验：信心＋约定＋控制(Confidence＋Commitment＋Control)。Ｃ型经验可以让你超越自我，达到前所未有的高峰。

Ｃ型经验里的感觉：超越性：你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。

不费劲：你在做什么事的时候都感到舒适安稳，即使不费劲也能办得好。

肯定：你很乐观，很有信心；你喜欢自己，也喜欢目前所从事的一切。

自然：你觉得在你的思想和行为之间，有自然的脉络可寻。

注意力集中：你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作，而且与周围的人打成一片。

有劲：你觉得体力极为充沛，生命力无比旺盛。秘书的时间管理，其困难之处在于自主的时间不多；不易控制的非自主时间，往往主宰了“重要的少数”。所以，建立正确的时间观念，以及培养跨越时间陷阱的技能，往往就靠主管与秘书的默契配合。

秘书的时间管理，其实可以分为四类：计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧，必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时，秘书可以争取时效的要点：电话处理将手边各类电话号码簿合并。

常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。

运用多功能的电话系统。

集中回复电话，并排出先后顺序。

电话机旁永远有纸笔及留言条。

在饭前或下班前复电，避免以题外话做开场白。

文书、信函、档案整理运用一天中最清醒的时间撰稿，集中回复来函，一次完成。

运用特定、固定格式处理例行性文书函件，避免冗长不必要的客套话。

尽量用电话解决问题而不诉诸文字。

过期、不用的文件及时销毁，不重复处理同一文件。

档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正，加入最新资料。

使用适当的文具档案设备。

会议尽量不开会，用电话解决问题。

减少参与会议的人数，缩短会议的时间。

会议应有清晰的目标。

第21节：引子二(8)

场地应方便，资料应完备。

会议室的桌椅避免太过舒适，会议中避免干扰(不设电话)。

约会处理会客应规定访谈时限。

应选择合适会客地点及方式。

不采取门户开放政策，除非必要不予接见，改以其他方式解决问题。

秘书最常犯的错误：第一，不好意思拒绝别人所交予的额外工作；第二，喜欢拖延，特别是比较困难的工作；第三，与主管默契不够；第四，资料准备不完全；第五，欠缺计划，方法不对；第六，意外事件太多(如无法改变上司的工作习惯)。下列方法有助于秘书改正上述错误：运用晨间处理困难工作。

为每项工作设定处理时限，切实遵守。

不追求完美。

改善设备与工作环境。

学习拒绝的艺术。职业妇女的时间管理当问到许多现代女性为什么还不结婚时，她们总是摇摇头：“没时间嘛！忙都忙死了，哪有时间交男朋友呢？”如果真的那么忙，那干脆辞职算了。“乐在工作”的意义，并不在于沉溺工作；沉溺于工作，并不代表工作很努力，也不代表会有成就。

女性为了家庭，平均要花8年半的时间才能再度就业，这的确也是相当令人扼腕的事实；如果不结婚，不生孩子，就没有这8年半的牺牲。究竟妇女在家都做些什么事情，才耽搁这么久的时间呢？当然是做家务、照顾家人这两件大事。

一个职业妇女可能从早上7点到晚上7点都不在家里，如果偶尔再加班一两个小时，那么“家”就跟“旅馆”没有两样，回家只为了睡觉而已。如此专注于工作，长期下来可能会感觉生命毫无意义。因为，工作的成就体现在一个群体里面，个人的工作，只不过是在填满时间而已。

职业妇女往往要花较多的时间准备上下班，譬如穿衣打扮都比男性用的时间长，卸妆清洁也比男性略费周章，故而应较男性更加重视在家中的时间管理才对。

家务事家务事的主要内容，是准备三餐及清洗工作，别看轻这些琐事，琐事花的时间最多。所以，职业妇女应当尽量学习做较为简便的食物，在市场采购已经处理好的半成品最为适合。周末在家时，再多烧几个好菜大快朵颐一番，给家人一份惊喜。

清洗工作的要求是：分段整理、点到为止。绝对不要有洁癖，不要要求家中一尘不染，否则会弄得自己腰酸背疼，第二天上班没精神。必要时，也可以请钟点工人及清洁公司来协助处理，他们有比较好的工具及专业经验，往往可以事半功倍。

照顾家人照顾小孩与老人所投入的精力，因他们的年龄层及身体状况而有所不同。有的孩子及老人很顺从，也能照顾自己，当然就放心多了。可是多半家庭都有本难念的经，所以也要依赖职业妇女的智慧来解决。

对于小孩，要从小培养他独立思考的能力，并且大人要以身作则。许多职业妇女都有错误的观念，认为与孩子相处的时间太少，所以才管不好；因为与孩子相处时间太少，感到愧疚，于是在与孩子相处的过程中，尽量满足他的要求。这个观念，往往使得以后管教小孩时要更伤脑筋、花更多的时间。

孩子读书成绩的好坏，不如他的品行好坏重要。现在是终生学习的时代，一个人在校成绩只是一个阶段的参考数据，在学校所学的知识并不能满足一生的需要，每个人都必须时刻充实自己。所以，为人父母的职责，是发现孩子的才能与兴趣，矫正偏差的观念，设立规范，使其成为一个懂规矩、能自己找答案的人。

职业妇女应当理解，与子女相处时的关注与爱护才是最重要的。许多父母经常不在家的孩子依然能有效管理自己，不像许多父母天天花时间谆谆教导，得来的却是反效果。

子女教育问题往往是夫妻争执的焦点，一方主张严格管教，另一方则主张松绑。其实大家都忘了孔子所说的“因材施教”，有的人就是数学不行，但绘画能力很强；有的人口才很好、相貌堂堂，但读书就有待加强。所以，教育子女一定要适当引导与提醒才行。

家中如果有病人或老人，就真的很花时间了。这两类人需要时刻陪伴，所以，家中若真有生病的老人，你最好找个轻松自由一点的工作，才不会在时间和意外中打转。

与家人相处职业妇女的另一个问题常是：无暇与家人相处，特别是夫妻之间相处较少。这当然是事实，不过，夫妻感情的培养不在于相处时间的长短，而是相处的感觉。要去培养并建立共同的爱好，而不是整天要求对方陪在身边。

夫妻之间的沟通，不在于有没有时间沟通，而在于想不想沟通；正如许多问题一样，不是可不可能，只是愿不愿意而已。许多职业妇女下了班，往往精疲力竭，情绪不佳，又要料理家务事、照顾老人与小孩，所以往往将身旁的另一半放在最后。这时连话都懒得多说，即使回答问题也心浮气躁，又何谈恩爱、甜蜜呢？能不吵架就不错了。如此乱哄哄地过日子，使职业妇女更缺乏学习的意愿与学习的时机。不学习就容易感到生活单调无趣；不学习会容易自满或自负。学习之后才会觉得自己更有伸展的空间。

时间是自己的，认识到这一点，才能充分运用时间管理技巧。每天做一点点也可以，每周学一次也可以，每个月进行一次也无妨，不管学什么，重要的是持之以恒，在学习中找寻生活的另一番乐趣。

第22节：引子三(1)

引子

老爷车又送修车厂了，这次毛病不大，立等可取，所以我站在修车厂门口等着，顺便和老板聊聊天。远远看见老板的妈妈与一位更老的阿妈在说什么，也上去凑个热闹。

老板的妈妈说，隔壁这位阿妈很可怜，七十多岁了还要以拾荒为生，照顾一个半身瘫痪的儿子。她自己虽然已经失去老伴，但身体好，又有四个儿子养着，感觉很满足了。说完就收拾一些旧纸箱，帮那位瘦弱的阿妈运回家，还回头对我说了一句：要是这位阿妈走了，她的儿子不知道要怎么活下去。

在我们四周，这样的事经常发生，不过很容易就会被人遗忘。可是，若有一天，你就是故事的主人翁，那又当如何？

没有疾病的人，不知道生病的痛苦；没有衰老的人，就体会不到健康的重要。人，就和车子一样，会变旧变老。可是，和车子不一样的是，人换零件却没有那么简单。车子到了年限，需要大修；人到了年限，也只有向医生报到，小毛病吃药，大毛病就只有动手术或进行其他治疗了。

时间让每个人从新生走向濒临死亡，时间管理就是生命管理。人类不知道生命从何时而起，到何时而终，所以常常无视生命与时间的联系，浑浑噩噩过了一天又一天。直到有一天生了病，失去了健康或濒临死亡，才惊觉时光的飞逝。

要使生命延长，我们没有办法，但是要使自己过得健康愉快，却很容易。首先，当然是保持身心的平衡。仔细计算一下，你用于工作的8小时、睡觉的8小时及生活的8小时有没有平衡？现代人往往工作超过8小时，睡眠少于8小时，其他8小时的生活却不知道是怎么过的。

在每天睡觉前认真想一想，你有没有很平衡地对待过这三个时间段？你今天做了什么有意思的事？你今天特别感谢哪一个人？若是心情不好，为了什么事，还是什么人？你应该怎么解决？然后写下来，放在床头。到了第二天，就按照这个想法去办。而今晚，就安心地睡觉。

渐渐地，你就学会了反省与面对，想开了，烦心的事儿就逐渐变少了。

其次要制订健身计划。你很羡慕别人能够经常运动，可是自己却做不到，永远的借口就是没有时间。

现在就是时间。想想你除了工作及睡觉那16小时之外，都做了些什么？洗脸、刷牙、穿衣都花不了多少时间；吃饭、交通、看电视及聊天可能花的时间较多。那么，在这些周而复始的琐事里，可不可以找到每天15到20分钟来运动？

一般人并不是真正没时间，而是没有意识到健康的重要性。没时间只是“懒”的代名词，只是不愿“浪费”时间在“运动”上而已。然而，真正意识到健康的重要性时，恐怕有些迟了。

第23节：引子三(2)

最后，保持乐观的心态。即使是在恶劣的条件与环境之下，都要想到，这些境遇只是暂时的。当然，要使得自己乐观与愉悦并没有那么简单，乐观最大的敌人，是贪、嗔、痴。尤其是“贪”，一个贪念，就不知害死多少人。有贪钱的、有贪色的，还有贪吃的……贪的范围实在太广了。若能放下这个字，心灵的健康也就达到了。

总之，若是想要活得健康自在，从现在起就把握时间吧！这样的交通状况怎么办世昌住在郊外，是典型的公务员，收入还不错，而且是单身，倒也逍遥自在。他每天早上8点半上班，但是上班路上总会塞车，所以7点整，世昌就会先到公共汽车总站等车，再转地铁，下了地铁还要走15分钟才能到办公室。

这条路世昌已经走了好几年了，可是最近世昌突然感到坐车、等车实在太浪费时间，所以他毅然决定也像同事一样，买辆小车，反正分期付款，每个月也花不了几个钱，却方便多了。

没想到，开车也有开车的麻烦，上路还不到一个礼拜，已经发生两次事故：一次是转弯时不小心，把后视镜给撞没了；另外一次更糟了，违章停车，他急得满头大汗，却难逃警察的罚单。

最后，世昌决定，以后为了节省时间，每个礼拜有两天开车，其余时间干脆打车，虽然贵一点，但总比赔在车上的钱要少一些。

“交通时间”属于非自主时间，也就是和意外事件一样，难以用正常合理的方法计算。

因此，交通变为生活中非常重要的因素，每个人在这上面所花费的时间固然很多，可是，如果我们能妥善应用交通时间，也能处理很多事情。

比方说，如果自己开车，不妨每隔一段时间，就去试一条新的路线，或者，常问自己的同事和邻居，有没有更快捷的路。通常，影响时间的不是路的远近，而是红绿灯的多少，有时候抄小路会快得多。

其次，在搭公共汽车时，能够不换车是最好的，因为等车的时间又是一项不确定的因素，这就符合时间管理的“一次处理一件事，相关事件一次处理”的原则。

当然，在乘车的过程中，运用零碎时间来看点书、看杂志、写心得、听音乐、背书，都是可行的，“聚沙成塔”，每天只做一点点小事，一年下来就是一件大事，所有的成就也都是如此而来的。

身处大都市，拥有汽车也是一件麻烦事。开车时麻烦，停车时也麻烦，还要保养、加油、洗车……为了交通花很多心思，搞得心身俱疲，实在是不必要的事。其实，使用大众运输工具加上一部分自己的交通工具也很方便，如先骑自行车去地铁站，然后再搭地铁上班，只要算好时间，搭乘大众运输工具要比自己开车更快、更经济。若是真的有急事，坐出租车也比自己养车要便宜。早起几分钟，千万别迟到倩宜在朦胧中，用一根手指头把床头柜上的铃声大作的闹钟按停，太早了，才6点半，再睡10分钟。再醒来时，倩宜发现，已经8点了。这一惊，非同小可，一面大声嚷着怎么没人叫她，一面打开柜子找套头毛衣，却发现，怎么找也找不到。这个月，已经迟到四次了，上个月老板拿着考勤表找过她，倩宜当面答应一个月的迟到次数绝不超过五次，眼看着，又完了。

为什么老天爷也不帮忙，这阵子总是下雨，又叫不到出租车，倩宜决定今天干脆请假，打个电话给老板，在电话里，老板的声音非常难听。倩宜也不是想迟到，可是总会发生这种事，家离办公室又远，有时想想，干脆辞掉这份工作算了。

会不会迟到，往往跟此行的目的有关，如果是明天早上要赶飞机，恐怕一般人都不会迟到，因为飞机很准时，如果晚了，就会损失重大，所以人们一定不会迟到。可是，如果不是如此严重的情况，人们就会马马虎虎，得过且过。若是想要改掉自己经常迟到的毛病，首先要做的是避免拖延。

第一，采用管理学上的分段处理法。譬如说，每天都比前一天提早5分钟起床，第一天6:30起床，第二天6:25起床，第三天6:20起床，一个星期后，就能够调整好自己的生物钟。这一点，常到欧美出差的人很容易体会，他们大约三天内就可以调整好时差。

第24节：引子三(3)

第二，要避免给自己找太多的理由，譬如，太累了，今天不舒服，昨天没有睡好等，尤其是天气变化，更不足以为借口。

第三，既然迟了，就不要怕老板脸色难看，因为，无论再晚，也总比不去的好，问题早晚都得面对才行，逃避不是办法。

总之，迟到的人永远迟到，因为这是一种习惯而不是“意外”，有迟到习惯的人，无论上班、约会都会迟到。不为什么，只因为没有严格的规矩，欠缺自我管理的能力。懒散或许不是唯一的理由。但是，有很多管理严格的企业，绝对可以扼制迟到的恶习。例如军令如山的公司，要打卡的公司，或者迟到要扣钱的公司，迟了就开除的公司……这些管理严格的公司，可以迫使一个人渐渐改掉迟到的毛病。习惯迟到的人脸皮很厚，渐渐觉得别人等一下，也不会怎样。喜欢迟到的人，就应该找个纪律比较严明的地方工作，久而久之就不会迟到了。把手表拨快10分钟也是个办法。

午餐怎么吃张经理看了看手表，快12点了，公司里的员工已经开始忙着热饭、买快餐，人声嘈杂。

中午本来有个约会的，和一个客户说好吃个便饭，又临时取消了，所以，张经理有点犹豫，一时不知道该怎么办才好。

出去吃呢，还是叫外卖呢？附近那几家餐厅早就吃腻了，而且，到了中午，人又多，还要等半天，实在也没有什么胃口。

隔壁办公室的老陈走了过来，问他要不要一起去吃比萨饼。附近新开一家比萨饼屋，却是年轻人的天下，张经理又摇摇头，客气地拒绝了。

又过了10分钟，张经理突然心血来潮，想到同一座大楼里有一个同学，也有一阵子不见，就拨电话给他，他正好也在，于是两人约好了在附近吃个便饭，顺便聊聊。

中午休息的时间，除了吃饭，还有很多零碎时间可以运用。

第一，好好休息比吃饭重要，如何使自己放松一下是应优先考虑的。

第二，午餐吃得太好太饱，绝对影响到下午的工作效率，专家建议，中午千万别吃牛排，否则下午只有打瞌睡的份儿了。

第三，午餐时间应该选人比较少的时间再去，排队的时间会短一些。

第四，午餐时间用来约客户或联系友人是最好的，因为可以交换一些情报，或吸收一些新知识，所以午餐约会要比晚餐应酬好得多。

第五，午餐后的时间，一般比吃饭时间还要长，所以善用午休时间，做点休闲或学习活动，也是很好的选择。

这些活动，可以由公司集体组织，也可以由自己自行设计，例如：学习英文单词及会话；练习书法或绘画约20分钟；学习太极拳或健身操；念一篇文章；做其他简单的运动。

欧美人士常利用午休时间，开车到很远的地方去骑马、游泳，其实道理是一样的。午休时间，最重要的是放松自己，而不是好好吃一顿。

中午吃饭准时的人不多，很多人都会超时工作，有人干脆就不吃午餐了。这样时间一长，容易伤了肠胃。这些人最好在皮包或抽屉里存点食物，几片饼干和一袋牛奶就可以充当午餐了。但这并不值得鼓励，午餐最好是能够定时定量。连续工作之后，若是能够中断一下，反而会使工作效率提高。

今夜何处去现在已经是19：20了，大街上闪烁的霓虹灯，并没有带给夏锋多少刺激，他只是急着开车赶路，穿梭在拥挤无比的大街上，企图早一点到达目的地。

今夜，和每一夜差不多，开完会，匆匆忙忙抓起皮包就走，何秘书追到门口问了一句：“老板，老板娘问你今天回不回去吃饭？”夏锋没有说话，照例摇摇头就走。回家吃饭早已是奢侈的事，只有星期六、星期天可以陪陪老婆、孩子，平常嘛，光应酬就已经来不及了。约好是19点见面，那群朋友不到19点半也不可能到齐。朋友是愈吃愈多，人面广、人头熟，这也是夏锋的金字招牌。

又塞车了，夏锋突然看到前面的十字路口，正穿越马路的一对母子，有点像老婆和儿子。他们匆匆而行，消失在人群之中，夏锋没有看清楚。但是，他感觉到片刻的不安，似乎有点内疚，也好像有些焦躁。到底生活是怎么了？每天时间都不够用，上班、开会、应酬，清晨出门，常常是半夜到家，竞争压力太大了，这样的日子好像过不下去了。

第25节：引子三(4)

依照时间管理的说法，下午开会是正确的，但是，开会的时间，应该控制在60分钟之内，如从16点开到17点，已足够了。

下午走出办公室之前，应该尽可能地留出至少一个小时的时间，这是用来批阅公文、回复电话及思索、整理的弹性时间，如果每天下班都留下一大堆该办的事，无形中，不仅降低效率而且也会增加压力。

下班后的应酬，多半是社交需要，而非谈生意。谈生意安排在中午好些，至少头脑比较清楚。社交是为了增加人脉关系，但要有些节制，免得使其变成常态活动。周末怎么过小张早上醒来，已经是上午9点多了。反正今天是星期六，也没什么安排，索性多睡会儿，小张这样想着，又渐渐睡去。等他再睁开眼睛，已经是中午时分，于是起床、洗漱、吃午饭。本来准备下午出去散散心的，可是天气又不太好，算了，还是在家看电视吧，明天再出去也是一样的。

第二天，天气果然不错，小张上午9点左右出门，可是他发现，无论到哪，都是人山人海，坐车、吃饭都要等好久。这样一来，小张觉得兴致全无，可是等他回到家，已经是17点多了，草草吃过晚饭后，正想好好休息一下，突然发现积攒了一周的脏衣服还没有洗，室内卫生怎么这么差……虽然不情愿，小张还是强迫自己起来打扫卫生。等他把这些事都做完，已经是22点多了。

小张疲惫地躺在床上，心里想着：这个周末又虚度了，下周千万不能这样，累死了……

对许多人而言，周末是一种期待，但也有少数人认为，那两天不知要做什么，倒不如去上班有事可做；更有少数人会直截了当地说，周末就是在家睡大觉，而以后可能要常熬夜了。上班族在工作与休闲之间取得一个平衡点是很重要的，否则，休息两天后会感觉更累，那么就失去周末的意义了。

周末真正的意义是：当现代人工作压力愈大时，更应该远离工作环境，所以，为了应付愈来愈紧张的工作，我们需要更多的休闲活动来纾解压力。按照这个逻辑，我们的周末自然就要彻底抛开工作，这包括不再看E?mail或联络客户，在家上网收集资料、写作业及报告都不是彻底的休闲。

周末的两天说长不长，说短不短，很难安排。要是出去玩的话，去个两天一夜，来回车程就占了一半的时间；只去玩一天，又好像附近也没什么好玩的；出国吗？时间不够，又要请假，令人更加烦恼。因此周末需要事前计划及安排，这样才会感觉出休息及休闲的真正可贵。

首先，我们要将长假先找出来，提早安排，如果打算出去旅游的话，最好提前一年，或至少提前半年就与旅行社联系，预订一下旅行线路。因此，今年的10月，我们就要翻翻明年的日历，先设定明年几个长假打算去的地方，然后在网上或打电话预订一下，以便到时可以顺利出游。

其次，选择一两本旅游手册，详细了解到底有哪些值得你去的地方。例如，有人喜欢登山、有人喜欢海钓、有人喜欢逛公园、有人喜欢露营，这时候你就可以将想去的地方列出一个清单，以便有空时随时就可以出发。

如果哪里也不能去、不想去，那在家里好好待两天也很好。周五夜里可以晚一点睡，周六稍晚一些起床，吃完早餐之后，帮忙做一点家务事：将自己的房间整理一番，或是去超市买个菜，买点喜欢的东西都是好主意。周六下午可以再稍事休息，与家人或邻居闲话家常，多跟老人亲近以尽孝心，或去友人家中喝茶聊天，拜访许久不见的师长，都是相当好的活动，既能联络感情，也使心胸开阔。

夜间的休闲自然是以听音乐与读书为主。出去看看电影，或租个影片在家观赏也不错；或者你也可以只打开收音机，选择一些喜欢的频道，让自己的心灵得到一些滋润。周日可以带着孩子逛逛公园等，但这一天千万不要再将自己弄得很累，尤其是不要迟睡。此外，周日定期去学习一点技艺，也可以增加情趣，如太极拳、瑜伽、健身操等，每周练一点就可以强身健体。空巢期

第26节：引子三(5)

开学了，马太太送走了一双读书的儿女，望着空荡荡的家，她有点体会到“空巢期”似乎快来了。

自从儿女们的青春期一到，本来整天妈长妈短的儿女，突然变得“乖僻”起来，放了学，总是往屋里一钻，有时候一晚上，连一句话都不和马太太说。

于是，每天一早等他们走后，马太太就常觉得，漫长的一天，不知道该怎么打发。

直到有一天，她打开收音机，听到有个节目在谈“时间管理”，马太太于是了解到，“时间”也可以管理，空虚的生活也可以充实。

有没有必要从事“时间管理”，常常是我们要思考的问题。

首先，是要认清时间的价值，如果马太太觉得，每天度日如年，平日总要费尽心思来打发时间，那她就是还没有认清时间的价值。

反之，如果认为时间就是生命，唯恐空耗了每一分钟，那么，就需要用心研究时间管理到底有什么意义。如果认为时间是自然的，自己的创造欲也不高，企图心也不强，整天懒洋洋的，那时间还是没有意义。

马太太所拥有的时间，是在上午孩子上学到下午大家回家之前这一段。一般而言，家庭主妇除了煮饭、买菜、洗衣服、清洁之外，可以用二度就业，或是充分学习来填补时间。

目前有许多人做义工，这是很好的选择，时间用在帮助他人上，可能要比“打发”或“消遣”要好很多。

时间管理并不是有时间或没时间时才要去了解，而是看重生命价值的人才会去学习。

上班的人，总要退休；家庭主妇，也会面临空巢期。但工作的意义，是指有事情可以做，最好这些事情还是学习性的。即使是年纪大、不适合体力劳动，但仍要坚持“动”的原则，从早到晚做一些喜欢的事，兴致勃勃地度过每一天。与人多接触，也是一个秘诀，这样就不会缺少交流的机会，能建立一些有趣的社交圈，生活也会相对充实些。无穷尽的工作和焦虑老邓看看手表，已经是早上8点半，该出门了，可是，尽管老婆催了半天，他还是磨来磨去，不肯走。

办公室里的问题，使老邓觉得压力愈来愈大，员工配合度不好，客户也都充满了抱怨。

压力累积了太久，即使出国两趟，放松心情，可是效果并不好，只要一回到办公室，焦虑和不安就会随之而来。

不仅上班时精神愈来愈差，连下班回家，也没有好脸色给家人看，老婆、儿子往往看到他就躲到房子里说悄悄话，生怕惹了他。

老邓也不知道该怎么办？已经工作二十多年，业务部门数他职位最高，如今眼看着年轻人无视工作纪律，根本没把他看在眼里，心里就感到一阵彷徨。

像老邓这样的上班族，目前面临的问题的确很多，不进则退，如果不能改变他人，就只有改变自己，否则就会陷入更深的压力深渊。抉择电话响个不停，达荣懒得接。他知道，一定又是那个女孩打来的，其目的是要他加入俱乐部当会员。

达荣有些后悔，因为前几天这个女孩打来电话的时候，他正好闲着，与她多搭讪了两句，这个厉害的女孩从此就黏上了他，每天不是打到办公室，就是打他的手机，烦都烦死了。

参加俱乐部其实也没有什么大不了的，交一些会费，就可以享受五星级健康俱乐部的待遇，对达荣而言，并不会造成大的负担。达荣人到中年，有个能够健身的地方，也没什么不好。只是，这种可有可无的事情，若是参加了就一定得去，岂不是又成了一种负担？

这个女孩的电话营销能力超强，她的一番甜言蜜语真的让人招架不住。达荣又是个优柔寡断的人，到底要还是不要，他自己也拿不定主意。只好这么拖着，已经一个星期了，天天都得应付这件事，麻烦极了。

同事都笑话达荣，说他一定被美女缠上了，连电话都不敢接。达荣不知如何是好，如果拒绝了她，岂不是让她空等了一个星期，那也不好意思，好像骗人家的感情一样。可要是答应了，过两天钱就得掏出来，达荣也有点心不甘情不愿。

碰到这种麻烦事，躲避不是个办法，还是得面对问题，亲自解决。如果实在不愿意，就要果断拒绝。如何拒绝？有以下几个步骤：第一，积极面对。

达荣必须接电话，甚至主动打给那个女孩，以便澄清躲避的事实。在电话中，对方一定会努力出售自己的产品。这时的达荣一定要耐心听完，不能打断她的叙述，这是拒绝的第一步。如果匆匆挂上电话，或是给予不礼貌的回答，都可能给对方造成心理伤害。

第二，给予期限。

告诉对方短期内不会作决定，必须经过一段时间思考。例如，请她下半年或春节前再打电话，那时资金会比较充裕，不会像现在这样有顾虑。

第三，给予理由。

拒绝一定要有充分的理由，达荣必须想好，什么样的理由，对方才能相信。“我现在没钱。”那女孩会说，可以分期付款，甚至可以先帮你垫钱。简单的理由可能不会奏效，因为那女孩早就知道如何应对各种情况。一般性的理由很难成为拒绝的借口，倒不如说要出国半年，等回国后再决定更具信服力。

第四，表情真挚。

要拒绝别人不能通过他人，也不能闪烁其词。因为通过他人无法达到拒绝的目的，那个女孩一定会找到达荣本人的，所以达荣必须亲自处理，而且还不能嘻嘻哈哈的，得郑重其事地告知对方才行。

第五，替代方案。

自己不能答应，但也可以把机会让给别人。达荣可以先想好一两个对此有兴趣的人，把这个机会告诉那个女孩，对方一定非常感激他所提供的资料，而且可以证明，拒绝她不是她本人的问题，而是时间不对而已。

总之，明智果决的拒绝是一门艺术，也是时间管理学上必须注意的要项之一。现代人面对的抉择太多，只有快速的决定，才不会耽误别人和自己的时间。恼人的肥肉小翠站在穿衣镜前面，左顾右盼，对自己的身材愈看愈不满意。减肥广告里的女主角很快就恢复了魔鬼身材，自己却怎么也瘦不下来，到底怎么回事？

其实小翠也真心要减肥，她早在过完年就开始节食，每天几乎不吃任何东西，结果一个多礼拜下来，好像没瘦多少，倒是精神欠佳，还患上轻度的厌食症，而且变得非常憔悴，好像老了好几岁。

小翠很埋怨妈妈，因为她妈妈也是很胖的，而且从小就把她养得太好，使她营养过剩，所以，小翠也比较胖。

偏偏小翠不喜欢这样：减肥广告里的人可以，我为什么不行？小翠饿得头昏眼花时，也忘不了那个广告，于是暗暗发誓：我一定要瘦下来！

其实，减肥也是一个项目，要有计划和相应的步骤：有目标，有方法，有每日进度，有优先级，有检讨。

减肥之前先定下自己的目标，确定打算减几公斤。

（身高－体重）×0?75=女生的标准体重根据减肥目标再确定需要用多长时间。

以小翠为例，如果她超重5公斤，那她至少要花3个月来执行减肥计划。

目标确定之后，下一步就是选择用何种方法了。最好的方法当然是少吃多运动。少吃，就是少吃高脂肪的食品；多运动，就是每周至少运动两次，每次至少持续25分钟。

少吃，就要坚持计算每餐所摄入的热量有没有超标，对那些脂肪高的、油炸的、辛辣的食品要坚决舍弃。

至于运动嘛？最好是选不限时间和空间的，成功率就大些，例如跑步、跳绳、呼啦圈都是很好的选择。

最后，我们要检讨，也就是每隔一阵子给自己打分数，例如每周量一次体重，如果一个月以后没有瘦下来，就适当推迟目标完成的时间。

只要你有计划、有步骤，并且有毅力，能够坚持下来，就可以和电视上那些宣传媲美了。也许有一天你成功了，人家也会找你去拍电视广告也说不定。