版权信息

书名：知识管理：为业务绩效赋能

作者：【英】尼克·米尔顿【英】帕特里克·拉姆

出版社：人民邮电出版社

出版时间：2018.5

ISBN：978-7-115-48129-0

本书由人民邮电出版社授权得到APP电子版制作与发行

版权所有·侵权必究

图书在版编目（CIP）数据

知识管理：为业务绩效赋能/（英）尼克·米尔顿（Nick Milton），（英）帕特里克·拉姆（Patrick Lambe）著；吴庆海，张丽娜译.--北京：人民邮电出版社，2018.5

ISBN　978-7-115-48129-0

Ⅰ.①知…　Ⅱ.①尼…②帕…③吴…④张…　Ⅲ.①企业经营管理—知识管理　Ⅳ.①F272.4

中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第053852号

◆著　[英]尼克·米尔顿（Nick Milton）　[英]帕特里克·拉姆（Patrick Lambe）

译　吴庆海　张丽娜

责任编辑　朱玉芬

责任印制　周昇亮

◆人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164　　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

◆开本：720×960　1/16

印张：24　　2018年5月第1版

字数：241千字　　2018年5月北京第1次印刷

著作权合同登记号　图字：01-2017-7889号

定价：88.00元

读者服务热线：(010)81055522　印装质量热线：(010)81055316

反盗版热线：(010)81055315

广告经营许可证：京东工商广登字20170147号

内容提要

对于很多知识密集型企业而言，做好知识管理是发展壮大的基础。中国企业虽然越来越清晰地认识到知识管理的战略地位，但对于如何将其与业务结合起来，在竞争愈加激烈的时代建立起自己独特的优势，仍缺少有效的操作指导。本书作者尼克·米尔顿曾在两年时间内，带领英国石油公司成为知识管理界的标杆企业，他和另一位知识管理专家帕特里克·拉姆一道，手把手教你顺利完成知识管理框架的建立及实施，帮助你通过组织知识来为业务绩效赋能。本书适合有志把握未来的知识工作者、企业人力资源负责人、企业管理者阅读。

献词

谨以本书献给世界各地的知识管理者，我们从他们那里学到了很多东西；其次要献给与我们共同学习、成长的同事；还有我们的家人，他们的耐心和理解就是莫大的支持，他们使我作为专业知识管理者能够面对日常的挑战。

我们还要感谢琳达·戴维斯、杰西卡·马格努森、丹·兰塔、多琳·谭和谭新德，第27～31章中的知识管理实践案例就是他们提供的。他们愿意分享自己亲历的经验教训，为全世界的知识管理者指明前进的方向。

赞誉

一本优秀的知识管理著作，无论对知识管理的教学与研究，还是对实施知识管理的实践，都具有很高的学习与参考价值。

——陈劲 教育部长江学者、清华大学经济管理学院教授

传播借鉴大师经验，提升我国知识管理水平。

——咸奎桐 全国知识管理标准化技术委员会秘书长

很高兴见到吴博成功翻译及出版《知识管理》一书，作为企业借鉴和实施知识管理实用的参考指南，期望更多企业能将知识管理作为创新的必备工具！

——李荣彬 香港理工大学教授

本书为组织推进知识管理进程提供了很好的指南与框架，对实践者有很好的参考价值。

——董小英 北京大学光华管理学院副教授

我从事知识管理的教学和科研近20年，看到的知识管理著作颇多。在诸多著作里，能够直接指导知识管理实施的却很少。这是一本值得学习和参考的好书！

——张斌 中国人民大学信息资源管理学院院长、教授

播智慧之种，培智力之花，收知识之果，成就知识管理者之典册。

——葛新权 北京信息科技大学教授、知识管理研究基地主任兼首席专家

本书带你洞悉知识管理世界的奥秘，让您的管理插上腾飞的翅膀。

——初景利 中国科学院大学教授、《知识管理论坛》主编

人人都说知识管理好，人人又说知识管理难。这本书能够帮助你有效解决知识管理难的问题。

—顾新建 浙江大学创新管理与持续竞争力研究中心副主任、教授

未来真正可以长久生存的企业一定是善于学习和管理知识的企业。希望更多的企业家及高管意识到知识的重要性，拥有这一本将知识管理的知识和实践管理得很好的手册。

——赵越 香港科技大学商学院教授、东慧商研院创始人

任何企业都是在不断积累、总结、演变升华经验以及Know-how基础上完成成长与突破的，本书是让各种规模的企业开启知识管理的随身宝典，堪称知识管理领域的“知识管理指南”。

——李志宏 道可智库创始人、总教练，中国人民大学EMBA客座教授

未经省察的人生不值得过，不能运用的知识也只是传说。本书教你如何从经验中萃取有用的知识并在实践中灵活运用。

——田俊国 易明咨询创始人、原用友大学校长

无论在知识管理规划、实施、推广还是运营等方面，此书都是兼具实战性、实用性和前瞻性的最佳实践指南。

——徐霞 蓝凌软件总裁

结合生动的案例和小贴士，本书能够很好地指导企业进行知识管理，是开展工作必备的手册。

——周永 同方知网行业总经理

让企业成为一个有记忆力的组织，对提高绩效至关重要。这本书可以作为企业开展知识管理工作很有价值的参考。

——孔祥云 AMT集团创始人、总裁

这本科学、实用的知识管理手册能引入国内出版，无疑是中国企业KMer（知识经理）们的幸事。此书是一本可以摆在案头随时拿来阅读、使用的好书！

——夏敬华 蓝凌软件研究院院长、副总裁

本书将理论化为操作指引，是一本难得的企业知识管理体系化指导用书。

——李丰 顺丰速运知识管理总监

本书把知识管理的几大要素融入战略方向、业务行为、落实方法和利益相关者诸方面，并把收益成本线串接，作者的“编曲”功夫独树一帜！

——季征宇 悉地国际副总裁、首席知识官

一本关于知识管理的很全面与实用的书，读后很有收获。

——张巍 中国运载火箭技术研究院技术发展部副部长

强烈推荐所有KMer好好读读这本书，并且作为工作手册经常查阅。尤其在遇到困难的时候，翻翻本书，肯定能够找到不少解决问题的思路和方法。

——谭新德 原华为首席知识官

我从事知识管理工作20年了，但这本书还是给了我一些新的启发，它们使我的工作更轻松。知识管理者们将发现自己会反复读这本书。

——南希·狄克逊 共享知识顾问公司资深顾问

一本很好的书，有接地气的实用方法、令人信服的案例分析和恰到好处的小贴士，读完这本书后，我都想重新审视自己的整个知识管理计划了！

—莫尼·谢里夫 马来西亚国家石油公司知识管理和制度能力高级经理

一本期待已久的关于知识管理的书，讲述如何基于简单、全面、实用的路径图，在机构中成功地实施知识管理，贯穿全书的小贴士和案例分析清晰地阐述了提出的概念，你的知识管理类藏书中必须有这本书。

——文森特·里比埃教授 东南亚知识与创新研究所（IKI-SEA)总经理兼创始人

如果你是知识管理的新手，这本书将帮助你快速、稳妥地入门。如果你已经是经验丰富的知识管理人员，你会惊喜地发现这本书能帮你查找自己的盲点，并给你指明前进的方向。

——马维斯·李 新加坡军队、训练和纪律指挥部知识管理负责人

这是我读过的关于知识管理实施的最全面的书，无论你是新手，还是经验丰富的专家，都能在这里找到需要的东西。这本书绝对是一流的参考书。

——罗伯特·H.巴克曼 Bulab控股有限公司前主席兼CEO

利用知识管理获得业务收益或竞争优势是一件错综复杂的事情，引发了很多问题。本书不仅发现了这些问题，而且给出了合理的答案。

——科林·卡达斯 劳斯莱斯公司知识管理副研究员

这是一本最贴近知识管理从业者的相关图书。米尔顿和拉姆讨论了一系列的主题和挑战，包括知识管理的概念和实施，同时也给出了如何进行变革管理和保持可持续性，这是任何知识管理进程中最难的两个问题。深入的案例分析进一步提高了这本“从业者圣经”的价值。

——徐汝康 香港理工大学教授，知识管理及创新研究中心副总监

推荐序一
知识管理助推中国企业进入高质量发展新时代

人类进入创新变革时代后，企业取胜的法宝是拥有动态能力，这极大改变了迈克尔·波特的环境适应论的战略思维。而企业构筑动态能力的关键是加强与完善企业的知识管理，因为知识是能力的基础。同样，在技术变革日新月异的过程中，企业也必须拥有杰出的创新能力，而知识是创新的基础。在企业的资产管理中，无形资产管理一直是艰难的领域，而知识管理是试图管理企业无形资产的重要手段。中国企业在未来的竞争过程中，必须基于中国传统文化，充分运用古代智慧构建发展愿景，提高战略洞察、实现整合式创新，这也需要企业逐步超越传统西方企业倡导的数据管理和信息管理的理性模式，而把知识乃至智慧的发展作为企业的新竞争优势。以上观点足以说明，知识管理是企业管理的重要内容，必须给予高度重视。

由国际知名知识管理专家尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆编著的《知识管理：为业务绩效赋能》一书系统地介绍了知识管理的背景、知识管理的评估与规划、知识管理的实施等核心模块，并以五家绩优企业实施知识管理的案例加以佐证，充分体现了知识管理知识体系的本质要点和实践指南，是一本优秀的知识管理著作，无论对知识管理的教学与研究，还是实施知识管理的实践，都有很高的学习与参考价值。

吴庆海博士长期从事知识管理的实践和研究，对知识管理在中国企业的落实充满激情，由他主持翻译的本书，准确地反映了原作者的知识管理思想与方法，对进一步推动中国企业知识管理的发展具有重要的价值。在表示感谢和祝贺的同时，特向广大读者推荐本书。让我们更多地参与知识管理的研究与实践，共同推进中国企业动态能力的发展和产业价值的提升，及早进入高质量发展的新时代。

陈劲 教育部长江学者、清华大学经济管理学院教授

2018年3月 于清华园

推荐序二
知识管理的“秘密武器”

七年前，我们选择了尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆作为华为实施知识管理的咨询顾问。两位顾问有着几十年的知识管理落地经验，他们在英国石油公司（BP）通过知识管理成功地大幅降低了油井挖掘的成本，提高了油井维护的效率，成功地实现了当时CEO（首席执行官）的要求，直接给公司带来了实际的经济效益，知识管理在BP获得了巨大的成功。

在华为的知识管理落地项目中，两位顾问帮助华为建立了知识管理的框架，在项目中提供实际操作指导，还亲自引导了很多知识收割项目，帮助华为快速高效地建立了知识管理组织，并且培训出一批有能力有想法的KMer。两位顾问尤其是尼克·米尔顿顾问丰富的知识管理理论、专业的教练式引导，一直是我们在业务部门高质量落地知识管理的秘密武器。业务领导和专家都非常认同并配合顾问完成知识管理要求的输出，最终取得了非常令人满意的结果。知识管理能够迅速在华为取得成功，帮助改善产品质量、提高交付效率、降低交付成本，两位顾问功不可没。

本书一方面把一个企业如何从头至尾部署知识管理的过程讲得非常清楚，另一方面还提供了很多来自不同行业公司的知识管理解决方案，实操指导性非常强，对于所有想通过知识管理解决企业遇到问题的人来说，犹如福音一样。虽然我在顾问指导下经历过书中讲到的大部分内容，但这次阅读还是吸取了不少新的知识，以前有些没有想明白的东西也豁然开朗了。

强烈推荐所有KMer好好读读这本书，并且作为工作手册经常查阅，尤其是在遇到困难的时候，翻翻本书，肯定能够找到不少解决问题的思路和方法。

再次感谢尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆两位顾问写的这本书。

谭新德 原华为首席知识官（CKO）

2018年3月 于深圳

译者序
千呼万唤始出来，知识管理方法新

中国知识管理探索及实践已经近20年了。相比全球知识管理的发展，我们的起步的确晚了几年，但目前中国企业界知识管理实践却呈现出百花齐放、百家争鸣的局面。国内的3家企业——招商证券、中粮营养健康研究院、顺丰速运分别于2013年、2015年、2017年戴上了全球IOU MAKE[1]的桂冠。虽然距离全球MAKE终极大奖还有一步之遥，却反映出中国本土的一些组织已经通过自己不懈的努力，逐步走到国际知识管理大舞台的聚光灯下。

与此同时，中国互联网知识共享经济模式更是异军突起，势不可挡。随着喜马拉雅FM、得到APP、在行&分答、知乎Live、千聊、孙行者等一大批知识服务应用的推出，知识技能共享服务在中国呈现出高速发展的态势。知识技能与交通出行、房屋住宿、生活服务等共享模式一起形成了共享经济的时代洪流，引发全球的关注。国家信息中心等机构发布的报告[2]中宣告2016年为知识付费元年， 2017年知识技能共享服务市场交易额达1 382亿元，比上年增长127%，服务提供者人数约3 550万，参与用户数约7亿。

但反过头来看，中国知识管理从业者对于自身经验总结、方法提炼、理论创新等却做得远远不够。我们总是在期待别人做知识管理，但知识管理从业者自身也需要知识管理。建立有影响力的知识管理实践社群，整合知识管理圈子内外的优质资源，挖掘知识管理优秀实践及方法，设计提供知识管理专业产品及服务，提升知识管理从业者能力，全面提升中国知识管理的水平，并能够促进知识变现直接创造价值，一直是我最大的梦想。

遥想2014年，我和众多知识管理领域一线的实践者，共同策划了“智汇中国”知识管理系列丛书（以下简称“KM丛书”）。我们先以知识管理实践案例为突破口，于2015年正式出版《知识+实践的秘密》第一辑，包括中国航天、中粮营养健康研究院、华为公司、新东方、招商证券、阿里巴巴、和氏璧化工、越秀、东软共9家优秀组织的知识管理实践案例。2017年《知识+实践的秘密》第二辑再接再厉，收录了奥雅那、百度、宝钢、悉地国际、中粮集团、远东大学、西门子、用友大学、中兴通讯共9家优秀组织的知识管理实践案例。

当中国知识管理的优秀实践，通过案例集的形式得以持续积累和沉淀，另外一个问题又提上日程。我们能否在案例经验的基础上再继续提升，形成指导性更强的知识管理相关方法及手册呢？从经验中进行归纳并提炼规律，形成方法和套路，用于指导未来的实践，这既是人类最智慧之处，也是学习最精要之处。

于是乎，我们非常希望能够推出更多知识管理工具及方法层面的优质内容，为广大知识管理从业者提供更具普适性的实用指导。除了关注中国本土的优质内容，我们还需要打开视野，引入全球最佳的知识管理研究及实践内容。非常幸运的是，在这个时候，国际知名知识管理专家尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆合著的《知识管理》一书进入我的视野。

我和尼克·米尔顿之前曾有机缘见面并共进过午餐，当时尼克正在为华为提供知识管理辅导。当我们一起聊起知识管理从业的风风雨雨，颇多感慨。我们发现彼此有许多相似之处，例如都是各自国家最早投身于知识管理领域的先锋，都最早出身于甲方并带领团队在内部推行知识管理，都在实施过程碰到相似的难题和困惑，都最终实现跨越、走到为更多人提供知识管理专业服务的道路之上。

再次翻看这本书，和我自身多年积累的经验与方法比照，令人不忍释手。掩卷长思，这是一本难得的企业知识管理从业者的指导手册，能够帮助从业者形成系统的思维框架，并一步步教会他们如何把知识管理高效地融入业务，并为业务赋能。书中对于知识管理实施阶段的划分、知识管理关键点及要素的把握、知识管理框架模板的总结、知识管理障碍和陷阱的提示等，都可圈可点。这些基于实践提炼出来的干货，能够为企业的知识管理落地提供强有力的指导。

综观全书，我们可以看到执行摘要、小贴士、案例分析等形式贯穿全书，让阅读体验丰富而有趣，同时不经意间体现出作者无处不在的经验提炼和知识萃取素养。此外，书中还附有国际上5个不同行业、不同性质、不同规模的组织级知识管理案例，包括玛氏公司、Oilco全球油气公司、华为公司、新加坡青年奥运会以及克拉克律师事务所，让人通过一线故事感受到推行知识管理的真实味道，可谓物超所值。

当然，本书对于知识管理运营及优化阶段的具体内容、做法及方法谈得还不多，对于知识萃取、知识交易、内容变现、知识IP等热点内容鲜有涉及，对知识管理更高层面（例如哲学“道”的层面）的使命思考也较少。这可能不是作者想在这本书里表达的重点，也可能从另一个侧面反映出东西方对于知识管理认知和实践的差异。未来如果有机会，我们可以邀请作者到中国进行对话，好进行深度剖析。

千呼万唤始出来，知识管理方法新。

等闲识得东风面，万紫千红总是春！

立风雪几度，期春风十里！渡过漫长的冬天，在万物生长、春光灿烂的北京，本书得以面世，非常感谢大家的帮助和支持！感谢国内资深知识管理实践者张丽娜，和我一起完成了本书的合译和校核。感谢智元微库的缪永合、张渝涓慧眼识珠，顺利拿到本书的版权许可，并最终促成出版。感谢编辑许文瑛、朱玉芬、王振杰悉心负责地做校对及设计。最后要感谢妻子阿丹、长子羲、次子烨，我们在一起读书、打坐、交流、吃饭、看电视，那就是我最幸福的时光。

如果您对本书有任何疑问，请与吴庆海（wqh@sunxz.cc）联系。更多知识管理资讯，请关注孙行者微信服务号（可扫描下面的二维码关注）进行了解。

吴庆海

2018年春季 于北京

[1].MAKE全称是“Most Admired Knowledge Enterprise”，即“最受尊敬的知识型组织”。MAKE是目前国际范围内最权威的知识管理奖项，被称为知识型组织的“奥斯卡”。MAKE奖已进行了20年，设有国家/地区级奖项（例如中国MAKE、印度MAKE、伊朗MAKE等）、洲际区域级奖项（例如亚洲MAKE、欧洲MAKE、北美MAKE）以及全球级奖项MAKE。全球级MAKE奖分为Global MAKE（即全球MAKE奖）、Global Independent Operating Unit（IOU）MAKE（即全球独立运营机构MAKE奖）两类。——译者注

[2].国家信息中心分享经济研究中心，中国互联网协会分享经济工作委员会：中国分享经济发展报告2018,2018年2月。

序言

自从有了书面语言（并且很可能在此之前），天性好奇的人类就一直在对知识进行思考，但是直到最近，才有人开始试着思考如何在各种组织和政府内部，以有效的方式“管理”知识。

造成这种情况的原因各种各样，我斗胆在这里试着列出它们。在大家都认识到知识有重要的经济潜力（也许甚至超过传统的财富来源：土地、劳动力和资本）前，可以说完全没有太大必要和动机这样做。

几股经济力量的汇合刺激了这个新发现，促使彼得·德鲁克、野中郁次郎和其他思想家在20世纪80年代末开始创作与知识及知识工作相关的著作，最重要的是，创作与如何利用现有的工具和模型来实际管理知识的著作。

这导致许多行业中勇于开拓的组织尝试只做这件事——以某种方法了解组织内部有什么知识，或者有什么潜力可挖，并试着高效地管理它，建立标准来判断自己做得好还是坏。

早期的许多尝试都失败了。这主要是因为甚至在组织内部，都没有针对知识到底是什么，知识与数据、信息、判断有什么不同达成一致。而强大的“技术乌托邦幻想”使这个问题雪上加霜（尤其是以英语为母语的国家），人们认为组织的知识通过某种方式数字化，就可以简单地任需要它的人去使用。

然而，知识管理从种种困境中生存下来，因为很明显任何组织都需要了解自己现有的知识，利用它，并了解新知识。在21世纪，无论是谁，只要稍有一点理智，都不能否认这是值得做的。

这里有两位非常有经验的知识从业者和思想家来帮我们所有人渡过难关，他们以思路清晰、深入浅出的方式，提出我们急需的新做法（商学院里还没有怎么教，或者没有得到经济学家的认可），还给出了许多实用范例。为他们点赞！

劳伦斯·普鲁萨克[1]

[1].劳伦斯·普鲁萨克（Laurence Prusak），曾任IBM公司知识管理专家，与人合著了《社会资本：造就优秀公司的重要元素》《营运知识：工商企业的知识管理》等著作，在业界颇负盛名。——编者注

引言

再没有什么比带头采取新制度更困难的了，再没有什么事情比这件事的成败更不确定、更没有把握了，再没有什么比这事实行起来更加危险的了。因为新制度的倡导使所有那些旧制度的既得利益者都变成了创新者的敌人，而所有那些可以从新制度得到好处的人们则只是他的三心二意的支持者。

——尼可罗·马基雅维利[1],1513年

马基雅维利的这段话是关于政治变革的，但同样适用于知识管理（Knowledge Management,KM）。

对于许多组织而言，KM是新事务，实施KM可能非常困难，在文化方面也有挑战性。在最近的历史中，很多组织引入变革计划的努力以失败告终，KM也不例外。然而，尽管存在挑战，有些公司已经成功地引入了KM，将它融入自己的工作方式中，并最终产生了相当大的价值。这说明实施KM可行，并且有人已经做了。

本书作为实用指南，受众包括从事知识管理的专业人士，还有希望全面了解以可持续、增值的方式将知识管理引入组织的任何其他人。本书不是关于KM的学术论文（市场上已经有许多这类书籍），而是一张路径图，内容基于作者的经验，有许多成功和一些不太成功的KM实施案例。

本书包含五个部分（如图0-1所示），你可以从头开始阅读，也可以直接跳到和你最相关的实施步骤。

本书的第一部分（第1～3章）涉及概括性的内容介绍，包括KM的讨论和它涵盖的内容，以及实施步骤的概述。该部分将提出我们推荐的方法，还有你将面临的12个障碍和陷阱。

此后是第二部分，内容是准备工作（第4～10章），包括开始前需要到位的资源：战略、人员、预算、目标、合作伙伴。

本书最长的部分，即第三部分（第11~20章），涵盖了评估与规划，因为这是做出大多数关键决策的阶段。我们介绍了审计过程、KM框架的概念和组成部分，然后解决利益相关者管理、沟通、文化和详细规划的问题。

第四部分（第21～26章）包含KM实施的过程、KM拥护者网络的建立、试验和试点阶段、铺开计划、指标和汇报关系、可能遇到的“拦路虎”和最终移交给KM运营支持机构。

第五部分（第27～31章），最后这个部分，我们为本书精选了一系列的案例分析，描述了跨国知名食品公司（玛氏，Mars）、大型石油公司（Oilco）、通信企业（华为公司）、公共部门体育组织（新加坡青年奥运会）和一家英国律师事务所如何实施KM。

我们希望本书成为你实施KM过程中的可靠和有价值的指南。从许多方面看，这本书都是我们20多年前开始自己的KM历程时就期盼已久的书。如果当时就有它，我们可能会少走一些弯路！

希望它对你同样有用。

图0-1 路径图（本书的结构）

[1].尼可罗·马基雅维利（Niccolò Machiavelli,1469—1527年），意大利政治思想家、史学家和剧作家，其思想常被概括为马基雅维利主义。他摆脱神学和伦理学的束缚，促进政治学和法学转变成为独立学科。他的代表作是《君主论》。——编者注

PART 01
第一部分 知识管理实施启航

＜执行摘要＞

第1章将使你快速、全面地了解如何在组织实践中定义KM，强调了对KM采取整体、平衡的方法的重要性，并将帮助你判断KM何时失去平衡。第2章简要描述不同KM方法的利弊，并确定KM实施的主要阶段。本章为本书的其余部分提供了路经图。第3章指出要避免的、最常见的实施陷阱。

CHAPTER 1
第1章 什么是知识管理

引言

本章尽可能地阐述清楚“KM到底是什么”，具体包含以下内容：

·定义；

·KM的6个主要要素；

·将KM 转化为业务语言；

·供应链的比喻；

·KM的基本要素；

·KM就像编曲。

定义

有一种说法：如果你把5位知识经理聚在一起，他们会就“KM是什么”给出7种定义。虽然略有夸张，但它反映了现实。关于KM的本质存在许多争论和混乱。当你尝试在组织内部实施KM时，没有一种观点对你有所帮助。因此，你（还有你的一线经理和KM实施计划的指导团队）的第一步应该是对KM的定义及其在你的组织环境的意义，达成共识。

我们认为，KM在一系列管理领域中是最新也是以知识为重点的领域。KM代表着管理工作的一种方式，它对无形资产的价值和影响给予了应有的关注。

知识是众多组织资产中的一种。数百年来，组织管理的都是它们的有形资产，例如人、财、物和设备。最近，组织一直在忙于它们的无形资产，例如它们的声誉、知识产权（IP）、客户群、员工的多元化和才能、如何安全持续地工作及如何管理知识。

因此，KM是涉及无形资产的最新管理领域。风险管理、质量管理、客户关系管理、品牌管理、人才管理和安全管理也都涉及无形资产，这些类似领域的实施计划都能为实施KM提供参考模型。检视你组织中与知识管理最接近的事务，并自问：“我们如何实现了这些事务并如何维持？这些能给KM实施计划提供什么经验教训？”

在工业部门，也许与KM最接近的领域就是安全管理和风险管理。这两个领域都不属于有形资产管理—安全和风险都不是你可以拿起、掂量，然后放在口袋里的东西。它们是关于如何管理组织，使安全和风险得到更多重视，改善安全行为和风险行为的领域。这正是我们从KM中要寻找的路径。所以，如果你的组织在过去成功地引入了风险管理或安全管理，那么你应该受到很大的鼓舞，因为KM可以遵循一条已验证的实施路径。

KM也可以采用与其他事务相同的治理框架。你可以将KM分成相同的结构，提出相同的期望目标，用相同的审查过程审查它，例如，可采用项目管理框架的阶段审查方式。换句话说，你需要将KM嵌入“业务工作”。其他事务是如何融入业务工作并维持的？它们有公司政策作支撑吗？有支持人员吗？角色如何嵌入业务？KM也需要类似的东西。这并不意味着你直接复制其他事务的框架，而是意味着你可以向其学习。对KM实施来说，任何已经成功引入组织的事务都是一个学习的机会。

小贴士

在你的组织中找到负责实施最新管理框架的人（例如风险管理部、质量管理部、多元化管理部或安全管理部的人），并向他们学习。探讨他们的成功经验，并询问他们的建议。找出他们尝试了但行不通的东西，以及不可行的原因，讨论自己如何避免这些陷阱。把重点放在将KM完全嵌入框架所需的东西上。

KM的6个主要要素

将KM视为“以知识为重点的无形资产管理”有助于我们将之与其他管理领域结合起来，但对于我们理解KM的必要性帮助不大，也对我们推测它在你的组织内可能的形态没什么用处。

2014年，有一项面向全世界的知识经理的调查，探讨了这个问题，调查对象按要求对列出的11种潜在的KM要素排序，这些要素是糯稞咨询公司（Knoco）于2014年在实施KM时所关注的部分。表1-1显示了在调查结果中优先级最高的要素。

表1-1 调查结果显示KM不同要素的优先级

（续表）

资料来源：糯稞咨询

第6项和第7项之间的百分数跳跃比较大，这暗示着前6项或许就是KM的核心要素。这6项要素包括：

·通过社区和网络把人们连起来；

·吸取经验教训；

·改进对文档的访问（包括搜索引擎和门户）；

·知识的保留；

·形成和提供最佳实践；

·创新。

不同的行业和市场可能会倾向不同的要素，优先级也会根据环境和需要而改变，但综合来看，以上6个要素似乎可以最大程度地体现出人们对KM当前的认识。

小贴士

将表1-1作为和你的经理讨论的重点，决定在你的组织中如何给KM的6个核心要素排序。切记不能完全忽视其中某一项，但可以给它们赋予不同的优先级。排序的过程，其实就是讨论业务重要特点的过程。

将KM转化为业务语言

以上6个KM要素都是以KM术语表达的。当我们向企业传达KM时，必须避免使用KM术语，而要谈论业务问题。我们需要确定KM解决方案将解决的业务难题或问题，并用业务语言谈论KM。

我们可以把一个组织想象成一个大规模的实体，为了有效地运转，需要解决三大类业务问题（协调、记忆、学习）。对于这三大类问题产生的业务问题， KM方案都可以解决。

协调

组织的不同部分需要能够协调行动，保持共同的目标，避免交接工作时出错，并明确如何在共同的任务上取得进步。这里的业务问题有以下几种。

协作——把来自企业不同部分的知识集合起来，利用你已有但分散和孤立的知识制定更好的工作方式。在这里，你采用了来自“把人们连起来”要素的KM方法，例如实践社区。

移交和情景意识——确保团队和工作组之间有效地沟通知识。你可以利用任务流、共享日历、共享知识库和标准模板，以及指导它们用法的流程和政策。

文档和信息管理——无论组织的哪个部门产生了重要的共享文档和信息，确保需要它们的人可轻松访问。你可以使用知识资产审计来确保分享高优先级信息，还可以采用分类和信息架构来确保它们很容易被找到。你可能还需要调整知识分享和信息安全政策，以确保这些信息实际上可供需要它们的人使用。

记忆

组织需要能够保持关键能力，例如随着人员流动的技能、利益相关者/合作伙伴关系、经验教训和专业知识，并了解其计划、决定、活动和承诺。这里的业务问题有以下两种。

记录保管——确保关键的决策、计划和活动记录在案，任何需要的人都能轻松访问，以便参考它们。你可以采用记录管理的方法，同时利用标准模板，以可预知和易用的方式获取关键信息。

随着时间的推移保持能力——解决随着人员退休而失去关键知识和能力的风险，确保这些知识得以保留，并提供给其余人员和新进人员所用。在这里可采用知识保留的方法。

学习

组织机构需要能够内化从外部环境的变化中学到的东西，并相应地适应外部环境。关于学习的业务问题有以下几种。

加快学习曲线——确保你的员工在新的工作中或处理新的工作领域时（新项目、新市场、新产品或新地区）快速进入状态。对于寻求成长、多元化或探索新领域的组织，或者员工流动快的组织，这点特别重要。这里可以采用上述许多KM方法的组合。

持续改进——确保你的项目和业务活动不重犯过去的错误。学习被植入到组织的记忆中，这样它就能建立在现有的解决方案和成功的基础上。这是基于项目学习的整个领域，KM将通过学习经验教训的流程解决这个问题。

标准化——比较和学习整个组织中不同的做法，找到在既定情况下效果最好的做法。最佳实践可能还包括用所需知识武装面对客户的员工，从而达成交易，或取悦客户，或为用户和客户提供自助材料。

商业智能与决策支持——系统地收集、分析和传播关于组织内外部环境的信息，为决策、战略和计划提供支持。在这部分，仪表板、数据可视化和分析工具可能会有帮助。

突破性产品和服务的开发——这是个业务问题，需要把所有相关人员的知识以及外部知识集合在一起，形成新的做事方式、新产品和新业务线。在这里，可采用创新部分的KM流程。

小贴士

拿出在上一个练习中你排出的KM行动优先列表。看看你能不能把它们翻译成业务语言，解释它们如何支持你的基本业务需求。

供应链的比喻

对于KM，一个特别有用的类比就是把它比作供应链。我们一般认为供应链是给工人提供完成工作所需物资的网链结构。例如，当他们造飞机或在超市销售大豆罐头时，供应链通过一系列的采购、组装和物流措施，给他们提供所需的材料。而对于知识工作者，他们工作的原材料就是知识，知识管理可以提供供应链，并通过它来采购、组装和供应原材料。

用供应链类比的好处是从知识用户的角度考虑知识管理。在你的组织中，知识工作者需要哪些知识才能做出正确的决策和采取正确的行动？怎样才能有效、高效地把这些知识提供给他们？怎样才能获得它（来源通常是他人的经验）？怎样才能将它打包，以支持他们的工作？怎样才能把它移交给用户？

1997年，普罗克施（Prokesch）曾经引用BP的CEO约翰·布朗（John Browne）的话说：“企业中不直接负责创造利润的任何人都应该参与知识的创造和传播，企业可以用这些知识来创造利润。”这种观点把组织机构视为知识供应链，把利润创造者看作用户。

小贴士

此时提出知识供应链可能太早了，因为我们还没有讲知识资产审计，但请先尝试完成这个简单的练习。在你熟悉的活动中，选择关键岗位的关键知识用户，列出他们完成工作所需的知识、知识来源和他们产生的知识资产，确定这些资产的关键知识用户将是谁。注意有时供应链是一个环—同一群人可能会创造知识，并使用它。

KM的基本要素

我们将在第12章更详细地讨论KM框架的要素，但是支撑任何KM框架的都是以下三个核心原则。

原则1 KM必须处理角色、流程、技术和治理

有四个动因支撑着KM，就像四条腿支撑着一张桌子。这些是使知识能够流动和保存的因素：

角色和责任的要素，例如实践社区社长、知识管理者、知识所有者；

流程要素，例如事后回顾、经验教训吸取、知识资产创造等；

技术要素，例如门户网站、协作工具、搜索引擎、经验教训管理系统等；

治理要素，例如KM期望和政策、测量指标和激励措施、格式和协议、分类和支持。

这些要素应该是相互支持和密切相关的，就像桌子的四条腿，KM的四个要素同样重要，没有哪个要素占主导地位——它们相互支持，都支持KM以及通过支持KM来支持业务。例如，技术需要与其他技术，以及流程、角色和治理结合。通过要素的结合，KM的内容和对话开始建立和流动，“供应链”开始提供知识。

原则2 KM必须同时包含两个要素——通过对话把人连起来，收集和组织内容供访问

这是KM历史上最早的模型之一，但有时似乎会被遗忘。它确定了在知识供应者和知识用户之间传递知识的两条途径。

连接途径（the connect rout）通过把人连起来进行知识传递，对于隐性知识分享有突出的优势。在连接的过程中，我们通过对话促进知识的传递，无论是采用电话、邮件等还是面对面等方式。

收集途径（the collect rout）通过把知识收集到内容中进行知识传递，并把重点放在编码知识上。在收集的过程中，我们通过文档、文件、文本、图片和视频的形式记录和编码内容，促进知识的传递。

连接和收集不是二选一的策略，它们是一个框架和一个策略的互补成分，两者并行工作。任何完整的KM框架都需要实现、提倡、促进和支持对话与内容。你的组织将包含很多种类的关键知识，有些需要作为内容来管理，有些需要作为对话来管理。对话是比内容丰富得多的媒体，并且内容的扩展性更强，可以扩展到更多的人，使用寿命也更长。通过对话和内容可以分别进行有效和高效的知识传递。

管理对话，而没有内容，则难以留痕，但相关人员的想法除外。如果新知识没有嵌入和记入流程，或纳入指导，或成为建议和新的工作方式，就绝对称不上“学到了”。缺乏上述的嵌入和记入等操作，我们会发现必须多次重学知识、重犯错误、重新发明，等等。

管理内容，而没有对话，则会使KM走向已经确定的内容管理和信息管理领域。关注没有对话的内容会导致为了传递知识而创建知识库、博客和维基网，除非人们为了内化知识而质询，否则学习的效率就会非常低。无论你的系统有多智能，内容都不知道你是谁，或像同事那样了解你的环境需求，它也不知道如何像好的导师那样调整自己，以适应你的需求和当前的知识水平。

当把连接策略和收集策略组合在一起时，你将支持4个知识模式—讨论、记录、整合、寻找/审核——如图1-1所示。这反映了野中郁次郎和竹内弘高（1995年）描述的知识转化的四种模式——社会化、外化、合并和内化。

图1-1 四种知识模式

如表1-2所示，这四种模式发生在隐性知识（“头脑中的知识”）和编码知识（以数字或书面形式记录的知识）之间或内部传递知识的过程中。

表1-2 四种知识交易作为隐性知识和编码知识间的接口

因此，连接和收集代表以下4个模式：

知识的讨论，通过这种方式在“连接”路径上进行对话；

知识的记录，通过这种方式在“收集”路径上创建内容；

知识的整合，通过这种方式在“收集”路径上将内容整理、合并为新的结构化知识，同时清除旧知识；

知识的寻找/审核，通过这种方式在“收集”路径上访问和内化内容。

原则3 KM必须解决推送和拉取（也叫供求）

回顾图1-1，四种知识模式支持推送和拉取（代表着知识的供求）,“推送”是由供应驱动的知识传递（出版、发布在博客上、发布在推特上或将材料载入数据库或维基），而“拉取”是由需求驱动的知识传递（在论坛上提问，或搜索内网）。理想的KM框架并行推送和拉取，因为供、求都是促成知识流动的有效方式。如前所述，KM供应链将使对知识的需求（拉取）在供应链的一端，供应（推送）在另一端。

和经济学一样，没有拉取的推送（没有需求的供应）会导致知识过度供应和超载，最终导致知识价值的毁灭。没有推送的拉取会产生一个市场，但任何市场都需要有供应。无论你把KM看作内部知识市场，还是知识供应链，它都需要推送和拉取同时起作用。

小贴士

检查组织内部的连接和收集，还有目前推送和拉取之间的平衡情况。哪个占主导地位？一般都是在处理知识的方面有系统性的偏向：例如偏向用内容推送知识，或偏向通过技术拉取知识。在你开发框架时，需要将这些与其他要素保持平衡。如果你发现了偏向，就要考虑怎样才能重新取得平衡。

KM就像编曲

在本章的前面部分，我们谈论了KM的类似领域，在组织机构中实施KM时，你可以学习借鉴这些领域。此外，你需要和以下几个领域的人员合作，包括：

·人力资源——特别是人力资源开发；

·组织发展；

·信息和数据管理；

·信息安全；

·风险管理和治理；

·记录管理；

·IT管理；

·内部沟通团队和企业沟通团队；

·互联网、内网、门户和外网管理。

这几个领域的人员对上述的一些业务问题和相关的KM解决方案负有某种责任。在某些情况下，KM和这些领域之间可能存在灰色地带或模糊界限，最重要的是你能够：

1.搞清楚他们目前在做什么；

2.在他们所做的事情中，识别聚焦知识差距的地方，并就此与他们开展合作；

3.就你和他们工作之间的界限、结合点和协调点进行协商；

4.划定KM项目和计划的范围，要协作不要竞争。

在本书的后面，我们将介绍如何影响利益相关者及与伙伴的合作，他们可能是业务线上的人员，也可能是合作伙伴或竞争对手。当你弄清楚KM对组织的意义后，还需要弄清楚KM如何与其他这些领域的工作相结合。简而言之，你需要成为像作曲家一样的KM活动实施者。

小贴士

列出你的组织中存在的合作领域，拜访相关人员，了解他们对主要责任的看法，了解他们当前优先处理的事务和项目。如果这些优先处理的事务和项目正好符合你确定的KM需求，就记下来。当他们认为KM与他们正在做的事情相关时，或认为你可以提供帮助时，请他们向你反馈。为了避免提出不切实际的期望，向他们解释你不可能每件事都做，必须列出优先级，并允诺在你的实施规划有进展时，你会咨询他们。

总结

虽然KM是一个模糊和定义不清的话题，但有许多类似的领域可以用作KM实施的模型，例如安全管理或风险管理。在选择KM实施应包含哪些部分时，你可以得到其他知识经理的经验指导。KM供应链或KM管弦乐的类比，使你从不同角度看待自己的任务，你必须记住将KM术语翻译成组织容易理解的业务语言。

确保你全面审视KM，包括角色、流程、技术和治理四个要素，讨论、记录、整合和寻找/再利用四个模式，还有推送和拉取两个动因。

无论如何，你最终为自己的组织定义了KM，确保与你的经理和指导委员会分享这个定义，使之在组织内部被广泛接受。然后你就可以继续下一步，即制定实施方法（我们将在下一章介绍）。

CHAPTER 2
第2章 知识管理实施的阶段

本章高屋建瓴地对KM的实施进行了概述，并确定了各个选项和阶段。它包含以下要点：

·6种实施方法及优缺点；

·我们推荐的方法；

·并行机会主导的快赢计划；

·管理决策层层升级。

6种实施方法及优缺点

KM实施有许多不同的方法，但在本书中，我们打算把重点放在我们发现的最成功的实施方法上。下面列出已经应用的主要实施方法，以及我们支持和反对的理由。我们在本书中介绍的是“试点”与“机会牵引”快赢相结合的“敏捷”方法。这并不是说其他方法不能用，如果条件合适，它们有时也有可行性。

我们推荐的方法

我们推荐的方法是把表2-1中的三种方法结合起来。核心策略是用“试点”方法开发长期的KM框架，并结合“机会牵引”方法取得短期胜利，一旦证明了KM框架是健全的，就可以进一步采用“铺开”方法。

表2-1 不同KM实施方法的优缺点

（续表）

小贴士

坚持采用上述实施方法，拒绝替代方案，除非你真的没有选择了。特别要顶住这种压力，“只是推出一项技术，看看会发生什么”。实际情况是，技术会达到10%～20%的渗透率，然后就不会往前发展了。

按推荐的方法，KM实施计划将经过如图2-1所示的几个阶段。

图2-1 本书推荐的KM实施方法的5个阶段

1.战略阶段

在实施前，你首先经历战略阶段，以确认对KM实施的需求，编制商业案例，预算成立实施团队的费用。我们在第4章中高度概述了KM战略的制定。有关KM战略的更多细节，请参考斯蒂芬妮·巴恩斯（Stephanie Barnes）和尼克·米尔顿（Nick Milton）于2015年合著的《设计成功的KM战略：专业知识经理用指南》（Designing a Successful KM Strategy:A guide for the Professional Knowledge Management）。高级管理层决定进入详细的规划阶段后，战略阶段就结束了。

2.规划阶段

详细规划阶段涉及许多调查，例如：

·知识资产审计（第11章）；

·评估KM框架草案的要素（第12～16章）；

·文化评估（第19章）。

在此阶段，你还要进行利益相关者分析（第18章）和沟通计划（第19章）。最后，你要组合成一个详细的实施计划（覆盖测试和试点阶段），还有一个更高层次的计划用于铺开阶段（第20章）。

3.测试和试点阶段

测试和试点阶段（在第22章详细描述）是你开始寻求小规模“概念验证”练习的阶段，这时你可以把单个KM要素应用到单个业务问题，例如在启动项目前，靠同行来协助新项目团队，或者进行经验教训吸取练习，从一段完整的工作事务中汲取知识。你还开始寻找更大规模的试点项目。在概念验证中可以检验你的KM框架草案的要素，在一连串的试点中检验和改进整个框架。这类似于敏捷软件的开发方法，依赖多个开发周期，每个开发周期都能从上一个周期中获取知识。要选择合适的试点，它们有这几个特点：有较高的成功机会，能够表现出明确的商业价值，并能提供经验教训和证据来改进KM框架。

到试点阶段结束的时候，就应该有通过应用KM产生的交付价值的证据，并且你应该能最终敲定KM框架，以使之有效地嵌入组织的工作结构中。

4.铺开阶段

铺开阶段（在第23章中详细描述）是KM框架应用到组织其余部分（没有参加试点的业务部分）的阶段。铺开的决策很关键，需要由更高的管理层做出决策，因为这关系到整个组织机构都使用修订后的KM框架。把你的试点价值的证据呈现给指导委员会，请他们做出实施的决定，或者向高级管理层推荐实施。

铺开阶段将涉及：

·形成框架文档；

·对人员进行新角色培训；

·对人员进行新流程培训；

·对人员进行新技术使用的培训；

·敲定治理体系和KM政策；

·开始收集和报告指标；

·用KM角色和责任教导组织成员，包括KM的拥护者。

铺开阶段持续到整个组织都经过培训并能够达到KM政策的期望为止。在这个阶段结束时，将做出结束KM实施计划的决定，并将KM的职责移交给KM运营支持团队。

5.运行阶段

从运行阶段开始，KM就被视作“我们工作方式的一部分”。应该仍有KM团队，但他们的角色是支持和监督企业的KM活动。运行活动持续到未来决定更新KM的时候，在这种情况下，应成立新的工作组。

例外情况

你可能遇到这样的情况：我们推荐的方法不是立即可行的。下面这个案例分析就是一个例子：为了获得对开始采用推荐的实施方法的足够支持，需要自下而上实施KM。

案例分析

本书的作者之一接触了一家小型国际贸易促进代理商的IT部门，该机构在全球设有一个规模较大的总部和许多小型办事处。他们发现各个机构在信息访问、知识流和不同部门之间的信任方面存在重大问题，并认识到单靠IT解决方案不会有所帮助。他们想进行知识审计，并认定有效的KM干预措施可能会有所帮助。但是，他们从高级管理层那里得到的支持很少，高层认为每个部门都是不同的。所以他们感到共同的KM战略和框架没有获得很高的优先级。因此，IT团队的预算也很少。我们对工作开展效果有顾虑，但IT团队的承诺给我们留下了深刻的印象。我们为他们提供培训并支持他们完成了知识审计。他们确定了三项举措：（1）审计发现整个机构对各自为政的部门的核心信息源有广泛的需求，然后他们就把信息移到共享的内网上；（2）他们在内网的首页放了一个微博，使分散在各国的团队每天都能分享活动和会议信息（这成了分散在各国的团队疯狂点击的热点，他们以前感觉与总部有隔离，微博让他们意识到这是提高他们工作可见度的机会）;（3）他们开始利用各国分部的经理到总部出差的机会，进行知识传递面谈，并把面谈结果以“关于不同国家和市场的日常须知”的形式发布出去。三年后，这些举措已经显著改变了该机构的观念和文化，以致高级管理团队委托我们进行二次审计和制定全机构的KM战略与框架。虽然自下而上的方法是有风险的，但有了核心团队的有力承诺和坚持，加上明智、有充足证据的项目选择，就可以说服高级管理层：KM是有价值的。

并行机会主导的快赢计划

我们上面描述的是变革的战略性长期计划，它基于深入的评估分析，在试用和试点时反复测试和完善框架。这会产生一项强大的解决方案，但是可能有点慢。对于组织的许多部门，可能好像没有发生什么，特别是那些没有参与试点，或者最后才实施KM的部门。“愤青”开始嘀咕：“KM承诺多多，但没有什么效果。”长期的战略发展方法也一样，因此，你需要在短期内取得可见的进展，并拿出立竿见影的成果，这样人们就会看到KM正在行动并去了解它带来的价值。你应该找机会在计划的任何阶段快速取胜（潜在的快赢机会将在第22章讨论）。

小贴士

为了避免人们不关注核心试点方法的风险，可以考虑让一两个团队成员负责快赢计划的概念验证活动，这样就能适当约束工作计划，并且不消耗你所有的资源。确保这两项活动有固定联络人，这样就可以利用交叉联络和经验教训。

管理决策层层升级

在这几个阶段中，你需要同时做好管理决策的层层升级，在每个阶段收集的证据将支持下一阶段活动的决策。

在规划阶段，前几个概念验证活动将用于一个项目或部门内的具体业务，概念验证经常涉及个别KM方法和工具的应用。也许你会尝试知识交换研讨、与离职专家的挽留面谈，或者基于项目的经验教训吸取会。关于概念验证的更多指导见第22章。概念验证需要的时间或金钱投入很少，可以由团队领导或项目经理做出进行KM概念验证的决定。

概念验证有局限性，它们难以扩展，应用单一工具意味着KM框架的其余要素将缺失。但是，你可以经常展示本地当前价值的交付，并从有关人员那里收集反馈意见和用户认可。价值证据可用来影响下一级的管理层，KM试点将需要他们的支持。这是获取共识和支持的低风险方式。

另一方面，试点关系到把完整的KM框架引入某部分业务，从而影响业务成果。例如，它可能涉及以特定主题开发一个实践社区，或是收集知识，并在同样领域工作的众多项目之间分享。这是可以给业务带来真正价值的层次。试点需要企业提供一些全职资源，并且可能持续数月。支持试点的决策将由项目经理、部门经理、业务线或产品线经理承担。因为该承诺更大，概念验证的成功对于试点阶段的决策极其重要。

即使在试点项目中，KM也可能受阻，阻力包括缺少高级管理层的支持、公司政策和结构，例如内部竞争、奖励机制不完善、专业职业发展不足、缺乏知识问责制，等等。要把KM引入整个组织，将需要高层管理人员的全力支持。他们应将KM作为业务活动的必要组成部分予以支持，拥护KM政策，创造条件支持注重知识的文化。这种支持不仅仅体现为在管理层会议上说“好”，或者批准预算申请，还必须超越这些，渗透到高级管理者制定的日常行动、决策和资源分配中（如第7章所述）。KM试点的成功将在争取高层的支持和做出铺开阶段的决策时，发挥重要作用。

总结

实施KM的方法有6种，它们各有优缺点。我们推荐的方法是分段方法（包括试点和铺开）的组合，加上一组机会牵引的“概念验证”来解决或减轻业务问题。这个流程将持续至KM框架强大到足以铺开。这确保了将必要的长期战略变化与定期证明KM的价值相结合，也能保证KM支持稳定升级。

在后面的章节中，我们将详细探讨与每个实施阶段相关的问题。下一章将为你展示KM历程中可能遇到的一些主要陷阱和障碍。

CHAPTER 3
第3章 障碍和陷阱

本章关注在KM实施时可能出错的情况，实施KM的举措是复杂和多面的，它们涉及业务的许多不同部分，有很强的依赖性，并会产生许多意想不到的机会（不愉快或愉快）。为了认清陷阱，我们从多个渠道提取证据：网上调查、文献查阅、我们自己的经验和他人的案例分析。这些证据给你提供不同的视角，可以帮你躲开可能面临的陷阱和减少障碍。本章主要内容如下。

·调查证据。

·来自KM领域的经验教训：

1.不因解决业务问题而引入KM；

2.KM从未嵌入业务；

3.未能获得高级管理层的有效支持；

4.没有关注高价值知识；

5.未能展示可衡量的价值；

6.没有同等关注KM的四个动因；

7.只实施了KM解决方案的一部分；

8.KM对他人来说太难；

9.没有把KM作为变革项目来实施；

10.KM团队只向热衷者推广；

11.KM团队未能与关键利益相关者保持密切关系；

12.KM团队的能力不适配。

调查证据

此项调查作为全球2014年调查的一部分，由近400位KM专家提问，我们请受访者按实施障碍对他们的KM计划影响程度的大小排序并打分。表3-1显示了调查结果，分数高代表排名靠前，因此影响也大。

表3-1 调查结果确定了KM实施的最大障碍

资料来源：糯稞咨询

受访者还按要求将KM的主要动因从1到9排序，这些动因已经证明在KM实施中给他们提供过有力的支持，表3-2显示了调查结果（高分的排名靠前）。

第一个障碍和第一个动因是相同的——关于高级管理层的支持。没有这个动因，你就应该去争取；有了这个动因，假设它不是说说而已，而是持续不变的，你就会成功。这里描述的实施方法是建立证据，在说服高级管理层给予你支持时会用到这些证据。

虽然文化、角色和激励措施被视为主要的障碍，但它们处于动因表的底部。这很有意思，它暗示有些东西可被视为强障碍，但却是弱动因。文化、角色和激励措施都与一个组织的根深蒂固的习惯有关。当你的KM举措与它们一致时，一切都会平稳地进行，你几乎没有察觉到它们作为动因的角色。当你的KM举措和它们不一致时，它们会立刻产生许多明显的矛盾点。这就是为什么应将文化、角色和激励措施作为KM实施的一部分。

表3-2 调查结果确定了KM实施的最大动因

资料来源：糯稞咨询

第二和第五大动因涉及KM证明的价值，无论是它对组织的价值，还是对雇员的价值。关于KM价值的证据至关重要，顺便提一下，这还与高级管理层如何支持密切相关。在第2章，我们还推荐了一种方法，涉及KM举措的KM概念验证项目、KM试点和机会主导的计划。这种方法适合快速取胜，同时证明KM的长期价值。在不断提升KM的影响力方面，管理层对员工的支持是关键。

技术不足是一种障碍，它没有接近动因列表的顶部。任何认为有效KM的解决方案只是技术的人，都忽视了过去20年成功KM的经验！然而这个错误的选择一直在持续，因为买一项技术比“买”一套KM做法容易得多。而对于没有更好选择的决策者，这种轻松的采购可能仍然是一个致命的诱惑。

来自KM领域的经验教训

从KM文献、许多案例分析和我们自己的经验中，我们确定了避免KM失败要提防的12个主要陷阱。结论中有我们与组织在KM实施的合作中遇到的因素，也有从外部参考的因素。

陷阱1 不因解决业务问题而引入KM

将一项举措嵌入企业DNA的最好方式是，不断让业务重点推动它。未因解决业务问题而引入KM是最常见的失败原因。引入KM时不应基于它自己的价值；而应基于它能解决业务问题，并可帮助人们做出更好的决策，因此会让人们工作得更好、更快或花费更低的成本。假设KM有不言自明的好处，你也不用向任何人推销KM，更不用说怀疑者、愤青或高层赞助者。你不会到处说“我们需要改进知识分享”，除非你能清楚地证明改进的知识分享将如何帮助业务的发展。

案例分析

我们有个客户把KM战略推荐给其组织的管理团队，这是个好战略，但缺少了以业务为重点的视角。幸运的是，管理层没有拒绝，而是说：“好，你可以继续进行KM，只要你让它完全致力于业务增长。如果它可以帮助我们实现业务增长，那就可以继续。”如果团队持续进行KM，多年后，他们就有很多的案例可以证明：KM帮助他们实现了重大增长，并创造了几个亿的价值。

一旦你有了业务重点，就必须保持它。KM往往涉及一系列复杂的不同活动，实施的细节很容易分散注意力，让你忘记为什么要首先做KM。在一家制药公司的失败的KM举措的案例分析中，布拉干萨和莫伦克雷默（Braganza and Möllenkramer,2002）指出了一种趋势，即在不同的职能区支持本地化的KM做法，所以该公司建立了许多职能知识孤岛，而他们在组织层面所做的努力从未收获全部利益。一旦你有了业务重点，并一直由它引导KM，那么明确、理解和支持整个业务知识之间的相互依赖就容易多了。

业务重点将是本书的共同主题，但我们将在第22章重点讲述，同时还将描述试点项目和概念验证。

陷阱2 KM从未嵌入业务

许多KM计划没能长期运行，是因为它们从来没有被嵌入正常的业务活动中。它们可能是由强大的团队和有魅力的领导提出的，但它们是分散的，并没有完全集成到公司的工作结构和管理框架中。一旦有魅力的领导离开了，KM就会萎缩和消失。

罗西娜·韦伯（Rosina Webber）认为，实施需要“在流程背景的内部”（Webber,2007）。在分析制药公司内部的KM失败时，布拉干萨和莫伦克雷默（2002）谈论需要将KM置于“原有的活动区内”。

你实施计划的目的应是以自我维持的方法实施KM，使其嵌入业务的所有要素，要有明确的治理和有效的支持，还要有可持续的文化变迁的明确证据和可持续的商业价值。不要停止实施，直到KM嵌入了业务。即使在那时，你也需要为移交周期做计划，直到嵌入的KM启动运行。在此之前停止KM计划是失败的常见原因，假定可能需要很多年才能完成嵌入，你需要确保高层赞助者（见“陷阱3”中的相关内容）的长期支持。

第23章是嵌入KM所涉及的内容。

陷阱3 未能获得高级管理层的有效支持

为了把KM嵌入业务，需要改变业务。你可能必须改变激励政策，例如取消“年度工厂奖”，因为它导致了太多的内部竞争；又如调整不同企业职能部门领导的责任，以便将维护某些知识区的责任包含进去。如果业务经理不接受归他们部门负责的知识资产和知识流程的质量（推动他们的核心活动），那你就麻烦了（Webber,2007）。

你可能必须说服高层团队响应知识经验可能产生的成果，只要这些经验可以使组织得以改进。你可能需要在整个组织引入新技术。对于所有这些改变，你需要最高级别管理层的支持。这就是为什么高级管理层的支持既是KM实施的最大动因（如果他们在位），也是最大的障碍（如果他们离开）。

注意标题中的“有效”这个词，赞助和支持不能只是口头上的。在KM计划正在进行中还未出成果时，需要有政治支持、适当的资源分配、政策和流程的改变、明确定义的交付成果和适当强制的问责制来跟进。史蒂夫·巴斯（Steve Barth）认为未能坚持提供足够的投资和资源是常见的失败原因（Barth, 2000），这很可能是高层支持不够所致。我们将在第7章探索高级管理层的角色。

案例研究

在分析新加坡实施KM遇到的挑战时，拉姆和多琳·谭（2003）发现赞助者和指导团队对KM的理解比较粗浅，导致对以有限的人力和资源可能取得的结果设想得过于乐观了，并且没有充分认识到要产生成果究竟需要投入哪些资源、精力和时间。这表明你的赞助者和指导团队需要一个不断参与、沟通、培训的过程，才能确保他们的支持快速灵敏和卓有成效。

陷阱4 没有关注高价值知识

在回顾影响KM实施失败的因素时，罗西娜·韦伯谈到过于雄心勃勃的企图，即“为整个企业开发一个整体组织记忆”。已获取和保存的知识是一般性的和不具体的，因为它本来就是人人可用的（Webber,2007）。然而，企业中的所有实际工作都是高度具体和依赖情境的，过度抽象减少了知识的可用性。如果你忘记这个事实，就与忘记你的业务重点一样：忽略了一个重要的因素。共享知识库中的知识质量取决于与组织中同事的工作有多相关和多有价值。

人们在采集知识元素时，特别容易忽略用户的真实需求，在分析一家制药公司的失败举措时，布拉干萨和莫伦克雷默（2002）描述了一支负责建立知识库的团队，他们一开始就痴迷于完成可以获取的所有元素（如客户数据、竞争对手的情报、销售数据、员工信息），而不考虑最终用户当前的工作方式。因为在进行内容分析时没有了解最终用户的日常活动，该团队无法对要收集的知识进行排序，他们没有把重点放在支持人们实际做的工作上，于是用户难以过滤掉“噪声”，也难以确定哪些知识会对具体任务有用。

你的KM应该关注对组织（第4章中描述的“战略知识领域”）和知识工作者（第11章中描述的知识资产审计）都有高价值的知识。

陷阱5 未能展示可衡量的价值

罗西娜·韦伯将未能展示对业务的可衡量的价值视为KM实施的主要风险之一（Webber,2007）。如果你已经完成了全面的KM战略开发过程，确定了自己的业务重点，并且一直保持这个业务重点，那么就能降低失败风险（Barnes and Milton,2015）。然而，你还必须当场向你的赞助者展示价值和好处。你用KM举措影响的知识工作者也需要看到好处，否则他们就不会参与、出力或分享（Webber,2007）。

吉伯特等人从西门子的KM项目得到的一组经验教训中，明确了他们遇到的两个陷阱是实施KM时必须面对的。

第一个陷阱，他们叫作“客户陷阱”。“客户陷阱”需要平衡企业的期望（就KM交付的价值而言）与最终用户的期望。你将需要向这些利益相关者展示明确的好处（Gibbert等人，2011）。第二个陷阱，史蒂夫·巴斯在对品食乐（Pilllsburg）这家食品制造商的KM最初失败的分析中，将之称为“梦想陷阱”。品食乐有明确的业务重点，KM人员成功地说服了最高管理层，在不同的产品组围绕面糊制造建立一个知识分享系统。然而，他们没有考虑或说清楚系统对不同产品组的团队会有什么好处。事实上，一些副总裁明确表示，不鼓励花时间在各组间共享知识。正如史蒂夫·巴斯在他著作中指出的。

关于面糊制造的知识分享系统的努力没能出成果，因为出这个主意的人关注的是对企业的感知收益，没有考虑必须出台哪些激励措施才能让人卖力；IT人员只关注提供优质的技术解决方案。简而言之，双方都想解决问题，但没有问过，它是不是应该解决的问题（Barth,2000）。

平衡这两组价值观念还意味着让你的沟通活动适应两类支持者（管理层、用户），我们已经看到KM举措的灵活性，有时侧重管理层，有时侧重用户。最高管理层是KM沟通的主要焦点，最终用户是主要目标。需要双方的持续参与，并向他们定期通报进度，使他们意识到利益对他们也有意义。我们将在第19章讨论沟通的问题。

陷阱6 没有同等关注KM的四个动因

在第1章中，我们介绍了KM四个动因的概念，它们好比桌子的四条腿。如果你发现在KM实施期间，其中某个动因变得过于主导，那么你的桌子就有摇晃和不稳的风险。如果失去这些要素中的任何一个，你的桌子就会倒。

·如果没有角色和责任，那么KM就是没有人支持的工作，或者它只是“KM团队的工作”，在这种情况下，团队将因过度扩大而很快瓦解。

·如果没有KM的流程，那么没有人知道要做什么，或者怎么做。

·如果没有KM的技术，那么人们没有工具，KM永远不能延伸到当前工作和本地组织以外。

·如果没有治理，那么没有人明白要点。KM始终是可有可无的活动，没有人愿意花时间进行可有可无的活动。

多年来，我们看到这些“桌腿”中的两条（即角色和治理）得到的关注远远少于其他两条。这往往是KM计划面临挑战的促成因素（Webber,2007）。谷歌上对这四个要素的搜索频率是人们衡量关注度通常依赖的指标，从中就很容易认识到这个问题。例如，在谷歌上搜索“KM过程”得到了330 000条结果；搜索“KM技术”得到了264 000条结果，搜索“KM角色”得到了68 000条结果，而搜索“KM治理”只得到34 700条结果。如果这些是KM这张桌子的四条腿，那么在更广泛的KM世界，最长的腿获得的关注度几乎是最短的腿的10倍，千万不要落入这个陷阱中。第12章描述了建立一个平衡的KM框架的方法。

陷阱7 只实施了KM解决方案的一部分

实施只采用KM的一个要素，或者一个工具或技术，并假设它孤立工作，这些情况司空见惯。例如，只获取并发布知识，这样人们就会沿着收集文档而不是与人沟通的路走下去，最后以“内容墓地”结束，没有人曾经访问或用过它们；再如，你只需要“让人谈论，知识就会自动共享”，这样人们就会通过社交媒体技术，沿着与人沟通的路走下去。而在现实中，如果没有结构或重点，知识不能“自动共享”。只采用KM的一个小要素，就认为它将独立工作，这像只用一种食材就认为用它能做出整盘菜，或者像只用中央采暖系统的一小部分，就认为它会给整间屋子供暖。

案例分析

一位客户请我们与他们的机构合作，从他们成功的主要投标项目中获取知识。我们进行了一系列的回顾，发现了一些真正好的成功因素（应该在未来重复利用它们），还有一整套的机会可用来改进投标过程，以及让投标组感到灰心的一些东西（大多与公司的政策不当有关）。我们把经验教训和改进的机会记录下来，在回顾的过程中对客户进行培训，然后继续推进后续项目。

几个月后，客户来电话说：“那次回顾过程毫无价值。”我们进一步询问，他说：“起初困扰团队的那些问题仍然存在。在最近的回顾中，它们又出现了。什么也没有改变。”

当然，什么也没有改变，因为他们所做的就是只引入KM的一个要素——知识获取。回顾对识别团队的学习很有帮助，但是需要后续针对发现的问题采取行动。对于这家公司来说，后续需要做的就是要在组织中的高层推动采取那些行动。而他们并没有改进实施过程或工作流程来采取行动，在学习的过程中也没有高级管理人员的参与。

陷阱8 KM对他人来说太难了

如果没有要求人们从根本上改变他们的工作习惯，KM是很难实施的。如果你至少在最初就采用别人已有的习惯和工具，就会发现KM实施的过程更轻松。例如，如果人们需要定期登录新的实践社区网站，以便与同伴分享知识，这就是一个新习惯，人们忘记或者不登录，这个社区就消亡了。最好把实践社区和已经形成的工作习惯连接起来。例如，如果人们在工作中习惯用电子邮件沟通，那么务必通过电子邮件通知成员有新的社区话题。

这里是来自IDEO首席技术官道格·所罗门（Doung Solomon）的建议（Solomon,2010）：

如果新工具要求人们放弃原来的使用方式，那么无论它设计得多精彩，只要有可能，就要努力把工具集成到现有的工作流程中，把系统带给用户，而不是让用户学习使用它。例如，IDEO的博客系统直到团队添加了一个程序后才活跃，这个程序能向每个员工发送他们订阅的博客新内容摘要的电子邮件。

在分析一家全球银行的KM举措为什么失败时，蔡和拉姆发现：负责规划全球知识网络的IT团队在项目开发阶段没有咨询最终用户，对他们的实际工作方式也了解甚少。当系统启动时，用户自然不了解系统的原理或它应该如何适应他们的工作，利用系统分享知识也没有什么激励措施（Chua and Lam,2005）。每当引入新工具和新流程时，都需要减少KM的准入障碍。尽可能让它们简单，然后再次简化它们。将它们融入现有的工作习惯，例如电子邮件。别指望人们学习新的技巧，或点击新的链接。第17章描述了如何建立用户习惯以融入知识系统设计。

陷阱9 没有将KM作为变革项目来实施

KM涉及组织变革，和采购、铺开技术没有多大关系，也不是在项目框架中添加另一项任务。它涉及改变人们的思维方式，改变个人和组织的重点、常规和习惯，需要作为组织变革来引入KM，包括高层的支持、沟通策略、期望的最终状态和逐步实施，而不是“让每个人立刻改变”。改变需要达到一个临界点，心智需要逐渐地改变（见第18章）。组织变革领域比较成熟，KM需要向这个领域学习。

变革过程的一部分是理解在组织中进行知识传递面临的当前障碍，无论它们是不当的激励措施、流程冲突，还是员工的沟通、吸收或应用目标知识的能力。这就是为什么在规划KM实施时，知识资产审计的方法很有效（见第11章），文化评估也很重要（见第19章）。

陷阱10 KM团队只向热衷者推广

KM团队成员都是热衷者，他们看到了KM的价值；他们“抓住愿景”，并假设其他人也会抓住愿景。当他们走出去进入机构进行变革计划时，会遇到其他的热衷者，并将参与激烈的讨论。然而，他们最终还是需要离开这些热衷者，让该组织的其他人参与进来。经验显示：可能有20%的人属于热衷者，可能有60%的人以某种方式漠视KM（如果工作需要，他们就会做，但他们都不会看重KM），还有20%的人讨厌KM，并认为它有威胁。即使与热衷者合作更有乐趣，但很快你就将不得不离开他们，开始争取其他80%的人（刺头、愤青和不在意的人）的艰难工作。第18章提供了影响这三个“KM细分市场”的方法。

陷阱11 KM团队未能与关键利益相关者保持密切关系

关于吸引谁和让谁参与，你需要从实际出发，有条不紊。在你最初的KM战略建设过程中，关键步骤之一应该是针对关键的利益相关者群体做系统筹划（Barnes and Milton,2015）。可能的利益相关者包括：

·高级管理团队；

·CEO；

·有名的资深怀疑论者；

·重点部门的领导；

·试点项目的赞助者；

·组织里的知识工作者；

·KM实践社区；

·你与之分享知识或信息的外部机构。

在实施阶段，利益相关者还可能包括组织里的合作领域或职能部门（见第1章）。如果利益相关者在战略建设阶段就参与进来了，那么需要保持参与甚至延长到KM的实施阶段。罗西娜·韦伯注意到：未能让所有关键利益相关者团队参与，是KM实施中一个常见的失败因素（Webber,2007）。因为不同的利益相关者可能有不同的需要和要求，所以这并不意味着满足他们的一切要求，但确实意味着系统的参与、沟通和（在可能的情况下）结盟。

陷阱12 KM团队的能力不匹配

如果KM是组织变革，那么KM团队需要由推行者和变革领袖组成。首要的，也是最重要的，团队领袖需要成为变革推动者。一个有远见的领导者，能够在组织的最高层和最底层开展工作，并且有能力，可获得足够的授权和权力，使变革发生。

以下情况太常见了，我们在组织中遇到的KM团队根本不是这样的。他们选错了人——选了一些技术男和技术女，这些人更多的是在家管理数据库，而不是推动改革。比起与人合作，他们更喜欢用电脑办公，他们不喜欢鼓动人，缺乏远见。一进会议室他们就不舒服。我们也指出了KM实施至少需要协调职能。合作领域和职能部门需要参与进来一起协调。KM的所有四个动因，需要加入业务流程分析和充足的技术能力知识，才能够与IT团队合作，这样才不会不切实际或被一句“这做不到”就给打发了。

为KM团队物色合适的人选并不容易，但改变组织的文化也不容易。我们会在第5章和第6章更加深入地探讨KM领袖和KM团队的角色。

总结

就像蔡和拉姆指出的，KM项目存在令人担忧的高风险。尽管如此，许多KM项目陷阱还是可以避免的，前提是在项目开始之前就发现和讨论这些问题，或者在项目实施期间有效地管理它们（Chua and Lam,2005）。可以通过潜在的陷阱及其解决方案入手，浏览本书的内容。

请放心，只要准备充分，所有陷阱都是可以避免的，或者可以在很大程度上减少这些问题。尽管有许多障碍，许多KM项目失败了，但还是有许多KM项目成功了，并且它们给我们指明了克服障碍的道路。

PART 02
第二部分 准备和资源

＜执行摘要＞

这部分内容将帮助你仔细研究KM实施所需的资源。第4章回顾了优秀的KM战略的组成部分，还提供了说明性的案例。第5～7章描述了KM实施背后的人员资产需求，也就是KM领导者、KM团队和高级管理层的角色。第8～10章介绍了你在预算和时间分配上需要准备什么、设定的目标和目的，以及寻找与你合作的伙伴。

CHAPTER 4
第4章 知识管理战略

KM实施如果没有指导战略，就容易迷失。在本章中，我们描述了在KM实施的战略基础中所需完成的一些工作（关于KM战略开发更完整更详尽的介绍，请参见Barnes and Milton,2015）。本章覆盖了下列要素：

·决定战略原则；

·确定业务动因；

·定义KM愿景；

·商定KM范围；

·定义战略知识领域；

·评估KM现状；

·创建KM框架草案；

·决定如何处理变革管理；

·创建商业案例。

下面逐一描述这些要素。

决定战略原则

与你的赞助者和指导委员会讨论你将应用到KM计划中的战略原则。巴恩斯和米尔顿（Barnes and Milton,2015）提出以下10项原则，本书阐述了这些原则：

·KM的实施应该由组织来领导，并且应该支持组织的战略；

·需要在关键知识所在的地方和做出高价值的决策时交付KM；

·KM的实施应被看作行为改变管理；

·最后阶段将引入完整的KM管理框架；

·必须将框架嵌入组织结构；

·如果框架是可持续的，应包括治理；

·框架应是结构化的，而不是应急方案；

·KM的实施应是一个分阶段的过程，有定期的决策点；

·KM的实施应该包含试点阶段；

·KM的实施应该作为项目来运行。

这些原则基于大量KM实施项目中的有效的实践经验。请尽最大努力说服你的赞助者和指导团队：ＫＭ实施应该遵循这些原则。

确定业务动因

与许多高级管理人员面谈，了解KM的核心业务动因。这将有助于你了解为什么KM对组织如此重要。四个核心业务动因如下。

卓越运营——改进组织内部的做法和流程，使组织运营得更好、更快、更节约、更安全和更清晰。对于因部分劳动力临近退休而面临知识流失风险的企业， KM可能要关注保持在实践和流程中体现的当前能力。第30章描述了新加坡青年奥运会如何在只有一次机会的情况下，建立举办重大赛事的战略能力。

客户知识——更好地了解客户的希望和需求，以及如何满足他们。在第31章中，杰西卡·马格努森描述了英国律师事务所如何利用KM为客户提供更好的服务。

创新——为了创造新产品和新服务而创造新知识。在第29章中，谭新德描述了华为公司如何在工作中运用KM加快员工将知识转化为行动的速度。

增长与变革——在新市场或与新员工一起复制现有的成功模式，或开发知识以进入新市场。第27章讲述了玛氏的KM案例，还有高级管理人员如何将玛氏的KM战略调整为全力关注公司的“底线”和已就位的增长策略。

定义KM愿景

与关键的利益相关者合作起草一份简短的推行声明，说明KM会给组织带来什么好处。

案例分析

苏勒等人（Suurlu et al,2002）描述了在芬兰议会开发KM，以及在议会议员的帮助下，定义议会KM愿景的协作过程。2000—2001年，该团队对议会公务员和议员进行了一系列的访谈，目的是了解议会KM的现状，与日常工作有关的关键知识领域、知识需求和问题以及影响KM活动的重要变化，从而为议会建立了可靠有效的KM愿景。这是一个典型的战略层面的数据收集计划，最终结果要呈报给高级利益相关者。

最终的KM愿景是，议会是一个开放和有能力的知识组织，具有以合作为导向的工作文化，并且有能力和意愿去学习。这一愿景直接反映了机构文化。

商定KM范围

与关键的利益相关者一起商量KM实施计划的范围，定义哪些业务和业务活动在范围之内，哪些超出了范围。

案例分析

我们最近与一家金融机构合作，帮助他们制定KM战略。虽然我们赞同KM战略应该包括整个经营范围（总部和所有分支机构），但我们决定在战略文件中清楚界定：KM的范围不包括客户关系管理、商业智能、企业内容管理、学习与发展。虽然这些领域有较高的潜在价值，并且与KM存在天然的相互依存的密切关系，但我们认为这些领域是其他团体已经在调查的独立问题，因此超出了KM战略的范围。

定义战略知识领域

这一步涉及与高级管理层合作，确定对组织战略影响最大的知识，因此，这一步拥有KM计划的最高优先级。战略知识评估是专门针对战略阶段的高级评估。在KM实施期间，更全面和更细致的知识资产审计将强化和扩展战略知识评估。

案例分析

当I-Space研究所的马丁·伊里格（Martin Ihrig）与ATLAS 【欧洲核子研究中心（CERN）的主要粒子物理实验】的一组决策者合作时，他采访了许多利益相关者，以了解该机构的关键知识，或“支撑其成功的知识”（Ihrig and Mac Milan,2015）。最终，虽然这些关键知识只反映了ATLAS知识库中的一部分，但他对列出的26个知识领域进行了排序，从中确定对机构的成果最重要的8个领域。这8个领域需要由KM来处理。

评估KM现状

为了衡量任务的规模，KM实施的战略阶段通常包括对现状的评估。巴恩斯和米尔顿（2015）建议采用KM框架的结构作为评估模板。该框架确保覆盖了有效的KM所需的所有主要要素，并支持现实差距分析。

案例分析

我们最近对一家公司吸取经验教训的能力（KM的一部分）进行了一次现状评估。该公司成功地吸取了许多经验教训，并把它们保存在定制的经验教训管理系统中。但是我们发现，由于缺少治理和质量控制，所保存的许多经验教训的质量非常差，导致系统缺乏可信度。他们也没有针对整个公司的普遍做法，这意味着每个业务单位都有自己的操作方法，并不支持重新利用其他部门的经验教训（因为“不是我们发明”的强势文化）。KM框架可以将治理和开发普遍做法区分为两个领域，公司需要在其更新的KM计划中解决这些问题。

创建KM框架草案

KM框架大纲通常是在战略阶段创建的，以便所有利益相关者对可能的最终结果有所了解。但是，该框架将在实施期间予以几次完善和充实，特别是在概念验证和试点期间。

决定如何处理变革管理

本书中反复出现的一个主题就是需要将KM作为变革管理实践来引入。这应始于KM战略阶段。KM战略文件应该包含KM项目将如何采用变革管理技巧的简要描述。

案例分析

联合国粮农组织从其他组织的经验认识到促进建设性变革对KM实施至关重要，因而，他们的KM战略明确提及变革管理。他们提出了一种四步文化变革法（联合国粮农组织，2011年），具体如下。

步骤1：评估需求和确定变革的情况。

步骤2：建立变革联盟，其中技术部门和分布式办公室的赞助者形成他们自己的变革举措，但朝着共同的愿景协同工作。

步骤3：通过推广计划分享和强化愿景。

步骤4：取得短期的胜利——用具体、可实现的目标获得信心和认可。

创建商业案例

在某些组织中，为了获得进一步的资助，可能需要在战略阶段创建KM商业案例概述。在早期阶段，这不容易做到。战略性商业案例不必是包含精确数学和富有逻辑的案例，只需要证明KM将产生比它的成本更高的价值。

案例分析

戈雷利克等人（Gorelick et al,2004）讲述了1997年他们在BP如何成立任务组并创建KM的商业案例。

这个任务组包括5～10位高管⋯⋯负责评估BP的KM状态并提出建议。工作组得出结论：在BP的企业环境中有许多因素有利于KM，但需要付出极大的努力才能提高BP转变为学习型组织的速度，让其获得更多好处，并保持现有势头。如果他们找到了一种方法能更好地利用技术诀窍，对BP来说，每年节省5亿美元就是预期中的“大奖”。指导委员会批准了工作组的所有建议⋯⋯并且在一周之内，就决定成立核心KM团队，团队直接向企业总经理汇报工作。

总结

KM战略是对KM实施至关重要的指导文件。愿景为KM设定了方向，范围给实施计划规定了界限，业务动因和战略知识领域列出了优先级和重点，原则说明了将如何实施工作，现状分析与框架草案定义了开始和结束状态及工作量，而变革管理部分探讨将如何引入变革；最后，商业案例给出了理由。在本书的后面部分，我们将会看到KM战略是如何在实践中实现的。

CHAPTER 5
第5章 知识管理领导者的角色、技能和特点

如果你的KM领导者还没有就位，本章将就聘请谁和他要做什么给予一些指导。或者，你可能已经受命领导KM实施计划，那么本章则可以帮你认清你已有的技能，以及履行KM领导者角色需要发展的技能。

本章包含下列要素：

·KM领导者的角色；

·KM领导者应该内聘还是外请；

·外请的KM领导者最重要的特点；

·KM领导者需要具备什么能力；

·个性陷阱；

·知识园丁的比喻。

KM领导者的角色

KM领导者也称为KM项目经理、KM主管或首席知识官，负责KM的实施。他们负责设计KM框架，并将其引入业务。框架具有商业价值，并包含被员工和管理层视为支持的有效的商业案例。KM领导者将担任框架实施项目的项目经理，并将在高级管理层中代表KM。

KM领导者在实施项目期间的职责如下。

·与组织的领导层一起设定KM实施计划的愿景、目标、指标和可交付成果。这是在实施之前的KM战略阶段完成的。在《设计一个成功的KM战略》（Barnes and Milton,2015）一书中，可以找到KM战略阶段的全部细节。

·在商定的时限内，以商定的成本和性能指标达成实施项目的目标。KM领导者管理实施项目，负责交付、预算、管理KM实施团队的成员以及管理进度和活动（项目经理的标准职责）。

·定义KM框架，并在测试和试点阶段予以检验，确保KM框架能有效、高效地运行。“有效”意味着达到期望的目标，而“高效”意味着付出的努力和代价在合理的范围内。在试点阶段结束时，KM领导者负责交付经过测试和验证的KM框架。

·确保KM框架交付商业价值。交付框架并不是KM实施的结束。实施KM是为了交付商业价值，KM领导者必须始终牢记这一价值目标。例如，试点的成功常常是用商业术语衡量的：节省的资金和时间或创造的价值。

·充当KM企业愿景的拥护者。KM领导者在组织内部是KM的名义领袖和拥护者。他们负责确保KM在组织内部应用时得到理解，并被所有的主要利益相关者视为重要和有价值的活动。

一旦实施阶段结束，KM领导者的角色就变为更注重运行，关心维持KM活动、监督和报告KM的应用情况，寻找强化KM框架的机会。

小贴士

利用本书的这部分来检查和更新你的工作描述。漏了什么没有？你的工作描述中有没有什么是多余的？相应地更新你的工作描述，如果有任何重大变化，就一定要和你的经理讨论。

KM领导者应该内聘还是外请

KM领导者职位应该内聘（往往没有什么KM经验），还是应该聘请外部KM专家？我们的建议是内聘。KM的理念比较容易掌握，但很难实践。人们应该彼此分享知识和互相学习，这个观点并不复杂；挑战在于实践。实施KM事关文化变革，而变革文化既困难又涉及政治责任，所以最好让“内部的人”来处理。

因此，KM领导者最好是组织内现任的、德高望重的高级成员，经历过领导变革，深谙内部政治，知道如何搞定组织内的事情。如果有专家的正确指导和训练，从学习足够的专业知识到领导完成KM项目这个过程会很快，而如果没有在这个组织的工作经历，学习组织的内部政治可能要花几年的时间。

案例研究

我们有个人与一家机构合作，针对KM框架中的一个要素加强治理。我们采取的措施是围绕记录管理的企业政策，针对平衡信息安全的需求与信息孤岛间共享知识的需求提供更明确的指导。我们与KM领导者去见高级管理团队，请他们批准制定明确的政策，从而达到这种效果。他们的反应缺少热情，不但没有批准，反而提出了许多相互矛盾的观点，在谈到如何处理这个问题时，当场就意见不合。几位高级领导认为KM应该是完全自愿的，不该由政策来控制。我们担心这会成为路障，但KM领导者没有灰心丧气，他告诉团队无论如何都要继续前进——“当他们看到政策的样子时，就会理解它为什么重要。”实际上，这些政策最终得到采纳。KM领导者知道何时他可以绕开正规的审批过程，另辟蹊径把事情搞定，因为他了解同事的思维和操作方式。

外聘的KM领导者最重要的特点

如果没有合适和自愿的内部人选，最后只能聘请外部KM专家来领导内部KM项目，那么，他们的简历上首先应该要有实践经验。雇用没有实践经验的KM专家毫无意义，一家大型工程公司知识经理的话让我们对此认识深刻，他说：

我会（雇用）有实践背景的人—也许偏学术，喜欢做研究，但已经把研究成果投入实践。我会在面试时问：“你认为你在最近的KM实施中成功了吗？”他们说：“是的，我们绝对成功了。”我会立刻怀疑，因为KM不是简单的事，实践证明它是令人痛苦的，我想看到他们在努力过程中的心血和拼搏，我想知道他们在KM中的奋斗经历。

KM领导者需要具备什么能力

首先也是最重要的，你需要一个大家公认的“变革代理”来领导实施KM。领导变革不同于领导其他类型的项目，前者需要独特的方法和技能。在任何组织机构中，都难以找到有领导变革经验的人，而KM领导者实现变革的能力对于实施项目是个至关重要的成功因素。

其次，领导者需要有影响他人的技能。影响管理层、利益相关者和知识工作者是领导者角色的一个重要部分。KM领导者需要有很强的沟通技能和影响力，如果他们是公认的变革领导者，那么他们就已经拥有这些能力了。我们将在第18章中更详细地讨论影响力技巧。

KM领导者需要了解公司、公司的结构和战略、公司的术语和在公司传播的案例，他们还需要消息灵通。理想的情况下，他们应该有在多个部门工作的经历，而不是一辈子从事营销、研发或财务。他们应该认识重要人物，并且人缘很好。

KM领导者需要有长远的眼光，需要长期从事KM工作。因为一个KM实施项目可能需要实施几年之后，框架才能完全嵌入业务。他们需要关注长期的变革计划，同时仍通过一系列的快赢计划推进KM。

最重要的是，领导者需要能将KM翻译成组织的日常工作语言。KM术语和理论应该用于KM团队及其拥护者的内部交流，当与业务人员交流时，KM领导者应该说业务语言。这就是为什么KM领导者应该具有丰富的业务部门经验的另一个原因。

小贴士

对照这些能力评估自己，还要请你的团队和管理者评估你。如果你欠缺哪方面的能力，就看看自己能采取哪些弥补的措施。建立你的关系网，继续参加“影响技巧”的课程，或接受变革管理的培训。如果你立志未来担任KM领导者的角色，就要主动寻求扮演企业内的不同角色（不仅是KM），并参与变革计划。找一位德能兼备的导师（你立志成为的那种人）注意观察他们如何处理棘手的情况和障碍。

个性陷阱

一位坚强热情的领导者对于一支高效的KM实施团队是必不可少的。然而，依赖个性强势的领导者来推动变革的风险在于：如果这位领导走了，变革就可能停顿。

例如，一位项目经理负责东南亚的一个大项目，并在他所在的业务部门领导KM的实施。他建立了一个项目经理知识网，大家在这里会面、交换文件、交流经验教训，以便进一步重复利用知识。这张知识网在他管理的领域发挥了作用：削减了成本、缩短了时间、提高了安全水平。他也因此在更广泛的业务领域成了KM的拥护者、领导者和榜样。

后来他离开了，调到另一个业务部门。这个项目就停止运行了，知识获取也停止了，企业中的许多人都声称他们不知道他做过什么。东南亚部门的KM就此减弱直至消亡。企业文化又回到了从前的状态。

无论领导人的个性有多强势，无论他们通过亲自推动变革能完成多少工作，都有必须交出控制权的时候，不是交给下一位个性强势的领导者，而是应交给嵌入的框架，这样不论谁驾驭它，它都能继续运行。

小贴士

务必在心中有一个继承计划。如果你是KM领导者，就要找一两个替补加以指导，或发掘潜在的候选人，如果你走了，他们就能接替你。如果你负责寻找KM领导者，就务必在心中保留一份潜在候选人的清单，并确保任何过渡都有至少6个月的准备和交接时间。

知识园丁的比喻

人们经常把知识看作是有机的。生态系统或花园就是对组织内知识世界的非常恰当的比喻。知识是可以生长和壮大的东西，也是可以复制和播种的，它不像汽车、工厂、硬币那样固态和静止，可以掌控并作为实物来管理。相反，它需要培养和照管。

如果将知识世界看作是花园，KM领导者就是园丁的头儿。如果你想种花种菜，就必须辛勤耕耘。花园的植物需要大量的管理工作才能最终开花结果。

我们假设你为自己的组织照管知识花园，渴望为关键的利益相关者——知识工作者、管理层和你的外部客户创造价值。如果你想让花园创造价值，就不能只是“创造条件，让万物都能生长”，因为你得到的将是荨麻、荆棘和其他杂草。园艺是非常主观的工作。

耕地和整地

无论是园艺还是KM，都需要获得适合生长的条件。这是你的角色的文化变革要素（第18章和第19章中描述的沟通策略和心智活动）。你还需要提供支持KM活动的基础设施，就像园丁需要藤条、薄膜和棚架才能开始育苗。你也需要确保有足够的技术来支持紧急的KM活动，当然，必须承认，单有技术不会形成KM，只有棚架不会建成花园。

播种

播种包括概念验证实践和KM试点项目（第22章）。在有最大需求和最大价值的地方，你不妨尝试一下早期知识资产、知识管理实践以及实践社区。

浇水施肥

作为知识经理，早期在KM花园种下的种子需要你的监督和支持，你需要与实践社区的领导者、知识所有者和项目人员合作，才能确保早期的KM工作不会因为疏于照管而枯萎和死亡。

推广经验

在你的KM花园中，有些植物将茁壮成长。学习经验，从中找出它们成功的秘密，并努力在其他地方复制这些成功。就像园丁会从他们获奖的植物中提取插条、蔓藤和种子一样，你也能从最优绩效者身上推广成功的经验。

去除杂草和害虫

妨碍KM花园的植物生长的因素包括适得其反、高调的怀疑者或实践社区讨论中的不当行为，你需要解决它们，看看能否在它们开始传播之前就除掉。例如，它们引发了内部竞争，就需要除掉，以免阻碍KM的生长或杀死你的嫩苗。

这都是非常艰难的工作，但是对成功的KM的回报与对成功的园丁的回报是相同的——欣欣向荣的生态系统和堆积如山的农产品。

小贴士

如果知识园丁领导者的比喻没有引起你的兴趣，就另找一个。也许可以把自己看作知识供应链经理或KM乐团的指挥。一个好的比喻往往可以帮你在组织中找准定位。

总结

KM领导者的角色对于KM实施的成功至关重要。在本章中，我们详细探讨了这一角色，讨论了卓越的KM领导者（或知识园丁领导者）需要的职责、背景和能力。在接下来的两章中，我们将看到KM领导者的支持人员：KM团队成员和组织的高级管理层。

CHAPTER 6
第6章 知识管理团队成员

KM领导者需要做出的首批决策之一就是“挑战KM团队成员”。这包括决定KM团队的规模、团队应具备的技巧和能力，还有需要寻找的成员个性类型。

在本章中，我们将讨论以下内容：

KM团队的规模；

KM团队需要哪些技能；

团队角色。

KM团队的规模

KM团队的规模平均有多大？这个答案取决于组织规模的大小和“平均”指什么。糯稞咨询于2014年对KM从业者进行的全球调查结果显示：KM团队的平均规模是9个人，而最常见（典型）的规模是4个人。然而，这个数字结果没有根据公司大小划分，所以看看不同规模公司的平均KM团队规模会更有意义，如图6-1所示。

图6-1 不同组织规模对应的KM团队规模

资料来源：糯稞咨询

虽然KM团队的规模取决于组织的规模，团队规模会随公司变大而逐步增加，但这不是一种线性关系。组织规模增大10倍，KM团队的规模不一定随之增加10倍。另外，即使在最小的公司里，一个有效的团队似乎也该具有最小的规模——3人。

非线性关系代表着形成最小能力和规模经济的两个要素。有许多任务是所有KM团队（不管组织的规模如何）都要完成的，包括制定KM战略、设计KM框架、试运行KM框架等。然而，一项成功的KM活动利用相对较小的支持就可以迅速扩大。也可以用时间来换团队规模，在随后的实施阶段铺开框架时，可能需要更多的人在大型组织中铺开KM，否则小团队就可能要花更长的时间。在30人的组织中，3人组成的实施团队用几个月的时间就能铺开KM，但在30 000人的组织中，12人的实施团队可能需要几年的时间才能完成相同的工作。

小贴士

对你交付KM项目所需的团队的规模进行自下而上的评估，然后用评估数字作为基准。你的数字符合实际吗？

KM团队需要哪些技能

KM团队需要的核心技能大致有7项。但是这些技能间的均衡会随部门的不同而不同。你永远不会找到同时具备这7项技能的人，所以需要考虑选择各具其能的人员组合。7项核心技能具体如下：

业务技能；

引导技能；

知识组织技能；

变革管理技能；

写作和新闻技能；

IT技能；

项目管理技能。

业务技能

团队所需的最重要的技能是在组织中工作的职能经验。如果你在律师事务所工作，KM团队中就需要律师。如果你在航空公司工作，就需要航空工程师加入KM团队，等等。KM的团队成员需要这些技能和背景，才能将KM转换成企业的业务语言和工作惯例。当团队成员与业务的试点项目合作时，他们希望被视为“业务的一部分”，而不是“总部派来的对我们的工作一无所知的专家”。组织越大，其工作类型就越多，团队需要的业务技能的类型就越多。理想情况下， KM团队将吸纳在组织每个主要职能方面都有扎实背景知识的人。

引导技能

接下来，团队需要具备引导（facilitation）技能的人才。KM框架中的许多流程都采取“引导会”的形式，许多KM都涉及对话。KM团队将需要引导会议和对话。寻找天生的引导员，并为其他团队成员尽快提供引导培训。

知识组织技能

团队还需要成员具有组织显性知识的技能。KM包括内容及对话，所以团队成员应具有信息管理、内容管理和图书馆管理技能。团队成员需要解决元数据、分类学和文档生命周期管理这些领域，并且还需要了解记录管理，因为记录管理是形成组织记忆的重要方面。

变革管理技能

变革管理技能也很重要。KM实施团队还面临一项艰辛的工作，即改变组织的文化。影响和沟通的“软技能”绝对是核心，团队需要精通培训、训练和指导的成员。实施KM的早期阶段都和增强意识、“推销”想法有关。团队至少需要有一个人能帮助KM领导者进行演示和“推销”。这个人也可以提升组织在KM方面的形象，在外部会议上宣传KM的成就和活动。

写作和新闻技能

团队还需要有良好写作技能的人才。知识获取和包装的过程在某些方面和新闻非常相似。采访、记录、讨论、分析、总结、写作和展示都是获取知识的惯用手段。确保团队中至少有一人具备写作和新闻技能。

IT技能

团队至少需要有一个人具备IT技能，了解当前内部技术的细节，还要有作为KM推动者的技术潜力。此人应该能与组织的IT部门有效联络，帮助将最合适的技术引入组织。当IT团队说某事“不能做”时，需要这个人有足够的知识，能够提出一种方法或策略来搞定他们。

项目管理技能

最后，因为大部分的KM实施是受项目和计划驱动的，所以团队需要具有强大的项目管理技能。这包括制订项目计划（具有明确的主要可交付成果）、监控进度、管理范围及根据项目期间获得的经验教训调整计划的经验。

态度和价值观

除了核心技能，团队还需要正确的态度和价值观。团队成员需要对KM有热情有知识，他们需要培训，培训内容包括KM理论、技能和最佳实践传递；他们还需要查阅文献、组织会议和主题论坛。他们应该参与KM实践社区，必须对应用KM工具和技巧充满热情，以提高自己工作的质量。

小贴士

画一张技能表，将这7项核心技能作为行，而候选KM团队成员作为列，标出每个候选成员具有的技能，并确保团队拥有每项核心技能。不要忘记把你自己包括在内。如果你发现一些技能缺失，就想想在通过培训或招聘来弥补这些缺陷方面，你能做什么。

团队角色

技巧和能力可以转化为团队中的具体角色（注意：有时一个人可以担任多个角色）。以下是你可能需要的一些角色。

项目经理

对于大型团队，你可能需要指定一位项目经理来负责项目的管理工作：维护项目计划、管理预算、为指导团队生成报告。拥有一位单独的项目经理将解放KM领导者，领导者可以把精力放在变革管理方面。

知识组织专家

团队几乎肯定需要一位知识组织专家，以维护和记录团队的知识，建立并协调KM实践社区（包括所有KM拥护者），并建立有关KM的企业知识库。这个人在组织内部将扮演KM主题专家的角色。

沟通负责人

你将需要有人负责团队沟通，他们可以管理和交付沟通策略与计划。在较大的团队中，沟通负责人需要在一个庞大而复杂的组织中实施KM，这往往是一个全职的角色，甚至可能涉及不止一人。确保此人是熟练的沟通者，或者有营销或内部沟通背景。

KM工作者和教练

你将需要有人走出团队，支持组织的KM活动。这些人实践概念验证，并与进行试点的企业合作。这是团队内部业务人员的主要角色。

最后，你可能需要有人负责KM计划的具体组成部分或项目。IT专家负责支持工具的开发，知识组织专家负责制定企业分类法，等等。然而，要确保所有的角色都作为一个协调的团队工作，而不是各自为政，否则你开发和部署的KM框架就可能无法以一个完整的系统运行。

总结

KM团队的任务非常重要且复杂多样，他们需要帮助开发整个组织新的工作方式和新的知识友好行为。为此，团队需要具备恰当的技能组合，这些技能体现在一系列职责明确的角色中。建立团队是实施计划的关键步骤，有了合适的团队，你就能完成任何事情。否则，实施工作将会困难得多。即使是最好的团队与最好的KM领导者一起工作，也需要高级管理人员的支持。来自高层的支持是下一章的主题。

CHAPTER 7
第7章 高级管理人员的角色

除了KM领导者和团队，高级管理人员也扮演着关键的角色。你要了解他们的角色，还需要指导他们如何支持KM实施。本章涵盖以下主题：

赞助者的角色；

有效赞助的风险；

KM指导团队；

与其他高级管理人员合作。

赞助者的角色

赞助者就是委托实施KM的人，他们是你实施项目的内部客户和你在高层的代表，所以赞助者的级别越高，你的工作就会越容易。理想情况是，你想要一个C级赞助者[1]。例如，在世界银行，行长作为KM计划的赞助者想实现他“知识银行”的愿景——利用KM提高整个机构的员工效益和效率。如果你有这种级别的赞助者，就会非常幸运。更常见的赞助者是职能领导或部门领导。

在KM实施期间，赞助者角色的主要职责包括以下几点。

与KM领导者和团队达成实施计划的目的和目标，以及如何衡量。赞助者是KM计划的主要客户，并将是判断实施计划成败的人。所以必须确保你们达成明确的目标，并且可以简单明确地衡量目标。

提出有挑战性的目标。给KM团队派一个轻松的任务不是赞助者应做的。赞助者应坚信KM能带来极高的业务价值，并会给KM团队增加一些有挑战性的目标。

提供所需的资源来实现这些目标。赞助者为KM计划提供预算，包括支付KM团队成员的工资和任何可能需要的差旅费。他们代表该项目是组织认可的，他们是项目的名义领导。

向KM团队提供业务视角，并代表项目的业务需要。赞助者应该帮助团队了解什么知识对组织具有战略性意义，这样KM活动就能完全支持业务的战略日程。为此，赞助者经常组建一个指导团队并亲自挂帅（在本章稍后介绍）。

定期审查进度。赞助者主持审查会，确保实施项目在正确的轨道上运行。

做出继续KM的承诺。这是很重要的一点。KM团队将交付成果，但他们希望赞助者根据这些结果做出决策。KM团队可能会像下面这样表达期望：

“如果我们提供有效的计划来实现KM，并证明关键的流程可在组织环境中运行，我们希望你批准我们开始试点。”

“如果KM试点完全实现了商定的目标，我们希望你签字认可并支持KM铺开。”

“一旦铺开已经开始，我们希望在消除组织障碍时你支持我们。”

在高层支持KM。对组织而言，KM不会是组织的唯一优先事项，还会有许多问题在争取管理层的关注。赞助者的角色就是代表KM谈话和游说，确保得到资源，作为KM的代表消除与可能正在进行的其他举措的冲突。赞助者还应该在早期阶段（在成果开始呈现前）为KM提供政治支持。

消除障碍。一旦实施进入了铺开阶段，为了让KM体现其价值，就有可能需要改变组织的运营方式，仅举几例，比如改变项目管理框架、改变奖励和表彰制度或改变主题专家的责任（详见第23章）。赞助者可能需要迫切要求进行这些改变，这样才能充分体现嵌入组织的KM的价值。

赞助存在的风险

有几种赞助方式可能不太合适，你应该对此有所了解，并在必要时准备纠正平衡。以下是排名前三的风险。

赞助者有片面的看法。在第10章中，我们将描述一个HR赞助者可能对KM的角色太感兴趣了，或者一个运营赞助者可能对KM流程太感兴趣了，等等。在任何情况下，你都需要通过利用KM指导团队，确保赞助者的看法与其他人的看法保持平衡，如本章后面所述。

赞助者在组织中的地位太低。前面提到了赞助者的许多角色（游说、消除障碍、搭建中间桥梁），要扮演好上述角色，要求赞助者有一定的权力、影响力和赞助资历。

赞助者对KM不感兴趣。如果已经指定的赞助者对KM没有真正的动机或兴趣，在向前推进KM和把它嵌入业务时，就会遇到真正的问题。看看能否利用你的组织关系协商一下，换一个感兴趣和坚定的赞助者。如果不行，那就问你的赞助者：“你需要看到什么，才能对KM充满热情？”

小贴士

你的赞助者有多棒？他们通过上面的测试了吗？如果他们不及格，你能做什么来改善这种情况？利用你在更广泛的KM社区上的对等网络[2]来集思广益。

KM指导团队

实现变革的一个关键要素是指导委员会，用变革管理的术语，可以称之为“指导联盟”。这是由不同领导组成的活跃团队，他们通过提供指导、资源和决策权来推动变革。一个成功的指导委员在其多项组合（头衔、专业知识、声誉、关系、领导能力、可获得的支持和资源）、相互信任程度和共同目标方面是强大的。

KM通常会需要这样的团队来推动变革和指导计划，尤其是在庞大而复杂的组织中。指导团队还可以确保在KM实施阶段的规划和决策中充分代表业务需要。团队成员应该代表主要的职能（IT、HR、质量管理等）和主要的业务线（市场、销售、生产等），从而代表所有主要的利益相关者。他们不是决策委员会，而是赞助者和KM领导者的顾问委员会。他们提供决策权，从这个意义上说，决策将广泛听取意见，和业务相关，并可能获得支持。

指导团队的成员不一定是KM的拥护者，事实上，如果其中一些人持某种程度的怀疑，可能更有利于KM。怀疑者给KM计划增加了一定程度的实际业务挑战，并可以使KM在早期就遇到反对意见并得到解决。指导团队成员还可以在自己的业务领域担任KM计划大使。例如，IT主管可以确保KM计划的需要由IT部门提供，HR主管可以帮助确保KM的期望纳入年度评价系统中，而运营主管可以帮助在运营部门确定和促进KM试点。

指导团队应该定期（如每季度）会面，会面由KM赞助者主持。他们会面是为了审查KM计划的进度和表现，并就后续步骤提出建议。

小贴士

设法确保指导团队成员代表HR、IT、项目、战略和研发领域。努力确保这些部门的领导参加，并请赞助者说清楚这是他或她所期望的。

与其他高级管理人员合作

当你进入KM实施的后续阶段时，所有高级管理人员的参与就变得越来越重要。管理人员是最强大的文化影响者，所以如果他们还不认同KM，就可能明显拖延KM实施需要的行为改变。高级管理人员是最重要的利益相关者，把KM“推销”给他们需要许多影响技巧（在第18章中描述）。通过将KM引入管理人员的业务，可以帮助改进交付、节约成本、提高客户满意度和降低风险。作为回报，你需要他们为你提供以下几方面的帮助。

你需要他们在自己的业务领域对KM资源和角色的投入，例如知识经理、主题专家和KM拥护者。帮他们认识到这是一笔投资，而不是成本。

你需要他们在自己的业务领域帮助指导KM计划。他们应该帮助KM团队了解哪些知识对具体的业务单位或业务组是战略性的，这样KM活动就能完全支持管理人员的业务日程。

你需要他们以身作则，KM不只是下属的事，管理人员也需要参与，所以你希望他们参加KM活动，并贡献出自己的知识。

管理人员需要带头为管理他们所在业务领域的知识设定期望。他们需要弄清楚自己期望从员工那里看到什么，问这样的问题：“你向谁学习了”和“你将和谁分享这些知识”。他们需要挑战下属，通过应用从他人学来的知识不断提升绩效。

设定期望还不够，他们需要跟进期望。组织将密切关注高级管理人员如何处理推卸责任、拒绝学习和分享的人。如果高级管理人员忽视不遵守规则的情况，或表彰奖励错误的行为，就会传递非常消极的信息。这些错误的行为包括鼓励内部竞争，不鼓励公开分享、奖励个人英雄（不需要学习）或知识囤积者（藏在自己的大脑中）。请管理人员反过来奖励那些在开始行动前就学习、分享难得的教训、有勇气承认错误让其他人可以从中吸取教训的人。

小贴士

根据这部分给出的指导意见，为你的高级管理人员拟一页大纲，内容是“你在支持KM中的角色”，在下次指导团队会议上与他们讨论这份大纲和他们的角色。

总结

高级管理人员的支持通常被认为是KM成功最重要的一个动因，缺少支持则是一个最大的挑战（见第3章）。在你的实施进行时，确保你有一个专注、有影响力和支持你的赞助者，一个有代表性的高级指导团队，一种吸引管理层利益相关者的方法。

CHAPTER 8
第8章 预算和时间表

在KM实施的过程中，早期的重大决策之一就是决定KM实施项目的预算规模和时间跨度。在本章中，我们提供一些指导和其他组织的一些基准数字。本章涵盖了以下内容：

为什么需要预算；

需要多大的预算；

在4个KM动因之间分配你的预算；

用基准测试你的预算；

实施KM需要多长时间；

当心自筹资金陷阱。

为什么需要预算

我们有个同事最近在一次KM研讨会上，向客户提出了KM预算的问题。当时，房间里有个人问道：“什么？KM还需要预算吗？”

是的，KM需要预算。所有KM都应该有预算，你需要预算给团队开工资（他们将计划并推动变革）、求人帮忙起草战略和框架、买新软件、支付培训费（将对员工进行新流程和新角色的培训）。对于全球性的公司来说，还需要差旅预算，使KM团队可以拜访地区分支机构和部门并与他们合作，也许还要资助全球实践社区的面对面会议，或者促进分布在全球分散的项目间的知识传递。

对于大型的跨国公司，KM预算可能轻易就达到几百万美元。这不是成本，而是投资。当专注于商业价值并搭建好框架时，KM创造的价值将达到成本的10倍或100倍。即使你缺少最初的高层支持，并尝试自下而上的KM方法，如果你要把任何已有的成功转化为高级管理层的支持，就需要清楚自己的成本和回报。所有KM项目都需要一个预算，不论它们的规模如何。

需要多大的预算

首先，试着自上而下计算预算的规模，列出你需要付出的努力和资源，然后将这一数字与全球的统计数字对照。在KM计划的后期阶段，就可以根据详细的活动计划建立自下而上的预算（在第20章中详述）。然而，在早期阶段，你的计划会制订得不详细，预算将仅基于在计划的时间内KM团队的成本估算，加上差旅津贴、技术支出和咨询支持。因此，这个初始预算包含很多不确定性。然而，成本会随着时间的推移而逐渐明晰，你的预算也将成为一份翔实的文件。例如，铺开阶段的预算在试点阶段结束时，会比开始时清楚得多。最好的方法比如玛氏使用的方法（第27章），编制一份为期三年的计划和预算，以及一份更详细的一年计划。

小贴士

与你的团队一起集思广益，列出你认为在实施期间需要执行的所有任务，并把这些写在即时贴上。用第20章中列出的任务作为大致参考，即使后来可能需要做更多的工作予以确认。这样完成任务所需内部资源的成本就列出来了，然后还需要列出外部开支，包括技术、差旅和有经验的顾问为支持KM实施而提供的任何帮助。

在4个KM动因之间分配你的预算

分配KM预算没有什么万能公式，但是你要运用常识确保自己面面俱到。在第1章中我们对角色、流程、技术和治理这4个KM动因做了介绍，你要确保每个动因都获得充足的预算。

在KM角色上的开支包括定义需要的角色，以及对企业的知识经理、KM拥护者和实践社区领导者的指导、培训和支持。

在KM流程上的开支包括促进这些流程，记录流程，还有通过试点和培训将其引入业务。

在KM技术上的开支包括用户需求分析，购买新技术，将新技术集成到你的基础设施中，维护和培训用户。

在KM治理上的开支包括监督、报告、价值跟踪、指导和参考资料的制作，与业务部门合作将KM嵌入现有的工作流程、职责和结构，还有KM政策的商议和起草。

通常，我们发现和我们接触的公司在技术上的开支比其他动因多很多，并且在大多数时候，我们发现他们的KM计划因此而受损。技术本身不会提供KM，技术上超支往往是KM实施方法平衡不佳的信号。

小贴士

确定在你的预算中哪些要素与角色、流程、技术和治理这四大动因直接相关。记住预算中会有许多其他要素与管理KM计划本身有关，例如变革管理、沟通等，它们与任何一个动因都没有直接关系。预算的这些要素大致有可比性吗？或者彼此属于同一量级吗？如果不是，那你错过了什么？你低估了哪些要素？

用基准测试你的预算

你有了自下而上的预算之后，就可以对它进行基准测试。有几个基准数据来源，第一个是由糯稞咨询于2014年进行的全球KM调查。作为这次调查的一部分，参与者应要求按量级列出他们年度KM预算的规模。20%的参与者不知道他们的预算是多少，10%不愿意晒他们的预算数字。余下的受访者的平均KM预算是每年约604万美元。

显然，预算会根据组织的规模而有所不同，预算与公司规模之间的关系是非线性的，如表8-1所示。

表8-1 平均年度KM预算与员工人数的关系

资料来源：糯稞咨询

这种非线性关系与KM团队规模相关的规模经济有关。公司越大，KM团队规模与公司规模之间的比值越小，且KM预算与公司规模之间的比值越小。KM团队规模与预算更密切相关，如果每个KM团队成员的平均预算为130 000美元，就反映了KM团队的工资以及差旅和外部开支的上升。这是可供你利用的基准数字。

实施KM需要多长时间

影响预算的最重要的问题之一是KM实施计划将需要多长时间。KM可能需要很长时间，直到它被嵌入，但是如果实施计划组织到位，又有支持和资助，就可以缩短时间。为了用基准数字测试KM需多久才能嵌入，我们可以再次参考糯稞咨询2014年的KM调查结果。调查参与者以两种方式描述了组织中KM的成熟度：首先是估计KM成为工作重点的年数；其次是描述成熟度，选择KM是“处于早期阶段”“正在顺利进行”还是“完全嵌入”。

你可以在图8-1中看到成熟度的分布情况。接受调查的更多组织处于早期阶段，而不是任何其他活跃阶段，纵轴显示的是受访者的人数。

从组织进行KM的时间长度看成熟度也是有启发性的。图中的数字证明了KM实施涉及的时间跨度较长。

图8-1 2014年KM调查得出的组织的KM成熟度

资料来源：糯稞咨询

·一直在做KM，并自评为“处于引入KM的早期阶段”的组织，平均需要3.5年。

·一直在做KM，并且“正在顺利进行KM”的组织，平均需要8.2年。

·一直在做KM，并且自称“KM已嵌入我们的工作方式”的组织，平均需要11.8年。

这些数字得到了信息和知识管理学会（Information and Knowledge Management Society）于2008—2012年在新加坡颁发的“KM卓越奖”的证实。在这些奖项中，银奖表明了对机构的部分部门有显著的业务影响，而金奖显示了对整个机构的普遍业务影响。与上述数字相符，金银奖的获得者通常一直运行着KM系统，并有条不紊地实施KM 8年以上。

如果早期阶段持续超过3.5年，而嵌入发生在8年后到12年前的某个时间，那么KM就是个长期的事务。这并不意味着需要8～12年才能显出业务价值或投资回报。如果精心挑选试点，你很早就能看到价值。但这的确意味着KM需要较长的时间才能完全可持续并嵌入到组织中。正如你所料，对大型组织而言，KM实施需要更长的时间。图8-2显示对于不到300名员工的小型组织，他们判断自己“正在顺利进行”的平均年数只有5年多，而对于超过10万名员工的组织，几乎需要10年的时间。

图8-2 KM成熟度与组织规模（员工人数）的关系

资料来源：糯稞咨询

小贴士

用这些数字来检查你的KM实施的时间和预算。要考虑到你的组织规模和你的起点，无论你是否有支持的组织文化，或是否所有KM要素已经就位，如果你的预算和时间与全球基准数字根本不同，那么就要寻求外部咨询。

当心自筹资金陷阱

我们遇到了不止一个组织的KM团队被告知必须要“自筹资金”。换句话说，他们不会收到上级资助的钱，而是通过收取服务费产生的资金来支付自己的运营成本。这不是KM实施的有效模式，主要原因是这会使团队变得急功近利，没有战略眼光。在第2章中，我们讨论了双重实施方式，就是在取得短期业务成功的同时，推动长期的组织变革。如果让KM团队自筹资金，那么就会刺激他们为业务取得速胜，但没有人会资助他们进行长期的文化和行为改变。你应该顶住这种压力，避免落入自筹资金的陷阱！

总结

实施KM是一个漫长的过程，需要大量的预算。你可以利用基准测试来编制早期的预算，但随着实施的进度，要准备随时完善它。“KM是长期事务”这一信息可能会引起担心：KM可能无法在中短期内显现对业务的回报。在下一章中，我们将解决这个问题，看看如何为计划设定业务目标、指标和SMART目标。

CHAPTER 9
第9章 知识管理实施项目的目的和目标

在本章中，我们专注于你为KM计划设定的目的和目标。假设你已经制定了KM战略，并且你与赞助者对KM有共同的愿景。现在需要处理具体问题，开始定义你的KM项目将带来什么，以及如何衡量。

本章包括下列主题：

利益定位；

临时目标；

使目标变“SMART”；

KM的影响指标；

设定价值目标和估算投资回报；

处理强加的目标；

如果不能用货币形式衡量价值怎么办；

不是所有指标都应该是目标。

利益定位

你的KM计划的目的和目标需要用组织成果的形式来表达。虽然写下诸如“提供更好的知识利用”或“改善知识的创新和保留”的目标很吸引人，但在业务方面这些都不是有用的目标。企业的存在不是为了保留知识或提供利用知识的途径，而是为了赚钱、提供服务或销售产品。KM目标需要与这些组织目标联系起来，这样每个人都清楚你正在做的是支持企业的核心业务。我们用图来呈现利益定位的技巧，把你计划的KM举措与企业的目标联系起来。图9-1显示的是这种“收益图”的模板。

图9-1 “收益图”模板

左侧第一列是计划的KM举措；在最右侧的那列，输入组织的主要战略目标；然后，在它的左侧，确定与战略目标相关的许多可衡量的结果。中间的空白可用来创建收益图。

假设你在为一家销售和营销公司工作，你们的主要战略目标是增长、利润和可持续发展，所以你先在最右侧的列输入这些目标。

你已经和自己的团队决定：合适的KM举措可能包括创建新市场的实践社区、销售网站、营销知识库和消费者论坛。你把这些输入左侧第一列，然后，从左边开始，你绘制每个KM举措可能实现什么。这些箭头进入“业务变化”区，在左侧，有一个来自相关举措的箭头，如图9-2所示。

以上是第一轮映射，第二轮是问：你刚确定的变化将使什么成为可能，并在向右移动的新框内添加这些内容，用向右的箭头连起来。例如，分享销售技巧和提示，使开发销售最佳实践成为可能。然后第三次重复这个过程，还可能有第四或第五次，直到可以用标准业务指标来衡量业务变化，这时，你把它们放到“可衡量的成果”列。

图9-2 填充“收益图”的第一轮

与相关的战略目标相联系。如果你不能一直连到右侧的可衡量结果，那么这可能说明计划的KM举措不适合业务目标。图9-3是一个已完成的“收益图”。

这张图确定了KM举措和战略目标之间的明确关系。例如，图9-3显示，通过引入KM举措，我们能在新市场实现更快的增长，提高在现有市场的份额，增加销量，更好地留住客户和员工。这些都是可测量的，每个都可能是KM计划的潜在业务目标。该图可以作为一份声明，如“通过引入销售和营销KM框架，我们将增加现有市场的销量，并在新市场实现更快的增长”。注意：你不必列出每一个目标，只需选择你最有信心和你的赞助者和指导团队最感兴趣的目标。

图9-3 完成的收益图

小贴士

在研讨会上，利用大白板和即时贴与KM团队和赞助者一起画“收益图”。开研讨会可使你集思广益，而且可以使你的团队为了潜在的业务目标而团结奋进。尽量让赞助者参与进来，这会在他或她的头脑中强化：KM真的有助于带来更好的业绩。

临时目标

你绘制的收益图代表着KM将给组织带来什么的长期愿景。然而如第2章所述，实施项目将按一系列的步骤交付，并且铺开前的阶段也有具体的目标。

规划阶段

规划阶段的目标是交付可信的KM实施计划，以及商定应完成的概念验证的数量。这些概念验证已经由业务人员已经根据自己的能力判断是有价值的做法。实施计划的可信度将由指导团队判断，而参与概念验证的业务人员的评估将被作为成功案例记录下来。

检验和试点阶段

试点阶段的目标是交付商定数量的KM试点，并通过这些试点交付一系列商定的业务成果。业务成果的水平需要足够高，可以说服指导委员会在试点阶段结束时，同意在整个组织系统地铺开KM。事实上，当你为试点阶段设定目标时，应该与指导委员会预先商定如果达成了这些目标，他们将认同这些目标作为充分的证据来批准KM的全面铺开。

小贴士

如第8章所示，实施KM是个长期的过程，可能需要多年才能变得可持续和融入业务。与其花太大的力气为整个项目设定目标，还不如把精力放在为每个阶段，甚至为每一年设定目标。如果你的前期规划太刻板，那么你的计划就无法适应不断变化的业务环境。随着你的进展，你能够更好地了解KM能为你的组织带来什么，这样每年你都能更有信心地设定目标。

使目标变“SMART”

如果你能确保目标是具体（specific）、可测量（measurable）、行动导向（action-oriented）、现实（realistic）和有时限（time-bound）（这四个单词首字母缩写为SMART），与指导委员会达成一致就会容易多了。SMART目标在试点阶段尤其重要，因为这个阶段提供支持做出铺开KM的重大决策的证据。举个例子，BP于20世纪90年代末实施KM的试点阶段，目标是“通过KM试点，在1998年给企业带来1亿美元的利益”，并通过下一年企业提交的预算减少来测量。这个目标非常具体、可测量和有时限，虽然当时团队没有觉得它实际，但实践证明是可以实现的。

要创建SMART目标，你需要知道：

你的KM计划要处理哪些业务指标（通过画“收益图”就能确定指标，指标的例子在下文介绍）；

你的KM努力将带来的大致影响；

测量指标改进的某种方式（这意味着你已经有了基线测量）。

KM的影响指标

用来定义KM计划目标的指标应该是与你所在的业务类型相关的业务指标（其他KM指标在第24章讨论）。下面列出了受KM影响的一些常用的业务指标，其中前几个指标是最常用的，如糯稞咨询2014年的KM调查所报告的指标。

查找信息的时间

你的KM框架肯定包括改进关键知识和信息的可访问性的相关要素，使人们更容易查找他们需要的知识和信息，并因此提高运行效率。为了证明这些效率提高，你需要衡量在KM实施前后，人们搜索信息花多长时间。这是一个很常用的指标，但通过减少查找信息的时间节省成本，很少引起高级管理人员的重大关注，并且也不总是KM的主要价值。管理层往往对重大主题更感兴趣，例如项目成本超支或未能赢得大型项目投标。然而在大公司和时间是关键因素的环境中（例如律所、咨询业、快速发展的科技公司），这个指标可能很重要。

新员工获得能力的时间

这个指标对成长迅速或人员流动率高的组织很重要。你能使新员工能力增长越快，他们的工作就会越有效。而在工作人员赶上速度的同时，你经历的生产力下降的时间就越少。举个例子，美国核管理委员会（US Nuclear Regulatory Commission）是一个快速成长的组织，他们的KM专注于知识传递。为新检查员建立实践社区和提供培训资源的链接，使新员工获得资格的时间减少了25%，从两年缩短到一年半。这些员工很快就能“单干”，而不再与更有经验的工作人员搭档工作（Johnson,2011）。

项目或运营成本

通过吸取、再利用从项目和业务中得到的经验教训与最佳实践，组织可以改进他们的工作方式，消除重复错误，改进复制流程，从而降低成本。项目和业务越昂贵，KM可以带来的价值就越大。对于在油气领域、建筑领域和大型工程公司从事重大项目的所有机构，这是主要的KM影响指标。例如，阿吉莫科（Ajimoko），于2007年报告说：通过吸取经验教训，在阿曼的Saih Rawl油气田打一口井的时间和成本减少了40%。

项目或活动周期时间

除了做事成本更低以外，KM还可以帮助项目提高速度。对于建筑项目和对延误处罚严厉的其他项目，速度是至关重要的。2014年，泰勒（Taylor）描述了伦敦横贯铁路（一个大规模的欧洲铁路建设项目）如何通过“创新门户”（Innovation Portal）分享经验教训和最佳实践，节省了大量时间。

在伦敦东区斯特拉特福德（Stratford）的布甸磨坊里（Pudding Mill Lane）工地，承包商一直在努力竖立一堵加固土墙。他们尝试了一种新技术，它大部分时候有用，但存在几个问题。于是他们吸取以前的教训，把这个新施工技术发布到“创新门户”上。一年后，普林斯迪（Plumstead，也位于伦敦东区）工地的承包商在建加固土墙时也遇到了困难，而工期非常紧。幸运的是，创新团队指点他们访问“创新门户”，学习从布甸磨坊里得到的经验。他们接受了这些经验并进一步努力，发明了一个放在墙前面的框架。这项发明需要停工三个星期，但他们仍然按时交付了土墙。

产品和服务质量

对于创造产品的制造公司、提供服务的律所和咨询公司之类的组织，或者出台政策和提供公民服务的政府部门，产品或服务的质量是个非常重要的业务指标。产品和服务的质量差，可能导致返工、浪费、产品召回、客户不满，甚至失去客户。对于这些组织，产品或服务质量可能是KM可以影响的最重要的指标，甚至比成本或时间更重要。

通用汽车公司的史蒂夫·维内克利用现成的分类法，由138个最佳实践团队和一组主题专家来填充和维护“技术记忆”，即用显性知识和最佳实践的数据库来标准化产品质量（Weineke,2007）。根据Ash（2007a）的报告，早期的结果指标证明了这个KM倡议的价值。

在使用的36个月期间，从2000年到2003年出售的汽车的实际保修费用下降了近20%，低于预测值。工程解决方案目录、技术记忆和闭环学习是当前十项活动中的3项活动，这3项KM活动就像工程推动者那样，推动了保修费用的下降。

销量和市场份额

对于销售组织，成本、时间和质量与销量增加的影响相比，可能微不足道。像玛氏（第27章）、卡夫食品、可口可乐和喜力这样的企业，都在销售服务上部署了至少部分KM活动。KM也可能影响投标和竞标的成功，如下面的怡安集团的例子（Adams,2004）。

案例分析

怡安澳大利亚的墨尔本办事处收到了澳大利亚一家大型收费公路公司的保险业务招标邀请，而怡安的一个主要竞争对手又是这家公司的股东。招标时间非常紧，几乎没有时间来收集数据和统计信息。澳大利亚的客户总监给Property GPG（全球实践小组，一个知识分享论坛，类似于实践社区）发了一封电子邮件，要求提供紧急基准信息，以证明怡安在收费公路、隧道和桥梁领域的全球专业知识。

有关同行公司的保险范围信息很快就从全球各地收集起来⋯⋯来自中国、加拿大、巴西和比利时的财产专家发送了他们客户的保险范围的详细信息，为了保护他们的身份，这些都是匿名的（一项良好的数据保护政策）。

Property GPG能够明确地证明该收费公路公司的国际同行支付了哪些财产费用，并提供关于限额和免赔额的信息。24小时内，怡安的墨尔本办事处就收到了信息；两天后就向公司进行了演示，不到两周，怡安墨尔本就被指定为新的代理人。

客户满意度

对于许多面对客户的组织，关键的业务指标不是成本或时间，而是客户满意度。满意的客户就是忠实的客户，客户保留程度高，市场份额才能稳定或不断增长。KM影响客户满意度的一个例子是由劳利（Lawley,2006）提供的，他描述了辅导和实践社区结合，如何改进了电信运营商Orange的呼叫中心的运营。

KM从业人员经常因为运行的计划不能用传统的业务语言（如投资回报）简单评估而受到批评。然而，在这个案例中，结果几乎是立竿见影且可以量化的。KM团队能够指出：在实践社区系统就位后的几个月内，客户满意度的数字就稳步上升，从69%增加到76%。在这么短的时间内，这是个了不起的成绩，主要归功于公司内部辅导方式的变化。

小贴士

选择指标来衡量KM计划的影响时，最好从你的组织已经收集和报告的标准业务指标中选择。这些指标之所以入选是因为它们对高级管理人员很重要，并且已经有一个基准，使你能识别KM可以帮助的绩效不佳者，并对照衡量进度。如果你自己创造了一套指标，那么首先，必须建立自己的基准；其次，必须创建自己的衡量系统；最后，需要说服高管这些指标对业务很重要。

设定价值目标和估算投资回报

如案例所示，本章中描述的所有指标都会受到KM的积极影响。收益图将帮你确定哪些指标最可能受你正计划的KM行动的影响。这些指标将帮你衡量成败，并帮你确定价值目标。价值目标对KM实施的试点阶段最重要，因为KM试点项目提供的价值将为KM铺开产生商业案例，正如第2章所述。

设定价值目标的最好办法是与业务部门的人坐在一起回顾收益图，看看KM可利用的点在哪里，并估算KM能带来多大的不同。例如，图9-3暗示“新市场”实践社区能推动新市场开发中最佳实践的开发和应用，从而更快地增长。你可能已经选择这个领域作为试点项目之一，并需要估算KM试点可能带来的价值。

在这个例子中，你会与新市场领域的人合作讨论下列问题。

新市场当前的增长率，以收入增长、销售增长或其他标准业务指标来衡量，这些可作为你的基线。

当前对增长的限制，不论这些是否与知识有关，不论是否支持关于开发和展开最佳实践的主张。

知识分享的影响可能有多大？例如，如果增长最慢的市场要向最快的学习成功的秘密，这可能有什么影响？它们能否增长10%或20%？

KM因此可以实现新市场增长率的整体提高。

增长率的提高将告诉你新市场试点的目标。

通常，试点项目的每个目标都可以用货币衡量。假设你认同KM可以真正帮助新市场增长3%，你就应该能够将这个数字转化为销售和利润的增加，然后就可以把货币目标加起来，再形成一个总体的目标数字。

值得一提的是：在试点阶段，最好少说多做。如果你觉得KM试点项目实际能带来2 000万美元的好处，那么把1 000万设定为你的正式目标也许是最安全的。价值交付的道路是复杂的，你的一个或多个试点项目可能被撤销，或者未能交付预期的价值（如果你按照第22章中的建议，明智地选择试点，这就不太可能发生）。

小贴士

作为试点项目规划的一部分，与试点项目赞助者一起为每个试点项目绘制单独的收益图。在决定试点的具体目标及与赞助者讨论KM的价值，提供有价值的框架时，这些收益图会非常有帮助。

处理强加的目标

有时你没有选择自己目标的自由，本章前面提到的BP在1998年的1亿美元价值目标就不是由KM项目组计算的，而是由指导委员会自上而下强加的。在这样的情况下，你可能没有谈判的机会和能力。如果这是他们需要看到才能相信KM的重要性的价值，那么这就是你需要交付的价值。

再回到这里，与相关的业务领导重温收益图可以帮你确定从试点中提取更大价值的方法。例如，如果最左列中KM举措带来的好处看起来不像它们能带来的预期效益，那么就回到你的团队问，“我们还该做些什么来增加价值”。检查收益图是个反复的过程，从左到右，从右到左，直到所有利益相关者都感到满意，就代表了KM是实际和可行的。

如果不能用货币形式测量价值怎么办

不是每个组织都会用货币形式测量价值，例如，消防部门就不以货币形式衡量其成功，医院也是，他们更可能关注质量的测量。质量可能意味着生死之间的差别（减少错误、不良后果、意外伤害率、提高救援率）。时间指标也可能有用，比如新员工获得能力的时间、有效响应紧急情况的时间、患者的等候时间。

总有一种方法能测量KM的价值，重要的是找到一个知识工作者和管理层都重视、KM能影响的结果，而且这种结果能以某种方式测量。

不是所有指标都应该是目标

在这里值得多说句警告的话：虽然有效的KM规划取决于严格的测量和设定目标的方法，但有时容易被我们的指标分散注意力，并把价值指标、结果目标与活动指标搞混（见第24章）。在你实现期望的目标前，寻找进展中一些吸引人的指标，特别是当你目标远大时。例如，如果你建立了一个实践社区，可能就想测量参与率以确定自己走上了正轨。参与率是个活动指标，它实际上并没有告诉你是否正朝着期望的价值结果前进。

并不是所有的指标都像目标那样好用，把它们当成目标可能有意外的后果。以IBM在20世纪90年代建立最佳实践库的经历为例（Barth,2000）。

（对知识库）的贡献反映在业绩评估或奖金上。每个人都提交了，但我们采用年份来衡量，所以90%的提交都在12月15日到12月31日之间。更糟糕的是，没有流程来监督书面贡献的质量。他们不仅同时提交，还非常冗长和难以理解。IBM被迫改进了方法，最终创建了一个社区用于提交流程，社区中有一个专家网络进行轮流审查、评论并要求人们对知识库做贡献。

通过将提交数量的指标变成目标，IBM实际上损害了其知识库的质量，这与其初衷背道而驰。

总结

本章覆盖了KM中最困难的领域之一：设定目的和目标，以及如何证明价值。本章描述的收益图是一个工具，可以帮助你和内部客户了解KM如何和在哪里能够增值，最后是最难的一步，准确估算你认为KM可能带来多少价值。注意：这是迭代和协作的过程，请与你的业务客户一起进行。

尽管困难，但这个步骤是至关重要的。在全书中，我们已经把KM和业务价值联系起来，当你设定KM计划的目标时，必须使这种联系明确清楚，而且在测量业绩时可对照。幸运的是，KM可创造的价值量通常大于我们能实现的。大胆一点，设定你的目标，并有信心你会实现它们。

CHAPTER 10
第10章 寻找合作伙伴来帮助你

在第1章我们提到，KM团队的职能之一是协调在合作领域中与KM有关的活动。我们还认为，为了可持续实施，KM必须嵌入组织的日常工作。这意味着KM不是由KM团队“给”组织的其余人“做”的，而是通过一个采用和嵌入KM角色、技术、流程和治理要素的过程，促进组织做KM。这些动因通常涉及需要协商的特定的职能单位：IT代表技术，HR代表角色和治理的某些元素，战略规划代表治理的其他元素，而运营代表流程。

在本章中，我们审视KM团队必须在KM实施过程中扮演的角色，以确保4个动因得到妥善的协调和处理。我们将讨论下列主题：

谁应该负责KM；

基于合伙关系的KM；

发起合作；

合伙关系的过渡；

识别不明显的合作伙伴。

谁应该负责KM

我们经常被问到：“谁应该负责KM，是IT还是HR?”事实上，我们与许多不同的企业职能领导的KM团队合作过，从IT部、HR部到组织发展部、组织卓越部、质量管理部、企业规划部、信息管理部，甚至企业沟通部。我们还与不同的业务部门一起合作实施过KM项目，例如营销部、钻井部或研发部。

2014年的KM调查确定了KM团队广泛的汇报关系，如表10-1所示。

表10-1 KM团队的汇报关系

（续表）

资料来源：糯稞咨询

什么比KM团队的汇报关系更重要？简短的答案如下。

a.KM团队有高层支持（第7章）,KM领导者有足够多的优点和影响技巧（第5章）和KM团队有足够多的能力（第6章）。

b.团队能够确保4个KM动因之间的平衡。

我们以前提到的每个企业职能都可能对KM的特定动因或要素有所偏向。

IT偏向技术，IT部门发现技术更容易处理，所以可能忽视其他动因。

HR偏向企业文化、角色与责任以及学习与发展这些领域，并且可能没有能力影响有权威的其他动因。

组织卓越部、质量管理部和企业规划部可能对业务的运营领域有洞察力，但可能没有背景来处理文化和技术方面的问题。

信息管理可能偏向KM的显性知识方面。

企业沟通可能偏向确保良好的信息流动和情况了解，但可能不善于处理学习、专业技术、知识保留和KM技术。

这种职能偏向是一种风险，但是如果谨慎处理，就可以管理这种风险。例如，我们曾和IT团队合作开发与实施一项平衡有效的KM战略，同时满足了隐性和显性知识的需要。他们从细节开始，关注获得好的业务成果，解决了一些痛点，吸引了HR的关注，双方同舟共济，HR部门在人员方面支持他们。他们还吸引了企业规划部门参与，帮助后者将KM规划整合到年度工作规划过程中。他们能够管理风险，是因为KM的领导者具备第5章所述的优点和耐心，因为赞助者（在这里是CIO）愿意走出自己的舒适区，尝试一些小试验。

然而，我们还曾与开放的IT团队合作，他们还提出了一个平衡的KM战略，但是后来遇到了HR团队的反对，他们拒绝合作，因为“IT闯入了我们的地盘”。该计划的技术方面能够继续进行，但人员、流程和治理方面因HR拒绝将KM的需求视为他们工作计划的优先事项而受阻。事实证明IT总监与HR总监不和，虽然在战略开发过程中，HR参加了会议，但他们不承担义务，当到了需要他们采取行动的时候，他们拒绝承认KM是工作日程中的优先事项。

如果你能够影响KM的归属，那么理想的情况是：KM团队作为单独的小部门独立存在，并单独向高管汇报工作（表10-1中最受欢迎的选项）。然后就可以开发与其他关键部门的合作方式。

与这些关键职能合作有三种结构化的方式。

1.如果其中一些职能都聚在“企业支持”群中，那么KM部门就可进入这个群里，由同一个老板领导。

2.选择你的项目赞助者，他们对你需要合作的企业职能有监督或影响。

3.确保在你的KM指导组中有其他职能的代表（最好是该职能的领导）。

然而，最终没有“万能”的答案。你需要悟透组织的文化和政治，了解实施KM所需的影响力和能力。

小贴士

如果你还没有确定KM团队的汇报关系，就考虑上面列出的需要平衡的内容，包括KM领导者和赞助者的影响范围、需要参与KM实施的关键职能、KM对业务的责任。KM应该被放在哪个位置？

基于合伙关系的KM

“合伙”是一个概念，在非营利、民间组织（NGO）和商业合资界应用最广泛，它对KM实施来说也是有用的概念。合伙比合作更结构化，但又不如组织正式的任命。合伙表示自愿的联盟、平等地共谋发展和协商联盟中不同的合作伙伴给共同商定的日程带来不同的资源和能力。它承认合作伙伴在合伙日程之外有不同的优先事项和日程，并且他们需要协商与其他需求合伙的好处。因此，它强调“互补目标”超过“共同目标”、“协议”超过“合同”或“命令”、“参与”超过“咨询”（Tennyson,2003）。

这对KM是个有用的模式，因为所有KM的可能合作伙伴（HR、IT、IM等）都有超出KM的责任和优先级。KM可能位于你的宇宙中心，但不是他们的中心。合伙的方法对每个相关人都是透明的，每个人都明确认同它，并且它是一种平等协商的方式。合伙的含意非常清楚。从KM战略阶段开始，你将需要确定潜在的合作伙伴并与他们交往，这样他们就能参与下一个阶段的规划。

由KM指导团队制定合伙关系的机制。合伙方法明确了KM指导团队不是一组“待咨询”的利益相关者，而是“待参与”的一组利益相关者，他们积极参与每个活动周期的规划、资源提供和审查。资源映射方法是个实用的工具，可识别和吸引潜在的合作伙伴。图10-1是典型的KM项目的资源映射模板（由社区成员进行评分）。

图10-1 资源映射模板

资料来源：改编自Tennyson（2003）

KM团队内部可以利用这个模板，集体讨论潜在的合作伙伴加入你的KM指导团队，以此来考虑你在下一阶段需要什么资源（在角色、技术、流程和治理的每个职能领域需要什么资源，从信息收集、食宿和耗材到信息传播、人员、关系和专业知识，都可能需要什么资源），确定能给你提供这些资源和能力的合作伙伴。

小贴士

与KM团队一起考虑KM战略大纲，并利用资源映射模板集体讨论你应该让谁作为合作伙伴参与实施阶段。

发起合作

当受邀的合作伙伴齐聚合作启动会时，资源映射模板在每个合作阶段的开始，还可以作为一个强大的参与工具。当合作伙伴参加这次会议时，他们将有不同的感觉和期望，或许也有不同程度的动机。启动会的目的是缔结共享的协议，这个协议是下一阶段的活动基础，无论下一个阶段是确定概念验证项目，扩展到试点，还是实施全面的KM铺开。

启动会有四个不同的阶段。

1.需求评估

合作伙伴需要对当前情况、要克服的主要问题或挑战有共同的理解，并对要解决的根本原因达成共识。根据他们在流程中的位置，他们将对KM战略的需求分析或知识资产审计的结果（在第11章中描述），提供宝贵的意见。他们对此会有自己的看法，这些看法需要得到听取和认同。

2.共同的愿景

如果你制定了KM战略，就应有一份愿景声明，说明KM应该为组织实现的结果。合作伙伴需要接受、内化或适应这些他们满意的愿景。共同愿景就是帮助合作伙伴确定和达成下一阶段活动的总体目标。

3.合伙的收益和代价

在这个阶段，在你做出坚定的承诺前，合作伙伴需要开诚布公地讨论参与KM给他们带来的好处和代价。到目前为止，你一直说的是总体上对组织的好处，然而，合作伙伴还需要明确KM计划的结果能给他们自己的职能带来哪些具体的好处。他们还需要公开自己的约束条件和挑战，以及参与的潜在成本。

也许HR部门有大量的能力框架咨询要启动，也许IT部门正在实施CRM（客户关系管理）项目，但进展不顺利，也许企业沟通部门正在忙于出年报，眼下人手不够。

重要的是，这些约束条件和承诺是表面的，因为如果它们不是表面问题，就不能解决，并且可能发生三件事：（1）你的计划最终过于雄心勃勃，不切实际；（2）你失去机会向关键合作伙伴澄清参与的好处；（3）你失去机会利用并行项目和活动，你将不能利用它们的需求分析和信息收集活动，或调整KM项目来支持其他企业举措。

如果你的组织文化不是非常开放和透明的，而你觉得与会者不会公开谈论这些犹豫和担忧，那么你就需要在启动会前做大量的前期工作，在一对一的会面中收集这类深度信息，然后你必须巧妙地在会议上引出这些担忧因素。仅消除这些约束条件还不够，在有效的合伙关系中，所有合作伙伴都需要非常清楚消除这些约束条件的收益和代价。

4.商定的目标和贡献

对好处、代价和约束条件有了强烈的共识之后，合作伙伴就需要商定KM实施下一阶段的目标是什么。作为KM实施的一部分，他们需要商定将如何为这些目标做贡献，对角色、责任和问责的期望是什么。这就开始了平等协商，因为他们要寻求该计划与他们的其他优先事项和其他需求在时间和资源上的平衡。

这时可以应用图10-1的资源映射模板。把这张大图贴到墙上，从商定的目标开始，请合作伙伴讨论对每部分的贡献（用即时贴），直到每个人都同意对资源的承诺与商定的目标相匹配。

在这个阶段，本着平等协商的精神，你的合作伙伴在做出任何坚定的承诺前，可能希望回去和同事商量。因此，我们通常会把启动会与行动计划会分开，坚定的承诺、时间表和问责制程序都是在后者商定的。

合伙关系的过渡

合伙意味着活动的反复循环。你的合伙需求应该在每次过渡时接受审查，从KM战略到发现概念验证，从概念验证到试点，从试点到全面铺开。这是为了确保随着KM活动的延续和扩大，你在每个阶段的活动都有所需的适当的资源和支持。

有些合作伙伴会长期和你在一起，但他们的贡献会变。有些合作伙伴进来得早，中间退出了一段时间（因为你没有主动请求他们的参与），后来再次加入。有时，KM合作伙伴的角色变得制度化了，成了他们职能责任的一个正式部分。随着KM实施的成熟，还有KM开始从实施过渡到稳定状态，这种情况越来越有可能发生（第26章）。

在每个阶段，你和合作伙伴都应该审查下阶段的合伙需求。健康的合伙关系应随着环境的成熟不断得到审查和更新。这些过渡阶段需要得到表扬，讲述到目前为止合作中的案例、实现了什么、面临和克服了哪些挑战。表扬不同合作伙伴的贡献，他们是你后续阶段的合伙模范。

识别不明显的合作伙伴

有些合作伙伴显而易见，他们属于企业的职能，承担着KM四大动因之一的重大责任，我们已经确定了这些合作伙伴。有些合作伙伴不太明显，他们属于和你有交集，有时甚至存在竞争利益的职能或领域。

政策所有者

因为你的动因之一是治理，企业政策的任何所有者都是潜在的合作伙伴，因为他们的政策可能与你的KM政策存在竞争或冲突（企业KM政策的出台将在第23章讨论）。

我们曾与一个机构合作，它的CEO和其他高管热情地签署了政策声明，说道：“这是我们的政策，我们通过知识分享和再利用提高我们组织的效率和效益。”过了一段时间，我们偶然看到这家机构的信息安全政策提到“信息的分享仅在需要知道的基础上”。这家机构有两项政策，并且彼此矛盾。企业政策的角色是澄清对员工的期望，但由于我们没有解决重要的矛盾，我们把局面搞得混乱不清。后来，KM团队与信息安全部门合作制定了一套兼容的政策，给出更清楚的指导，包括哪些信息和指控可以公开分享，哪些信息需要更大的保护。

在隐私、保密、知识产权、商业风险或符合审计标准这些领域，政策所有者可能受立法、监管、合同或外部合规要求的约束。所有这些与政策领域知识的获取、保存、保护和分享方式有关系。

信息和数据管理

如果早期没有发现，“邻近”领域也可能成为不一致的导火索。这些包括记录经理、数据经理（基于数据的商业应用者）、信息经理和企业的图书管理员。

记录经理负责组织决策和活动的文件记录和保存。虽然记录的可访问性和可用性在他们的职权范围内，但作为专业人士，他们往往把更多的重点放在保护记录的完整性和可靠性上，而不是确保它们日常使用的简便性。

数据经理以结构化的方式处理数据，通常在业务线的应用中，来支持特定的活动和交易，还利用分析和报告工具来支持决策。

信息经理负责给企业提供信息支持、文档信息管理、结构化或非结构化网页的内容管理。

企业图书管理员通常照管发布的信息资源（电子和硬拷贝），供组织使用，管理对数据库和其他类型内容的订阅，并可能把信息选择性地传播到组织内。

所有这些职能都处理显性形式的知识，但是在我们额外增加KM之前，它们已共同给普通的知识工作者呈现出混乱的景象。

学习导向职能

有一些专业职能横跨了组织的多个领域，即它们可能有中心协调职能。这些职能包括项目管理、质量管理、风险管理以及健康、安全和环境（health, safety and environmental;HSE）管理。

这些职能有两个相同点：一个是它们会特别顺从KM；另一个是如果不早参与过程，它们会成为可怕的抵抗者。

1.它们对学习都有强烈的兴趣。在项目管理中，项目的有效性、成本、周期和效率都受项目之前、期间和之后的学习能力影响，所以重复类型的项目可以比同类前一个项目完成得更节约、更快、更好。在质量管理中，经常提升质量并分享这些改进，使用的流程非常类似于KM流程。在风险管理中，在项目或活动周期开始时，需要确定和评估已知的风险，这往往需要经验以及借鉴过去的经验教训：有效的避免策略，确定减轻或恢复措施，警告团队可能出现的任何风险。在HSE中，从以前的突发事件中获得的经验教训提高了安全意识和教育，又为今后避免类似事件提供了基础。收集小事件、“有惊无险”的报告和他们的分析对改进组织的安全文化大有帮助。

2.这些职能受到既定过程、标准和在某些情况下外部监管合规要求的高度限制，他们开展工作的方式受到高度控制，工作方式的变化需要与他们先前存在的工作模式一致。KM进入这些职能领域，并提出学习流程及知识获取和再利用的模式，这很好，但如果这些模式与领域的工作模式不一致，并且不讲该领域的业务语言，这就不会被采用。如果这些是可能成为KM项目目标的职能，那么在很早的阶段就需要确定、接触并与他们合作。

小贴士

1.制作一张企业政策清单，它们可能对你组织内部的KM方式有某些影响，然后把政策的所有者确定为潜在的利益相关者和合作伙伴。

2.一旦你开始确定概念验证和试点项目的候选人，你的业务重点就会更加突出。从数据、信息和记录的视角来看那些业务领域的潜在利益相关者，他们需要作为合作伙伴参与吗？

3.有没有其他重大企业举措是在铺开信息平台、基于数据的商业应用或在记录管理系统？他们需要作为合作伙伴参与吗？

4.你的组织中哪些职能对学习有强烈的兴趣？他们受自己工作方式的高度限制吗？他们有可能成为KM计划的目标吗？他们需要作为合作伙伴参与吗？

与外部公司合伙

这可能是你领导的第一个KM实施项目，你可能缺少这个领域的经验和知识，但你可能觉得会从学习更多KM知识中受益。买这本书是很好的第一步，第二步是与可信赖的顾问和KM专家合伙。

与可信赖的顾问合伙

许多人对聘管理顾问有疑虑，但是最优秀的管理顾问应被视为知识资源。有经验的KM顾问已经参与了许多KM计划，而这些经验可以为你所用，帮你避开陷阱，大大增加成功的机会。如果它加速了你的KM实施或提高了其有效性，钱就投对了。可信赖的KM顾问可以变成优秀的导师。根据经验的广度选择顾问，不需要精确到行业经验，因为有许多行业部门以外的因素影响KM实施。最好找这样的人：（1）你们相处融洽；（2）坦率地分享知识；（3）有非常广泛的KM经验；（4）有广泛的专家人脉。

与KM专家合伙

与其他KM专家合伙的最好方式是加入付费的KM协会，或者加入本地的KM专家小组。协会的运转更专业，而本地的专家小组更便宜，但经常由志愿者运营。在多种情况下，你可能会发现，专家小组的专家和你的水平差不多，他们的KM计划和你的处于类似的状态，即仍在进行中。所以，虽然许多小组会员可能不精通你的KM实施，他们中很少有人达到了KM旅程的终点，但他们经常担当彼此的支持小组，并交换战术建议。

只要有可能，就找个更有经验的KM专家，可以是可信赖的顾问，也可以是实践社区里非常有经验的导师，来筛选并理解你从协会或专家小组的同仁那里得到的建议。

总结

KM的汇报关系能影响交付价值，如果KM通过先前存在的企业职能汇报，就可能面临超过该职能的核心能力的情况。假如可以选择，我们建议KM实施计划选择独立的汇报关系。然而，比“所有权”问题更重要的是参与，主动与组织内部你所需的各种职能和外部有经验的KM从业者合伙。在本章中，我们讨论了成功合伙的要素，我们将在第18章给出影响更广泛的利益相关者的一些建议。

[1].C级指最高层管理人员，例如CEO、COO及CFO等。——编者注

[2].对等网络（peer network），即对等计算机网络，是一种在对等者（peer）之间分配任务和工作负载的分布式应用架构。

PART 03
第三部分 评估与规划

＜执行摘要＞

第三部分涵盖了对任何KM实施都十分关键的基础工作。第11章介绍知识资产审计，提供详细规划所需的证据。第12章介绍KM框架的概念，并定义其要素。第13～16章将帮助你对照KM框架的要素，评估自己的需求，以确保你的KM实施保持平衡和完整。第17章解释知识组织这一领域如何支持KM框架的目标。第18～19章讲述如何通过实施过程动员他人，而第20章将帮你把评估结果变成详细的实施计划。

CHAPTER 11
第11章 实施知识资产审计

到目前为止，你已经完成了KM实施的准备工作。你有KM战略指导，而且应该有可以交付的资源，诸如你的赞助者、团队、领导、预算和合作伙伴。现在应该考虑KM可能增值的潜在领域。你可能已经进行了某种形式的战略审计或评估，作为战略建设阶段的一部分，现在可以进行更详细的分析，从而帮你确定运营层面具体的潜在KM计划。这项工作叫作知识资产审计。我们说的“知识资产”指的是组织拥有的可确定范围的知识或能力，而它们可能（也可能没有）得到了妥善管理。

本章涵盖下列领域：

知识资产审计是什么；

审计如何帮助KM实施；

可审计的知识资产的类型；

知识资产审计的步骤；

分析审计的结果。

知识资产审计是什么

我们使用“知识资产审计”这个术语是为了把它与更通用的术语“知识审计”区分开来。这个区分很有必要，因为“知识审计”意味着多种多样的活动：

KM实践或KM能力的评估（在第4章中提及）；

与知识分享行为有关的文化审计（第19章）；

对照KM标准的评估；

现有KM计划及其有效性的评价；

产生知识资产的基准数据以及与其的差距；

最后这项活动是我们在本章重点关注的主题。

如果你的KM战略已经开发得很健全了，可能你已经进行过了KM评估，并确定了需要保护、保留、扩展或创造的战略知识资产（Barnes and Milton, 2015）。战略知识资产是一个组织的高级能力。知识资产审计能够帮你朝着KM成功实施的方向努力，定义实际的KM项目，把它们分解为更具操作性的要素。

例如，在税务机关，战略知识资产可能是侦查税务欺诈的能力。为了弄清楚怎样才能保护这种能力，我们需要将问题细化为该能力在操作层面如何实现。例如，知识嵌入了算法后，分析纳税模式及纳税人的细分类型，并把他们和基准对照，从而发现异常行为。但老练的税务人员在发现异常方面的经验，例如，调查技巧、纳税记录的取证分析、嵌入指南和清单的显性知识、案例分析以及从过去的调查中获得的经验教训等，是算法赶不上的。我们需要了解我们对每个主要税种，例如所得税、财产税和公司税及其相关知识资产的管理到位不到位。我们需要能够了解有助于提升战略能力的知识流，发现运营型知识资产的差距或知识流中的障碍。这就是运营型知识资产审计所要做的。

知识资产审计的典型输出包括：

与每个关键业务活动或战略能力关联的知识资产库，通常以图表形式呈现，我们称之为知识图；

知识流的图示，也称之为知识图，其与上面的图容易混淆；

对知识风险、知识可访问性和知识资产差距的分析。

审计如何帮助KM实施

在第2章中，我们推荐了一种KM实施的试验和试点法，辅以准备快速应对紧迫业务需求的机会牵引活动。在这样的双重战略中，知识资产审计通过提供战略知识领域与概念验证和试点项目中的具体操作变化之间明确的联系，帮助你将机会牵引项目与整体战略联系起来。它还使你详细了解知识在操作层面如何起作用；在实施阶段，你的杠杆点在哪里。

如果把KM战略比作盖房子，知识资产审计的功能就像现场勘测，目的是了解房址的土地特点。现场勘测后，你就可以做出更好的决策，包括如何建房、能建多高、要用什么建筑材料。同样，知识资产审计可以帮助你避开KM实施中的陷阱，因为它将非常清楚地描绘你的高价值知识，以及目前你在KM方式上的弱点。

可审计的知识资产的类型

知识资产审计衡量的不仅是文档和数据库中承载的显性信息和记录的知识。在本章中，我们用一个六部分框架来确定不同的知识资产类型，这受到大卫·斯诺登（David Snowden）的ASHEN框架[1]很大的影响（Snowden,2000）。我们用其他的知识资产类型补充了斯诺登的框架，这种类型代表着我们通过关系评估他人知识的方式。以下列出一个组织为了完成各种业务活动，常用的六种不同类型的运营型知识资产。

可记录的知识

这是代表完全表示显性知识的唯一资产类型，即知识已被编码到文本、像素、字节等形式中。这类知识包括印刷材料，例如手册和标准操作流程，以及共享文件夹、数据库、系统和网页、音视频资料和其他人工制品中的数字信息。

技能

技能代表着已融入执行任务的能力中的知识，通常是通过培训和实践获得的。技能无法通过文件传播，你必须把通过阅读获得的知识与通过实践获得的知识区分开来。例如，阅读一个关于如何骑车的文件（包括怎么手脚并用和保持平衡）并不能使你具备骑车技能，骑车技能是通过实践获得的。基于技能的知识与基于经验的知识（稍后描述）的差异在于，技能是可以训练出来的，而经验需要随着时间的推移反复实践，从而深化知识。

方法

方法代表了隐性知识的一种形式，体现在工作方式中，但不完全显性。从完成工作的方式中可以观察到方法，它包括程序、过程和工作流程，以及捷径和启发。如果有一套常规的做事方式，员工进入工作单位后就能学习，我们就把这种知识资产认定为方法，但并不是这些方法的方方面面都会被记入标准流程操作。如果标准流程操作完整记录了一个过程，那么在审计中它以文档的形式表示。方法的例子有处理各种申请和许可、学习他人的最佳实践、基准测试、与客户定期会面，等等。

关系

人类没有足够的脑力来保存我们生活需要的所有知识。所以我们的知识分散在社会上，这意味着我们不需要知道一切，而只要和懂得我们不知道的东西的人建立关系就够了。当执行活动所需的知识在其他人那里，并且只有通过关系才能获取时，我们就把这种知识资产叫作关系知识。关系包括与提供者（和供应商）、管理机构、合作伙伴（和合作方）、需要紧密协调的内部部门，或者实践社区内的关系。有些领域的工作对通过关系获取知识高度依赖，然而，了解谁知道什么知识通常还不够，还需要对彼此有一定程度的熟悉，使我们能够了解彼此的需求并简洁有效地沟通。我们还需要某种程度的信任，能够影响某人来帮助我们，给我们丰富的答案。因而关系知识资产比文档、方法或技能更难转移。

经验

经验指认清我们周围发生的趋势和模式，并做出有效响应的能力。它是靠时间的积累获得的，并且需要频繁的观察和思考。它是有价值的，无法轻易复制，并有助于业务活动取得积极成果。经验与技能不同，因为技能可以训练而成，但经验不可以。技能使我们能够有效处理相对标准的问题，经验使我们能够有效处理不常见和挑战性的问题。经验知识资产诸如风险规划、响应紧急或危机情况、谈判等。

天赋

天赋是先天的，是人所具有的。有人做某事比其他人做得更好，因为他们天生有这方面的能力，更何况他们后天在诸如数学、人际关系技巧、艺术和设计领域还接受过一定的培训，累积了一定的经验。这类知识资产不能被构造或复制，它难以管理但需要得到培育。天赋能发挥重要作用的工作情况相对有限，主要是因为它构成风险且难以代替。

小贴士

在每个KM试点的范围界定阶段，尝试进行知识资产审计，把重点放在该工作领域上，以了解KM存在的问题、知识差距和知识流。

知识资产审计的步骤

在知识资产审计中，首先确定你在操作层面感兴趣的目标业务活动。有两种主要类型的审计：全面审计和针对性审计。

在全面审计中，你系统地检查组织的各个部门以及他们所有的核心业务活动。全面审计会比较慢，但会发现你在战略阶段可能错过的重要见解。

在更有针对性的审计中，你已经认定为了KM战略核心所需关注的那些参与了战略知识领域或组织能力的部门和团队。针对性审计将更有重点，执行起来也更迅速，但可能会错过以前就没有发现的盲点。

这两种审计都值得安排，针对性审计安排在实施计划的早期阶段，以确定快赢计划和试点，而稍后的全面审计作为铺开阶段规划的一部分。早期的针对性审计如果成功了，就可以帮你证明在全面审计中付出的努力是合理的。

你确定了感兴趣的业务活动之后，需要找两三个有这方面经验的人（通常是业务层面的中层管理人员），来和你梳理以下事项：

目前可用和已部署在这些业务活动中的知识；

目前不可用，但有助于使这些业务活动更有效的知识（知识差距）；

知识来自哪里，如何获取，谁拥有它；

执行活动产生的知识资产；

这些业务活动的知识资产去哪里了，谁使用它们。

以上内容将使你更深入地了解更多显性和隐性知识之间的平衡，从知识工作者那里获得知识差距的证据，并确定现有的知识流。

不过，你还可以采取另一个有效的步骤。如果你把这些内容透露给组织中的其他部门和团队，请他们确定其中是否有在业务活动中对他们有用的知识资产，你就能很快确定目前没有广泛应用但如果分享就会有帮助的知识资产。这使你能从头开始确定高价值、高需求的知识资产，从知识资产审计中得到意想不到的好处。全面知识资产审计比针对性的审计，更有可能让你获得这些意想不到的好处。

小贴士

检查KM战略，哪种审计会更适合组织的目前现状？这将取决于你的战略知识领域有多集中或多广阔，还有对你而言，提高知识资产广泛使用的重要性。

分析审计的结果

如果你了解执行关键业务活动所需的不同知识类型间的平衡，那你会很清楚哪些KM实施步骤适合管理这些知识，哪些实施步骤不适合。

文档和数据

如果有一项业务活动极其依赖记录的知识资产，那么改进任何规模的文档管理的经典方法就是由IT系统支持的信息管理以及内容管理或文档管理解决方案。也有流程可以用来支持这种知识类型的管理，例如利用标准化模板使文档的展示方式保持一致性、开发分类法来增强信息和知识的可检索性，等等。

技能

依赖技能的活动如果采用培训的方式来管理最直接有效。此类典型活动是培训需求分析、能力模型、培训计划和在线学习解决方案。然而，不是所有的技能培训都一定要在培训室或网上进行，还可以通过在职培训、跟踪计划、学徒计划、教练与辅导等多种形式。

方法

方法代表了不成文的规程和启发，因此，管理这类知识最简单的一种方式就是把它记入标准操作规程、操作指南、FAQ、快速提示或分步教程。然而，如果通过咨询台、专业目录或检查员，让人们接触到更有经验的同事，可能更能有效地管理这种非常复杂的方法（如涉及技能或经验）。

关系

有三种方法可以增强基于关系的知识获取。首先是允许人们寻找拥有相关知识的其他人，例如，在员工名单上列出其专业领域或经验。其次是能够向人求助，在不相识的情况下，这并不容易做到。如果双方已经互相认识，最好是已存在信任关系，这就容易多了。这就是为什么社交化机会（在不同知识领域的群体间建立非正式社会的资本）如此强大。最后，发展专注于关键知识领域的实践社区，鼓励形成（结构化和促进的）关系，知识就能够通过关系流动。

经验

极其依赖经验知识资产的业务活动更弱势，在管理上也更棘手。通过工作安排、分配具体的工作领域、职业和继任规划方案、知识保留和转移计划、辅导、教练和跟踪计划，就可以促进经验的发展。KM流程，如知识交换、同行协助和回顾，为要确定、讨论和分享的基于经验的知识提供了促进的机会。实践社区可以通过社区对话过程（如知识交换）讨论和分享经验。虽然这是在管理上更具挑战性的一种资产，但获得并分享经验是KM的核心任务。

天赋

天赋只能自我管理。一旦你意识到特定的工作领域特别依赖人的天赋，那么就非常需要HR流程来吸引、激励和留住你需要的人才。在培育或传递这类知识的方面，你能做的其他努力很少。

RAG分析

除了洞察知识资产类型的平衡，你还能进行其他具体分析，从而突出KM实施项目的重点和价值。我们把这叫作RAG分析，具体解释如下。

风险分析（risk analysis）——更多隐性知识资产（关系、经验、天赋）带来更大的风险，因为它们更难获取、传递或培育。在风险分析中，你会看到隐性知识资产的依赖性，并检查那些知识资产是否集中于少数人，你是否面临突然失去这些知识资产的风险，你是否有适当的流程来确定、采集、传递或培育这些知识。

可访问性分析（accessibility analysis）——当你采集关于知识资产的数据时，还会采集关于它们所在位置和所属拥有者的数据。当你把知识模型提供给其他部门时，挑出关于知识资产的潜在（当前未满足）需求的信息。你可以把这两种知识类型的分析放在一起，确定战略，通过把它们移到通用平台（文档知识）或记录它们（方法知识）或者知识保留和转移计划（更多隐性知识资产），使高价值知识资产更容易被可从中受益的那些人使用。

差距分析（gap analysis）——当你进行知识模型会议时，重要的是问与会代表有哪些知识资产目前不可用但会使业务活动更有效。这些“期望”的知识资产就是你的知识差距。一旦你知道差距在哪里，并评估了它们的关键性，就可以确定策略来缩小这些差距。

从知识资产审计的分析中会产生很多见解和想法，它们将成为快赢概念验证项目或KM试点项目的候选者。重要的是你要对照KM战略中列出的优先级检查这些候选者。

总结

知识资产审计是一种强大的方法，可以发现既有战略又有运营效益的潜在KM措施。它可以帮你把注意力放在最需要关注的知识上，并与你最重要的一些利益相关者（知识工作者）接触。在本章中，我们确定了知识资产审计的目的、范围和内容，描述了它如何关联KM战略并进入KM实施规划。在随后的章节中，我们将介绍如何开始构建和测试KM框架，融入一些落地因素，比如你的组织文化。

CHAPTER 12
第12章 知识管理框架

在本章中，我们将总体介绍实施计划的KM框架。一个有效的嵌入KM框架是你的最终目标，而实施计划则是设计、测试和完善框架的过程。本章将介绍框架的概念，并提供模板结构。本章涵盖了下列主题：

框架的概念；

为什么需要框架；

KM框架模板。

框架的概念

每个管理领域都是作为一个框架实现的，KM也不应例外。我们所说的“框架”是指链接在一起的一系列角色、流程、技术和治理措施，它们确保知识资产得到妥善管理。它们是可持续和负责任的运作领域所需的要素。让我们通过观察财务管理的框架，来探讨框架的概念。虽然知识和资金不同，但它们都要以系统有效的方式在公司流动，都需要整个组织范围内的综合管理框架。财务管理框架的一些基本要素如下。

财务管理角色

预算负责人——项目和运营中负责资金的人；

会计师和成本工程师——具体管资金的人；

中心财务组——在项目与业务之间转移资金的人；

CFO和财务总监——负责财务管理系统的人。

财务管理流程

财务规划和预测；

预算编制；

开发票；

成本控制；

成本跟踪；

记账；

财务报告。

财务管理技术

记录和跟踪交易的技术，例如SAP；

汇报数字的技术，例如Excel；

销售点的技术，包括钱柜、收银机和刷卡器。

财务管理治理

财务政策；

会计准则；

法律要求；

监督和审计；

培训和支持。

将所有这些要素一起纳入财务管理框架，人们可以获取、跟踪、支出资金和报告资金动向。框架的复杂性取决于经营规模。上面列出的框架有19个要素，在大型组织中，财务管理框架拥有更多要素。如果框架的任何要素缺失了，就会严重削弱框架的有效性。想象一下，如果没有预算负责人、没有财务报告、没有公司范围的财务技术、没有审计，财务管理会怎样。框架的每个要素都能防范财务管理功能失效的风险。因此，财务管理需要一个与业务规模匹配的最小框架。如果框架有漏洞，财务管理就不可能实现。

为什么需要KM框架

KM框架就像财务管理框架一样，是包含角色、流程、技术和治理的组合，它们共同实现知识的获取、分享、维护和再利用。与财务管理一样，KM框架也需要最少数量的要素。如果框架存在漏洞，KM就不可行。以下举一些风险例子。

·如果没有人负责项目和运营中的KM，那么谁也不会注意到KM，因为它会成为“没有人负责的工作”，它不可能完成。

·如果没有明确的知识获取流程，组织就会不知道获取什么或何时获取，每个单位都会以自己的方式获取知识，而不是按一个共同的标准。

·如果没有一致的KM技术，就没办法跨组织编译、比较和沟通知识。

·如果没有KM治理，就没办法知道人们的KM行为是否得当，人们会抄近道和捏造其他做法，很快，一致的KM方法就会消失。

因此，KM管理框架的好处是确保覆盖所有动因，没有遗漏的要素。如果把KM比作供应链（见第1章），那么框架确保了供应链是完整的。框架的每个要素都是链条的一个环节，而一个完整的框架意味着没有环节缺失。

小贴士

回顾你的组织中一些成功的管理框架（如质量管理、安全管理或HR管理），标出角色、流程、技术和治理，并维持它们。这些领域成功的框架将给你一些启发，思考你的KM框架可能需要的规模大小和复杂程度，才能在你的组织中可行。

KM框架模板

在第1章中我们介绍了角色、流程、技术和治理这4个知识动因，还有讨论、记录、整合和寻找/审核这4个知识模式。这些可共同形成一个16格的表格，我们建议把它作为构建KM框架的模板。用这些要素作为表头有双重作用：

为你提供一个通用模板，可用于任何行业中任何规模的任何组织；

确保框架尽可能完整，包括所有动因和模式。

表12-1是一个空白的框架模板。

表12-1 空白的KM框架模板

下面列出了模板中的16个单元格，第13～16章给出了将纳入框架的潜在角色、流程、技术和治理的详细例子：

引导或支持讨论的角色；

引导或支持知识记录的角色；

知识整合的角色和责任；

引导支持寻找/审核知识的角色；

知识讨论的流程；

知识记录的流程；

知识整合的流程；

寻找/审核知识的流程；

支持讨论的技术；

支持知识记录的技术；

知识整合的技术；

支持寻找/审核知识的技术；

知识讨论的治理；

知识记录的治理；

知识整合的治理；

寻找/审核知识的治理。

请注意：有些治理要素，如整体KM政策或分类可能适用于不同的知识模式，并且一些角色可能适合多个格。

表12-2是一个已完成的KM框架，它是以一家能源公司的KM框架为基础完成的。表12-3是一家律师事务所的KM框架。

表12-2 一家石油公司完成的KM框架

其他组织可能用不同的角色、流程、技术和治理要素完成框架。接下来的四章将帮助你为你自己的组织填写这张表。

小贴士

你已经有一些KM要素就位了吗？你可以对照这个模板检查你当前的组织，看看哪些要素已经就位并且有效，哪些虽然就位但需要改进，哪些完全没有。

表12-3 一家律所完成的KM框架

总结

KM框架是KM的完整管理框架，你将在实施计划期间设计、测试、试用和铺开这个框架。我们推荐的框架模板覆盖了应用于4个知识模式的4个KM动因。在完整的框架模板的每个单元格都要填充内容，以确保在你的KM供应链中没有环节缺失。在接下来的几章中，我们将逐个介绍框架模板的列，并为你组织的单元格填充推荐一些选项。

CHAPTER 13
第13章 知识管理框架要素：知识讨论

史蒂芬·丹宁（Steven Denning，世界银行的前KM负责人）曾在2006年安大略KM峰会上说：“一个组织的学习能力与掌握对话的能力有直接关系”，对此我们深有同感。许多管理领域都基于对话，安全管理受安全对话的驱动，目的是提高大家对安全问题的意识并找出减轻安全问题的行动。风险管理受风险对话的驱动，目的是提高大家对项目风险的意识并识别降低风险的行动。KM同样受知识对话的驱动。

我们在第1章讨论了对话和内容如何成为传播知识的双重途径，并且我们认为讨论应该成为KM框架的主要要素之一。在本章中，我们将描述通过对话传递知识的一些潜在框架要素：

对话作为首选的讨论形式；

知识讨论的角色；

知识讨论的流程；

知识讨论的技术；

知识讨论的治理。

对话作为首选的讨论形式

会话是被大家普遍认可的最有效的KM工具。知识和经验可以通过会话来分享，但不是所有类型的会话都可以分享知识和经验。会话有许多功能，知识分享只是其中之一。对话可以有多种形式。

闲聊和社交聊天，沟通的过程比内容更重要。

社交联结，其目的是通过意见一致使人们达成共识，例如对于你们都看过的同一场球赛或同一部电视剧分享彼此的观感。

报告和汇报，具有“广播”性质，人们向听众陈述事实和观点，比如项目会议。

争论和辩论，属于“输赢”会话，某人有一个观点，并通过反对别的观点来捍卫它。

对话，是一种目的在于探讨不同观点并达成相互理解的会话，虽然不见得一定达成一致。

对话正是我们为了促进组织内的知识分享而进行的那种会话。对话的目的不是获胜或说服谁，而是达到更深层次的集体认识。对话包括提问、寻求澄清、确认是否理解，还有寻找当知识被真正转移时的“啊，是这样”恍然大悟的时刻。对话有助于我们获取和建立深层次的隐性知识，并让我们检查自己是否真正理解知识。对话需要倾听技巧和辩论技巧，因为人们允许别人挑战他们的看法，并且真的欢迎这种挑战。对话需要信任和开放，但它也能产生信任和开放。

对话是非常难达到的会话形式，需要良性引导。否则，对话就很容易退化为辩论和争论，有效地分享知识的机会就消失了。我们在下面描述的角色和流程旨在通过对话促进知识传递。

知识讨论的角色

下文描述了两种类型的角色：与社区和网络内会话有关的角色，还有与引导会话有关的角色。

社区和网络

社区和网络的目的是挖掘人们头脑里的隐性知识。人一旦与超越组织边界的网络链接，他们的隐性知识自然会“链接到社区或网络系统中”，变得更容易为他人所用。如同一条显性知识被存入组织的知识库后，变得容易被获取、搜索。那么同样，当链接知识持有者时，隐性知识就加入了组织的知识库，也就能够被获得和查找。

对于在多个国家设有多个办事处的任何组织，社区和网络将是KM框架的要素之一（见第28章的Olico石油公司案例）。当KM完全嵌入组织时，你将看到社区或网络与每个关键业务的知识主题都关联了起来。成功的社区会跨越组织边界，大到足以包含很多丰富不同的知识。图13-1显示了社区的成效如何随着社区的规模而增加（由社区成员进行评分）。

图13-1 对实践社区随社区规模增加的平均成效评分

资料来源：糯稞咨询2014年全球KM调查

社区或网络内的角色

·在社区中有一些独特的角色，关键的角色是社长，其职责是确保社区能够成为知识分享和学习的媒介。他会参与社区的创建和发展，以及社区流程的开发和维护。挑选一个好领导对社区的有效运行至关重要。社长需要经常向社区赞助者汇报工作。

在某些情况下，领导者会指定一个引导员（在其他情况下，社长也承担引导员的角色）。引导员应该得到社区的认可，他们的角色是引导成员之间的链接和关系，促进线上社区讨论，并管理任何的社区产出（例如进行文件归档）。一个好的引导员能从内部引导、激活社区，在社区成员之间建立信任和归属感。引导员的主要任务包括：

建立会员制度，欢迎新会员；

通过定期组织的活动，保持社区的活跃和活力；

设定社区的行为风格；

管理讨论和邀请参与；

管理关系；

调解会员间的关系。

除了社长或引导员，实践社区中常常没有全职的角色，当然也没有一个结构适合所有的实践社区。社区激发会员的能量及参与，并逐步形成自己的标识和特性，非常个性化。你肯定会在社区内看到参与的多种程度和形式，具体如下：

核心团队成员，与社长和引导员合作，培育和发展社区；

主题专家，管理社区的知识领域（第15章更详细地描述了这个角色）；

活跃的社区成员，积极参与提问和分享知识；

社区小组，因分配的任务或特定主题而成立；

潜水者，当下只是在旁观和学习的社区成员。

讨论引导角色

良性引导对有效的面对面KM流程是必需的。为了在会议中有效地识别和交换知识，人们需要通过对话媒介进行高质量的互动。引导员在互动中的角色是：

在期望产生成果的会议中，保持高质量的对话；

平衡众人输入的意见；

探讨不同的意见，避免将会议变成争论；

允许良性沟通，同时按时完成会议。

引导是协助和指导的一种形式，它使一个团体更容易有效地达成KM流程的目标，引导的形式有回顾或知识咖啡等。引导员控制会议的过程，包括对话的质量，而与会小组则需要关注内容。

大多数重视知识分享的组织也重视引导，因为良性引导能产生高质量的分享。

案例分析

我们帮一个KM计划的领导者培训了他的整个KM团队的引导技巧，发现这不仅能使他们引导KM流程，还能让他们可以参加许多非KM会议，在会议上能将KM流程引入议程。或许你的KM实施的某一部分可以包括有意发展组织内的引导技巧。在某些情况下，KM团队可以提供这些资源，你可以将KM拥护者作为引导员（第21章），你还应该加强社区引导员和知识经理的促进技巧。

知识讨论的流程

为了通过对话有效地传递知识，会话需要结构化、流程。这些会话可以采取在线或面对面的方式。

在线问答

在社区或网络，在线知识分享的最强大的机制就是通过问答的形式。基于问答的讨论允许分散（有时跨国）的社区成员彼此帮助、传授或建议。社区成员可以就具体的主题提问，社区里任何人可以就分享的知识或建议进行回答。有些问答论坛只把问题发给专家组，例如：采矿业巨头英美资源集团（Anglo American）的Ask Anglo系统，而有些问答论坛会将问题发给整个社区。

对于在地理上或组织内孤立的员工，例如远程分公司，问答论坛可能是其生命线，因为可以让他们挖掘组织内其他地方同行的知识。社区引导员的部分角色是通过鼓励提问、提醒回答、要求阐释和总结讨论主题，来支持社区论坛内的问答。

基于问题的“拉取”知识比起知识文章的发布“推送”，前者是在社区内更有效的传递知识的机制。“拉取”知识是寻找答案的问题，或寻找解决方案的场景，这样分享的知识将更能得到应用。格兰特（Grant,2013）说：“同事间直接请求帮助会促使所有帮助中的75%～90%在组织内部交换。”对“帮助”这个词，我们可以将它替换为“知识”。

案例分析

阿什（2007b）分享了工程和建筑跨国公司福陆[2]的案例。他描述了福陆的雇员如何利用在线论坛获得宝贵的技术知识。有人提出了一个问题，询问静电聚结器（包含盐床干燥机）这种精炼设备的设计。

三天内，就从荷兰哈勒姆和加拿大卡尔加里的办事处收到了三个答案，这些答案中提供了不同设计方案的项目参考和联系人。答案强调了工作温度对盐床效率的强烈影响：工作温度太高，盐床的效率被柴油中的盐水溶解度消除⋯⋯

基于该信息和项目参考，我们给客户的建议是先用冷却器将柴油预冷到60°F，然后再送到聚结器以消除盐床干燥机⋯⋯这样节省了客户花在设备成本（减少了约100万欧元）和运行成本上的费用。我们的客户非常高兴，已经把一份新的工作订单给了福陆，这个工作订单是对客户的另一座精炼厂进行类似分析。这个分析价值约700 000欧元）。

面对面讨论

为传递知识而定期举行的面对面会谈，如果组织到位、引导良好的话（尽管存在相关的时间和旅行成本），将是非常有效的，因为它可以在高度信任的环境中讨论知识和经验。所有面对面知识传递会议的过程都是基于对话，你选择的具体过程取决于多少团队拥有知识，以及多少团队需要知识。

为了从一个团队向另一个团队传递知识，可选择接力棒传递过程（Keyes， 2012,p256）。这个过程是维克托·纽曼（Victor Newman）在辉瑞公司（Pfizer）发明的，当时他是辉瑞的首席学习官，参与从一个团队向另一个团队传递知识和经验教训。接力棒传递过程包括下列步骤：

第一团队（持有知识）列出他们刚完成的工作流程，在一大张纸上画一条时间线或思维图；

他们标出图内的学习点（通常用即时贴），表示在此获得了有用的新知识；

第二团队用不同颜色的即时贴标出他们想向第一团队学习的地方；

两个团队通过对话探讨这些学习点；

第二团队随后创建一个行动清单，以决定他们要用获得的知识做什么。

对于从一个团队向许多其他团队传递知识，可选择知识移交过程（Milton， 2010,p126），通常在一个团队完成了项目并希望把经验教训传递给他人时进行知识移交。这个过程包括下列步骤：

会面前，项目团队讨论、确定并记录他们从项目中获得的经验教训和新知识；

他们把这些经验教训发布给他们认为可能有益的人，邀请他们共同制定知识移交的日程，把重点放在他人最感兴趣的那些主题上；

会面时，逐个讨论这些主题，由项目组简短地演示后，大部分时间留给来宾提问；

在并行会议（parallel sessions）上讨论几个主题，然后是全组会议总结并行会议上主要的学习点；

会议结束时，来宾总结通过会议学到的主要东西，以及他们在自己的项目中将采取的行动。

对于从许多团队向一个团队的知识传递，可选择同行协助过程（Milton， 2005,p49）。当一个团队（主队）正在规划项目，并希望学习他人（客队）的经验时，通常进行这个过程。这个过程涉及下列步骤：

引导员制定同行协助的基本原则——主队开明地倾听，客队积极地建议和反馈；

主队说明他们的背景，列出他们认为需要了解的问题，包括他们已经考虑的选项；

客队介绍他们过去的经验，追加他们认为主队还需要了解的其他问题；

以小团队为单位通过对话讨论每个问题；

客队随后总结他们给主队的建议，主队总结他们获得的新知识的成果和他们将采取的行动。

对于许多团队间，或涉及实践社区许多不同成员之间的知识传递，可选择知识交换过程（Young and Milton,2011,p40）。知识交换经常作为人们比较不同的任务方法和决定最佳实践的方式。这个过程涉及下列步骤：

团体将正在讨论的主题分解成主要组成部分（流程内的任务、设计内的要素等）；

围绕每个部分召开对话会，参与者分享他们的经验和采用的方法，他们尝试结合自己的知识，根据现有的知识开发目前最好的解决方案，同时确定当前的知识差距；

在并行会议上讨论这些组成部分，与其余出席者验证推荐的最佳实践；

记录在知识交流讨论中产生的知识资产。

知识讨论的技术

支持知识讨论的软件包括允许在线问答的论坛、发现适合人员进行讨论的找人系统，还有某些以讨论为重点的企业社交媒体。

讨论论坛和问答论坛（Discussion forums and Q&A forums）提供了线上虚拟场所，用户在这里可以发布消息供他人阅读、回答和评论。通常，讨论在网站上进行，用户可以在网上直接交互或通过电子邮件交互。良好的引导有助于讨论更长时间地关注主题，避免“跑题”。

找人系统（A people-finder system）是一份“谁知道什么”的索引，也是组织的知识目录。根据员工的知识和专长，可以非常方便地查找在企业中工作的任何人。系统将基于知识分类，允许员工将他们的知识和经验分门别类，便于别人搜索和查找。找人系统基于相互的熟悉和信任，并不产生知识流，但可以帮助定位到知识持有者。讨论流程对于知识流所需的熟悉和信任而言，是必不可少的。

供组织使用的一系列企业社交媒体（enterprise social media）。那些强大的支持会话线程、对话和找人功能的企业社交媒体将是对KM最有价值的。和推特类似的其他同类产品，也可用来提高人的创意和行动意识。但当限制在140个字符时，很难保持对话，需要你有其他的工具和流程帮助他们展开对话。

小贴士

避免在组织中有多个竞争的对话渠道或技术的诱惑。应该有一种选定的技术支持讨论，这样在提问时，人们就知道采用哪个技术，知道这将使他们可以获得所有相关的隐性知识。多个渠道也是为了达到相同目的，但却导致混乱和重复，它们分散了对话，减少了在任何一条渠道流动的能量和行动，更可能使关键知识在提供者和使用者之间迷失。

知识讨论的治理

支持知识讨论的一些治理元素如下：

一份定义好的社区和网络清单；

关于每个社区或网络的一个商业案例和一份章程；

每位员工在公司的找人系统中有一份简历；

培训所有社长和引导员；

培训流程引导员；

所有讨论流程和技术的参考资料和指南；

社区和网络知识传递的成功案例。

总结

通过会话，尤其是通过对话交流的知识交换将成为KM框架的重要要素。这包括实践社区，它有自己具体支持的角色、技术和治理，以及一套由训练有素的引导员支持面对面知识传递的流程。你需要在自己的环境中测试这些KM框架要素，选择能够在你的组织中运转并最终融入过程和系统的讨论要素。

CHAPTER 14
第14章 知识管理框架要素：知识获取和记录

在本章中，我们关注基于内容的知识传递的第一步，即知识的记录。知识获取是KM框架的核心要素，它确保新知识可被持续记录并融入运营工作。本章涵盖了以下内容：

记录的知识和信息之间的区别；

知识记录的角色；

知识记录的流程；

知识记录的技术；

知识记录的治理。

记录的知识和信息之间的区别

记录知识与归档信息是不同的。在第1章中，我们讨论了知识供应链，它的目的是为知识工作者提供决策和行动所需的知识。因此，我们需要记录的是其他人可以从中学习和采取行动的知识，例如见解、教训、建议和经验。这些需要记录的知识与正常工作相关的信息（如报告、预算、路径图、图表等）是不同的。

你也可能需要收集一些和记录知识相关的工作信息，以便说明记录的知识，并提供背景信息。我们可以考虑工作活动中四种类型的输出，将其中三种作为KM的一部分处理。

1.未记录的知识：仍然在人的脑子里，通过谈话进行传递（第13章）。

2.可记录的知识：他人可学习的见解、教训、建议和经验，可作为内容进行传递（本章）。

3.高价值信息：给记录的知识提供背景信息和案例，也可作为内容进行传递（本章）。

4.其他种类的信息：将由信息管理框架处理，而不是由KM框架处理。知识组织活动（第17章）将同时涉及信息和知识资产的处理，以便把记录的知识与相关信息联系起来。

创建“可记录的知识”和获取“高价值的信息”正是我们在本章中讨论的话题。

知识记录的角色

在业务组织内部，知识记录需要有负明确的责任的角色，这样项目人员和部门人员才能意识到他们是否有责任确保经验教训和新知识得到记录。有时，获取知识被视为“大家的工作”，但即使这样，为了确保“大家”各司其职，也需要设置几个负具体责任的角色。通常，项目经理或部门经理负责确保知识能得到记录，他们经常请求专业的KM角色支持他们。

下面描述四个支持角色：知识工程师、经验教训辅导员、学习历史学家和知识库发布者。

在任何KM方法中，知识工程师（Milton,2007）都是关键的知识记录角色，主要职责是先分析专家采用的复杂决策，再把这种分析变为规则和指南，使经验较少的人可以利用，或将此分析纳入专家系统。知识工程师可能与即将退休的专家合作，将他们作为知识保留计划的一部分，也致力于建立一个知识库。

过去，知识工程师专注于建立专家系统，但实际上，这个角色的主要挑战在于先引出知识，而不是建立后续系统。知识工程师的任务如下。

评估知识被获取和包装时的问题。

引出知识是最困难的步骤，知识工程师的这项技能是最重要的。知识引出有一系列的技巧，其中面谈是主要的方法。此外，还可以通过分析已解决的问题、卡片分类法和画概念图这样的技巧来增强效果（Milton,2007）。

接下来需要将引出的知识结构化到专家系统、知识库或知识资产中。知识工程师建立系统，然后在系统中填充引出的知识。

结构化的知识需要得到验证，这是通过主题专家审查和对照已知的成果验证来完成的。

小贴士

如果KM框架包括知识工程或专家系统的创建，那么就要对KM团队中的一个或多个成员进行知识引出技能的培训。

除了经验教训吸取和记录，经验教训辅导员扮演的角色和知识工程师类似。我们稍后会讨论经验教训吸取会，例如回顾。在这些会议上所吸取的经验教训的完整性和质量，取决于对话的质量和客观性，而外聘的技能熟练的辅导员对提供优质的成果至关重要。经验教训辅导员的主要任务如下：

主持经验教训吸取会，探讨观察到的结果，从而得出见解和经验教训；

确保经验教训得到充分讨论，注意充分听取项目组所有成员的意见；

确保以清晰和可用的方式吸取和表达经验教训；

记录经验教训，如果值得学习，就把它们输入经验教训管理系统；

监督商定的后续行动，例如改变程序，验证它们是否实际完成了。

第三个可能提供支持的角色是学习历史学家。这个角色与学习历史的概念有关，克莱纳和罗斯（Kleiner and Roth,1997）将学习历史描述为一个公司最近重大事项的书面叙述，例如关于企业变革事件、新举措、遇到的挑战甚至是创伤事件，比如重大裁员事件。学习历史学家通过下列步骤产出学习历史：

与项目或活动的参与者会谈，从中收集数据；

提取知识，确定关键主题和“情节”；

以叙述的形式创建学习历史；

通过反思反馈验证内容；

按有关应用和学习迁移的准则，传播和发布学习历史。

最后，运行面向客户知识库的组织经常将知识库发布者的角色嵌入支持部门。发布者有权创建和修改知识库的内容，使合作伙伴或客户可以看到文章（可能由他们团队中的其他人创作）。发布者既需要掌握技术知识和写作技巧，也需要深入了解各种目标用户组的知识基础和应用。

知识记录的流程

知识记录涉及从人的头脑中提取隐性知识，并以书面、图表或影音的形式记录下来。主要挑战是拥有知识来源的人不总是“知道自己知道什么”，直到他们对此进行一番讨论。有时组织建立一个系统，人们据此自愿识别经验教训和新知识，并把它们加入经验教训数据库、维基或知识库。但是这么做，你只获取了一小部分知识，因为人们往往没有意识到自己知道什么，或者没有意识到自己的知识对他人是否有帮助。

更好的做法是采用基于对话、基于问题的流程，先确定人们知道什么，然后探查使知识可再利用的细节。采用这种做法时，发问者，如面谈者、知识工程师或引导员，需要重点关注以下问题。

确定学习点。

探索这些学习点，找出成功的根本原因，或专家用的启发法。

问关于未来的问题，要求个人或团队分析学习的知识，并提出建议。关于未来的问题可能包括以下类型。

如果将来有人这样做，你会有什么建议？

新手可能犯什么错误？

如果你再这样做，方式会有什么不同？

如果你能再回到当时的情境，你会对自己说什么？

有两种方法可用于安排知识的获取和记录，即反应式和计划式。

反应式的方法是由显著的运营成功、有惊无险或失败触发的知识记录，例如安全事故、重要客户流失或项目严重超支。许多公司都有强制性的程序来审查这些失败。有时候，企业内的成功案例往往不那么明显。我们合作过的一家公司聘用了全球顾问和技术总监，在全球巡查确定需要记录的成功实践。当分析显著的成功时，通常采用欣赏式探寻的方法（Barrett and Fry,2010），它代表用基于问题的方法进行以难题为中心的分析。欣赏式探寻注重分析最佳方法以确定更美好的未来。

计划式的方法（常用于基于项目的组织和客户支持团队内部）是在活动框架内安排知识获取和记录的流程。

下面讨论一些更常见的获取过程。

小贴士

若要建设一种知识获取的文化，我们建议采用计划法。测试和试用了知识记录流程之后，就可以尝试把它们安排到项目周期或运营周期中，作为正常流程内的特定任务。

采访

采访是从个人获取和记录知识最有效的方式。采访是对话的一种形式，问答过程持续到采访者觉得他们已经获得核心知识并提出未来建议为止。采访可以作为知识保留计划的一部分，原因是专家持有的知识需要纳入专家系统，或者是宝贵的学习经验需要进行分析和记录。采访的阶段如下所示。

确定要讨论的主要学习点。采访前，与个人、他的经理、队友和实践社区交流，看看哪个学习点更适合，以确定采访需要涵盖的话题。

采访时，逐个探讨话题。向受访者询问关于成功的因素和挑战，并探讨每个成功背后的根本原因。例如，你可以问：“你提到的其中一个成功因素是团队合作。你能告诉我这种良好的团队合作是如何实现的？”探讨反设事实（counterfactual）——可能已经展开的其他方式。因为这可以让专家产生自己可能没有意识到的启发，还能将专家与经验不足的人区分开。最后，你需要问一个问题，目的是征求受访者对未来的意见和建议，例如，你可以问：“如果有人正在启动类似的项目，你会建议他们做什么，以确保良好的团队合作？”

随着采访的进行，你可能发现采访过程变成了问问题、探讨答案、总结和反馈、提出新问题的循环，所以你应该不断采取新的提问方式。为了不跑题，在思维图上画出采访的进度通常是很有帮助的。

不要满足于模糊的答案，要追问具体的细节。你应该每时每刻都在为下一个做类似工作的知识工作者寻找建议，还要留心听受访者提到的重要文件、图表和其他材料，它们可能对收集知识有用。一旦你从每个话题中收集了尽可能多的知识后，就可以进行总结并转入下一个话题了。

采访结束时，请受访者总结主要经验教训。例如，你可以问：“让我们总结一下讨论的内容，如果有人明天就要开始类似的项目，你的主要建议是什么？”

关于从专家那里获得“深入知识”的更多技巧，参见（Milton,2007）。

事后回顾

事后回顾（after action review,AAR）是基于团队的定期提问过程，目的是得到某个做法或某项业务活动背后的实际道理（Milton,2005,p59）。AAR是一个讨论和知识获取的过程。AAR通常在值得学习的简短行动后立即进行，例如维修队在炼油厂换完班时，消防员灭完火后或者护士换班时。

在AAR中，将团队对活动的期望与实际情况进行比较，引导员引导提问过程，寻找两者之间存在差异的原因。如果期望与现实之间存在差异，就有值得学习的内容。该过程将围绕以下5个问题进行对话。

1.应该发生什么（在我们审查的活动期间）？

2.实际发生了什么？

3.1和2之间为什么有差异（积极或消极的差异）？

4.我们学到了什么？

5.我们需要做什么才能保持，或者需要做什么改变才能嵌入这个经验教训？

提问的质量决定了从AAR获得的知识的价值。肤浅的提问得到用途有限的浅知识；更深入的提问，比如利用“5个为什么”的技巧（Bicheno, 2008,p152）将得到更深的知识，也就是真正的价值所在。如果AAR由团队领导进行，则需要向团队成员提供AAR提问技巧的培训，尤其是事情的发展没有预期那么好时，还需提供一项特别的培训：如何敏锐又不带责备地开展试探式提问。

创建A3报告

A3报告是丰田公司开发的一个过程，用来审查和记录关于产品故障和产品设计改进的知识（Kennedy et al,2008）。它针对由直接观察或体验确定的一个具体问题，为分析和解决问题提供一个结构，并将其记录在A3纸的一面上。A3报告最多有7个部分，每个部分通常用图表或照片直观地记录。

创建A3报告的步骤如下。

1.确定当前设计存在的问题——背景是什么。

2.研究背景并记录，以了解当前的情况。

3.分析根本原因并记录（如通过“5个为什么”）。

4.开发一个“目标状态”。

5.针对根本原因确定行动和对策。

6.制订一个实施计划（包含负责任的行动和费用），以从当前状态达到目标状态。

7.制订一个后续计划，包括后续报告的准备。

A3是一种被动的过程，记录了解决问题的知识，最好由两三个人的焦点小组完成。它们保存在活页夹的复印文档或网上的经验教训管理系统中。

回顾

回顾是外部引导小组会议，在项目或项目标志性阶段结束后举行。在会上，小组通过讨论和对话确定和分析学习点，从而为未来确定并记录经验教训和行动（Milton,2005,p68）。每个行业基于项目的组织都可以采用回顾，在第29章的华为公司案例分析中就提到了如何利用回顾。大型项目可能会举行多次回顾会议。我们合作过的一家公司举行了30次回顾，会议主题覆盖了这个价值几十亿项目的方方面面。

在回顾时，引导员引导一场开放性讨论，确定哪些方面进展顺利，哪些方面没有按项目的计划进行，有哪些成功的要素，为什么发生了失败和错误，今后的项目怎样做才能复制成功、避免失败。非常开放的问题有利于充分探索经验教训。请注意：这里没有像AAR那样的关于“谁”来承担责任的问题，因为回顾不是责备谁的过程。

回顾的过程如下。

确定要讨论的学习点，事先征求或在会上征求项目组的意见。这些应该包括项目的成功因素以及存在问题的地方或需要改进的地方。

确定学习点的优先级，对项目影响大并可以转移给其他项目的学习点排在前面。

讨论每个有优先级的学习点，把它看作上文提到的AAR。

小贴士

对KM来说，回顾影响大的项目就是一次很棒的概念验证，因为它肯定会引出可重复利用的知识，这些知识可以在其他业务上产生价值。寻找已经获得知识的成功项目，并用它来促进回顾。

知识记录的技术

知识记录的技术分两类：记录技术和存储技术。

记录技术

通常会议引导员站在会议室的前面，在挂图上写上要点。然而，当对话渐入佳境时，你不可能又快又细地写下要点，抓住正在讨论的知识的细微之处和背景信息。因此，你需要记录会议或采访。买一台数字录音机，要么自己抄写录音（耗时，但准确）或利用转录服务（更经济，但他们可能不了解技术背景或术语）。

录像也是获取知识的一种好方式，不是录下整个回顾或采访过程（再看的时候无聊沉闷），而是在采访或回顾结束后立即录下简短的总结。人的声音和面孔给知识增添了背景、人情味和可信度。

小贴士

给你的KM团队买一些质量好的数字录音机和录像机。将音（视）频片段与文件和学习成果联系起来，使音（视）频剪辑成为知识内容的“橱窗”。可考虑利用播客和视频广播。

新知识的存储技术

通常可以将新记录的知识直接放进你的长期知识库，方法是编辑维基网页或把文章发布到知识库（这种长期知识库将在下一章介绍）。在有些情况下，新知识只是临时存储到长期库，也许日后需要进行验证。临时知识可存储在以下这些系统中。

经验教训管理系统

如果经验教训是从许多项目中吸取的，那么就需要获取这些经验教训并存储在某处，可以比较、搜索教训，并将经验教训从一个项目传递到另一个项目。我们需要以一致的格式获取经验教训（如通过基于表单的输入），并以一组一致的元数据存储，以便我们可以在一个系统中检索，所有项目都将有权访问这个系统。这个系统应该包括主动工作流程：经验教训被主动发送给需要它们的人，并把与经验教训有关的行动发送给需要采取行动的人。通常，这些行动包括将经验教训嵌入流程和准则；经验教训嵌入后，就可以进行存档。经验教训管理系统还会生成一组指标，以监督经验教训吸取流程。

博客

虽然可以用讨论论坛来分享来自运营中的学习反思，但博客是比社区或网络分享新知识更好的机制。博客允许人们给知识加标签，人们可以通过评论系统讨论知识。如果你建立了一系列专题博客，那么别人就可以订阅他们感兴趣的话题，如果有新的相关知识，也能立刻通知他们。社区有两个工具：博客是非常新的已记录知识的“推送”工具，而讨论论坛（第13章）是未记录知识的“拉取”工具。

知识记录的治理

以下是一些支持知识记录的治理要素。

知识保留策略，指专注于确定关键人物离开后知识流失的风险，并为记录或转移他们的知识所采取的行动。

确立以下事项的流程的频率：从项目和工作活动中吸取经验教训、在产品开发期间使用A3报告、在正常工作过程中创建知识文章。

项目所需的“知识副产品”的明确定义。

经验教训、A3报告和知识文章的样式指南和质量期望。

培训采访者、经验教训辅导员和知识工程师。

所有流程和技术的参考资料。

从经验教训和A3报告的使用中收集成功案例。

总结

记录新知识是KM框架的另一个重要要素，它需要有自己的角色和责任、流程、技术和治理。你可在实际环境中试验这些要素，选择在你的组织中会起作用并可嵌入流程和系统的记录元素。

CHAPTER 15
第15章 知识管理框架要素：知识整合

任何成功记录知识的组织都必须解决知识整合的问题。有效的知识记录将产生数量快速增加的经验教训、好的做法、博客帖子、维基网页和知识文章。这意味着相同的知识可被多次记录，来自不同时间和地点的知识可能相互矛盾。在成千上万的文件中找到你需要的知识是非常困难的，每个知识工作者都需要（经常是匆忙地）从这么多的知识中找出自己的答案。知识整合需要不断处理海量素材，把它们变成综合的、结构化的和有用的准则。

在本章中，我们讨论以下内容：

什么是知识整合：

整合的知识是什么样的；

知识整合的角色；

知识整合的流程；

知识整合的技术；

知识整合的治理。

什么是知识整合

知识整合是将多个来源的记录知识做总结、整理，合并到一套指导材料中的操作。知识工作者可以利用它来指导他们的业务决策和业务活动。大部分KM最佳实践公司都在他们的KM框架内采用了知识整合的步骤，举例如下。

壳牌公司将他们的最佳实践即“值得复制的实践”、经验教训和社区讨论的结果整理成综合指导，放入壳牌维基站点内。康菲石油公司（ConocoPhillips）对其社区维基站点采取了相同的做法。

大多数军队把从战场得到的所有经验教训和观察结果整理成关于军事进程的指导性文件——“教义手册”，教义手册是有关军事进程的整合的知识。

通用电气将其技术知识整合成一套经过检验的最佳实践。

整合的知识是什么样的

整合的知识是一套结构化的材料，它由流程所有者、实践所有者或社区验证，从许多知识来源中整理出来，以对知识工作者最有用的方式组织，包含如何执行或达成任务、设计或销售产品的指导，以及如何与客户互动等知识。

整合的知识可能包含以下类型：

流程指导；

技巧和方法；

产品设计指导和原则；

清单；

FAQ及问题的答案；

模板；

范例；

窍门和小贴士。

整合的知识不可能包括项目文件、案例分析或个人经验教训等内容，除非这些被用作举例说明。

整合的知识也可以按有效性或它承载的“重量”来分类，如下所述。

有些是“必须遵循”的知识，如公司标准，即已经由知识所有者签字或获得相关实践社区的认可，成为唯一安全或有效的方法。比如核电站的操作规程或波音747的飞行检查清单。

有些是“应该遵循”的知识，如目前最佳实践，即经社区和知识所有者集体同意，这是在某种情况或背景下做某事的最佳方法，因此应该作为默认方法，除非你有充分的理由不这样做。这种知识通常存储在社区网站或知识库中，并会通过某种形式的验证过程确定这真的是目前可用的最佳知识。

有些是“可以遵守”的知识，比如从上一章讨论的社区论坛得出的好主意、好例子、窍门和提示，以及模板。这类知识是有用的材料，但你可以选择用或不用。

小贴士

为关键的知识主题创建整合的知识往往是试点或概念验证的一个好做法。选择这样一个用户组：他们的知识资产分散，但又能从知识整合中受益；然后用这个用户组来试验存储和整合的知识的最佳方式，使他们可以轻松有效地利用知识。

知识整合的角色

知识整合的主要角色是知识所有者，此人负责管理特定领域知识库的内容，并确保知识得到整合以及知识可查找、可更新和可利用。知识所有者有时可称为流程所有者、实践所有者、知识领域专家或主题专家（SME）。不管称呼如何，他们都是特定知识领域的“管家”，负责整合的知识的质量和更新。

知识所有者的一些具体责任如下：

监督具体主题内的知识开发；

确保与特定主题相关的整合的知识是可利用的：知识管理者可以自己写指导文件，也可以委托他人写并协调相关活动；

确保指导文件是可查找的（见第16章）；

当新知识和新经验教训出现时，更新整合的知识及标准；

监督整合的知识的使用，并针对反馈意见进行改进；

与任何包括该主题的实践社区的领导者或协调人联络；有时知识所有者和社长是同一个人，有时社长向知识所有者汇报。

知识所有者可能需要支持知识库管理团队或在线图书馆团队，知识库团队或图书馆团队的角色是：

确定知识库的客户；

对客户需求进行市场调研；

与知识所有者合作开发和维护知识库的结构；

提供内容创建和格式化的训练和指导；

酌情提供技术编辑和技术写作支持；

监控内容标准；

开发更新内容和删除旧内容的流程并监督实施；

提供关于在线工具、分类和搜索引擎使用方法的训练；

协调和沟通对分类或支持软件所需改进的反馈。

小贴士

有时可能难以找到愿意充当知识所有者的人。管理者往往更喜欢让他们最好的专家处理最困难的项目，这是一种非常老式的KM方法！一些最好的专家可能最初感觉工作没有吸引力，因为这听起来非常像“写下我知道的一切”那样简单。需要花时间去寻找那些热心参与的少数专家，在早期阶段就和他们合作，让他们影响对角色的定义，给他们需要的帮助（包括知识工程师的帮助），促使他们产生有吸引力和有价值的整合的知识，并因此获得荣誉和认可。

知识整合的流程

个人创造

一种常用的知识整合方法是让知识所有者个人去努力，然而，知识所有者肯定需要指导、培训和模板，在结合多个观点时，他们也需要某些帮助。通用汽车公司的知识整合流程（Weineke,2008）包括：

确定知识主题，例如前悬架、后悬架、转向等，并给涵盖主题的最佳实践团队安排知识所有者；

训练团队进行知识整合；

从工程师那里获取关于各设计属性的知识（属性是安全、噪声和生产能力等）；

在促进会议上“平衡”（整合）各个观点，形成最佳实践概述。

西门子开发了一个五阶段“知识资产创造流程”（KNAC），用来创造关于特定主题和产品的整合的知识（Freudenthaler et al,2003）：

准备——定义范围、关键主题、术语和结构；

构造——定义一套流程、工作产品和工具；

合并——描述流程、工作产品和工具，并添加最佳实践和建议；

说明——添加提示、清单、例子和幻灯片；

润色——布局和格式的最终视图。

知识交换

第13章将这个过程描述为知识讨论过程，它的成果是通过实践社区的有效整合来记录知识。

维基马拉松

维基马拉松（Wikithon）就像虚拟在线知识交流，但是更多的是进行整合，而较少开展讨论。它是一种特殊的活动，内容所有者、实践社区成员和其他人在这里密切合作，创建和编辑维基内容。维基百科将之称为“editathon”（编辑马拉松）。维基马拉松可以持续几小时、一天或更长的时间。该活动可能发生于某一地点，也可能是虚拟的。另外，维基马拉松经常给许多新人介绍维基的概念。

在美国联邦政府部门中，有许多维基马拉松的例子，例如在华盛顿一家咖啡馆举行的维基马拉松用来创建移动政府维基（Glick,2011），或在哥伦比亚大学的年度维基马拉松创建WikiCU的内容（Leslie-Skye,2014）。美国军队已经开始采用维基马拉松来创建在线教义规则（Dixon,2009）。

小贴士

如果你正在试验用维基作为知识库，一旦你确定了知识所有者，并制定出主题的基本结构，就用维基马拉松作为启动维基在线内容的方式。

知识整合的技术

知识整合需要一种技术能够组织、存储和协作整合知识。下面列出一些主要的技术类型。

维基

维基是一个网站，允许许多人在上面创建、编辑、添加和删除内容。随着时间的推移，维基可以发展成为一个优秀的平台，用来创建知识整合体。维基正日益被用来开发和存储整合的组织知识，并采用可持续更新的形式。壳牌公司广泛利用维基作为公司的知识库，提供运营业务知识、关于壳牌组织的一般知识，以及壳牌大学的培训材料（Ligdas,2009）。维基的内容最初是由主题专家创建的，但文章可供读者自由评论。如果这些评论提供了新的经验教训或其他流程改进，就可以更新文章内容。

维基有时被认为是不正式、自下而上的技术，旨在利用群众的智慧。人们在批评维基时，经常引用的例子就是维基百科。维基百科没有正式的内容所有权角色，虽然编辑的角色非常强，他们自愿点对点提交，并允许读者随意编辑，但是，维基百科的模式存在重大的缺陷：它的贡献率是这么低，以致需要一个巨大的用户群才能支撑。自愿模式导致贡献者的分布不均衡（主要是年轻的未婚西方男性），以及内容的分布不均衡（例如，维基百科上有关“KM”的文章长度是关于“星球大战”及“外星怪物”的一半）。在商业公司或公共部门组织中，成功的维基可以确保每个维基均能成为KM框架的一部分，由知识所有者管理，并有明确的更新、维护及治理流程。例如，我们合作过的一个培训组织有一个客户档案维基，组织中新培训师的定期流动也基本合理。加入该组织的新培训师有一个固定的责任：采访更有经验的培训师，了解公司的客户，并用新见解更新维基。通过这个操作，新培训师可快速定向到对应的同事和客户，维基也能时常保持最新状态。

门户

网络门户是通过网页浏览器访问的站点，它向人们提供对信息和记录的知识的结构化访问。早期门户的一个问题是，它们不是为了评论或协作而设计的，而主要是文件库。对于完善和成熟的流程，这不是个问题，因为很少会往库中添加或更新内容。然而，对于动态发展的知识流程，允许读者评论文件，甚至在获得新经验教训和新知识时编辑它，就可能非常有用。有些新一代门户通过复杂的维基软件运行，为新用户增加了更多的协作能力和工具。这些新门户可以成为实践社区的宝贵工具。

门户的一些优势包括：

智能集成和访问企业内容、应用和流程；

改进客户、合作伙伴和员工之间的沟通和协作；

统一、实时访问不同系统中保存的信息；

网站介绍的个性化用户的修改和维护；

一致的外观、页眉页脚、配色方案等，给用户一种整洁和便于导航的感觉。

知识库

知识库是类似门户的技术，旨在支持：

与客户打交道的人员回答客户的问题；

客户自己寻找问题的答案；

非常结构化的知识领域的内部用户，寻找经常遇到的问题的解决方案。

凭借定义的分类法支持的强大搜索功能和标记，用户可以针对客户的问题寻找现成的解决方案，而不需要创建新的解决方案。通过跟踪解决方案的再利用和用户对方案是否有用的评价，可密切监视知识库的质量和价值。像Salesforce、甲骨文和惠普这样的公司都是知识库领域的主要竞争者。

知识整合的治理

支持知识整合的治理要素包括：

组织内部关键知识主题的列表，通常被结构化为（妥善维护的）公司分类（第17章）；

针对这些主题所有权的明确的责任分配和委托；

对“知识所有权”具体牵涉什么的明确期望；

对知识所有者的培训、指导和支持；

知识所有者的职业规划；

对整合的知识的质量和更新频率的明确期望和合规措施；

监督知识的使用和应用；

所有流程和技术的参考资料；

收集关于整合的知识再利用的成功案例。

总结

知识整合还需要有自己的角色及责任、流程、技术和治理。你需要在实践中试验上述要素，以选择在组织中起作用且可以嵌入过程和系统的要素。

CHAPTER 16
第16章 知识管理框架要素：知识寻找和再利用

如果人们不需要重复利用和应用知识主体（the body of knowledge），前两章中描述的记录和整合工作就没有价值。“寻找和再利用”步骤包括“内化”的问题，这意味着认识和了解所记录知识的内容，让它“进入你的大脑”、转化为你的内部技能。一旦知识内化了，就可以应用它。但在这之前，我们首先必须找到、思考和讨论它。

本章将直接引出下一章的主题——知识组织，并涵盖如下内容：

知识再利用的挑战；

鼓励求知；

知识可寻找的重要性；

知识寻找和再利用的角色；

知识寻找和再利用的流程；

知识寻找和再利用的技术；

知识寻找和再利用的治理。

知识再利用的挑战

寻找和再利用知识存在许多障碍。盖田和陈（Ghaedian and Chen,2012）在瑞典沃尔沃卡车公司研究KM时确定了几个障碍：

1.没时间停下任务去搜索知识；

2.捕获的知识没有经过合并（整合）；

3.不易存取知识；

4.不易搜索和检索知识；

5.很少有员工意识到组织中可能有他们问题的答案；

6.知识再利用没有受到关注；

7.没有形成通过阅读文件获得知识的文化；

8.知识没有在项目和业务组织或其他项目之间清晰流动；

9.员工没有合适的结构来建设他们的网络。

这些障碍中有些与不完整的KM框架有关，第2项与整合有关，第9项与讨论有关，第8项与缺少明确的框架有关，其他项与缺少“查询文化”非常相关。声称没有时间查询知识实际上是在说，“寻找知识不是我们优先考虑的事项”。缺少增强知识可寻找性和可访问性的角色、流程、技术和治理，与第3项和第4项有关。

鼓励求知

许多客户问：“我们应该怎样鼓励知识分享？”我们回答：“不要鼓励知识分享，要鼓励求知，分享就会随之而来。”如果没有明确的需求就分享知识，通常收获很少，因为知识需要得到应用和再利用，然后才能增值。如果没有对知识再利用的强烈愿望，知识分享实际上就可能产生相反的结果：无人访问的数据库充满无人需要的知识，并让人觉得“KM就是在浪费时间”。产生强烈的求知愿望，然后再创建数据库——创造需求才会刺激供应。

在组织中，可以用以下三种方式鼓励求知。

管理人员可以创造一种高绩效文化，鼓励人们不断追求更高的绩效。人如果对当前的绩效满意，就没有理由学习，但是如果希望超出已知的限制，他们就需要寻求新知识。

管理人员可以设定对求知的期望。例如，一个组织的技术总监要求：如果不能证明A项目学习了其他项目，就不批准A项目。

管理人员可以设定持续目标以刺激求知。BP的CEO约翰·布朗设定的期望是“每次我们做事，都应该比上次做得更好”（Prokesch,1997），他还通过连续提高生产目标或连续削减预算来支持这一期望。为了达到目标，团队必须搜索知识。

知识可寻找的重要性

使知识可寻找意味着确保它被标记好了可供搜索，被组织好了可供浏览。它还需要可访问，因为没有什么比下面的情况更让人失望：人们虽然看到了知识产物的存在，却不能打开它，因为它所在的文件夹受到保护。有几种机制支持可访问性。最起码，你可以给系统添加一个“请求访问”功能，它会将访问请求发送给负责知识成果的人。更全面的做法是，KM政策（我们将在第23章介绍）应该给出指导，说明该如何平衡信息安全与知识分享及再利用，才不用一味限制人们对内容的访问。

大家应该知道知识资源的存在并可使用它们。在就职和培训时，需要给他们提供关于知识资源和关键工具（搜索引擎、社区目录、黄页）的介绍，并告诉他们：应用这些资源对他们是有帮助的。

资源本身需要“在环境中可寻找”，这意味着由于其本身的性质，当你开始查看知识或参与需要知识的任务时，它们能“弹”出来（Morville,2005）。例如，在项目管理门户项目启动页面，一选择项目类型，就可链接至相关知识（在律师事务所的系统，就可能给正和委托人开启新工作的律师自动发送相关的先例）。

知识寻找和再利用的角色

业务组织内部的知识寻找、审核和再利用需要有专人负责。项目经理或部门经理通常负责确保人们能查找到他们需要的知识。而个人则负责进行搜索，然后仔细阅读他们找到的材料。在某些组织中，例如律所和政府组织，设立了研究员和分析师的角色，他们为知识工作者提供对记录知识的访问。

知识分析师的部分角色是从各个知识库检索知识和信息，从而为面向客户的人员准备简报。知识分析师的典型任务包括：

评估内部客户的知识需求；

收集和组织知识资源，编辑多个来源的信息和数据，准备统计数字；

提供答复和简报，回应员工、经理和外部客户的质询。

律师事务所中的专业支持律师（PSL）的角色类似于知识分析师的角色。PSL角色需要承担的任务清单如下（Magnusson, 2008,p99）：

提供专门知识（给律师提建议、起草先例、提供更新、维护知识库）；

提供内部和外部培训，举行推进会；

业务开发（推介支持、客户提醒和研讨）。

以下这几个关键知识组织角色，为人们提供IT基础设施内的工具，以支持知识查找。

企业分类学者负责开发和实施整个企业的知识分类，他们使用控制性词汇将相关的知识和信息内容联系在一起。这些词汇也可把人与内容联系起来，例如，人工默认在特定的主题领域贡献了许多知识，那么该分类标签就可以与他们在系统中的人员资料关联。当有人对该主题进行搜索时，他们就可以看到该知识以及与该主题密切关联的人。当项目负责人或客户经理主动连接到管理能力框架时，分类法甚至能有更大的能力帮助他们寻找有合适资格和经验的项目人员（Lambe, 2007年，p106-112）。分类学者负责将这些联系反映到分类中。

信息架构师负责设计组织的信息和知识环境，便于人们在信息资源中轻松导航和查找。他们的工作非常像物理空间的建筑师，即组织和指示“信息空间”，以便人们可以轻松导航。信息架构师需要确定和分析不同用户在他们的工作环境中的信息和知识需求，还需要与分类学者密切合作。分类学者提供术语和类别，而信息架构师用分类法设计整体环境，以支持确定的用户需求。

企业搜索专家负责实施的搜索技术能有效地利用分类，支持信息架构的设计。

例如，企业分类通常收集可表达分类术语的所有替代术语，并将那些替代术语与分类中的受控术语连接。然后，人们只要搜索查询时用了其中一个替代术语，搜索引擎就会检索标有分类术语的所有资源和人。搜索者用不同的词指同一个东西，这是一种克服资源“分散”的方法。搜索专家必须配置搜索引擎才能完成上述操作。

同样，搜索专家将给分类学者提供常用搜索查询的报告。这些都是应该纳入分类或备选术语集的术语，因为它们是人们思考知识内容的证据。

搜索专家与信息架构师合作，让组织的知识资源“在环境中可查找”。信息架构师确定在特定环境中对知识资源的需求。搜索专家部署分类法和搜索引擎，寻找特定资源，并把它们输送到相关的用户界面。

知识寻找和再利用的流程

人们最熟悉的知识寻找和再利用流程就是行动前审查。在这里，寻找和审核知识资源被合并到讨论过程中。当行动前审查作为项目管理流程的一个固定步骤时最有用，通常在项目启动阶段进行行动前审查。在英国国民健康保险制度（NHS）中，行动前审查是项目规定流程的一部分，它的主要开展形式是由下面四个问题引导的促进讨论会（Department of Health,2010）。

1.我们要实现什么？

2.从其他地方的类似情况和过去的项目中，能学到什么？

3.什么会有助于取得成功？

4.为了避免问题和采用良好的做法，我们需要采取什么行动？

问题2需要通过参考以前的知识资源和经验教训来做一些准备，这是知识寻找和再利用对规划阶段的一个回馈。新加坡军队在任务或军事行动的规划阶段，就以类似的方式进行行动前审查（新加坡国防部，2014,p208）。

在大多数组织中，当人们搜索知识时，并没有专门的过程讨论和知识评估。当KM框架的其他要素就位时，行动前审查可能有用，但当它作为备选项时，它经常会被完全忽略。

KM规划进程让知识再利用流程更为系统，这个规划过程最终可形成一份KM计划（Milton,2005,p117）。某个项目（或部门或实践社区）的KM计划详细描述了以下内容。

项目需要寻找、审核和合并什么知识；

已知的知识差距以及项目的知识需求；

在哪里寻求知识；

如何获得知识；

谁负责知识的获取；

何时需要获取知识；

项目会产生什么知识；

如何确定和记录项目产生的知识（会用到哪些流程，何时用）；

谁负责记录；

记录的知识保存在哪里，如何确保它可寻找和可访问；

项目中需要应用哪些KM框架（包括角色与责任、流程、技术和治理）。

KM计划一般在KM规划研讨会上产生，并作为项目规划和启动活动的一部分保存。研讨内容包括项目所需知识的讨论，在讨论期间，将安排知识寻找。KM计划将推动知识寻找和审查的行动，因为许多知识寻找行动包含对所记录知识的搜索。

知识寻找和再利用的技术

有四种主要的技术可支持知识寻找和再利用：

标记系统和“标签云”；

企业搜索和基于搜索的应用；

自动分类工具；

分类管理系统。

标记系统经常与知识分析工具一起使用，如博客、维基和在线讨论平台。它们允许用户定义关键词或标签，来标记帖子，标签云是它的扩展。最常用的标签用页面上的集群表示，字体按照标签使用的频率调整。在快速流动的知识分享环境中，这是确定趋势主题的好方法。

标记系统的缺点是缺乏对所选术语的控制，一个人可能用“传染病”这个术语，第二个人用“传染性疾病”，第三个人用“带菌者控制”，第四个人用“疾病传播”，但他们的帖子内容都是关于同一个主题的。甚至同一个用户在不同的时间也可能给同一主题贴上不同的标签。如果没有某种形式的管理或控制，例如把标签集中在企业分类内，这些相关的帖子就不会被集合起来。这时就需要知识组织能力。

企业搜索指的是将查询与结果匹配的技术。最简单的形式是，搜索引擎把某一搜索查询与已经生成的术语索引对照，并把术语依次链接到知识和信息源。其中，有大量的工作是关于使企业搜索结果与用户相关的，这些工作通常包括以下四个方面。

确定规则以确保进入索引的术语对用户很重要且能代表内容。例如，包含“谷歌”这个词的文档不一定就是“关于”谷歌的，所以需要“告诉”搜索引擎如何识别一个文档的“相关性”，这样它就能编译一个智能索引。

确定规则，即如何根据索引词的来源（例如，一篇结构完整的文档中的分类元数据、文档标题、摘要或具体章节）对搜索结果进行排序。

确定规则，即如何根据用户是谁（基于系统对他们搜索行为、下载行为、标签行为或他们在组织中的智能角色的了解）对搜索结果进行排序。

基于搜索的应用是搜索引擎非常有针对性的用途，通常与分类法一起使用。例如，在本章的前面，我们提到了“在环境中可查找”的例子，知识被输送到与它相关和需要它的特定情况与环境中。这些例子由企业搜索工具提供动力，将资源匹配到工作流程中的特定页，人们打开页面，开始预定义的查询，之后拉出与该活动关联的所有最相关资源。

自动分类工具是给文档分配标签或对主题分类的一种手段，不需要用户手动加标签（2010,p199-229）。这些工具可以减轻手动加标签的负担，特别是在知识贡献者面临时间压力，或者他们可能没有意识到自己的贡献与他人相关，因此可能没有分配与这些用户相关的标签。自动分类工具在有命名的实体（地方、人员、组织）中或定义非常清楚的技术词汇（如工程法律）时最好用，而有摘要主题（如活动、主题领域或概念）时就不太好用。这是因为该工具靠术语识别工作，在语言复杂变化的环境中，工具的力量比较弱；在语言略有严密性的环境中，工具就好用。

工具与分类和搜索结合使用时，可以变得非常强大。例如，BBC（英国广播公司）使用自动分类工具，并把它集成到记者的报道归档界面。当记者键入他的报道时，系统利用参考分类法识别人、地方和组织的名称，然后通过搜索引擎把以前关于这些人、地方或组织的报道的链接自动填充至右侧栏。记者会更正建议的术语并添加自己的分类主题，因为他们立刻就认识到这个工具使他们的工作更轻松（Shearer and Tarling,2013）。

分类管理系统解决了庞大复杂的组织使用多个知识分析和存储平台的问题，包括网上社区、讨论论坛、知识库、内容库、支持工作流程的门户、经验教训数据库等。没有共同的企业分类，这些系统就变成知识孤岛，每个人都用自己的一套主题和检索工具。如果要把相关的知识内容拉到一起，即用企业搜索引擎在这些系统中抓取，那么最重要的就是用相同的受控词汇表一致地标记内容。企业分类管理系统提供了一个中心地点，在这里可以管理、维护和更新组成分类和元数据的所有受控词汇。然后系统把这些词汇提供给需要它们的内容系统，并向搜索引擎咨询。没有这样的系统，保持多平台词汇一致的任务会耗费人力且容易出错（Hedden,2010,pp154-162）。

知识寻找和再利用的治理

支持知识寻找和审核的一些治理要素如下：

明确分配和委托责任，确保新项目和新活动向之前的项目及活动学习；

针对搜索和审核已记录的知识及在未来的工作中纳入相关知识，提出明确期望；

针对准确标记知识以支持寻找能力提出明确期望，针对确保访问权及知识分享提出明确期望；

针对规划和使用KM计划提出明确期望；

针对监督执行提出期望；

针对分类和搜索技术方面的应用提供培训；

收集关于知识再利用和从中创造价值的成功案例。

小贴士

在将其充分融入你的试点方法之前，人们对知识寻找和再利用的所有技术和治理要求都不会太清晰。因而不要太早将任务托付给一套技术或知识组织工具。在你进行试点时，维护寻找和再利用需求日志，并定期审查它们，然后在此基础上形成对知识寻找和再利用的整体要求。

总结

知识寻找和再利用，是从已记录的知识中传递价值的关键步骤，这一步经常不受关注，并且往往得不到支持和治理。如果你要达到给组织的知识工作者提供完整的“知识供应链”的目标，就需要特别关注KM框架的知识寻找和再利用要素。

CHAPTER 17
第17章 知识组织

我们已经讨论了知识组织的几个方面，例如知识整合（第15章），知识的寻找、内化和再利用（第16章）。这些都是知识组织的表现。

本章的重点是用一种系统和循证的方法来组织显性知识和支持文件，并把这些内容与人（主题专家）和社区讨论的主题联系起来。没有这种方法，就难以指导KM框架中知识组织涉及的许多技术活动。

在本章中，我们将介绍：

知识组织立足于业务动因；

知识组织的三个要素：分类和元数据、信息架构、搜索；

采取循证法；

用知识资产审计关注什么是重要的；

测试和验证知识组织系统。

知识组织立足于业务动因

知识组织需要设计一个基础设施来满足特定的需求和目的。这些需求和目的来自业务动因，并指向KM实施目标，正如本书的第二部分所讨论的。

例如，有的目标可能是确保组织某部分取得的经验教训可以在其他地方再次使用，以避免浪费成本或降低风险。这个目标影响到分类，因为它必须提供一种感兴趣、各方都可以理解的通用方法，以便将经验教训进行分类。即使在职能孤岛上，人们也可能采用不同的术语。例如，在军队中，宪兵和守卫队都有责任保护战略设施，如军事基地、电站和政府机关。宪兵将这项职能叫作“重要设施保护”，而守卫队则称它为“设施保护”。分类法必须调解术语差异，这样就可以收集相关的经验教训供分析、整合和再利用。

有的目标可能是加快新员工的学习速度，以便在高流动率或增长时期保持战略能力。这个目标会影响分类和信息架构设计，例如，在项目知识资产范围中他们所关注且是他们所需要的内容，以及所用术语的技术复杂性。新员工通常不能像专家那样巧妙、轻松地驾驭复杂的语言。

小贴士

提醒自己在准备阶段确定的业务目标和KM实施目标，确定受影响的知识组织方法的优先级，例如公共分类、信息架构和企业搜索。

知识组织的三个要素

分类和元数据

分类是一组类别和主题的受控词汇表，可描述文档内容，标记专业知识的主题以及社团领域或社区讨论的主题。分类使你可以把内容与内容、内容与人、内容与社区连接起来。

“受控”（controlled）意味着对词汇的更改要有明确的责任人、规则和流程，以确保分类能继续实现其预期目的。如果没有控制，人们就会临时在词汇表中添加自己的术语，分类将慢慢失去其汇集相关资源的预期功能。

在许多情况下，分类具有分层结构。详细的主题术语聚集在概括性更高的种类标题下。这种分层允许我们以用户友好的方式组织大量的主题。然而，有的分类很小、很简单，可以用没有层次的平面列表呈现它们，例如，关于汽车类型的简单分类可能只包含7个术语：经济、家庭、大型、豪华、运动、越野和商务。

企业分类服务于整个企业的多个用户组和多个内容层次，能够把来自各个职能孤岛的内容、人和社区集合在一起，并能够再利用知识和发现新见解。因为分类的用途多样，它们必须支持多个受控词汇表，而不是单一层次的结构化词汇表，具体原因如下。

大型组织必须确保数十万（甚至上百万）的知识和信息资产的可寻找性，一个分类层次就覆盖所有这些内容的话，用户导航会过于复杂和困难。

某个层次的组织方式必须支持某个特殊的视角。例如，如果我们从顶层的角度组织经验教训，一般先按项目类型，再按项目活动，最后按客户进行分类。但是从客户经理的观点看，这么做欠妥，客户经理会明显偏向先按客户类型进行知识分类。

这个问题的解决方案是建立一个受控词汇表的系统，该系统叫作分类面（taxonomy facets）。每个面都是一个较小的词汇表，只覆盖内容的一个方面。在上面的例子中，我们会有三面：项目类型面、客户面、项目活动面。根据每个面来标记文档（比如谈话、专家），这样项目经理和客户经理就都能从对他们最有意义的角度，轻松地查找资源。分面分类结构比一个大的单层次结构更简单，也更容易导航。

确定哪些面相关及其对不同用户群体的重要性的过程叫作面分析，面分析应全面了解需要访问相同知识资源的不同知识工作者群体。知识资产审计可以帮助你了解。

元数据指关于资源的结构化数据。例如作者、标题、主题关键词、出版日期、访问许可都是元数据的组成部分，它们可能与文档有关。元数据还可用于其他资源，例如人和社区。元数据的作用主要有以下三个。

确定内容——描述性元数据捕捉唯一的标识符，例如作者和标题字段，并把每个文档与其他文档区分开来。

帮助系统管理内容——例如，行政性、结构性的元数据可以捕捉类似版本号、归档日期、安全和访问权限、文件类型等信息，并反馈哪些应用可以读取它们。

协助内容的检索——例如，描述性元数据可以捕捉分类主题、用户定义的标签、内容类型和文档描述等信息。

分类面为帮助检索的描述性元数据元素提供词汇表，这就是为什么企业分类通常还涉及组织的元数据框架——该框架规定将汇集哪些元数据，如何定义，如何收集，使用哪些受控词汇，它们应该达到什么目的（Lambe,2007）。

信息架构

“信息架构”指信息环境（如网站、内部网、知识库、门户和社区空间）的总体设计。它需要密切了解不同的用户群及其需求，例如知识资产审计可帮你获得什么等。信息架构的工作产品包括以下几项内容。

不同知识系统和支持工具的高阶图（如搜索和分类管理系统），显示系统间的关系、信息和内容流；

系统级图或站点图，显示系统的结构如何对用户轻松导航；

页面级图或“线框”，显示作为章节、页面或信息的操作，例如评论、提交或知识所有者联系信息的链接、路标的标签。“页面”在这里指KM系统内的网页，无论它是内部网页、知识库网页、维基网页，还是社区协助空间内的页面。

为了给主要的用户群组织一个信息或知识环境，信息架构设计几乎总是自下而上的。画出满足知识工作者需要的线框，并测试、分析和反复完善。汇总分析用户需求，为正在设计的信息环境提供知识流和导航需求。在确定系统级需求时，建立站点结构和系统架构图，并以有效的方式适应系统级需求。

信息架构关注整体环境，在构架中管理和导航知识内容，而分类提供核心词汇用于描述内容的各个部分。两者都使用标签，但其粒度（granularity）和目的不同。这就是为什么信息架构标签和分类标签经常有重叠部分，但不完全相同。

搜索

当人们谈论搜索时，他们通常提到的是构成企业搜索的技术，而未能意识到搜索的设计元素。搜索技术包含以下设计元素：给文档配置索引的规则、利用分类结构的方式以及通过设计的信息环境支持导航的方式，就像我们在知识寻找和再利用那一章看到的（第16章）。

分类和元数据、信息架构和搜索是构成知识组织系统的三个连锁元素，它们的组合非常像一个KM框架，当这些元素没有通过总体设计和共同的实施方法彼此交互时，它们的有效性就会大大降低。

采取循证法进行知识组织

对分类设计和信息架构的迭代设计的面分析，不能建立在直觉、猜测或意见有限的基础上，它们需要采用循证法。

在知识组织方面，有以下三类证据或“证明”。

内容证明，证明用户当前如何描述和组织知识内容。通过收集现有的分类表和分类标准、文件夹结构和站点结构、对收集的内容的标签方案、整理知识产品的内容页等，就可以收集证据。通常，许多组织多年来并没有形成KM总体框架，却已经逐渐形成了内容证明，当人们告诉你其组织中的“环境”词汇表示什么时，他们并没有强调此时此刻哪个记录的知识是最相关和最有用的。

用户证明，证明不同用户群最重要和最频繁的工作活动。用户证明要求为不同的用户群建立一系列的用例场景，涵盖一系列依赖于知识和信息消费的关键工作活动。用户证明提供信息和知识使用的背景与目的，因此有助于确定内容证明的哪些部分是最重要和最相关的。

标准证明，证明工作组需要与其他组交流信息和知识的情况（无论内部还是外部），因此需要使用标准共享词汇。例如，政府资助机构需要上报国家统计系统，因此需要使用对行业、机构、人口细分等的标准分类。在某些情况下，用户证明可能和标准证明冲突，即标准词汇与用户思考和描述资源的方式不匹配。在这种情况下，你要在面向用户的分类词汇和所需标准之间建立联系，这样系统就能自动关联两组术语和连接两组信息内容。

采取循证法意味着用一种系统的方法收集三类证明。首先是用户证明，它帮你了解分类和信息架构将支持的知识工作。其次是内容证明，它收集所有现有的词汇系统和组织系统，以便使用信息和知识，这些要么形成分类的输入，要么将通过词典对应分类，这样不同形式的术语由系统识别，并与它们各自的分类术语关联。最后，标准证明指出了需要在哪个部分使用标准分类和分类表。

用知识资产审计来关注什么是重要的

每一种收集证据活动都可以单独进行。当然，这必将耗费人力。到目前为止，组织证据收集最有效和最高效的方法是利用知识资产审计（第11章），虽然知识资产审计主要针对确定运营的知识差距和知识流动，但也可用审计获得用户、内容和标准证明，原因如下。

知识资产的描述代表关键知识资产的当前概述，这些资产支持所有部门的关键业务活动，并代表你的员工如何思考他们所用知识的当前词汇，即当前的内容证明。

知识资产图是围绕关键工作活动组织的，并向人们提供使用信息和知识所在的环境，所以它们形成了用户证明的基础。

审计可以生成内外知识流图，帮人们确定所需的标准证明。

除了知识资产审计，你还需要为内容证明收集其他证据，例如，收集现有的分类、分类表、文件夹结构、词汇等。你也可以用搜索引擎中常见搜索查询的报告，还有标记系统中常用的不受控标签，作为有价值的内容证明。

内容证明的挑战在于辨别哪些词汇和组织原则是目前最相关和最新的。知识图提供了关键活动的完整概述，给人们提供一个框架，帮人们设计知识组织系统，关注当前相关和需要的领域。人们收集到的所有其他证据都需要合并，但是作为背景材料合并的证据指向当前关心的关键词汇。第16章提到有几个不同的术语可描述“传染病”。事实上，“传染病”是个历史术语，而最新的术语是“可传染的疾病”。在这种情况下，术语“可传染的疾病”进入分类，而“传染病”作为备用术语记录到系统中，所以，使用较新的术语仍然能检索使用较老术语的资源（Lambe,2007）。

小贴士

如果你已经完成了针对性或全面的知识资产审计，就可以对照关键的用户场景分析你的路径图。列出针对文档的知识资产描述，以收集描述文档类型的词汇；列出针对方法和技能的活动描述和知识资产描述，以收集描述关键活动和流程的词汇；列出关于经验和天赋的知识资产描述，以收集描述专业知识主题的词汇。你正在开始建立有效的企业分类的核心！

测试和验证知识组织系统

设计知识组织系统是为了达到之前定义的KM目标。收集了三种形式的证明并回顾了业务目标和KM实施目标之后，分类学者就可以开展面分析，以确定满足关键用户需求的分类面；同时信息架构师可以开始确定关键用例场景，对照场景就可以设计和测试线框。这些都是有技术含量的任务，所以你需要专业的指导，无论指导是来自内部专家还是外部专家。分类和信息架构设计都会需要对照用例场景反复测试，以保证分类和信息架构的设计确实改进了知识资源的可寻找性和可访问性。你需要在此之前和之后对照基准进行测量，典型的测量项目包括：

完成求知任务的速度；

任务结果的质量；

任务的完成/未完成率；

完成任务中的错误和“死胡同”数量；

搜索/浏览行为的可信程度；

使用分类标记行为的一致性（标记不一致意味着相同的资源将分散）；

用户预测哪里能找到所需的准确性材料。

使用这些指标能使你的设计具有防御风险的能力。在进行分类和信息架构时，有想法的人会提出“更好”的设计，但是当你用实践经验证明按这个设计能更有效地完成关键任务时，你就会不太依赖计划，而能够建设一种循证文化。

分类和信息架构设计完成之后，就可以进行下一步的搜索设计了。信息架构适配搜索角色的需求，为每个关键用户界面依次提供信息和知识资源。关键用户界面的例子可能是搜索页面、搜索结果页面、主题结构页面、仪表板，等等。这些是“界面”，而不是被动页面，因为用户可以用搜索引擎在这些界面上提炼、排序或组织内容。页面及其交互结构应适合不同的用户群。分类和元数据模式给搜索引擎提供了词汇内容。

总结

在KM实施期间，知识组织的角色主要是设计任务，集成分类与元数据、信息架构和搜索的能力。为了使KM发挥作用，需要一种系统的循证方法，该方法基于对组织当前实际的彻底了解。知识资产审计在帮你了解组织当前实际，它在帮你定义设计目标时也非常有效。分类、信息架构和搜索设计工作有一定的技术含量，不是所有专家都有这三种技能。通常情况下，三种角色需要作为一个团队协同工作，才能开发和维护知识组织系统。

CHAPTER 18
第18章 影响利益相关者

我们不可能只行动一步就能改变组织的文化，只能齐心协力、逐渐地改变它。许多KM实施都涉及影响重要利益相关者并与其展开合作。在本章中，我们将介绍：

认同阶梯的步骤；

知识经理成为推销员；

细分受众；

影响策略；

何时使用影响技巧；

来自NASA的案例分析。

认同阶梯的步骤

我们已经认识到，只有齐心协力，才能改变文化；我们还需要认识到，人们并不是一下子就会改变他们的态度的。在改变态度之前，有许多的步骤（见图18-1）。我们应去了解每一个步骤，因为在任何一次互动中，你都不能指望让一个人前进超过两步。

图18-1 利益相关者的“认同阶梯”

1.第一次接触——人们第一次听说KM这个术语。

2.意识——人们意识到KM可能是跟组织相关的一个领域。

3.了解——你帮助人们了解KM意味着什么（用基础术语）。

4.接受——你帮助人们认识到KM对他们和组织都有价值。

5.尝试——人们同意尝试KM，这便迎来了第一道承诺门槛——行动的承诺。你推出了“卖点”—人们“购买”了KM。

6.采用——假设某人对KM的尝试进行得很顺利并且KM为其创造了价值，他便会在此阶段同意更长期地采用KM。

7.制度化——这是个人、团队和公司最终将KM嵌入工作流程的阶段，如第23章所述。

8.内化——这是人们将KM内化为“我们刚做的事儿”的阶段，这时，KM成为组织的核心价值。

这个过程有很多步骤，并且我们容易低估每一步的重要性。许多重要的利益相关者或利益相关者群体从来没有跨越过尝试阶段，或者也许他们采用了KM，但从来没有将它制度化。只有当大多数重要利益相关者到达第7步，KM才相对“安全”。不过，就算这样，你还是需要关注最后一步，即内化步骤，只有这样， KM文化才成为普遍的和无意识的组织文化。

小贴士

用“八阶”梯子来描绘你的重要利益相关者当前的认同水平，同时筹划接下来的几个月，你想如何使他们继续沿着“认同阶梯”向上爬。你当然可以通过一般的沟通来增强“意识”和“了解”，但某些时候，你需要让他们参与直接对话，以帮助他们到达“尝试”阶段。用这个梯子来确定你的沟通优先级和沟通时间。

知识经理成为推销员

你可以向组织介绍KM的主题，并通过一般的沟通和教育提高利益相关者的“意识”和“了解”程度（如下一章所述）。这可以使利益相关者前进到“了解”阶段，并有望达到“接受”的程度，但要达到下一个阶段，即“接受”阶段，你需要从一个教育者变为推销员。

推销员的名声往往不好，传统观念认为销售产品就是耍嘴皮子，而不管产品或服务的质量如何。在KM领域，我们的销售能力既取决于我们的沟通能力，也取决于我们已有的可信度。KM的有效实施取决于你的影响技巧，你可能设计了世界上最好的KM框架，但这个世界不会因此就为你打通一条路，你必须走出去销售它，这意味着你需要了解一些销售产品和影响他人的工具和方法。

了解客户想买什么

你首先需要了解客户想买什么。你可能知道哈佛大学市场营销学教授西奥多·莱维特（Theodore Levitt）的话：“人们不想买四分之一英寸的钻头，他们想买四分之一英寸的孔。”（Christensen et al,2006）。因为他们需要这个孔来放架子，这样他们的屋子就整洁了。钻头推销员实际上销售的是改善你住房的能力。同样，你的利益相关者可能不想买KM，但他们买别的东西，而这个东西KM可以提供给他们。你需要了解他们想买什么。一般来说，客户想要的两个“更大的事儿”是“保护”和“机会”。

KM可以提供保护，防止丢失知识、重犯错误、低效和风险。这是我们在第4章作为潜在痛点提到的所有东西，这也是知识保留和传递战略的主要卖点。在劳动力老化的行业和国家，你可以展示关于预计知识流失的令人担忧的数字，也可以谈论这种“企业健忘症”对企业继续有效运行造成的风险。知识保留计划可防止能力流失。

你也可以把KM作为机会来销售。大部分组织已经有许多的知识保留在人们的头脑中，或分散在许多知识库中，他们未充分利用这些知识。利用被低估资产的机会是个有力的理由，哪个经理不想从已有的资产中获得价值呢？

小贴士

根据你对利益相关者的了解，你能进行哪一种“更广泛的销售”?KM能带给他们什么（如保护或机会）？什么是他们想买的？

细分受众

每个推销员都需要了解他们的市场和客户群。要销售KM，你可以考虑三个细分市场。

五分之一的人本能地“接受”KM，他们能立刻就对KM产生兴趣，迅速从“第一次接触”前进到“接受”和“尝试”。以我们的经验，大约20%的人员很可能最初会支持你的想法，并成为你的同盟、支持者和早期采用者。

五分之三的人不关心KM（方式各种各样）。当KM是他们必须做的、是他们工作的一部分，或者如果其他人都在做，他们就会参与。但如果KM是自愿参与或跟他们目前的工作无关的，他们就不会操心。让他们前进到的“尝试”阶段将需要用到本章稍后描述的一系列影响策略。

剩下的五分之一根本就不喜欢KM，他们认为它是个威胁或“窃取他们想法”的一种方式。这些人会抵制KM，除非KM被纳入绩效考核体系，如果他们拒绝分享会使自己的工作前景堪忧。让这些人前进到“接受”阶段非常难，更不要说更高的阶段了。

如果你将KM作为自愿的活动引入组织，在第一个细分市场只能达到20%的市场占有率。许多组织已经发现：当“自下而上”在内部引入播客和微博之类的社交媒体时，只有20%的人会采用，且采用者不会超出热衷者的小圈子。组织中其余80%的人不会参与。也就是说，将KM作为自愿的活动吸引入组织时， 80%的知识仍然未得到利用和管理。加特纳（Gartner,2013）调查显示的数字甚至更糟，他得出结论：对KM技术来说，“听天由命”般的自下而上的方法只有10%的成功率。

你需要利用这20%的热衷者来产生“社会认同”（稍后描述），这会吸引其他人。利用支持者和早期采用者进行试点，带来好处，然后编写案例说服其他人：KM会帮助他们工作，并说服管理层将KM设为企业的期望。

另外，如果公司承诺采用KM，那么最后真的不喜欢它的那部分人（也是20%）就必须知道：如果他们继续逃避或破坏KM工作，他们的未来就危险了。

有时候，在实施计划的早期直接影响这些怀疑者（20%）更有意义，如下面的案例分析所示。

案例分析

我们认识一个非常成功的KM从业者，20世纪90年代，她在律师事务所工作。要想影响律师，让他们把精力投入到KM中，是出了名的困难，因为律师的报酬是和花在客户工作上的时间直接挂钩的，而不是和内部知识分享挂钩。我们的这个朋友接近了最怀疑KM的律所合伙人，并说：“我们有个新的KM框架到位了，告诉我你最大的痛点在哪里，我们会设法解决它们。”这位合伙人没有被说服，但告诉我朋友，只要她不让他手下的律师做任何额外的工作，她就可以尝试帮他们解决一些令他头疼的问题。我朋友分析了令这位合伙人头疼的问题，就开始工作了。不久，律所的其他合伙人就在走廊里问我朋友，为什么这个合伙人得到了这么多的关注，他们何时可以从KM中受益？她告诉他们，她会尽快带来项目路径图，并给他们制定一张时间表以便跟踪进度。通过主动去找最怀疑的合伙人并做好工作，我朋友在这家律所营造了“KM拉动效应”，这意味着她可以大大减少推销工作。

影响策略

知识经理需要了解影响和说服的基本策略，以便让利益相关者在认同阶梯上前进。《健心房》（Mind Gym）这本书（Bailey and Black,2014）描述了9个影响策略，这些策略基于“买家”的性格和情况，你可以从中选择。

推理——用逻辑推理来提出理由。

你的推理可能是这样的。

KM如果应用到招标中，应该可以把我们的投标转化率提高20%，按新业务来算价值500万美元。我们是回顾了过去3年的投标损失后计算出这个数字的，通过知识的再利用和最佳实践，本来是可以避免这些损失的。

为了说服所有利益相关者，推理肯定是必要的（即使其他影响技巧也会产生“销售”）。因此，你需要为KM创造一个有说服力的逻辑案例，这个案例必须兼顾个人利益和公司利益。

鼓舞——诉诸情感并形成愿景。

当你希望对愿景产生情感上的承诺时，你会采用这种方法。激励策略需要坚信、精力和激情，但对20%的早期采用者特别有效。

想象一下我们希望拥有哪些知识，在每个决策点知道我们过去尝试了什么，哪些有用，哪些没用。我们员工的脑子里保存了10 000年的经验，想象一下，如果这些资源能为大楼里的每个人所用，可能会发生什么。

提问——引导他人发现KM的价值。

你组织的人什么时候用到知识？有哪些知识在决策中起到了关键作用？如果每个人对他们需要的知识都有完全的访问权，你觉得我们可以多赢得多少业务？在你的组织中，眼下负责KM的人，正以严格、系统、可控的方式处理这些重要的知识吗？

这是更难运用的一种策略之一，因为你不知道他人将如何响应，但当与高级员工谈话时，这是最有效的方法之一。

奉承——使你的利益相关者自我感觉良好，他就会肯定你，这就是奉承策略。

丹，你是整个管理层中最聪明和最积极进取的领导，我知道你一直在寻找真正能改进部门的方式。让我来告诉你KM这个新生事物吧。

当与比你职位高得多的人谈话时，当奉承可能像“拍马屁”时，不要用这种方法；当你连自己说的话都不相信时，不要用它。人们很容易察觉出来这不真诚。

做交易——当你因为他人同意你而给他们一些回报时，可以采用这种方法。

苏茜，我想和你做笔交易。让我在你的业务部门进行KM试点，我向你保证，在3个月内让你的业绩提高10%。

你运用这种方法的能力非常依赖于你的自信和提供回报的能力，要确保你能兑现诺言。

请求支持——这种方法是向对方简单地要求做某事，因为你想做或需要做这件事。

大卫，我真的需要支持，我需要一个业务区块来进行经验教训吸取系统试验，你的部门很适合，你能帮我吗？

只有他人在乎你和你们之间的关系时，这种策略才管用。如果你之前很少使用这种方法，别人就会难以抗拒，但要明白，你必须在日后报答他的支持。

利用沉默的盟友（社会认同）——用他人正从KM获得价值这个事实作为说服的理由。在社会认同中要展示他人的案例，且他人的情况尽可能和目标“买家”的情况相似。他人正在推行KM并因此获益，这就是你在宣传产品的电视广告上听到的“路人”的声音。广告商用这些故事的原因是人们易受别人的影响。对KM不确定的人在深层的潜意识里，更容易从“路人”的案例中获得暗示。

这种技巧在60%的受众中很管用，这些人不关心KM，但可能会被他人从中得到的好处说服。

这是我们的一位工程师，他正在谈论KM如何帮他快速寻找答案并解决问题，使他能够提前交付项目。

你可以利用社会认同来支持KM，做法如下。

一开始，在组织内部让拥护者进行KM试验和“概念验证”（见第22章）。

试验成功后，请拥护者讲他们的案例，并拍摄下来。

录制一个短视频案例，案例结构要沿着这个脉络——“这是我的问题……我试过用KM作为解决方案……这是我得到的好处”。

广泛地利用这些视频，将它嵌入幻灯片、公司内部网以及你的KM介绍中，并把它作为KM宣传计划的一部分（第19章）。

小贴士

回顾KM的每个成功案例，无论有多小，都把它当作一次收集社会认同的机会。随身带着录像机（幸运的是，大部分数码相机、智能手机和平板电脑都能录视频），记录“路人”描述KM能给他们带来什么价值的案例。

援引权威——用规则或原则来要求的方式。

在项目程序里说你必须召开经验教训吸取会议。

当KM政策就位（见第23章）和KM已经变成明确的期望时，这种技巧是你说服那20%的落后者时使用的。一旦你有了高层的支持，你就可以充分利用首席执行官的声明或短视频，援引权威来说服反对者。例如，BP就引用了CEO约翰·布朗的语录，来支持KM的推进。

强迫——“就得这么做，否则……”

在KM中采用这种策略最好的例子是巴克曼实验室的CEO鲍勃·巴克曼（Bob Buckman），他声明“在整个机构参与积极有效的知识分享的人，是我们唯一考虑晋升的人”（Buckman,2004,p145）。这是高管层适合使用的技巧，在铺开阶段后期，当你需要“消除”最后几个不愿采用KM的人员时，可能需要高管层代表你使用这种技巧。显然，在KM已完全采用并完全嵌入前，在经理们和知识工作者完全相信KM的价值之前，不能用此策略。

小贴士

向利益相关者尝试这些技巧前，先在KM团队和KM拥护者身上练习，直到你和他们已经掌握了影响策略的全部技巧，再面向不同的人使用。

何时使用影响技巧

图18-2显示了何时使用不同的影响技巧。推理、鼓舞和提问在任何阶段都有用，但它们是你在实施的早期阶段和与高管合作时的主要影响策略。当尝试说服中级管理人员主持KM试点时，交易、请求支持和奉承开始发挥作用。在铺开阶段，利用社会认同及沉默的盟友特别重要。援引权威和强迫只能在后期使用，即当KM已变成明确的企业期望，打算全面铺开或已经铺开后使用。

图18-2 何时使用不同的影响技巧

小贴士

每次“销售”对话后，进行事后回顾。什么策略有用？它为什么成功了？什么策略没有用？为什么？下次对话时，你会做何改变（或者重复和强化）？

案例分析

下面的案例是迈克尔·李普卡所述（NASA安全中心的KM专家），他强调：利益相关者的参与和KM框架的设计一样重要（Lipka,2015）。李普卡以前为美国空军工作，并搭建了一个网上社区平台，他想当然地认为在军事机构，如果说了这么做，人们就会参与。但实际上别人没有，李普卡得到了一次深刻的教训。

只给别人一个系统就希望他们使用，这是痴心妄想。吸引和争取潜在用户的艰苦工作至少和为他们设计和建造系统一样重要与艰难。

所以我努力开发了实施计划，举行了两天研讨会，讨论系统可能帮助填补的知识差距。我还定义了社区的角色和责任，解释了知识映射的过程。然而我忽略了最重要的元素——价值主张：使人们相信他们从系统得到的好处会超过他们付出的努力。价值主张必须简单易懂，把它限制在两三个关键好处之内。

实施计划和研讨会的效果立竿见影，在我与空军合作期间，Knowledge Now实践社区工具赢得了超过10万用户，这些用户来自全球所有军事分支机构。

当我2011年到NASA工作时，我对空军的经验教训记忆犹新。在我为安全和任务保证办公室开发知识分享计划（OSMA）时，这件事指导了我。我没有简单地安排活动，并期望人们现身参与，而是花了大量的时间和OSMA的领导层及来自其他机构的人谈话，以确保我的会议提供有用的信息。最终这些早期的努力得到了回报。活动吸引了约80名参与者，他们对活动的评价很高。空军计划一开始就遭遇挫折，虽然让我痛苦，但它是宝贵的教训，鞭策我为目前的知识分享努力，并将在我的整个职业生涯中继续影响我。

总结

实施KM涉及与利益相关者合作，运用销售技巧和影响策略，有条不紊地帮助他们在认同的梯子上一步一个台阶。确保你完全了解这些技巧和策略，确保你已经实践它们，事先演练了你的说服技巧。KM实施的难点就在于：一个一个地、一步一步地改变重要利益相关者的想法。

CHAPTER 19
第19章 文化、沟通和变革

实施任何KM都必须了解和接触潜在的组织文化（或者在大型组织里的亚文化）。我们所说的文化指的是普遍和广泛的价值观、态度、行为习惯和思维方式。因为这些已成为习惯，它们在很大程度上是人们无意识的结果，并且因为经常看到别人就是这么干的，而加深对文化的认同。文化特质能自我强化，所以很难改变。为了有效地沟通和变革，清楚地了解支持和反对KM实施目标的人的特质和行为至关重要。充分了解后，你就可以确定在沟通和变革管理工作中可以利用或必须绕开的那些文化。

在本章中，我们将介绍以下内容：

KM成为文化变革的代理；

描绘当前文化；

了解文化动因；

沟通和变革；

沟通计划。

KM成为文化变革的代理

KM需要一种支持性的文化，但是如何在开始KM之前发展这种文化呢？你应该等待文化改变了再开始你的KM计划，还是先开始你的KM计划，并下决心重塑文化呢？我们的建议是后者。KM本身就是一个强大的行为和文化变革代理，所以等待有利的文化建设好了再做KM，这毫无意义。

通过下列步骤，可将KM的引入作为文化变革计划。

描绘当前的文化，这样你就能了解需要克服的文化障碍和可利用的文化习惯。

寻找文化障碍最弱或对知识和KM的需求最强的小业务区块，把它们作为你的试点区（见第22章）。

在试点区取得成功，然后在你的沟通计划中，以“社会认同”的方式收录成功案例（第18章）。

多次重复上一步，直到在企业内形成新的文化习惯。

与此同时，游说你的赞助者和指导团队开始为你已确立的新文化消除障碍。

描绘当前的文化

你的第一步是了解当前的文化，并确定哪些可能对KM造成障碍，以及哪些可能支持KM。有两种主要的方法可用来描绘组织的文化：

文化维度法；

文化原型法。

文化维度法

在这种方法中，不同的文化特质被认定为单独的维度，每个维度被表示为一把尺子，相反的特质位于两端（见下文）。对目标受众的代表性样本进行调查（通常采用调查问卷的形式），以了解他们在每个文化维度上的得分，然后把结果汇总形成目标群体的文化概况。与任何框架一样，你选择的维度取决于你有兴趣探索的文化方面。在我们的案例中，我们对影响组织中的学习和知识使用的文化特质感兴趣。我们确定了组织学习/KM文化的10个潜在维度，具体如下所述。

开放vs防御：分析人们的学习目的，人们对自己的表现（包括错误）感觉舒服的程度。这个维度的消极方面就是防御——在“责怪文化”中培养出来的那种行为。

真诚vs不真诚：与同级或高层沟通时，人们筛选知识和信息的程度。这有时也被称为“透明度”。开放和真诚的概念有一些重叠部分，但不真诚与防御是明显不同的两个概念。

授权vs无权：在没有领导批准的情况下，人们能够用知识采取行动的程度。无权文化就是你必须请求管理人员的许可才能再利用知识，或者是一种微观管理（micro-management）的文化。

学习者vs知道者：人们重视获取新知识的程度，这些知识与他们头脑中已经掌握的知识相反。马多克和维顿（Maddock and Viton,2010）对这二者的区别注释深刻，他们将“知道者”文化描述为将新想法被关在门外的文化，而“学习者”文化是不仅对新想法开放，还特意寻找与自己相反概念的一种文化。

需要分享vs需要知道：人们把自己的知识提供给他人，而不是保守秘密的程度，指人们感觉与他人分享相关知识的风险级别。“需要知道”“只给你看”“最高机密”都属于需要知道的文化。

挑战vs接受：人们寻求了解“为什么事情是这样”的程度，它更多的是关于知识的好奇心，而不仅仅是学习。它包括接受创新和挑战现状的意愿。

合作vs竞争：人们认同并分享他人成功而不是把他们当作竞争者的程度。

记住vs忘记：人们在对未来进行计划时，承认并接纳过去的程度，以及他们自觉记录决策、判断、知识等供将来参考的程度。

战略耐心vs短期主义：人们考虑“更大的格局”，并尝试了解他们的行动如何适应组织更广泛、更长期愿景的程度。

不懈追求卓越vs自满：组织承认总是有改进余地的程度。最配称“学习型”的组织是那些承认他们还有很远的路要走的组织。

案例分析

一个常见的文化特质是“不是这里发明的综合征”，这是经典的“知道者”行为，表明人们不相信来自他人的知识。如果他们没有自己发明它，他们就不会接受它。一个团队领导遇到了这个问题，他发起了“拒绝单源解决方案”的倡议。他制定了规则：他不会接受任何只由团队发明的解决方案，他希望每个方案都有多个来源，这意味着团队必须学习他人经验。这是个简单的规则，但他能够用它来推动“学习者”行为，同时消除“知道者”行为。

文化原型法

原型法由大卫·斯诺登（Snowden,2005）率先引入KM领域，是指从8～12人的小组收集关于知识、学习行为的正面和负面经验的案例。为了获得有代表性的经验，你将需要与不同的小组召开6～8次研讨会，并且与会人员的情况和服务年限均不同。

收集了案例后，每组回顾案例，并用即时贴给它们标上价值观、态度和行为。

价值观描述了文化中隐含的信念，并可能是文化特质的表现。

态度描述了人们自然的响应方式，例如，遇到挑战时的对抗态度。

行为描述了对情况和人的典型反应，它们暴露了潜在的价值观和态度。

这些即时贴共同揭示了潜在的文化。做完标记后，去掉案例，把即时贴标签按照关联程度集中起来，然后取其中一组属性，创造一个能体现这些属性的虚构人物。

每次会议都能创造5～15个原型人物，他们是从案例中发生的行为和特质中提取出来的虚构代表。这个提取过程很重要，因为它允许小组从具体的经验中概括，而不针对个人。通过一系列焦点小组会议，原型诞生，把它们收集起来交给“艺术家”进行发挥，让“艺术家”对原型的描述进行合并和整理（Lambe, 2007）。

一般会确定10～15个原型，它们共同代表该组织的主流文化行为。这些原型的背景非常丰富，背后有大量案例可以说明他们的行为模式在实践中如何发挥作用。

例如，我们遇到一个常见的原型行为叫作“松鼠”，它代表私人囤积所有信息和知识资产的行为，需要有人说服他们分享经验。“松鼠”不愿分享，有时是因为他们不确定自己的经验是否适合其他同事，害怕分享可能产生问题并祸及自身。

几年来我们确定了在许多不同类型组织中发生的原型行为，制作了文化原型卡。这样就可以采用不太耗时的方法：一个由不同人员组成的小组选择了他们认可的行为模式卡，我们对结果汇总后，提取10～12张被人选择最多的卡，用来代表该组织的文化简况。这种方法虽然很快，但缺少背景案例，所以不能给出这些行为模式如何在该组织实践中的具体例子。为了解决这个问题，你可以开个简短的焦点小组会，只分享最被认可的原型的案例。

你应该使用哪种方法

两种方法都有不同的优势和弱点，维度法是高度结构化的，专注于影响组织中知识的使用、分享和学习的已知因素。维度法容易使用，可从分析中获得高层的结论，并为在将来的调查中衡量文化行为的变化提供基准。然而，维度法可能无法捕捉在框架中没有体现但对该组织的知识使用有影响的不寻常的文化特质。

原型法更耗费人力，但可以捕捉在标准框架之外的文化特质。收集的案例给公认行为提供了丰富的情境背景，而这往往有助于分析塑造这种文化的推动和制约因素，但不太适合用来形成基准。如果你有时间和资源，那么两种方法的组合是最理想的，会让你更全面地了解组织文化。

了解文化动因

全面了解了组织文化之后，下一步就是了解是什么推动、塑造或强化了这种文化。常见的因素有领导行为、基础设施以及奖励制度。例如，“松鼠”行为经常会被通用信息平台质量不佳，以及缺少信息治理和质量控制所强化。

维度法也有助于确定潜在的变革动因。

防御受到组织应对失败方式的影响。如果失败会受到惩罚（无论是正式的还是非正式的），人们就会防御。

不真诚的行为经常受领导行为的影响。如果领导塑造了一种真诚透明的领导风格，员工往往也会效仿。

无权受许多因素的影响，例如为新工作所需的审批级数，或目标设定系统的细节，或员工的微观管理。

“知道者”行为受人们得到认可和奖励的方式，特别是对“个人英雄”和知识囤积者的认可。

“需要知道”行为受到对信息安全担心，还有依赖个人来保证安全而不是IT系统的影响。

接受现实和自满行为与领导层有直接的关系。如果领导不挑战现状，员工也不会。

竞争行为受竞争激励措施影响，例如，员工个人考核的“强制排名”，或要求各运营单位为奖金、预算或奖品展开竞争。

忘记行为也受领导的影响，还因缺少帮助记忆的KM框架所强化。

短期主义经常受奖励制度的影响，最好的例子就是许多咨询公司和律师事务所采用的时薪制度。在短期内交付的压力与需要思考和捕捉可长期利用的知识相矛盾。

了解文化动因有助于我们确定可纳入变革管理计划的挑战水平，同时有助于在沟通计划中塑造这些信息。

案例分析

我们曾与一家公司合作，尝试在许多工厂中评选“年度工厂奖”，并在工厂引入最佳实践分享。公司决定让“最佳实践分享”成为“年度工厂奖”的获奖条件之一，每个工厂都需要提交一定数量的最佳实践。一家“老谋深算”的工厂等到评奖截止日期前，才发布了他们所有的最佳实践；这么做，既不耽误被计入奖励，又使对手不能从知识的再利用中受益。由此可见，在这家公司里，竞争文化胜过了分享文化。

沟通与变革

沟通在变革管理战略中占很大的一部分，正是通过沟通，才使整个组织上了前三个认同阶梯（见第19章）：第一次接触、意识和了解。在2009年的一篇博文中，赛斯·卡汉（Seth kahan）描述了他在世界银行领导KM时获得的经验教训，并对比了他第一次失败的KM计划与第二次成功的KM计划，第二次成功的部分原因是，他加强了沟通。

第一次计划“由几个精心挑选的世界级管理领袖组成，利用专门的预算来设计和实施一个强大的新工具，他们希望这会彻底改变商业模式。我们在闭门会上碰面，目睹了精彩的演示，并惊叹于互联网传播知识的力量”。换句话说，KM是由一个封闭小组推动的，他们只与其他热衷者交流。结果不出所料，什么好处也没有得到。

第二次计划没有预算，也没有资源，只是“告诉大家我们要做什么。事实上，我们花了很多时间思考怎么尽我们所能、尽可能快地告诉更多的人。我们甚至定期与批评者会面，因为他们的意见有时候是我们最需要的”。第二次计划是作为变革计划运行的，沟通延伸到封闭的支持者群体以外，我们确保和每个人接触。不到两年的时间，KM计划就改变了机构。赛斯根据自己的经验，明确了KM变化的7个经验教训。

加强沟通，让大家明白，并帮你传播。但是正像他说的，这不是单向的沟通，而是一场传播的对话。

确定并激励你最有价值的成员，他们是你的支持者和KM的拥护者，他们可以帮助你向前推进KM。

了解变革的领域。赛斯有一种方法来描绘利益相关者的支持，类似于我们在第18章描述的方法。

在大而分散的组织中，通过社区加快发展KM。较小的集中组织可找其他方法来引入和实施KM。

打破瓶颈和僵局，赛斯建议效仿特种部队的精神，但请不要强迫别人！

快速推动KM，赛斯建议用特别的活动来推动进度。可选的方式是围绕早期的成功做文章，并依靠社会认同。

当变革进展迅速时，保持专注。当KM成功时，它就能惊人地加速（Kahan, 2009）。

小贴士

沟通计划不用KM术语，而是用业务语言，比如创新、协作这样的术语。总之，向一线员工传授诀窍、找到最佳实践、从经验中学习、加快学习速度比知识创造、知识整合、隐性知识分享等KM术语更容易理解。

沟通计划

沟通是变革运动的关键，沟通计划应成为KM实施的一个核心要素。沟通计划应该基于以下原则拟订。

从第一天起就开始沟通计划，即与你开始KM战略的时间相同。

让团队成员对KM沟通计划负起责任来。

确保“沟通”是KM预算中的项目之一。

确定你的主要利益相关者群体和主要沟通渠道以及适合每个人的沟通信息。

起草一个“简单的信息”，为KM提供一个合乎逻辑的案例，并描绘愿景（涵盖第18章描述的推理和鼓舞策略）。

沟通中直接点出文化动因，记住用朴实的语言。

创建一个标准的沟通素材包，例如一组标准的幻灯片和视频，KM团队的全体成员和所有的KM拥护者都可以使用它。

给沟通计划设计一个标志和标语，可考虑采用水杯、公司日历、鼠标垫的形式等。

确保每季度至少与“全体员工”沟通一次。

列出内部邮寄名单或社交媒体渠道。

与最重要的利益相关者进行面对面的沟通（运用第18章描述的影响技巧）。

传达你的计划，即使细节还不够清楚。

在任何早期的成功出现之前，所有广泛的沟通都应该在组织的内部进行，并且应该把重点放在早期的认同阶梯，即第一次接触、意识和了解上。

只要你进行了一些成功的概念验证，沟通活动就应该利用这些形成社会认同，同时应该开始组织以外的沟通，这样外界的看法就会源源不断地反馈回来。

小贴士

你需要平衡高级业务经理的期望与知识工作者的期望。这两个客户群对KM可能有不同的期望、要求和价值主张。因此，你在沟通中需要向高级经理传达“这对业务有什么好处”，而向知识工作者传达“这对我们有什么好处”。

总结

白宫新闻秘书迈克尔·麦柯里（Michael Mclurry）离开白宫后不久，《哈佛商业评论》的一位作者问他：“如何成为更好的沟通者？”麦柯里回答：“首先要知道你想说什么，并把它准确、简单地说出来，并坚定地一遍又一遍地讲案例。你必须坚持。”（Coleman and Barguin,2010）。在试图影响文化变革时，坚持和重复特别重要，因为文化习惯是根深蒂固的。

做好KM沟通计划，让专人负责，确定你的受众和关键信息，还有一定要坚持！请放心——你永远不会过度沟通。

CHAPTER 20
第20章 如何制订知识管理实施计划

当你编制了第一份KM计划和预算时（如第8章所述），你还没有对知识资产审计、利益相关者分析、文化调查和构建KM框架等进行定义。到了规划阶段结束时，你会对你面临的挑战、框架中需要填补的知识差距、你需要接触的人、潜在的业务试点区和你需要进行的沟通计划有更加清晰的认识。现在到了详细规划的阶段了，在本章中，我们将讨论以下两方面内容：

制订KM实施计划；

KM实施计划的潜在元素。

制订KM实施计划

在玛氏的案例分析中（第27章），琳达·戴维斯（Linda Davies）描述了她如何依照标准的业务规划做法，列出详细的成本、资源和提议的活动，为KM计划制订了实施计划。该计划包括一份大概三年的纲要计划和一份详细的一年计划。计划每年都要提交，作为定期业务规划的一部分。这是一种好方法：制订一年期的详细计划，作为更长期的纲要计划的一部分。

在互动研讨会上编制详细的计划，整个KM团队和你认为合适的KM拥护者均可参与。研讨的形式可充分利用集体知识和整个团队的组织经验。预定一间有大面积空白墙壁的会议室，在上面贴一卷纸，拿大量的即时贴，在纸的顶部标上第一年的月份，接着是后两年的季度。用同一种颜色的即时贴标记KM实施的主要里程碑。例如，这些里程碑可能是：

批准的战略（如果这尚未发生）；

批准的实施计划，即试点的开始；

试点的结束和同意铺开；

铺开结束。

然后通过讨论或头脑风暴开始确定主要的任务。为了达到这些里程碑，你将需要执行这些任务。本章后面将提供这些任务的清单。针对每项任务，在即时贴上写下以下内容：

任务的持续时间；

完成任务将需要花费的工作日天数。这个时间与持续时间是不同的概念，任务可能需要持续一个月才能完成，但在该月期间，只需要花费几天做具体的工作。

完成这项任务的资源，例如KM团队资源、外部资源（如顾问或承包商）或KM拥护者。

把这些任务按大致的顺序贴到粘了纸的墙上。在会上请出席者检查这组任务，如果有必要就进行以下操作。

移动任务，使它们跟在所依赖的其他任务的后面（如提供第一个内部KM培训课的任务需要跟在制作培训材料和公布课程的后面）在相互依赖的任务之间画线。

添加应该在墙上的新任务（例如呈现在沟通计划及参与报名未完成之前，无法举行第一次KM参与研讨会）。

在墙上展示了所有的任务并且大家同意后，就可以给墙拍照以创建记录，收集即时贴，结束会议。这些结果需要移到电子表格或项目管理工具中，你可能有自己的标准项目规划模板，但我们在这里给你介绍一个更有效的模板。

创建一张电子表格，行是任务，列是星期，如图20-1所示。标出重大节日，例如圣诞节或新年等。把任务放在行中，把它们集中到主要的组里。如果你有两类资源分配给一项任务，例如一门KM培训课由外部顾问提供、由内部KM团队参加，就把这个输入为两行，一行对应一个资源。然后把这个资源从事该任务的天数放入相关的星期。例如，图20-1显示外部资源将在第4周花费10天中的5天提供KM培训，KM团队将参加培训。

横行之和确定了花在每个任务上的总工作天数，应该与即时贴上估计的工作天数一致，而竖列之和给出了每周的总工作天数。

图20-1 KM规划电子表格示例（部分）

把每周的工作天数画在图上，形象地显示资源需求，确定为了平衡资源，需要重新分配或重新计划的任务。图20-2显示了三个资源（CKO、外部顾问和内部KM团队）所需的每周工作天数。你可以看到内部CKO将超负荷工作的时期（如第5周），其工作时间每周超过5天，所以他的一些任务需要分配给KM团队成员或顾问。对KM团队的资源需求每月多达15天。一旦重新分配CKO的任务，对KM团队的需求将升得更高，所以意味着我们需要成立3个人的KM团队。

KM实施计划完成之后，并且你对资源需求有了深入了解，那么下一步就可以把表格提交给指导委员会审批了。

图20-2 从KM计划电子表格中产生的资源图

小贴士

当心“计划者的委靡”，这是一种现象，头几个月（你想好了会发生什么）任务都排满了，但后几个月几乎闲下来了，因为你还不知道要做什么。一定程度上，可从图20-2中看到这个现象，其中第43周到49周看起来安静得让人怀疑。回顾这些任务，集体讨论未来可能还需要什么，增加资源的需求。如有必要，就把你还不知道自己将需要处理的事发生的可能性提高20%。

KM计划的潜在元素

下面是可能出现在详细计划中的潜在任务列表，这些任务都来自现实的KM实施计划，但几乎没有计划会包括所有这些任务。这个列表只提出选项，旨在提醒你可能忽略的任务。

KM团队发展

挑选和指定团队成员；

培训团队；

安排团队会议和学习的时间；

团队参加例会和会议；

在研讨、课程等场合陈述；

团队学习和知识分享活动；

管理团队知识；

建立团队网站；

管理团队网站；

给新团队成员发说明手册。

文化分析

进行文化调查；

进行文化研讨和开展焦点小组活动；

确定文化动因、能动因素和阻碍因素；

与指导团队一起审查文化，制订行动计划，改变阻挡者；

重复文化调查。

利益相关者的参与和沟通

制定沟通和利益相关者管理战略；

绘制利益相关者图谱；

制订沟通计划；

决定标识和品牌；

明确高层信息；

明确其他相关者信息；

进行定期沟通（例如每季度）；

确定和设计宣传材料；

寻找和收集成功案例；

对内和对外宣传成功案例；

为KM拥护者制作参与材料；

安排和组织内部KM会议；

一对一的利益相关者会见；

准备召开外部会议，并在会上发言；

准备并实施表彰计划。

培训和指导知识工作者

敲定培训内容：

针对每个新角色；

针对KM拥护者；

针对兴趣一般者培训。

计划和宣传培训。

提供KM培训。

建立KM实践社区。

促进KM实践社区中的知识分享。

指导和支持KM拥护者和KM团队成员。

框架定义

开发审计工具；

进行当前状态的审计（如知识资产审计）；

分析业务流程和知识流；

确定最佳方法；

确定差距、机会以及缩小差距和迎接机会的选项；

定义潜在的角色；

定义潜在的流程；

定义潜在的治理；

与指导委员会一起审查框架；

最后敲定框架初稿。

技术定义

进行用户调查；

确定用例；

分析业务流程和知识流；

进行技术需求分析；

将需求与一系列选项对比，包括“什么都不做”；

选择技术。

知识组织系统定义

将KM实施目标转化为对分类、元数据和信息架构的需求；

进行用户证明、内容证明和标准证明分析；

对分类和元数据进行面分析；

创建用例场景，以测试分类和信息架构设计；

设计和测试分类法；

设计和测试信息架构；

搜索引擎、分类和信息架构设计集成；

为分类、信息架构以及内容/文档管理生命周期定义框架、治理和流程。

概念验证工作（例子）

经验教训

选择经验教训的机会；

会见项目经理以商定方法；

举行经验教训会，做好记录；

对内部人员进行经验教训培训；

尝试经验教训管理和经验教训再利用；

持续的经验教训支持；

采集知识和案例。

知识保留

选择知识保留的机会；

与HR部门会面，商定方法；

确定需要做知识保留的重点个人，并与他们的直接主管交流；

进行研讨，以形成知识传递计划；

促进知识采集；

促进知识传递；

创造和审查知识资产；

采集知识和案例。

知识传递

选择知识传递的机会；

会见利益相关者，以商定方法；

促进知识传递会；

培训知识传递促进的内部人员；

持续的知识传递支持；

采集知识和案例。

技术测试

选择技术测试的机会；

会见利益相关者的测试用户群，以商定方法；

就采购技术的试用版与IT部门合作；

指导用户使用技术；

促进技术的应用；

审查、监督使用情况；

就持续实施和集成做出决策；

采集知识和案例。

实践社区

找机会发起实践社区；

确定领域、赞助者和潜在成员；

启动实践社区；

开发实践社区的人员和商业案例；

指导和支持社区领袖铺开和发展社区；

与社区引导员合作，从社区专家那里收集好的做法；

与社区引导员合作定义沟通活动；

与IT部门就合适的工具和协作空间展开合作；

不断审查社区的活动；

定期评估社区的成熟度；

采集社区的知识和成功案例。

KM试点项目

利用概念验证阶段的经验选择高级试点；

参与试点业务领域；

指定和培训业务试点主管；

确定试点的范围；

进行审计，绘制试点区的知识；

定义试点职权范围；

与试点业务区合作定义试点区的KM框架；

敲定角色和责任以及治理流程；

制订详细的试点计划；

交付试点KM活动；

确定、分享或采集试点区的知识；

指导业务试点主管；

指导试点团队成员；

创造试点知识资产或知识库（在需要的地方）；

监督和报告试点指标；

采集知识/成功案例/案例分析。

敲定框架

在试点经验的基础上，审查和更新组织的KM框架；

为铺开KM开发商业案例，整理KM实施的好处；

与指导委员会和HR一起审查角色及职责说明；

起草KM工作描述的模板和KM角色的绩效合同；

与指导委员会和IT部门一起审查技术计划；

与指导委员会和相关业务单位一起审查流程；

敲定标准模板；

与指导委员会和相关高级经理一起审查治理；

敲定领导层的KM责任；

敲定KM运营团队的角色描述、责任和绩效合同；

定义与全体组织单位的KM接口；

获准铺开。

进行铺开研讨

制作手册和参考材料；

制作研讨会的时间表；

试点铺开研讨会；

改进研讨会材料；

邀请人参会；

安排研讨会的后勤工作；

召开研讨会；

后续的研讨会。

KM嵌入

起草并通过KM政策；

起草并通过要使用的KM指标；

定义并通过KM的报告结构；

定义并通过KM的表彰奖励机制；

创建所需角色的清单；

更新项目管理准则，以包含新的KM流程；

更新操作准则，以包含新的KM流程；

更新报告准则，以包含新的KM流程；

改变绩效管理或奖励表彰制度，以支持KM活动。

报告和计划

应用KM指标；

定义报告的结构；

监测KM活动、输出和结果；

年度报告和计划；

指导团队会议，准备和汇报。

总结

本章描述的详细规划可保证KM实施下一阶段的预算，以及计划和预算获批后协调KM活动。在后面的章节中，我们将更详细地介绍相关实施活动。

[1].ASHEN是一种构建组织知识资产场景时可参考的提问认知框架，具体包括技艺（artefacts）、技能（skills）、启发方法（heuristics）、经验（experience ）以及天赋（natural talent）共5个方面。——译者注

[2].美国福陆（Fluor）公司始创于1912年，是全球最大的主要从事咨询、工程、建筑等其他多种服务的公有公司之一。——编者注

PART 04
第四部分 实施活动

＜执行摘要＞

第四部分涵盖了KM实施活动的核心。第21章描述了如何建立KM拥护者网络，以便在实施的过程中帮助你。第22章描述了如何选择和运行概念验证、试点项目，它们会帮你测试和完善业务部门的KM框架。第23章涵盖了从过渡到全面铺开KM涉及的步骤。第24章提供了一个为业务部门建立KM指标的框架。第25章为实施过程中遇到的障碍提供建议和指导。第26章介绍了KM如何从实施计划过渡到完全嵌入。

CHAPTER 21
第21章 建立知识管理拥护者网络

在本章中，我们介绍一种最强大的方法，它既能增加KM活动的数量，又能使KM意识和实践植入整个组织。这种方法就是建立KM拥护者网络并对他们授权。我们将讨论以下主题：

KM拥护者是谁；

KM拥护者做什么；

如何识别潜在的KM拥护者；

保持KM拥护者的动机；

支持KM拥护者。

KM拥护者是谁

KM要做到可持续，就需要将KM的角色嵌入组织正常的工作实践中。KM团队仅仅管理KM（第26章），而管理知识的责任将嵌入某些业务角色的职能内，例如可以嵌入实践社区社长和引导员、知识经理等职能内（在第13～16章描述）。

在分配这些业务责任之前，还要考虑第三类KM角色——KM拥护者，他们是文化变革计划中至关重要的一部分。KM拥护者的角色是一个临时的变革管理角色，也是扩大公司KM活动范围所需要的角色。

在早期的KM文献中，KM拥护者通常被描述为在战略层面推进和拥护KM的高层积极分子（Duffy,1998;Santosus,2002;Jones et al,2003）。然而，在KM实施内部，也非常需要运营层面的KM积极分子，他们就是我们在本章描述的KM拥护者（Abell and Oxbrow,2001;Bishop,2002）。本章内容基于我们2006年帮助actKM社区进行的研究项目，讲述了如何建立KM拥护者网络（Lambe and Tan,2006）。

对于KM,KM拥护者扮演着重要的变革管理角色，但他们与知识经理和实践社区社长的KM角色不同，因为拥护KM往往不是前者工作描述中的一部分。KM拥护者有全职的运营工作责任和绩效要求，同时没有报酬。因此，重要的是不仅要选对人，还要确保你的绩效管理政策和框架不会对他们不利或对他们施加过度的压力。

KM拥护者做什么

在运营层面的KM支持中，KM拥护者有三项主要责任。根据你所处的阶段和正在铺开的项目，他们的责任可以是以下三项责任的任意组合。

宣传——传播KM信息。

支持——担当本地部门的KM实施活动代表，就KM问题提供指导和建议。

知识经纪——把当下背景之外的知识和信息资源推送给他们所在部门。

三项责任中的每项都可能包含以下任务。

宣传

从KM团队获取KM信息并将信息传达给他们的部门；

代表KM团队帮助影响利益相关者；

鼓励知识分享和学习行为；

领导或促进KM察觉会议（awareness session）；

形成澄清和解释KM活动的参考；

从同事那里收集信息，然后反馈给KM团队；

从他们的部门内部搜集关于KM影响的案例。

支持

担当KM团队与本部门经理和同事之间的KM联络人；

扮演KM项目在部门级的角色；

指导同事履行KM相关的职责；

促进KM的活动，例如事后回顾或同行协助；

就KM计划在部门级的有效性和影响提供反馈意见；

主动给新计划提意见或建议，或对KM流程和工具提出改进；

确定潜在的概念验证或KM试点；

辅导和支持新的KM拥护者；

在KM计划规划、审查和需求分析时代表他们的部门。

知识经纪

与其他KM拥护者联络；

确定他们的部门内的主要知识和信息需求，并搜索能满足这些需求的资源；

迅速响应来自同事或其他部门的帮助请求；

当同事提出信息或知识需求时，把他们与相关的资源或同事连接起来。

如何识别潜在的KM拥护者

KM拥护者的品质对他们的效力有很大的影响。为此，让KM拥护者自己“浮现”出来，比根据他们的工作职能或专门技能来挑选和推荐人选担当此角色更好。因为他们的角色可能在不同的时期涉及“较轻”的宣传工作和“较重”的实施工作，并且因为他们有较大的同级影响任务，KM拥护者需要获得同级以及经理的信任。

成功的KM拥护者将具有下列品质。

在他们的工作团队中受到认可，对团队的活动了如指掌，并受同事尊敬。

乐于帮助同事，平易近人。

与同级、上级和下级都能有效地沟通。

图21-1显示了支持他们工作的更详细的品质。

KM拥护者通常是被他们的部门经理发现和推荐的，因为在定义、履行和认可与KM相关的责任时，他们都需要这些经理的支持。在提名前，经理需要简单地了解KM拥护者将扮演的角色，这些角色要成功所需的品质，以及如何适当地支持KM拥护者。

图21-1 成功的KM拥护者的品质

资料来源：Straits Knowledge

当KM拥护者能做到以下几点时，其工作将最有效。

正式并明确地与他们的主要工作角色结合。

KM工作成为部门工作优先级中公认的一部分。

嵌入了组织内与工作相关的流程，例如工作描述、绩效管理、工作审查和奖励表彰机制。

指定KM拥护者时有两个常见的错误：指定“初来乍到的人”，以及依赖“不堪重负的英雄”。

初来乍到的人

虽然年轻的新人可能比老员工有更多的精力和点子，但他们很难像KM拥护者那样有效地工作。因为他们可能不熟悉部门工作的方方面面，通常也没有广泛的关系网，不能积极影响更有经验的同事。

不堪重负的英雄

许多部门中都有人具备成为KM拥护者的所有品质和特征，但这些人通常也是所有新变革计划的目标。随着他们承担得越来越多，他们变得过度紧张，有时甚至筋疲力尽。虽然指定这些人担当KM拥护者可能对专断、与团体相关的变革措施有意义（如创新、KM和质量），但他们超负荷工作的风险仍是严重的。

保持KM拥护者的动机

即使是积极、见多识广的KM热衷者，也可能被成为KM拥护者之后表面上要负的广泛而无限度的责任吓到。他们可能担心：人们对他们的期望过高，这个角色将如何影响他们的“正常”工作，他们是否会得到经理的支持以及组织的认可。

以下是KM拥护者入职会上，新的KM拥护者普遍担心的一些问题。

这个角色对整个组织有多重要？

经理会支持我吗？

KM团队会支持我吗？

你具体想让我做什么？

我具备这个角色所需的相关知识和技能吗？

我真正有多少权力来影响部门的流程、角色和行为？

这个角色的任职期限是什么？

我有选择权吗？我能选择退出吗？

这超出我的正常工作职责了吗？我如何平衡二者？

我如何知道在这个角色上我做得好不好？

我会因为承担这额外的责任受到奖励或表彰吗？

在这些问题中，大部分的潜台词是渴望明白真相和细节。即使角色似乎具有挑战性，如果你能减少它的不确定性，那么将明显增强候选人参选的动机。提供一套明确具体的职责权限，最好有KM高阶赞助者的任命信。

这里是一些你可以帮助保持KM拥护者动机的方法，可由KM拥护者自己在入职会上集体讨论这些方法的效用。我们发现这个列表完全可以作为准备建立KM拥护者网络的清单。

1.通过描述细节减少不确定性，例如关于任命的条件、任命的时间表、每周要分配的时间、已知职责、关键绩效指标、奖励机制和可用的支持。

2.提供即时、定期、可见的支持，例如KM拥护者之间，以及KM拥护者与核心KM团队之间定期面对面分享的机会，定期提供培训。

3.给他们一种主人翁的意识，例如允许他们在定义角色时有影响力，与他们的经理商议职责的优先级和平衡问题，与其他KM拥护者和KM团队讨论他们的角色。

4.给他们一种身份认同感并认可他们的努力，通过正式的任命，组织启动入职会，与他们的经理和高层管理团队定期沟通KM拥护者这一角色的重要性，收集和宣传他们的影响力和努力。

5.承认他们的成绩，尽可能地确保拥护者通过他们绩效管理流程中的传统方法得到承认。如果KM拥护者的角色可以成为他们工作描述的一部分，就反馈给他们的经理：他们扮演的这个角色有多好。对于表现优异的人，建议他们的直接经理给他们奖励，记住引用他们表现特别好的例子。如果KM拥护者的角色不是他们工作描述的正式部分，就想办法通过你集中协调的KM活动奖励他们，例如通过核心奖励计划奖励他们（第23章）。

小贴士

为你组织中的KM拥护者起草一份职责说明，记住你所处的实施阶段，你可能想实施的试点。这份说明应涵盖下列问题。

为什么是这个角色？

为什么我们选择了你？

这个任命期限有多长？

今后3到6个月，你的职责是什么？

你每周有多少小时应该致力于扮演好这个角色？

KM拥护者的会面频率？

KM团队将提供什么支持？

你的关键绩效指标是什么？

将如何评估你在这个角色中的表现？

你应该如何将任务移交给继任者？

支持KM拥护者

KM团队有许多方法可以为KM拥护者提供支持，下面描述其中五种方法。

培训拥护者

KM拥护者需要接受他们执行角色所需技能的培训。当然，你应该给他们提供KM技能和通用技能的培训，例如引导，你也可以给他们提供变革管理和影响技巧的培训。

提供工作资源

大部分的KM拥护者所扮演的角色是沟通和拥护者，所以他们需要使用KM团队的沟通资源。我们在第19章描述了沟通计划和策略，而KM拥护者将在策略中扮演关键的角色。给他们提供幻灯片、视频、海报和其他沟通工具，使他们能在自己的部门传播。更好的做法是，专门为KM拥护者创建一个沟通资料包，以确保在整个组织传播一致的信息。

建立KM实践社区

一旦KM实施结束了，KM将成为正式的领域，像所有领域一样，需要有自己的实践社区，使从业者可以在他们的KM角色中相互支持。要在KM计划中尽早启动实践社区，以这种方式连接和支持KM拥护者，通过让他们访问知识渊博的同行，让他们觉得自己“不孤单”，从而成为能独立上手的KM拥护者。

案例分析

本书作者之一是一个组织的KM实践社区（KM Unity）的版主。在这个社区，大约180位KM拥护者和倡导者在虚拟空间分享了他们的知识。社区以电子邮件、讨论论坛、引导员和网站的形式来保存集体知识。社区内的对话潮起潮落，但被证明是一种非常有价值的方式。它围绕着KM的主题保持一种目的感，回答KM拥护者的问题。举一些例子。澳大利亚的一位知识经理敲定了绩效合同和目标，在社区求助：谁能帮助描述一下KM绩效指标？一个内部审计的支持者提出了一个关于虚拟会议的问题，询问有人有什么经验或指导可提供吗。一位社区引导员求助大家如何在全世界范围内分享大文档。还有人提出了许多类似的问题。很快就有人回答了上述问题。

使KM拥护者的角色成为组织中公认的角色

与拥护者的直接经理合作，确保将他们的KM职责嵌入工作职责，并接受绩效评估和表彰。与HR合作，确保在晋升时，考虑拥护者们在KM上所做的贡献。为该角色推荐关键的绩效指标。收集并宣传KM拥护者做贡献的案例，让组织承认他们是业务成功的重要角色。

举行KM活动

为拥护者提供定期的面对面活动，作为他们互相提供支持的一种方式。在这些活动中，KM拥护者确定和分享共同的问题，给出反馈意见，接受KM相关技能的培训，并巩固他们对自己角色的集体认同感和信心。可以每月、每季度或每年举行一次面对面活动，这取决于KM实践社区的规模和地点的分散程度。

在组织这些会议时，核心KM团队将发挥重要作用，并且应该出席会议，与KM拥护者分享KM的更新和进度，倾听和记录他们的意见。虽然最初，是由核心KM团队决定会议的内容和议程，但之后，最好将会议内容和议程的决定权转移给KM拥护者。这更利于形成一个充满活力和资源丰富的实践社区，这个社区的寿命甚至可以超越核心KM团队本身的寿命。

案例分析

戈雷利克等人（Gorelick et al,2004）以KM团队代表的角度讲了一个案例，讲的是BP的本地KM拥护者定期的面对面会议。

混合小组围坐在布鲁塞尔的小会议桌旁。混合不仅表现在国籍上，还表现在对KM的理解和承诺上。有些是狂热的拥护者，已经在企业中推进自己的计划。有些还不熟悉这个主题，但已经听说KM存在某些潜力。参会者都是BP欧洲公司（BP的燃油和润滑油营销业务的主要部分）KM小组的成员，这次会议是一次小组月会。

我们在桌旁走来走去，回顾我们通过KM交付价值，在自己的业务部门做了什么。克莱德一直安静地坐在角落里，看上去相当困惑。当我们问他时，他说：“看，我还是不太确定KM有什么价值。我的意思是，如果我的经理要我给他证明我在这里和你们花的时间是值得的，我能回答什么？KM真正的商业利益在哪里？”

我做了一次深呼吸，准备提出例子和成功案例，为了证明在KM上的花费是值得的，我已经很多次这么做。可就在我开始说话前，其他人已经开始回答了。理查德解释了通过减少在欧洲建服务站的成本，已经产生的价值。萨斯谈论了如果我们在欧洲建立的不同呼叫中心可以互相学习，就可以产生多少价值。其他人提到了同行协助解决储油罐泄漏问题。克莱德若有所思地点点头：是的，他看到了价值，他会尝试同行协助。我心想，“这些人再也不需要KM团队了，他们能互相提供支持。”

总结

在本章中，我们讨论了KM拥护者在组织的每个部门，帮助提倡、宣传和支持KM。必须要承认：KM拥护者很可能是个非专业的兼职角色，特别是在开始时，KM拥护者将需要许多支持。KM拥护者网络所需的技巧和品质与核心KM团队所需要的技巧和品质相同。KM拥护者网络，加上KM核心团队，就可以形成一个KM实践社区。该社区可以帮助组织成员发展技能，提高KM意识，助力KM活动，并对KM实施提出反馈意见。

CHAPTER 22
第22章 试验和试点

“试验和试点”阶段是你开始在企业中测试知识管理的阶段。在本章中，我们区分了以下两种类型的测试。

“概念验证”试验是指将一个KM流程或技术应用到一个业务问题，目的是证明你的组织可以应用它，有时甚至可以快速获胜。概念验证试验通常持续几天，最多持续几周的时间。

KM试点是指将完整（但经常简化）的KM框架应用到业务问题中，目的是获得知识和创造成功案例。KM试点会持续几个月，甚至一年的时间。

本章涵盖下列主题：

概念验证试验；

去哪里寻找快速制胜；

选择KM试点项目；

最小可行性KM框架；

交付KM试点；

达到组织的决策点。

概念验证试验

在KM的早期阶段，甚至可能还在起草战略时，你可能就需要提供一些概念验证试验，以显示短期进度和立竿见影的效果，这样人们就可以看到KM已付诸实施并了解它带来的价值。第2章将此描述为“机会主导的计划”，它应该与你的战略计划同时进行。这些试验是对KM工具或流程的小举措，目的是让人们看到KM已付诸实施，并认识到“KM并非镜花水月——它可以发挥作用”。

当你与利益相关者谈话时，你可能会发现很多机会来测试KM的流程和技术。合适的机会包括以下几种。

经验教训吸取会，例如回顾一个棘手或成功的项目。我曾为一个合作伙伴服务，当时他们的项目发生了灾难性错误，他们直接和我说：“如果你能从这个项目中获得知识，那我们就会相信你所说的KM。”我们确实收集到了一些非常强大的知识，而这为管理层对KM的支持打开了大门。

同行对备受瞩目的项目的协助。这一直是许多公司的概念验证，它直接证明了可以在项目组之间分享宝贵的知识，并且可以对项目的计划产生积极的影响。在第29章中，谭新德描述了在产品开发机构关于同行协助的一个早期试验。

促进关键主题的知识交流。在另一个我们合作过的组织中，概念验证是把来自世界各地的专家聚在一起，就竞标和赢得政府的大额订单形成公司的最佳实践。

创造关键主题的知识资产。我们合作过的另一个客户经历了一系列的合并，系统编译了知识，并将其总结为“关于实现有效的合并，我们学到了什么”。

实践社区的启动活动。我们有个客户正在寻求发展知识分享的行为，而社区启动的成功说服他们这值得支持。

对一个即将离职的专家的挽留面谈。这是许多基于保留知识的KM策略的概念验证。管理层想看到有可能保留什么知识，而且他们想了解一下KM到底可以产生什么样宝贵的产出。

在每种情况下，你都应该从概念验证寻求两件事。第一件是一些宝贵的知识，要么在人员之间交流，要么作为经验教训或指导来获取。第二件是来自有关人员的案例、反应或反馈，比如说“你好，我们试了KM，它很好，也不难，而且产生了实际的价值”。

案例分析

这个故事改编自戈雷利克等人（Gorelick et al,2004）的案例。德爱基金会（Charity Tearfund）知识经理保罗·惠芬进行了一次早期概念验证。基金会有精心规划和咨询的传统，但不熟悉试验和试点的方法，保罗便从一些小规模的KM流程示范开始。

德爱基金会的一项关键活动是提供对灾难的援助，这对其工作成功、实现愿景和使命至关重要。知识不会从一个灾难援助项目自动转移到另一个项目，因为世界不同地方的灾难援助项目经常是由不同的人员参与的，并且具有非常不同的特点。然而，如果能获取、保存和再利用知识，提高援助的有效性，从而拯救生命，就存在巨大的潜在好处。保罗把灾难援助选作一次检验知识获取和再利用的机会。保罗的报告如下。

毫无疑问，这证明了孟加拉国在1999年夏天的项目回顾是件好事。

更好的做法是：只是做一些事并向人们证明这些流程有多简单但又多强大。

孟加拉国项目回顾得到参与者的普遍接受，并确定和记录了几个经验教训，在今后的洪水援助计划中可以利用它们。然而，结果证明这不仅仅是理论学习，因为在回顾完成后不久，奥里萨飓风就袭击了印度并引发了洪水。

虽然奥里萨飓风是突发灾难，不像孟加拉国的洪水已经持续了几周的时间，但是基金会发现：从孟加拉国得到的许多经验教训适用于奥里萨。亚洲团队领导做的第一件事就是找到孟加拉国的经验教训，因为它们是适用的且刚发生不久。这个过程给他留下了深刻印象，并使他成为KM在管理层的有效倡导者。

去哪里寻找快速制胜

当试验是基于知识拉取，而不是知识推送时，通过概念验证实现业务价值是最容易的，即通过具体业务对知识的需要来驱动。许多公司似乎本能地从知识推送开始，并分享和复制最佳实践。这个想法虽然诱人，但没有实现业务的快速制胜。例如，你可能捕捉到合并的最佳实践，但至下次合并之前的这段时间较长，因此短期内可能没有机会进行知识再利用。退一步说，即使有机会，也可能要处理“不在这里发明”的障碍。

相反，找到有问题的业务部分，帮助他们用KM流程获取知识，从而解决问题。这样获取的知识会得到及时应用，找到乐意的受众，而且很少有或没有“不在这里发明”的障碍。

选择KM试点项目

试点就是测试和完善KM框架，试运行KM框架的目的如下：

了解组织中的KM哪些有用和哪些没用；

测试框架，寻找改进它的方法；

为未来影响提供成功案例；

收集足够的价值证据，高级管理层就会承诺铺开KM。

一个有效的试点将涉及知识领域或实践领域，可以覆盖多个业务团队和部门，而不是覆盖一个业务项目或团队。因此，它就可以测试KM框架在跨组织环境中的有效性和价值。更好地获取知识可以显著地提高绩效，下面列出了适用于KM试点的业务问题。在你的战略阶段，当确定关键的业务动因时，可能已经确定了其中一些问题（见第4章）。所有以下这些业务活动都属于KM可以解决的“业务改进的领域”，而不是在一个特定情况下应用单个KM工具的机会。

不为组织所熟悉，但通过快速学习会给业务带来好处的关键业务活动。如果只是组织的局部对活动不熟悉，那么以前完成的关于该业务的传递知识可能带来巨大的收益。

需要不断改进，并且KM能帮助加快学习速率的重复性业务活动。

在几个不同地点执行且表现水平不一的情况下，KM能提供与表现优秀者交流知识的机会，以改善表现不佳者的活动。

在快速变化、创新和快速学习对生存至关重要的业务领域，KM能帮助团队分享和学习，以及访问相关的知识库。

因为业务快速增长，需要增加丰富的经验和技能才能交付项目与服务的领域。

当你开始环顾四周时，会发现有许多KM试点的商机。你的“机会罐”很快就会满到溢出，而且你将需要想办法比较和排列这些试点机会，从而找到最有希望实现的机会。我们有一套排名标准，已经用了差不多15年，标准包括如何处理下列问题。

如果项目成功了，我们能衡量价值并因此证明这次试点“起作用了”吗？

在潜在的试点区内，有没有管理层对KM的有力支持？

如果我们创造、采集或分享知识，是不是只针对试点团队，其他跨业务人员能用它吗？允许我们利用结果传播好处吗？

在试点中学到的知识可以用来在组织中扩大KM吗？

在要求的时间内，以现有的资源（资金、人员、KM支持等）成功完成试点的概率高吗？

如果你能对所有这些问题非常肯定地说“是”，那么这些将是排名靠前的试点，适合选作你KM计划的一部分。

小贴士

确保不遗漏高级别试点。许多经理假设KM是“我的员工需要的东西”，试点项目将处理组织中低级别的例行任务。然而，KM在各个层面都是有价值的，而经理也是知识工作者。当你提出KM试点时，还要在高层寻找试点。例如，关注剥离、收购或业务重组的试点。在这些领域进行高级别KM试点可以提供巨大的价值，进而为高级经理解决问题并获得他们的支持。

最小可行性KM框架

在精益制造和初创公司中，有一个概念叫“最小可行性产品”（minimum viable product），也就是你可以制造的最简单版本的产品，但它仍然能给客户带来价值。制造商通常给部分客户，例如最早的采用者，制造并发布简单且不加修饰的版本，以便及时获得客户的反馈，了解产品的使用情况，并获取经验供下一版本的产品参考。

在许多方面，这些都是第一批KM试点的目标。第一个KM试点可看作完整KM框架的早期版本原型，发布的目的是获得知识和用户反馈，以及创造业务价值。在试点阶段尽早发布最小可行性KM框架有现实的好处。“可行”意味着框架应该是完整的，而不是只有一两个要素。“最小”意味着它应该尽可能简单，同时仍然能够增值。你不需要等待完整的技术或完整记录的流程，而要从简单的东西开始，去获得知识和反馈。

例如，如果你想在某个业务领域试点KM，这个领域的多个业务单位间需要共享知识，看看你能采取哪种做法。一般的做法是引进技术（如Yammer或Jive）并预期人们会开始用它。然而，这既不是最小也不是可行的，这些技术都得到了充分的发展，有许多特性，技术本身也不是一个完整的框架。最好引进一个简单的框架，例如社区协调员（角色）安排每月的讨论（流程），利用电话会议（技术）讨论关键知识问题的明确议程（治理）。一旦社区认识到这个最小系统有价值，它们就会依赖这个系统。提升这个系统的复杂性和成熟度，直到它们有一个完全满足需要的KM框架。这正是下面的案例分析中采用的方法。

案例分析

我们以前的一个同事是某个组织的KM拥护者，该组织刚开始做KM。受第一家公司KM研讨会的感染，他决定进行自己的KM试点。他与一群同事建立了一个简单的框架，每隔10周或11周，他们就会举行电话会议，讨论关键的运营问题和如何解决它们。他们将这称为运营论坛。知识分享吸引了更多的人从不同的国家来电，其中有些人为了参加会议甚至等到深夜。一天夜里，运营负责人参加了一次电话会议，他听到的知识分享让他人兴奋。因而，他批准建立了一个运营卓越的实践社区，由门户网站支持，作为一个公共区域来收集知识和提问题。然后社区就开始发展，并受到成功案例的激励，后来持续运行了近20年。

第一次电话会议涉及10人，是最小可行性框架，复杂的实践社区从这里开始发展。这是一个比从门户开始更稳健的起点。

交付KM试点

三个关键角色

试点项目中有三个主要角色。

第一个是业务赞助者（business sponsor），他们就像企业内部的客户。他们在设定试点方向、提供资源、商定目标和可交付成果时会发挥积极作用。业务赞助者很可能是主持试点的业务单位的经理，他们对保证项目的成功至关重要。

第二个是本地试点项目经理（local pilot project manager），这个人负责交付项目成果。这个角色必须由企业内的某人担任，这样项目才会被视为企业内部的，而不是“由外部专家做的”东西。

第三个角色是KM团队成员（KM team member），他们与本地的项目经理密切合作，实施项目，提供KM流程、工具和技术。KM团队成员可以把从试点项目中学到的知识反馈给KM团队，并可以依据项目的复杂性和范围在试点项目专职工作。

项目活动的顺序

以下内容描述KM试点项目中的通用活动。

划定试点范围（scope the pilot），目的是确定约束和环境。划定试点范围阶段可能要花一周或更多的时间，因为你开始详细了解业务的性质，请找出：

组织试点部分的重要利益相关者；

KM需要解决的主要业务问题；

工作实践中的知识流及其瓶颈和停顿；

KM的杠杆点；

KM将解决的业务指标（用第9章的流程为试点绘制收益图）；

业务指标的当下（基线）水平；

积极的知识访问可以在多大程度上改善指标；

有没有正在进行的其他举措可能与KM冲突。

划定范围阶段后，与前面描述的三个角色一起为试点计划开发职权范围文件（develop a terms of reference document），该文件包含以下内容：

环境（context）——进行试点的群体或实践领域的背景和简介；

利益相关者（stake holders）——重要利益相关者及其要求的列表；

要解决的关键知识主题（key knowledge topics to be addressed）——知识主题，也可以包括术语表；

要影响的KPI及成功条件（KPIs to be impated and conditions for success）——包括基准指标的分析，这样你就知道“前置KM”的指标是什么；

试点项目的方法和范围（pilot project approach and scope）——要采用的方法，要应用的最小可行性KM框架，范围内和范围外的元素；

从试点可交付的成果（deliverable from the pilot）——包括日期和职责；

实施计划（implementation plan）——任务、持续时间和资源；

要解决的风险和障碍（risks and obstacles to be addressed）——包括缓解措施；

资源（resources）——资金和人力。

介绍KM的概念。与业务领域的人一起探索KM可能对他们有什么价值。进行一些概念验证。讨论提议的KM框架，如有必要，就根据反馈改变它。选择合适、简单的KM技术，要考虑到本地的文化、做法和工作习惯。融入和参与或启动任何会支持试点的实践社区，利用同行协助让人们参与实践社区。利用技术支持社区的讨论和问答对话，确定适当的保密需求。

培训指导成员独立工作。最初，KM团队成员需要推动KM流程，最后可以把这个活动转移给业务人员或是KM拥护者，或是主管、项目负责人。根据受众的经验定制培训，选择他们熟悉的培训方式。尝试接近组织内所有相关级别的人，不仅是经理，还有工厂基层工作人员、销售人员、技工等。

知识领导力可以在任何级别发生。确保KM团队提供定期和随叫随到的支持，直到框架完全嵌入，但你的角色仅限于支持，业务人员必须自己去“做”KM。你尤其需要继续支持和指导本地的试点项目经理。

与本地企业合作建立知识库。你需要显性知识的某种储备，将其作为KM框架的一部分。你可以预先填充知识库，以便能够证明价值，但随后应尽快将知识库的建设和维护移交给企业内的某个人。你为企业做得越多，他们就会越难接管。

对照可交付成果审查项目。如果一切顺利，那么你的试点项目应该能够通过KM，实现其重大且可衡量业务价值的目标。如果你在项目的划定范围阶段绘制了收益图，那么这会帮你跟踪事情进展，并相应地调整工作重点，帮助本地的项目经理按照时间、预算和规格交付项目。进行定期审查，就像你做任何其他的商业项目，寻找证据证明项目正按照时间和预算走在正轨上，它将达成目标并带来收益。

监督和报告价值的交付。如果你选择了希望影响的业务指标，如缩短交付时间、提高交付质量、加大销量等，并确定了这些基线，那么你需要监督业务指标何时开始在基准上改善。这种改善可能不是完全由于KM，所以你还需要寻找将特定的业务成果与特定的KM举措相关的示例。

展示试点项目。如果项目进展顺利并交付了价值，你会希望能够用它做营销材料，或者作为其他项目学习的榜样。尽你所能收集材料，它们可用作“社会认同”，同时仍会给企业带来交付的信誉。这些材料可能包括以下内容：

交付的价值衡量、采用的硬业务指标、节省的资金、缩短的周期时间、创造的业务等；

来自业务赞助者书面或记录的声明，“KM已经产生了真实的商业价值，并得到以下业务指标的证明”；

通过从组织内各级人员的知识交流创造价值的逸闻趣事，把这些录像作为你沟通和影响的社会认同（第18章）；

试点项目的历史，尽量由本地的项目经理或业务赞助者讲述案例。

从试点项目中学习。在每个阶段结束时做任务后检视，在试点项目结束时回顾自己学到了什么。把学到的知识融入公司关于“实施KM”的知识资产。

达到组织的决策点

如果你聪明地选择了试点项目，组织好了它们，支持它们交付，现在就应该会有一些成功的案例分析，证明利用KM实现了真正的商业价值。你的KM实施计划已经达到了关键的决策点，无论决策是整个组织完全采用KM，还是不完全采用。

需要由高层做出KM实施只能前进不能后退的决策。首先，你需要说服你的指导委员会你会在试点中有足够的证据支持这个决策，然后他们需要支持你将决策提交给高级管理层。

根据你的试点证据，加上一个对高管有说服力的商业案例，通过试点得到的价值来估计KM对组织的整个价值。例如，如果你在试点阶段能够利用KM把项目的成本减少12%，你就能估计所有项目的成本减少量。也许尝试把全部成本减少12%会有点高，但试点项目毕竟是经过挑选的，因为它是对KM应用特别有吸引力的案例，可如果你把项目成本减少6% 或4% 会如何呢？

然后估计实现上述减少的组织成本。成本包括在新技术上的任何进一步花费、铺开的成本和KM运营团队每年的成本，不需要包括在企业中扮演KM角色的人力成本，除非你争取设立以前不存在的新角色，例如全职实践社区社长或全职经验教训管理团队。你还需要列出为了嵌入KM而必须做出的任何改变（在第23章讨论）。这些改变可能不花钱，但它们可能会引起业务中断，所以需要高级管理层的支持。

这个商业案例有望给对KM的坚定承诺打下基础。如果没有，就问高管什么样的证据才会说服他们KM有价值，采用他们的反馈然后继续试点，直到你收集到这样的证据为止。

总结

在试验和试点阶段，KM公开化了。概念验证试验和全业务主导的试点发生在各级知识工作者开始在他们的环境中运行KM的时候。概念验证试验持续提供快速制胜并展示进度，同时更大的试点（记住从最小可行性框架开始试点），不仅为KM框架提供测试场地，还提供成功案例和社会认同，这些将同样说服管理者和工作人员：在KM上的投资是明智的投资。

CHAPTER 23
第23章 嵌入、铺开和治理

我们在第3章曾建议，实施计划的目标应该是将一种稳健的KM方法嵌入业务的所有要素，给业务增加可证明的价值并得到可持续KM文化的支持。本章将介绍嵌入意味着什么和如何做到它。

本章涵盖了下列要素：

嵌入意味着什么；

嵌入了KM的例子；

敲定KM框架；

KM框架的治理要素；

KM的政策和期望；

铺开KM；

庆祝成功；

跟踪和汇报进度。

嵌入意味着什么

嵌入KM意味着使它成为正常工作的一部分，而不附加组件。要做到这一点，需通过嵌入KM框架的4个要素：角色、流程、技术和治理，支持主要的知识模式，包括推送和拉取过程。

首先，KM的角色和责任必须融入组织结构图。在必要的地方，你将需要引入新的全职角色或其他的责任，例如，经验教训管理团队、大型实践社区的领袖和协调人、实践所有者、信息架构师，等等。你需要改变现有角色的某些责任，例如高级专家，使他们对组织的KM负有责任。你要确保这些新责任被写入他们的工作职责，像他们负责的任何其他事项一样，按他们工作的KM事项来衡量和奖励他们。

其次，你应该将KM流程写入工作周期和工作流程。例如，你可能改变项目管理要求，在项目结束时或关键里程碑之后采纳获取知识的强制性流程，在项目开始时回顾过去知识的强制性流程；你可能改变项目支持的规则，如果不需要提前续期或寻求知识，项目就得不到赞助资金；你可能改变产品交付流程，产品开发应包括确定知识差距的阶段，这样产品工作流会得到与它并行工作的知识工作流的支持，见本章后面的案例分析。

再次，你需要改变技术套件，以便KM工具可用，并成为工作工具包的一部分，融入现有的工作工具。就像我们在第3章建议的，如果电子邮件仍然是你的组织最主要的工作工具，那么就将你的KM工具链接到电子邮件，而不是要求人们养成新的工作习惯。

最后，你需要改变组织的治理要素，使KM成为公司价值观的一部分，把它写入公司政策，制定KM政策并得到高级管理团队的认可。本章的后面部分将更详细地讨论KM治理的要素。

做了所有这些事情能使KM完全嵌入工作，成为“你工作方式”的一部分。然而，要做出所有这些改变，你需要高级经理的支持（如第22章最后所述）。

嵌入了KM的例子

下文是两个说明性的例子，讲述了第1章描述的KM的6个要素中的实践社区和经验教训吸取如何嵌入组织。

嵌入实践社区

已经确定了组织的关键知识领域，而且都由高级员工负责（例如工程主管、销售主管等），他们有与公司的知识能力相关的目标和可交付成果。

实践社区社长向这些高级员工汇报工作，并与高级员工签有绩效合同，说明他们将如何发展社区。

社区社长对社区及其知识库的开发负责。

他们可能有一个预算，说明了社区发展和知识库开发的开销。

社区通过定义的流程工作，例如问答、面对面的知识分享，得到一套协助工具的支持，例如讨论论坛、专业知识查找器或维基。

在这样的系统中，实践社区发挥着关键作用，它通过实现知识分享和知识建设，发展组织的能力。社长可以通过社区指标、成功案例和绩效指标跟踪活动与价值，并把这些汇报给对业务有监督和执行责任的高级员工。

嵌入经验教训学习的指标

组织有项目交付的目标：成本、时间或质量目标等；

这些目标由项目主管负责；

经验教训管理团队向项目主管汇报，并对有效吸取经验教训负责；

项目负责人负责确保项目团队在项目活动之前、期间和之后都学习，吸取以前的经验教训，记录和公布新的经验教训；

使用标准项目管理方法，例如阶段关卡评估法，衡量是否按这些责任交付。

如果这条责任链有效，经验教训管理团队就能通过指标和项目交付的改进（包括缩短重复项目的学习曲线）跟踪有效学习的进展。他们把这些汇报给项目主管，项目主管对照目标和可交付成果形成报告。

在这两个说明性例子中，“通过实践社区提高或保护组织的战略能力”“通过项目学习改善公司绩效”，都有清晰具体的KM工作且有人负责这项工作。报告链则支持监督、责任和绩效管理。工作清晰，责任明确，KM框架有定义，绩效得到跟踪，从而KM被嵌入。

案例分析

将KM用于产品开发的先锋是丰田公司。根据KM在制造业的成功经验，他们开发了丰田产品开发系统，这是精益制造与KM高效且有效的结合（Morgan and Liker,2006），这已经演变成了“以知识为基础的产品开发”的概念（Kennedy et al,2008;Melvin,2013）。

KM的期望、流程和角色被嵌入以知识为基础的产品开发，结果如下：

产品开发流程包括知识差距分析步骤、知识收集阶段和阶段关卡会，以确保所有知识差距得到弥补；

在整个过程中，以“知识简介”的形式，创造了一套被定义的知识产品；

对知识简介的责任明晰，并接受总工程师的监督；

知识简介和以知识为基础的产品描述（即检查表）共同形成伴随物理产品的知识产品。

敲定KM框架

假设你知道嵌入KM角色与责任、流程和技术这些要素应该是什么，并修改了公司的结构以包含这些要素。然而，在你能够修改任何东西前，需要组织的高级管理人员正式同意你的KM框架可接受并会得到采用。此时，你的指导委员会至关重要，如果它包括了合适的人，例如HR主管、IT主管和项目主管，那么你就处于有利的位置。在你的整个历程中，他们将一直参与指导委员会，因此对把KM带到下一个阶段所需的东西会比较了解。然而，你和他们还有一些工作要做：

与HR主管合作制定新工作的描述；

与HR主管合作确定对奖励表彰方案的修改，从而消除KM的障碍，例如内部竞争或对员工的强制排名；

与项目主管和运营主管合作，最后确定要纳入项目管理流程和运营管理流程的新要求；

与IT主管合作，给技术要素增加必要的功能；

与职能主管或“领域主管”合作开发知识领域的所有权结构，并确定实践社区和实践所有者；

与你的赞助者合作，确定KM团队的长期角色和责任的变化。

如果这些核心人员不在你的指导团队中，这种参与将花费你更长的时间并更具挑战性，因为你可能需要和每个人谈KM的整个历史，从而把他们争取过来。

一旦达成了所有这些协议，就应该把它们纳入KM政策。

KM框架的治理要素

在第1章中，我们介绍了这样的概念：治理是KM的四个动因之一。在第12章，我们陈述了治理是KM框架的核心维度之一。第13～16章举例说明了如何把治理转化为KM活动。一旦你的KM框架已经定下来，并获得指导委员会和高级管理层的同意，你就可以在更广的意义上看待KM治理。这种更高层次的治理包含三个方面。

第一个方面是组织内对KM的规则、指导方针和期望，它们将与角色、流程和技术的定义一起铺开，并且可能出现在KM政策文件中。

第二个方面是KM的绩效管理，包括监督和测量KM活动，并把它与表彰和奖励挂钩（在第24章讨论）。

第三个方面是为业务提供持续的支持，包括KM培训、指导和提供专家服务。第25章将更详细地介绍KM持续支持组织方面的内容。

KM的政策和期望

人们不做KM有三个主要原因：他们不想做、他们不知道做什么、他们不知道怎么做。第一种情况可以通过绩效管理来解决，最后一种情况通过培训的方法来解决。要解决第二种情况——“不知道做什么”，你需要用到KM政策。KM政策定义了高层组织对从事KM的人有什么期望。KM政策澄清了如下内容：

KM的重要性；

要采用的KM方法；

KM活动的预期水平；

项目规模足以让经验教训变成组织的强制要求；

社区会员是否得到鼓励/期待；

文档分类和保存的规则；

信息安全的需求应该如何与知识分享平衡。

除了澄清期望，KM政策还成为管理层对KM公开的承诺。

对于KM政策编写，没有“万能”的方法。关注你期待的那些领域，可能有疑问、不确定性或优先级竞争。

KM政策中典型的要素是：

政策的目的和想得到的结果；

政策的范围；

用一两句话简明清晰地说明政策；

政策背后的指导原则；

政策下的角色和责任；

实施政策的指导方针和例子；

关键术语和定义的术语表；

KM政策如何与公司的其他政策联系起来。

小贴士

当你制定KM政策的第一稿时，把它与你的KM拥护者分享，告诉他们，他们将成为向同事解释政策的一线支持[1]，并要求他们集体讨论可能被问到的所有问题。用最常问的问题来完善你的政策草案，这样它就可以聚焦在员工切身关注的问题上。

案例分析

你在网上可以找到的更完整的一个KM政策就是NASA（美国国家航空航天局）的KM政策（NASA,2013）。知识对于NASA使命的成功和保证是非常重要的，他们对KM有一种坚定的承诺，政策包含下列要素：

强硬的第一句——“强制性的责任”，这使得政策的意图非常明确；

政策的所有者为总工程师办公室；

KM目的描述——培育、识别、保留和分享知识，从而不断改进NASA绩效；

NASA全体工作人员“保留、适当分享或保护、利用知识”的责任；

确定要应用的关键KM活动，包括从经验中学习和保留知识；

要求NASA的每个组织理应“实施和改进KM流程”。

让你的KM政策模仿组织中已有的其他内部政策的形式，例如HR政策或IT安全政策。确保你的内部政策适当地互相参考，并确保KM政策与现行政策没有不一致或冲突。

使用政策定义员工期望的最低可接受水平的KM活动，不要把期望定得太高，一项政策应该是人们可以轻松超越，但需要遵守的东西。找到拥有政策的高层拥护者，在上面NASA的案例中，高层拥护者是总工程师。

铺开KM

一旦定义了最后的KM框架，并且角色、流程、技术和治理清晰明确，KM铺开在很大程度上就变成一个通过沟通、培训、指导和开发绩效支持工具与参考材料的过程。

沟通

当你进入铺开阶段时，第19章中描述的沟通计划就会改变。继续发布成功案例，发布速度就像你收集它们时那么快，但你还需要：

宣传新的KM期望与政策；

引进新角色，例如发布对实践社区社长的采访；

解释新流程和技术；

给出应该如何根据政策要求采取行动的范例；

宣传培训活动；

尝试从高级经理那里获得一些文章，传递“组织现在已经致力于KM”的信息。

培训

你需要提供三级培训。

针对组织内知识工作者的一般意识培训，包括介绍KM框架的要素，解释新的KM期望，展示KM可以给知识工作者带来的价值，在培训中加入互动。我们合作过的一个组织设计了一款“知识寻宝”游戏，要求人们利用新工具找到五块关键的知识金块，从而让人亲身体验这些工具，同时展示一些知识内容。

面向担任KM角色的人员的针对性培训，例如，社长、实践所有者、流程促进者和知识工程师，以便向他们传授完成本职工作所需的技能。不同的角色可能需要单独的培训，例如有关社区建设的课程、经验教训吸取的课程，等等。

针对管理人员的意识培训，以解释他们需要为团队设定KM期望及他们在塑造和支持KM文化中的角色。

指导

担当专业KM职能的人需要你的持续支持。你可以让KM团队提供指导和定期检查，还应该要求担当KM职能的人加入KM实践社区。随着社区规模和活动的增加，它应该能够自我支持，同时还允许KM团队监督KM实践的发展。

开发参考资源

每个新的角色都需要一个角色描述，每个新的流程都需要一个流程描述和促进者指南，而每一项新技术都需要一份手册，以便用户能很轻松地理解它。你需要编写这些参考资源并把它们放到维基上，这样就可以不断改进它们，并且还可能为不能参加面对面培训的人开发电子学习内容。

庆祝成功

铺开就是在组织内部开始举行KM定期庆祝活动的时候，这些活动可以采取下列任何形式。

内部KM年会，KM拥护者与KM专家聚在一起交流知识、经验和案例。KM年会可以作为加强KM实践社区的活动，还是一种收集成功案例和开展颁奖活动的好方式。

对于大型组织，年度知识交流会可以展示KM给整个组织带来的好处。对于实践社区、网络、创新和学习小组来说，这是分享他们一年来取得成果的机会，而对业务的知识密集型部分来说，则是展示他们商品和贡献的场合。知识交流会还可以和“知识市场”结合，知识市场鼓励参与者登记知识差距和需求，还有他们准备分享的知识领域。活动期间，“提问者”和“答疑者”通过巧妙地利用公告栏、用户标签，甚至软件应用，就能按主题彼此配对。

有些组织已经实施了年度“失败交流会”，这是受加拿大开发组织无国界工程师（Engineer Without Borders）于2011年第一个发布的“年度失败报告”的启发。会上展示、诊断整年中的重大失败，这些失败对组织来说也是学习机会。会上还会介绍和庆祝关键的知识及跟进行动。虽然这不是所有组织的文化都欢迎的事情，但它发出了一个强烈的信号，表明组织对学习过程的承诺。

每年收集成功案例，如下面的案例分析。

案例分析

美国建筑公司福陆于2001年开始了他们的“知识月活动”，以收集KM成功案例。威尔（Will,2008）对此有以下解释。

除了表彰突出的知识分享行为，这次活动的主要功能之一是收集和分享员工已从使用“知识在线”（福陆KM框架）受益的具体方式的“成功案例”。这些案例的目的是强调从使用“知识在线”获得的好处。例如，一个获奖的案例来自南非工程社区的一位成员，他在试运营一座工厂时发现一台点火加热器的转运线泄漏了，点燃天燃气的成本是每天大约12万美元，因此，越早获得解决方案越好。本地没有可利用的专业知识，他就给社区发了一个讨论主题，紧急响应时间定为3天。两天内，他就收到了来自休斯敦、哈勒姆和新德里的答复，他们提供了修改计划所需的答案。

在活动期间分享这样的故事，庆祝成功并传播这样的信息：KM既重要又有价值。

跟踪和汇报进度

在铺开阶段，KM实施的目的是在整个机构传播KM带来的变化，同时继续增加业务价值。你需要跟踪铺开，以便确定仍要参与其中的领域并汇报进度。一旦KM完全嵌入和运行，你就可以布置永久评测系统，而跟踪铺开并不会和评测系统发生冲突（第24章）。跟踪铺开有三种主要的方式。

第一种是跟踪组织已达到的预定义的KM级别的百分比。这些级别可能与我们在第18章讨论的衡量利益相关者认同的8个级别相同，而铺开阶段的目标是让业务的每个部分达到“采用”程度。你还可以跟踪铺开指标，如在每个区域运行的培训课程数量、接受培训的人数、启动的社区数量、KM拥护者的数量，等等。

第二种是收集那些跨组织部门要素的活动指标，如实践社区和经验教训吸取系统。下一章将更详细地讨论这种指标方案。

第三种是跟踪KM给业务增加的价值。你在KM大会上和通过奖励计划收集的成功案例将为你的宣传活动提供丰富的材料，并且你还应该保留关于总价值的记录。在未来的某个时刻，肯定有人会问你，“到目前为止，KM到底带来了多少价值”，手头有个确切的答案会更好！

小贴士

当嵌入了KM时，就准备放下“KM”这个术语吧。在一个完全嵌入了KM的组织中，你不会听到很多人提到“KM”。然而，你会听到许多关于工具和流程的讨论。人们不说“我们必须做KM”，而说“我们应该进行任务后检视”“我们应该问社区”“为什么我们不把这个放到网上”。对话围绕活动和工具展开，而不是系统本身，术语“KM”将退居幕后。

总结

KM实施的铺开阶段涉及敲定KM框架、决定治理要素（如KM政策），决定将如何在组织中嵌入KM，然后开展大规模的宣传活动，参与培训和指导。实施阶段对大型组织来说可能要花几年的时间，但是一旦铺开和嵌入活动完成了， KM就真正成了组织日常工作方式的一部分。

CHAPTER 24
第24章 建立知识管理指标和报告系统

一个完善的测量和报告制度是在组织内部可持续地嵌入KM的必要组成部分，因为它支持对KM活动进行持续的监督管理，并使未来的KM运营支持团队可以做到以下几方面：

1.知道哪里需要支持和干预；

2.定期向高级管理层汇报KM的状况；

3.评估KM持续给业务带来的好处和影响；

4.当业务发生变化时，确定需要对框架进行的任何改变。

本章介绍的要点如下：

指标的不同类型及其目的；

KM指标的例子；

KM绩效管理；

KM指标报告；

把KM指标作为一次学习机会。

指标的不同类型及其目的

KM指标有四种主要类型，并且每个指标都有特定的目的，它们共同形成一个完整的测量系统，以进行管理、学习和治理。一定不要搞混它们，我们在下文会一一解释。四种类型如下：

活动指标；

绩效（或合规）指标；

影响指标；

成熟度指标。

活动指标

活动指标（activity metrics）的目的是监督KM的活动和趋势，并据此跟踪KM流程的应用和KM技术使用的程度。活动可能涉及对在线知识库的贡献、项目活动中取得的经验教训、实践社区召开会议的频率、同行协助、提问和解答，等等。本章稍后提供这些指标的具体例子。

活动指标通常会由在业务中承担KM职能的人收集，例如实践社区社长和知识库管理员，他们可以创建面板，按月显示关键的活动指标。KM团队（最初是KM实施团队，但后来移交给KM运营支持团队）应该查看这些面板，确定需要注意的趋势，如果是向下的趋势，就需要进一步询问和支持；如果是向上的趋势，就需要重新分配资源，或这预示着进一步创造价值的机会。

小贴士

具体的KM活动会以固定的周期此消彼长，这是正常的现象，所以如果有些活动似乎有向下的趋势，不要大惊小怪。这些下降只是信号，提醒你要更密切地监督，并与相关的业务人员检查，但你不应该对第一个信号感到惊慌。随着时间的推移，你会看到指标呈自然周期性的发展，并更明显地体现重大变化。这些变化需要我们进一步地调查和干预。

绩效（或合规）指标

绩效指标（performance metrics）的目的是确保你遵守KM政策，确定员工可能需要支持或指导的领域，并突出显示异常的绩效。绩效指标应涉及KM给业务带来增值必不可少的合规性，这种合规性是关键的，没有商量余地，而且应该使业务经理能够表彰奖励突出的贡献。对于不遵守KM政策的情况，需要挑出来并快速解决，这样不遵守规则的习惯就不会增加。因此，需要把指标嵌入业务流程监视面板。

不要把活动指标和绩效指标搞混了，一个常见的错误是把非关键的活动指标，例如对知识库的贡献数量或出席实践社区会议，变成员工或团队的关键绩效指标或目标。在这种情况下，员工会完成活动，但贡献的质量可能会下降，并且你的活动指标将不再代表潜在KM活动的真正趋势。

小贴士

快速敏感地处理不符合KM政策的情况，并与相关的业务经理调查不符合的可能原因是什么。不要急于下结论说这是态度问题；也可能是意识问题，这时，员工将需要指导和支持；也可能是技能问题，这时，他们将需要接受培训或熟练人员的帮助；还可能是优先级问题，这时，他们可能需要一些额外的资源。然而，故意反复不遵守政策就需要更严肃的处理。

影响指标

影响指标（impact metrics）的目的是使高管能够评估KM对业务的持续贡献，并回顾KM政策描述的预期收益和成果。从KM实施的一开始，你需要一直预测KM对业务的预期收益。当KM已经嵌入了，你也一定不要放弃跟踪。

在对业务的可量化好处方面，例如减少了成本、增加了销量、提高了质量，影响指标可以是“硬性”的，它们将来自从你的KM活动流中不断收集的具体例子。影响指标也可能是“软性”的，采取的形式为不同业务经理对KM给工作方式所产生的增值的评估。“软性”评估指标可以通过调查、采访或焦点小组收集，这些机制如果能定期进行也是有用的方式，可以确定机会来简化、加强或微调KM流程，或者由KM运营团队提供支持。

成熟度指标

成熟度指标（maturity metrics）的目的是跟踪随着时间的推移，组织的KM成熟度的进度。测量KM成熟度可以针对你的组织文化进行，也可以针对KM的一个方面进行，如实践社区。

你可以通过第19章中描述的进行定期的文化审查的方法，来监督文化的成熟度。此时你不会有规定的目标，但你将在文化中寻找积极的趋势。如果你看到出现令人担忧的趋势，这就是一个信号，说明你应该进一步调查，例如通过焦点小组来调查。组织文化普遍演变得缓慢，所以两年或三年审查一次比每年审查可能会发现更多的变化。

一些KM活动流，如实践社区，也有成熟度。温格等人（Wenger et al, 2002）发现了实践社区生命周期中的5个典型阶段：潜力、合并、成熟、管理、转型，而冈戈拉和利祖托（Gongla and Rizzuto,2001）在这些生命周期阶段的基础上开发了详细的成熟度模型，两者都为衡量实践社区的成熟度提供了良好的选择。

成熟度模型的目的是能够随着时间的推移，跟踪更长期的整体趋势。与活动指标类似，你不要将成熟度指标变为目标。一旦它们被称为目标，就可能会出现这种情况：提供模型组件反馈的人给你的指标数据是积极的而不是消极的。

KM指标的例子

可以通过各种机制收集与KM有关的指标，并根据KM框架中的要素，来决定一组核心指标，以将之作为铺开的一部分引入。下面是按KM活动流分组的指标的例子。

项目KM指标

这些可以由项目知识经理、经验教训管理团队或项目管理办公室收集，然后汇报给项目主管。关键的指标如下。

符合KM框架基于项目的期望，如制定项目KM集合，进行同行协助，或举行经验教训吸取会。目标应该是100%地符合。（绩效指标）

完成项目KM计划中的所有行动，目标是100%地符合。（绩效指标）

经验教训吸取活动、添加到经验教训数据库的经验教训和经验教训再利用的数量。（活动指标）

在项目中KM活动增值的证据，并作为成功案例呈现。（影响指标）

实践社区指标

这些将由实践社区社长或引导员收集，然后汇报给他们的赞助者。关键的指标如下。

社区成熟度，每年报告一次。（成熟度指标）

社区价值的证据，如针对成员问题的解决方案，并作为成功案例呈现。（影响指标）

对社区杰出贡献的例子，例如通过成员提名或通过评估社区活动指标收集。（绩效指标）

此外，实践社区社长也可以收集社区活动指标，例如：

社区成员的人数；

社区活跃成员的人数；

社区活动的数量和这些活动的参与度；

每月提问的数量；

每个问题的答案数量；

做出最大贡献的个人；

问题与第一个回答之间的时间；

每月的论坛发帖数量；

社区博客的读者数量；

社区博客文章的更新频率。

知识库指标

知识库指标（Knowledge library/knowledge base metrics）可以由你的知识库软件自动生成，或者可能需要手动创建。它们将由相关的实践所有者或知识库管理员收集，并可能包括以下内容。

用户反馈和满意度评分，通过用户评分系统收集。（绩效指标）

有价值的证据，通过用户反馈收集，并作为成功案例呈现。（影响指标）

此外，实践所有者或知识库管理员也可以收集活动指标，例如：

每项知识资产或知识项目的读取次数；

评论数量；

编辑和更新的频率；

新条目的数量；

大多数普遍用户；

对知识库贡献最大的个人；

知识资产的再利用率；

知识库的搜索频率；

搜索成功率。

与经验教训周期相关的指标

经验教训指标通常是由经验教训管理软件自动创建的，应该由经验教训管理团队收集，并且应汇报给项目主管。指标可能包括：

每月提交的经验教训，按项目、产品线或区域分类；（活动指标）

嵌入程序的经验教训数量与等待嵌入的数量；（活动指标）

结束经验教训需要的时间；（活动指标）

对经验教训吸取贡献最大的个人，通过再利用的数量和价值举证来跟踪；（绩效指标）

经验教训再利用率；（活动指标）

通过经验教训系统实现的价值的证据，并作为成功案例呈现。（影响指标）

通过员工调查收集的KM指标

也可以通过定期的员工调查收集指标，调查可以成为评估组织文化成熟度的好方法，例如再次进行第19章描述的文化调查，或者在年度员工调查问卷中提几个有关KM文化的问题。对不同业务线经理的调查可以作为KM对业务影响的评价，从而补充用其他方式收集到的关于影响的具体案例。

KM绩效管理

如果KM要真正嵌入行为和文化，就需要把它与奖励和表彰联系起来。如果人们在他们工作的KM方面表现得好，就会认可KM，而表现不佳的人会感到KM影响了他们获得奖励。上面描述的指标应该能够识别出表现良好和表现欠佳的人，然后就可以将KM活动与表彰和奖励以下列方式联系起来。

所有有KM角色职责的个人（知识经理、知识工程师、实践社区社长、流程所有者、经验教训管理团队成员、知识库管理员等），应该将这个角色明确记入他们的个人目标，在年度评估期间接受评审，并通过加薪、奖金和晋升的常规方式获得奖励。

项目中的KM活动，如经验教训回顾和经验教训吸取，应该在项目阶段接受审查，并利用项目面板报告，这样经验教训就能和项目经理的业绩挂钩。在这里，有必要回忆一下巴克曼实验室CEO鲍勃·巴克曼的话（第18章提到过）:“在整个机构参与积极有效的知识分享的人，应该是晋升的唯一候选人。”（Buckman, 2004,p145）。因此，不佳的KM绩效应该受到惩罚，而优秀的绩效应该得到奖励。

可以直接奖励KM活动，多拉等人（Dora et al,2002）描述了西门子信息与通信网络的员工如何受到了激励，西门子设置了“金点子奖”，凡是给在线知识库提交诀窍和提示的，均可兑现奖金。然而，必须注意这样的提交应该是高质量的，在西门子，每个诀窍都对照一套商定的标准接受了验证。

可以定期制订和运行KM奖励计划，以表彰出色的KM表现。非货币形式的KM奖励应该授予通过KM带来真实价值的人，就像下面的案例所表现的。

案例分析

KM奖励计划的一个最佳案例就是康诺克石油（Conoco）的“阿基米德奖”（Conoco,2012），它包含下列奖项：

“获取奖”授予通过再利用来自别处的知识并创造了最大价值的个人或团队；

“给予奖”授予将最有价值的知识分享给他人的个人或团队；

“整合奖”授予通过知识分享产生了最大价值的实践社区；

“勇气奖”授予分享失败的教训时展示出最大勇气的个人或团队。

KM指标报告

除了定义指标，你还需要定义谁收集指标、如何收集、何时收集以及将把它们汇报给谁。图24-1显示了典型的报告结构。

在这个结构中，KM运营支持团队整理由知识库管理员、实践社区社长、经验教训管理团队、项目和员工调查提供的指标，然后将整理过的报告提交给KM指导委员会。此报告可以采取主KM面板或KM平衡计分卡的形式。

有些指标的报告周期比其他指标长。应该不断收集活动指标，但通常定期报告和采取行动，例如每季度。在应该完成的时间点上立即挑出与合规相关的绩效指标，这样就可以快速确定不合规的情况，并采取行动。奖励和表彰绩效报告应该与（通常每年的）绩效管理周期同步。影响报告作为KM沟通计划的一部分，并每年作为业务审查周期的一部分，应该定期完成。成熟度报告可以按更长的时间间隔进行（如两年或三年一次），因为组织的成熟度通常需要更长的时间才能出现重大改变。

图24-1 典型的KM指标报告结构

KM指标作为学习机会

我们描述的每个指标都有不同的主要目的：监督活动和趋势，确定绩效的失败和卓越之处，评估影响和好处，跟踪成熟度的进度。

然而，它们还有一个次要目的，KM指标的反馈和知识为KM运营支持团队提供了学习机会。卡尔-艾瑞克·斯威比（Karl-Erik Sveiby）为衡量无形资产开发了详细的系统，他相信：指标提供了机会，围绕指标捕捉到的趋势和变化，可以开放“学习对话”。他相信比起指标提供控制或影响，这是更大的好处（Sveiby and Armstrony,2004）。

小贴士

至少每年一次，利用你的活动、影响和绩效指标中的亮点作为与KM运营团队和任何重要利益相关者进行学习回顾的焦点。重点关注从这些亮点和趋势中收集经验教训。用收集到的见解对你的KM支持活动和安排做调整与改进，回顾中的有效数据也可以支持你定期更新KM框架（这将在第26章介绍）。

总结

你的KM指标系统应该提供一种系统和完整的方法来监督活动和趋势，评估对业务的影响、关键绩效问题、绩效表现卓越的例子，还有从更长远来看，组织的KM成熟度或KM的自身变化。

在管理层面，显示活动指标和趋势可帮助KM运营团队确定需要额外支持或需要进一步调查的领域。影响指标确保KM活动继续支持业务，并保持业务领导的支持；绩效指标有助于KM治理并支持你已经建立的奖励和表彰流程；成熟度指标有助于你跟踪KM能力在更长时间内的提高程度。你的所有指标还为你在KM活动中的持续学习和适应提供了机会。

CHAPTER 25
第25章 处理拦路虎

无论你的KM设计和实施得有多好，你都有可能会遇到难以预料或无法控制的挑战。就像我们在第3章中所指出的，KM实施是一个漫长而复杂的过程，它容易受到以下因素的影响：误解、领导者优先事项的变化、资源问题、利益相关者的连续性、核心KM团队的延续性。在本章中，我们将讨论以下内容

处理拒绝KM的常见理由。

KM实施的四大挑战：

场景1 过度热情的支持；

场景2 群起而攻之；

场景3 永久复位模式；

场景4 搅局者。

处理拒绝KM的常见理由

当你提出实施方案时，会听到一些拒绝KM的常见理由。因此值得提前想到这些情况并准备好如何回答。以下是5个最常见的理由以及处理它们的方案。

拒绝理由1:“我们已经这样做了”

“我们已经有培训计划了”“所有这些在员工入职仪式中已经包括了”“我们有个图书馆负责这个”或者“我们有Share Point[2]”。当你解释KM不是单一的工具时，这些人并没有在听，所以有这样的拒绝理由。你需要再次解释KM为何是一个包含人员、流程、技术和治理的框架。它不是培训，因为KM涉及组织的学习而不是个人的学习；不是员工入职仪式，因为学习是针对全体员工而不仅是新员工的；不仅是图书馆，因为KM涉及的对话和内容一样多，涉及的隐性知识和显性知识一样多；而且，KM当然不仅是Share Point。

拒绝理由2:“我们试过KM，但没有用”

在尝试过KM但失败了的公司中，这是常见的拒绝理由，而且是一个有效的理由。为什么要再次尝试？这次有什么区别？你需要首先了解上次为什么失败了，通常这会是由于掉入了第3章中列出的KM陷阱，然后你需要解释如何从上次失败以及其他公司的成功实施中学习，并演示这次你的方法将有何不同。

拒绝理由3:“它在这里没用，我们的情况不同”

“它可能在西方的工程公司中有用，但我们是不同的，我们是律师/非营利组织，等等。”首先，在类似环境中的KM的案例分析，非常有用，所以你可以说：“它在X组织有用，而它们是律师/非营利组织。”然而，在本质上，KM就是关于人如何有效地工作，同时与他人互动和相互学习的，所有组织都是由应该有效工作的人组成的。除非他们能证明他们的人真的不喜欢其他人，否则他们的理由就站不住脚。

拒绝理由4:“我们的人太忙了，顾不上这个，它太费时间了”

太忙了，没时间学习，但重复发明、重做解决方案、重返老问题就不花时间了？回到你的KM业务案例和ROI（投资回报率）分析，你需要解释KM是帮你节省时间的活动，可以把项目的时间最多削减X%，并且这是效率高的人通常会采取的工作方式。就像我的一位同事说的：“你工作时，周围都是他人的知识。究竟为什么你不利用它？它将节省资金和时间，将使你的生活更轻松，而你的工作将做得更好。”基本上，如果人们太忙了，那么这就是一个意味着他需要KM的强烈信号。

拒绝理由5:“这很简单——我们来做吧”

这实际上不是拒绝，它更多的是误解，忽略了有效的实施所需的精心准备、规划和资源。当然，KM很简单，但并不容易实现。让人们改变他们优先考虑事情的方式，从把知识视为个人财产转变为把它看作集体财产，这些需要重大的文化变革，而文化变革从来就不容易。所以你需要认可此人的热情，然后解释为什么你不能只“告诉人们”要去做KM，因为这需要身心的改变。

小贴士

与你的KM拥护者聚在一起，在探讨推销KM实践和KM影响的同时，创建一个“拒绝KM的理由和如何回答它们”的知识库。

挑战场景1 过度热情的支持

我们合作过的一位客户有明确的业务重点、清晰的战略，而且一些早期的概念验证项目已经非常成功。这些成功为在高级领导层获得热情和支持打下基础。很快他们就得到了最高领导的高度认可。对于在组织的每次会议上出现的挑战，他都会将它转化为与知识相关的挑战，并呼吁KM团队把它挑出来。团队努力将这些要求合并到他们的KM路径图中，结果路径图变得日益复杂和不实用。

他们正在研究的核心要素停止工作了，支持中级管理层的呼吁变得越来越令人讨厌，最终被忽视了。两年后，团队发现自己因为没按路径图执行，而且未能兑现诺言，受到最高领导的严厉批评，就像他曾给予的支持一样快，他撤销了KM。高级KM赞助者调到了另一个岗位，团队逐渐瓦解。

反思

你会采取与上述团队哪些不同的措施？你如何应对日益增长的对于高层支持KM的需求？

这个例子表明：虽然获得支持和认同很重要，特别是在高层，但可能导致“过多”的支持以及“过多”的利益相关者。在另一种情况下，试图让太多业务冲突的利益相关者参与，也会导致失去重点的灾难性后果（Lambe and Tan, 2003）。所以，虽然机会牵引的方法可作为一种强有力的方法，但必须重新回到业务重点上来。来者不拒只会使资源过度扩张，战线拉得太长，无法显示重要的结果，并最终导致团队迅速倦怠。

谨慎选择你的机会，不要怕说“不”或“还不行”。作为你当前KM实施计划的一部分，保持你的实施活动按计划进行（第20章）。你的实施活动应该包括概念验证和试点项目、它们在哪里、如何获得资源。因为应该对照以下三个标准，仔细评估每一个新的要求。

这个要求与KM战略中设定的目标和KM实施计划中的目的和目标一致吗（第4章和第9章）？

这个要求符合第22章描述的概念验证或试点项目的标准吗？

你目前的资源水平允许你承担这项工作吗？或者你会请求你的KM赞助者和指导委员会重新评估优先级与资源吗？

与提出要求的人一起梳理这些问题，这会有助于沟通你正在实施的框架。如果你说“不”，但他们坚持这个要求，那么就与你的KM赞助者和指导委员会一起解决这个问题。

挑战场景2 群起而攻之

我们曾和一个监管机构合作开发KM战略、框架和实施计划。在这个机构中，大部分最重要的工作是基于案例的，并且关于案例的决策成了今后如何解释监管框架的先例。然而，案例可能需要几年的时间才能解决，但负责这个案例的官员频繁流动。

技术显然是个问题，因为个人电脑和电子邮件是首选的工作方式。协调合作很重要，但在这样的环境中有困难，所以技术改进成了当务之急。然而，还有技术素养差的问题（所以以前的技术平台没有得到充分利用），案例流程和工作流程缺少一致性，缺少明确的政策，缺少领导层为遵循现有流程而落实的责任。

领导班子把技术改进认定为风险因素，因此批准了一个综合计划，包括细微的技术改进、政策的制定、绩效管理框架和业务流程调整的培训。不久之后， KM团队就开始遇到一系列的障碍。

负责绩效管理框架的HR小组反馈承担绩效管理审查太耗时了；IT团队开始扩建和扩展技术要求，因为他们看到当前的平台在接下来的18个月里即将寿终正寝，对IT平台的要求大大延伸，预算也变得非常大；CEO离职了，在随后的改组中，领导班子因为政策制定工作而分心。KM团队眼睁睁地看着KM框架的不同要素一个接一个地被砍掉了。

反思

你会如何处理这个问题？当KM框架要素（在上面的案例中是技术）中的一些利益相关者想扩大他们的范围，加快步伐，而其他方面，例如人员、流程和治理，声称他们还没准备好，想要慢一点时，你怎么办？

在人员、流程和治理方面没有进展时，KM团队应做出不尝试业务流程调整的正确决定。因为这依赖于政策和责任以及增强的技术平台。尝试只在其中一个方面前进将会没有结果，并且会让KM团队的可信度受到质疑。IT团队继续前进，为更复杂的平台请求数额很大的预算，但却被拒绝了。

一年后，KM没有取得进展，IT平台的更新问题再次出现了。KM团队回到高级管理层那里，提醒他们人员、流程、技术和治理这些要素环环相扣，高管最终决定对所有四个要素采取行动。

有时，你必须坚定不移，持续指出KM框架要素之间的相互依赖。建立一个可视化的框架，以在你组织的环境中清楚地显示这种关系，将有助于展示框架的组合要素如何帮助组织实现其预期的业务成果。在这种情况下，就是可成功履行的案例，管理层更准确地监督案例进展和专业人员对时间的利用度。

挑战场景3 永久复位模式

我们与一个机构客户合作了大约3年的时间，主要是对他们的KM实施进行诊断以及在战略制定阶段支持他们。在那段时间，KM领导离开了，接替他的是来自公司内部但没有什么KM经验的人，整个KM团队逐渐被取代了，公司的CEO也换了。第二位KM领导离开去继续深造，第三位领导是从组织的其他部门调来的。我们发现实际上我们在组织中不断重启KM实施项目，并且必须不断向新任职者和利益相关者介绍以前做过什么。

尽管努力工作的KM领导和工作人员付出了最大努力，但每次有重大的人事变动时，KM活动和项目就要倒退大约6个月。作为变革代理人，他们需要花费大量的时间与各个利益相关者和客户群重建熟悉、信任和有效的关系。这种工作不能简单地从一个人手上转移到另一个人手上。因此，KM团队的快速流动显著放慢了KM实施的速度，因为需要一遍又一遍地从头开始建立利益相关者的关系。

反思

怎么才能努力保护核心KM团队的连续性？你会怎样降低在实施过程中失去关键人物的影响？

在KM实施中，KM团队及其利益相关者的连续性很重要，却经常被忽视。事实上，在由糯稞咨询进行的针对知识经理的全球调查中，内部重组时KM最容易被放弃。你在第一次向KM领导和指导委员会介绍这些角色之前，在准备阶段就应该向他们尽早沟通这些事情（第5～7章）。在我们的客户组织中，他们期待着重大的组织变革，这时就应该将继任计划纳入其KM资源计划，并且为关键人物实施跟踪计划。

如果你意外失去关键人物，就将你指定的KM任命持有人（第13～16章）和KM拥护者网络（第21章）作为潜在的替代资源。他们熟悉组织的工作方式，他们已经看到并了解了KM如何在业务中应用，而且他们会至少在自己的影响力范围内一直建立网络和关系。

为了避免因为领导层变动而撤销对KM的支持，你需要利用本书中的建议使你的KM稳健实施，你的每个概念验证和试点实践都应该收集支持KM价值的证据和盟友。当你的证据基础和可信度遍及整个组织时，即使领导层变动，也很难使业务终止。

挑战场景4 搅局者

我们曾与一家大型融资机构合作。在评估和规划阶段，团队发现整个机构传播融资政策知识的方式有很大的问题。政策保存在财务部门的共享驱动器上的一个文件夹中，也就是在庞大复杂的Word文档中，而频繁的政策更新是通过电子邮件给全体员工发通告的。政策文档不常更新，所以员工不仅要熟悉政策文档的内容，还要明白哪些通告取代了哪个政策的哪些条款。这对工作效率有很大的影响，返工花费了很多的时间。此外，人员流动率大，新员工要花6个月的时间才能跟上融资政策和审批的节奏。

KM团队决定：这会成为一个极其合适的试点项目，从而证明KM的价值。他们制定了融资流程中的步骤，并把每一步链接到相关的政策段落，连同常见问题、指导方针、模板和进行计算的电子表格。他们用一个维基工具轻松导航段落，直接托管和更新政策，而电子邮件通知只指向相关的更新政策段落。维基还保存每个段落的“历史”，所以可以查询过去的政策。然后团队对新近招聘的人测试了新系统，并展示了新工具在帮助新员工跟上速度方面的明显改进。

但是他们陷入了僵局，财务部门直截了当地拒绝采用新工具和流程。机构内一些有影响力的人深深地迷恋目前保存政策知识的方法，他们告诉KM团队去另一个业务领域尝试新方法。

反思

你会采取什么不同的措施来避免出现这种情况？你会怎么处理关键利益相关者对业务线的明显不合理的行为？

在KM团队开始试点前，他们拉关键利益相关者入伙的行动显然失败了，他们在试点规划阶段接近财务部门的人员，但被告知“不要打扰融资政策人员”。他们把这句话当作准许，但实际上这句话是消极抵抗的意思。KM团队自以为展示“明显的业务价值”会说服财务部门进行必要的改变。

有时，当在整个业务的背景下考虑时，你会遇到明显不合理的行为。人们会保护现有的做事方式，即使它对他们不利。下面两种方法可以减少这种问题。

1.向上级呈报决策。描绘业务的好处，寻求上级的认可和指导。遗憾的是，当你有了坚固的证据基础和高层广泛而深入的支持时，才能在实施过程后期呈报决策。

2.如果这个试点区对你的实施至关重要，那就多花点时间，和反对者一起，确定具体障碍，帮他们适应新工具，和他们手拉手经历需要做出的每一个变化，并用坚持、耐心和辛勤的工作来关注变化（运用第18章中列出的一些影响技巧）。

为了避免陷入这样的情况，在评估你的不同试点选项时（如第22章所示），请好好分析一下所有的利益相关者。利用图18-1（第18章）的认同阶梯了解每个利益相关者当前的级别，试着预测在意想不到的阶段可能出现的拒绝和障碍。

总结

在本章中，我们明白了如何准备应对你的道路上会出现的不可避免的拒绝，并考虑了可能出现在KM实施中的四类挑战。推动组织变革很难，并且不是每件事都应该按计划进行和这么做。我们提供的方法和框架能帮你面对这些挑战，规避它们，或在挑战发生时缓和它们。保持冷静，继续关注你的行动过程，充分准备，做好规划，使自己沉着镇定。

CHAPTER 26
第26章 实施结束之后

在整本书中，我们强调了KM是一个变革的计划。它要求在开发和实施组织框架的同时，进行文化变革。KM实施要想成功，关注文化变革绝对重要。有人会思考：一旦变革计划结束，工作完成，KM就会变成“刚刚发生”的事情。他们认为每个人就会自然地分享和再利用知识，而KM专家、KM部门或KM组织框架将从此消失。

上面的想法不切实际，KM变革计划将提供一个嵌入的KM框架，并像任何管理框架（例如质量管理、安全管理或信息管理）一样，它需要一个团队不断监督和维护它，并响应组织和环境中的变化与新挑战。

当框架就位并由组织的KM运营支持团队管理时，我们才可以认为变革计划已结束。如果没有运营支持团队和嵌入的框架，组织就可能轻而易举地退回到KM之前的状态，KM框架也会慢慢远离改变组织需求的初衷，而KM就面临被宣告为“失败的举措”的风险。

在本章中，我们将讨论：

结束实施计划的决定；

KM实施后KM团队的角色；

KM更新和升级计划。

结束实施计划的决定

我们最近与一位有经验的知识经理就KM实施进行了一次讨论，他指出：当组织将KM视为项目时，如果它在预定的结束日期没有提供所有指定的可交付成果，他们通常就过早地把它视为失败。这种“开始和停止”的心态是KM的一个风险，因为许多KM实施确实被构造为项目和计划，有明确指定的阶段、预算和时间。然而，KM实施活动直到KM已经完全嵌入时才可以停止，即使这意味着项目延期。

第2章中介绍的系列决定中的最后一个，是做出结束KM实施计划的决定。直到你有足够的证据支持做出这个最终决定，并且，直到你完全完成了向KM运营支持团队的移交，你才能做出这个决定。

以下列出你应该寻找的几个证据。

所有主要部门、项目、必要支持职能的KM角色各就各位。

所有主要关键业务知识领域的实践所有者各就各位，并已经较好地履行了他们的工作。

所有主要关键业务知识领域的实践社区就位。

所有主要的KM流程正在使用并实现价值，培训和参考资料可用。

有助于业务收益的经验教训得到吸取、记录和再利用。

所有主要类别的KM技术都得到经常使用。

信息架构、分类和元数据的原则与规则被经常以高标准应用。

公司对KM的期望有明确的定义，例如KM政策。

有许多KM成功案例。

再次进行的文化审计（如第19章描述）显示，组织成员已明显转向组织学习和知识分享文化与行为。

你有一个稳健的测量和报告流程。

将这些证据提交给你的指导委员会，让他们清楚这样的案例：要么，KM尚未充分嵌入，可以从铺开过渡到运行状态；要么，KM已经充分嵌入，而且KM实施可以进入运行状态。

案例分析

本书作者之一曾进行过一项仓促结束的KM计划。1999年，BP的KM实施刚刚开始第三个年头，恰逢BP和阿莫科（Amoco）公司合并（截至当时最大的兼并），之后相关的大规模成本削减，KM计划过早地被终止了。企业内的许多配套计划都停下来了，KM是其中之一。KM实施的头两年，正如戈雷利克等人（Gorelick et al,2004）的描述那样，我们一直致力于评估、概念验证和业务试点，而第三年本来应该开始铺开了。

团队有“双99”的愿景，即到1999年年底有99位业务部门知识经理，并且正在起草名为“KM保证标准”的KM政策。在试点阶段结束时终止KM计划意味着成功是不完整的，组织只是部分嵌入了KM。现有的实践社区得以延续，钻井领域中的KM也延续下来，但在其他领域，KM消失了。几年后，BP的重大资金项目领域重新引进了KM（Gibby et al,2006）,KM最后终于嵌入了BP的勘探和生产部门（Valot,2010）。

KM实施后KM团队的角色

如本书到目前为止所述，KM团队的角色一直是设计、测试、铺开和嵌入一个健全且可持续的KM框架，同时伴随着行为和文化的必要改变。一旦完成了这项工作，KM团队的角色就变为持续运营支持的一员。角色和责任会改变，但还需要KM支持专家。

以下是KM实施后，KM团队要做的具体工作。

1.他们需要支持KM框架的使用。这包括辅导人们使用它、指导KM专家、运行KM实践社区、启动其他社区、维护关于KM的知识资产。

2.他们需要监督和报告KM框架的应用情况，收集和报告第24章描述的指标，包括对KM政策的合规检查、监测活动趋势有无需要干预或支持的任何迹象、评测关键实践社区的成熟度并收集KM价值的证据。

3.他们需要协调任何KM绩效管理（如第24章所述），包括举办年度奖励计划和活动，或寻找其他方式来表彰最佳绩效者。

4.他们需要不断改进KM框架，可能包括改进KM政策、引进新技术或改进现有的技术，并且可能包括随着组织适应其环境的变化，改变流程和角色。我们将在本章的稍后部分更详细地介绍这种“更新和升级”活动。

5.他们可以自己承担专家的角色，例如经验教训管理角色，以促进重大经验教训吸取活动或帮助制订KM计划。如果你的KM策略是挽留策略，KM团队就可能会执行挽留过程：规划、排序、面谈等。

6.KM团队将管理任何外包的KM服务。如果你需要引进专业供应商进行经验教训吸取或信息架构服务，那么KM团队就充当内部买家。这确保了各消费业务组之间的协调一致。

KM更新和升级计划

作为监督和报告角色的一部分，KM运营支持团队需要监督KM框架的应用，寻找可以改进框架的方法。通常，这些改进来自增加的新流程或获得的更新、更好的技术。偶尔，它们来自对KM期望的扩展。例如，一个组织最初只期望将KM用于大规模资金项目，经过一两年的成功运行后，组织可能决定把它扩大到中等规模的资本项目。由于公司重组或经营策略的变化，KM也可能需要做出改进和适应。

对KM框架的所有更新都应该被视为新的项目，该项目应包含定义阶段、试点阶段和铺开阶段。升级和更改应该捆绑在一起，使KM更新为新版本，作为一个新项目发布，而不是“不断地修补”KM框架的小要素，从而失去整体型态和支持业务的重点。在第3章，我们强调了保持KM框架的所有四个要素平衡的重要性。修补框架的边边角角需要定期进行检查，以确保总体平衡。新版本的框架可以每隔几年发布一次，中间是稳定、巩固和使用期。

案例分析

我们曾与一家大型政府组织合作，成功地铺开了KM框架，包括所有四个要素，并且相互平衡。一段时间后，IT基础设施经历了一次大修，而KM团队负责项目管理，首先进行内部网改造，然后再实施企业内容管理系统。其他团队从事业务流程的重新设计，并得到整个组织的业务流程管理系统的支持。随着每一项责任的增加，该组织变得专注于IT主导和显性知识主导的活动，活动之间的平衡开始遭受严重破坏。该组织增加要素和责任时，没有考虑对整体KM组合的影响，没有考虑保持KM框架各要素间的平衡和互补。保持各个要素间的平衡这一责任应该作为KM的一部分。

小贴士

与你的团队一起，至少每年进行一次KM审查，如果组织中变化较大，就半年一次。要对KM活动的趋势、业务中的KM活动的任何重大变化、新的支持请求、分配给KM团队的责任等进行全面的审查。对照KM框架，决定在可预见的未来是否还需要进行正式的审查和再平衡。

总结

KM实施的结束不应该是KM的结束，也不应该是KM团队使命的结束，但是他们的角色和责任将会改变。KM团队内部所需能力的分配将会改变，从面向项目，重点强调影响和变革管理技能，变为更多地强调运营能力以及技术和职能专长，以及跟踪和报告技能。因而，在下一次升级和发布KM框架时，应该对将KM移交给运营支持团队有明确决定，并为KM团队提供转移管理计划和新团队简介。

[1].一线支持（first line of support）指快速响应、初步的服务支持。——编者注

[2].Share Point是微软开发的一款软件，用于分享和管理内容、知识和应用程序。——编者注

PART 05
第五部分 经典案例

＜执行摘要＞

本部分包含KM从业者编写的5项详细案例分析，均关于如何在多种不同的组织和地域实施KM。它们证明了KM实施不是一种全能、线性的方法，而是一个适应、反复的学习过程，专注于实现业务价值。第27章是在一致关注业务价值的基础上，争取高层对KM支持的教科书式说明。第28章描述了在一家国际油气公司中，如何将知识网络用作全面KM框架的一部分。第29章描述了在一家快速前进、迅速增长的高科技企业中一种迭代试点的方法。第30章提供了一个不寻常的案例——新加坡青年奥运会的“绿地”KM项目，用很简单的技术，落实关注一致、学习和知识传递。第31章举例说明了在一家律师事务所引入新的培训方法时试点的力量。

CHAPTER 27
第27章 在玛氏公司实施知识管理

玛氏公司前知识管理总监 琳达·戴维斯

背景

玛氏公司是一家美国的全球制造商，生产糖果、宠物食品和其他食品。公司是私营性质，雇员超过75 000人，合作伙伴遍及70多个国家和地区。本章详细叙述了从2003年到2011年在玛氏公司内部KM的主要实施阶段。

KM和人际网在玛氏有很长的历史。公司的特征是非常规的沟通方式盛行，而人际网是在玛氏内部做事的关键要素。当公司在早期阶段规模还比较小时，大部分的联络和知识分享都是由玛氏家族成员实现的，他们到业务单位出差，发现关系并激励人们接触和合作。随着玛氏公司的成长，这不再是一种联络合作伙伴的有效方法，而走向了嵌入KM的旅程。KM之旅提供了许多关键的学习点。

知道你为什么要做眼下的事情

KM在玛氏公司是从2003年正式开始的，那年KM大会吸引了大约100个业务合作伙伴。第一年最初的KM工作流引发了一年后的第二次大会，并吸引了玛氏公司CEO的关注。但得到高层支持的激动很快就被CEO强烈的指导欲打消了，虽然他“本能地相信KM会有利于业务”，但要等他完全了解KM对业务的帮助，恐怕会议就无法进行下去了。

我现在回忆这一系列的事件，并把它看作解锁玛氏公司KM的钥匙。它教会了我最应该知道为什么我们要做眼下的事，关注业务需求，决定KM可以带来多少好处。它使我认识到必须说清楚我们要通过KM举措实现的业务收益，以及我们如何实现这些收益。同时强调了，只有我们自己能解释清楚我们活动的重要性以及它们将如何帮助业务，而不能指望任何其他人了解KM及其能带来什么。

2004年3月，我们带着一份计划再去见CEO，计划的重点放在KM如何帮助实现玛氏公司的战略。以目的社区、实践社区、同行协助和知识获取这四种方法为中心，我们相信会给玛氏文化带来最大的好处。对于每一个方法，我们详细描绘了它如何产生效益、何时产生效益，再加上其他公司获益的例子。该计划得到了批准，CEO给了我们18个月的时间来证明KM的价值。

关注有助于实现战略的关键活动

前几个KM举措的选择至关重要。最初的计划指出：“既没有时间也没有金钱来获取所有的信息，只希望这有助于我们更好地做每件事，把重点放在将有最大影响的关键绩效动因上。”由于时间、资源（三个人的KM团队）和预算有限，必须谨慎选择试点应用，以避免资源过度分散。只承诺对关键战略目标的实现有明显和可证明的影响的KM活动。我们画了一张流程图来评估每个潜在的项目，以确保团队保持专注，而不会被影响较小的举措分心。我们养成了一种习惯，就是关注如何利用知识来解决业务问题，而不是如何更广泛地利用某种KM方法。

最初，整个KM团队都把注意力放在几个关键领域上，以证明可以实现的收益。目的社区被认为具有最大的潜力，而高级合作伙伴应邀提出的关键战略挑战，用标准方法难以破解。我们选了4个问题进一步审查，其中一个后来被放弃了，因为这个问题太广泛了。这提供了一个宝贵的教训，就是约束问题并把它们分成易处理的小问题。剩余的三个问题可作为来年活动的框架，同时为每一个问题形成一个目的社区。

每位KM团队成员负责一个目的社区。人手不够时，要么从业务部门借用其他资源，要么外包。通常，每个问题都由一个KM团队成员和大约半个外包人手负责。目的社区设定了明确的业务目的和具体的目标，每个部门/地区单打独斗不可能实现它们。我们设定了影响指标并定期测量。每个目的社区都有一个高级合作伙伴作为拥护者和社长，负责全球进度、资源和融资。这些社区提供了一个论坛，使专业知识关注某一问题，并提供了一条路径使知识围绕业务流动，同时建立了一个有针对性的合作伙伴网络，可以互相提供建议和支持。

在每个目的社区内，关注业务影响的原则延续下来。每个社区主要通过同行协助或知识获取和传播，来每次关注两三个工作流。工作流每6个月接受一次审查，直到它们基本被完成，被新的活动取代。每年测量几次目的社区的影响，并向高层汇报，保持高能见度，确保高层对活动的动机和承诺。社区迅速给业务带来显著的收益，并站在业务的高点为KM活动买单。

一年关注两三个问题对KM团队来说变得越来越容易，KM的实施进展迅速，取得了重大胜利，证明KM可以给业务带来价值。这使得KM的预算和资源定期增加，后面举措的实施成为可能。重点原则成为KM团队的核心。团队有一个每年提交的结构化计划，计划中明确了每年最多致力于完成两到三个关键业务目标。

计划铺开以建立KM案例

从一开始，KM就是作为一个单独的部门运行的，有自己的业务计划。计划详细描述了实施KM的方式和原因。2003年的初始计划指出如下内容。

知识是一种资产，并且必须这样对待它。要让我们的知识资产发挥作用，就需要付出与任何其他资产同样的努力和对细节的同等关注。知识的获取不是偶然的，必须积极地规划它，并且这个计划的实施必须有充足的资源。

业务计划遵循标准的业务规划实践，有一份长期的三年规划和每年提交的详细计划，作为定期业务规划周期的一部分。计划详细描述了来年的整体目标、计划活动的时间表，以及成本和资源需求。通过这种方式，KM成为标准操作时间表的一部分，确保了预算得到同意并纳入正确的时间表，还提供了向广大受众传达KM活动和绩效的路径。

随着第一阶段目的社区带来的显著好处，下一阶段旨在调查在一个职能区内广泛应用KM所获得的收益。所有KM资源（社区除外）都集中在销售部门内部的活动，销售是可发挥KM活动的巨大潜在好处并对KM存在“拉动”需求的职能。该职能领导喜欢与人交往和开发、分享最佳实践，并认识到了可从广泛的KM获得的潜力。围绕主要的销售挑战，我们建立了许多高级合作伙伴网络，这推动了最佳实践的开发和传播以及关键领域的培训。来自各部门和地区的销售总监通过托管的网络进行联系，建立了一个网站并积极管理，把全球的销售人员连在一起。这些方法结合起来，在销售增长和成本节约方面成效显著。

到有需求之处，确保所有的活动与业务及合作伙伴相关

实践社区已经在玛氏公司得到广泛使用，当它关注属于员工日常活动的具体挑战时，也一直是最成功的。当有个喜欢挑战的合作伙伴带头，让业务管理链了解并支持社区的目的和好处时，它们就取得了最大的成功。然而，一些社区没有发展起来，往往是缺乏与合作伙伴日常工作相关的核心目的。如果社区活动没有直接实现业务目标，社区发展最终就会停滞。解决方案是围绕每个问题形成高级网络，以确定知识分享可以帮助的业务领域，这样就可以围绕每个问题形成实践社区。

同样，在与日常活动有关且连接关键业务挑战的领域，知识分享和最佳实践的开发就能得到发展。目的社区确定关键的实践领域并充当最佳实践开发的高级拥护者。此外，社长负责确保每个社区成员都被提供和接受知识、专长，以确保所有人受益。

关键是要学习“去拉动KM的地方”。有一些领域为KM提供了潜力，但缺乏推动KM的兴趣，所以这些领域从来没有成功过。当有明确的需求加上对KM的强烈兴趣后，成功的可能性会更高。

测量KM活动的业务影响

要想证明KM行动的影响，意味着你必须去测量它。很明显，要测量与业务挑战有关的影响指标，这些指标（而不是活动指标，我们确实采用活动措施来帮助跟踪从KM活动到产生结果的联系）显示了KM对业务和接受度的能力。例如，网站的点击量、参与知识获取的人数，这只是辅助诊断。真正的测量是对基线的影响及是否节约成本、增加销售或其他业绩改进。

需要测量影响，意味着每个KM行动都有一个明确的业绩目标，每个工作流都有成本和价值，定义成本和价值往往花费了大量的时间。测量业绩的手段是在每个行动开始时商定的，尽可能使用现有的业务措施。定期（绝不要超过6个月）将业绩汇报给赞助者和项目拥护者。

此外，每年正式审查KM团队的业绩。对照目标审查进度，商定来年的计划和预算。这个审查为KM提供了“陈列橱窗”，展示它如何帮助了战略。审查还会使高层了解和接受KM活动。一旦高层接受了KM，就不再需要正式的审查了，KM就可以作为标准业务审查的一部分来向高层汇报。

保持一致

一旦KM的概念在玛氏公司的文化中得到了验证，它在业务中就拥有了一席之地并不断发展。一致性是其中的关键，包括一致关注几项关键活动，以标准格式定期汇报团队的活动，并将其纳入正常的业务规划周期。团队的品牌和活动的营销也是必要的，我们开发了团队标识和团队专用色以及一套营销手册。营销手册描述了关键的KM方法：在哪里可以使用它们，它们如何提供价值，还有它们已经用于业务的案例。这些资料以硬拷贝和电子资源的形式提供。报告和幻灯片的标准格式确保了KM团队的工作得到承认。以一致的方式与重要利益相关者定期沟通，有助于保持KM举措的“最高关注度”，使其成为解决关键问题的宝贵业务工具。

仔细选择团队成员

核心KM团队在开始阶段是个小团队，重点关注跨产品或跨地区具体全球业务挑战的大型项目。它的职责范围包括：

全力支持选定的目的社区；

围绕关键战略挑战的全球知识获取；

宣传实践社区的好处，并培训合作伙伴使用它们；

确定和开发最适合玛氏公司文化的KM技巧和方法，并就此培训合作伙伴。

随着对这种方法的信任越来越多，团队的人数增加了，每一两年就增加团队成员。随着人员的增多，其他职能或业务领域的KM活动也增加了。因此，团队成员分别负责具体的业务领域，这样既保持了连续性，又积累了经验。

挑选合适类型的人加入团队是最重要的。团队成员的选拔标准包括：商业头脑、经验、人际关系技巧，尤其是倾听技巧和“文化”灵活性。对成员的KM资历或经验没有要求，这些是可以教的。团队成员具有不同领域的工作背景，这样可以充实团队的实力和经验。他们拥有的共同点是都有很强的与人互动和建立关系的能力。在玛氏公司推进KM的目的之一就是要建立强大而活跃的关系网，因而促进进程的人必须拥有很强的人际交往能力。

建立自上而下的支持

在我们整个的KM实施历程中，自上而下的支持一直至关重要。从第一天起，来自高层领导的理解和认可就使KM能够发挥其潜力。每个项目都有一个高层赞助者，其职能是确定重点领域，确保行动与业务相关，并与他们的同级沟通。他们还设定期望，即他们部门内部的同事应该分享和使用知识。KM总监的职能是在整个企业“推销”KM。利用对业务的关键挑战和高层领导需求的深入了解， KM团队的领导层宣传潜在的利益并把团队引向需求最大的领域。

确保高层领导了解和重视KM的价值、有持续的需求，因为不同的领导团队会随着时间的推移而改变想法。有与高层领导之间的固定沟通计划，以确保他们了解KM及KM在他们所属领域的影响。随着举措被引入每个职能部门，KM已经铺开了。当合作伙伴有变化，特别是那些领导或拥护某项举措的人调走时，尤其要关注。虽然来自大多数高层领导的支持可以确保新入职领导知晓公司对他们继续进行关键KM活动的期望，但“新官上任三把火”,KM的有些行动会被迫放缓。

通过现有的业务流程嵌入关键知识

对玛氏公司的未来战略至关重要的KM活动列表确定之后，由每个职能部门的业务领导选择具体的活动。这些活动已经纳入了玛氏公司的标准方法，在整个公司形成了文件和规定。每个职能部门的业务领导只对被认为关键的极少数活动采取行动，以使关键知识嵌入自己的业务流程中。

其他知识领域已经通过培训嵌入了，玛氏大学为同事提供全面的培训计划；关于知识获取的关键要素已经被开发成培训课程、工作坊和小册子。其他活动已经在工作坊或会议上启动了，并被定位为“精华经验”，供大家在类似的情况下使用。这些经验已被同事采用，因为它们带来了真实的好处。确定关键领域和了解KM如何带来好处的初始工作，有助于确保同事的日常产出。

KM实施何时结束

KM实施结束时会发生什么？以我的经验，KM永远没有结束的时候！因为我们需要不断保持对关键战略问题的关注，并确保团队不被其他活动分心；高层领导、社区社长和赞助者经常轮换，我们还需要不断宣传KM的角色和收益。然而，随着KM在整个企业更广泛的铺开，对角色不熟悉的同事越来越认识到KM的好处，他们发现了团队定期分享和使用知识的好处，并要求继续这样做。至此，我们就能更多地围绕具体的应用沟通并不断宣传大家从KM获得的收益。

总结

在玛氏公司实施KM几乎就是本书中许多原则的教科书式说明，持续关注业务动因、选择关键知识领域、沟通计划、在每个阶段实现业务价值的分步方法，所有这些都是前面章节中建议的现实应用。玛氏公司的KM是一个持续的旅程，在旅程中，玛氏将KM作为业绩的关键要素嵌入业务。

CHAPTER 28
第28章 在一家全球油气公司实施知识管理

丹·兰塔

背景

Oilco是一家独立的国际油气勘探和生产公司，业务遍及全球。故事开始于21世纪初，那是个石油企业整合与并购的时代，当时许多组织的领导发现自己负责一堆分散的业务单位，每个单位都有自己的做法和知识，知识分享遇到多个障碍，包括时区、语言、奖励、表彰等。最重要的是人们之间缺乏信任关系，这主要是因为许多人互不相识。下面的故事将讲述障碍是如何在Oilco内部被逐渐破除的，而这是KM实施计划的一部分。

Oilco内部的KM起源：协调许多战略事务的领导亲眼看到，在世界不同地方的员工工作高效，但彼此之间没有联系，在一个地方已经被证明有效的解决方案没有与其他地方分享，这导致大量的“重复发明”。领导层认识到了在整个企业分享知识的潜在价值，分享知识应该作为应对公司的安全、环保和运营挑战的一种方式。他们觉得在工作职能和业务单位之间开展全球协作可以使成本大大降低，有利于生产力发展，特别是能使业务更一致。此外，领导层懂得了协作代表了知识沿业务单位“横向”运动，而这正是他们希望构建的知识分享文化。

把分享与业务联系起来：一种大胆的方法

Oilco认识到，需要一种“最初的催化剂”来显示协作行为如何让全世界的员工受益。第一个尝试是努力收集员工分享知识使业务成功的案例。半年过去了，这种做法的效果非常不好。员工不知道为什么他们应该花时间填写表格，记录知识分享的成功案例，因而很少有人提交。问题在于希望的行为与更大的奖赏，即全球知识分享和商业价值之间没有明显的联系。

为了克服这个问题，公司领导层做出了一个令人吃惊的大胆决定，他们告诉区域领导：参与知识分享将成为Oilco年度奖金计划的一部分。这让人大吃一惊，因为到目前为止，很少有其他公司曾经公开知识协作与商业价值之间的联系。

将知识分享与奖金计划挂钩一公开就引起了业务单位领导和员工的关注。知识分享成功案例的数量显著增加，小型核心KM团队几乎难以处理。这时产生了另外一个问题：什么类型的奖励能激励员工积极投身知识分享？

KM团队很快就制订了一个全球性奖励计划，奖品种类的命名与期望的协作行为相结合。奖励是继续得到高度重视的精巧一击，并代表了这样的事实：员工分享知识最重要的原因是专业自豪感和他们想帮助他人的事实。

KM团队认识到，员工没有把它视为日常工作的负担。如果没有可持续的框架落实到位，以确保知识分享既有效又足够简单，最初的成功就会转瞬即逝。他们成功落实了行为训练，正式建立了知识网络（与更浅显的术语“实践社区”相比，Oilco更喜欢“知识网络”这个术语）。

知识网络与业务成果之间的联系

从一开始，Oilco的知识分享计划就与业务动因联系起来了，所以不同区域或单位的人协作会直接影响业务成果。要产生这种联系，在得到批准前，知识网络必须展示一个明确的有领导支持的商业案例，然后必须创建一套在全球或区域层面服务于业务的可交付成果。

这两条原则对Oilco知识分享的性质和特征有深远的影响。为什么网络成员应该在知识网络上投入时间？业务调整提供了明确的理由，并最终形成更集中的“有目的协作”，他们还支持纵向连接和横向结合不同的孤立的业务单位与领域。

Oilco建立和保持有效的知识网络的方法较少关注找到合适的技术，而更多地关注指导人们改变他们彼此关联、工作任务关联的方式，并采用新的行为，例如：

主动从专家或同事那里寻找答案或解决方案；

摆脱“不是这里发明的”观念；

积极分享诀窍；

将知识分享视为做生意的方式。

然后改变网络门户网站模板，以反映或实现这些行为。

把人和治理联系起来

通过以业务为中心的网络系统地把人联系起来，成了Oilco知识分享战略的主要动力。网络包括具体知识领域的从业者，例如工程师、地质学家和钻井工人。网络得到了社交技术的支持，如讨论论坛和维基。该网络系统由网络负责人领导，他会向网络赞助者报告。网络使员工能够打破人为的障碍，建立信任，参与对话和其他协作活动，从而改进工作业绩。网络成员可以通过分享自己的经验表现出专业的自豪感，并帮助他人减轻风险、影响决策和加强安全，以及提高整体运营效率。

针对网络的每个方面制定的一套具体规则使知识网络更加稳定。创建治理框架是持续的过程，需要与Oilco的员工和领导层定期互动，以确保这些治理（如下所示）得到采纳。

通过测量对已解决问题的影响来衡量业务价值的方法。

建立网络并提供一个关于任命领导和网络启动方法的商业案例。

通过一系列的成熟阶段不断发展网络的方法。

关于在网络中管理知识的协议，包括讨论、内容、专业知识、工作组和维基文章的指导。

在《从优秀到卓越》（Good to Great）一书中，吉姆·柯林斯（Jim Collins）确定的因素之一是“无情纪律”（relentless discipline）在取得突破性成果中的贡献（Collins,2001）。守纪和系统的治理方法带来了一致的结果，还有一个支持协作并对全球用户都有意义的整体系统，这些都是由Oilco负责知识分享的KM团队通过治理所取得的效果。

明确清晰的领导带来知识网络的增长

Oilco于2004年年末开始其最重要的知识网络推动，由经验丰富的咨询顾问组成的KM团队直接与高层领导合作，创建并实施雄心勃勃的基于治理的知识分享模型和战略。由于有执行领导层的支持，前几个知识网络能够在2005年年初启动，这一举措代表着分散在全球的孤立业务部门和领域之间的协作拉开序幕。

到第2年，网络的数量已经增长到接近60；到第3年，大约80个网络在运行。为了创造最大的影响力和最大的价值，所有网络都是全球性的。进入计划的第8年，网络数量已经增加到大约150个，成员占了全体知识工作者的绝大多数。员工通常拥有多个网络，每个成员平均拥有3到4个网络，这在很大程度上归功于每个网络的外观和功能的一致性。这种一致性触发的系统分享和获取，形成了公司保留最有知识人员的关键知识并使它为人所用的策略基础，并且寻找和再利用知识成为焦点。这大大提高了员工的生产力。

这时，知识分享在Oilco得到了上层的广泛推动，随着知识分享融入公司的文化和DNA，各级管理人员都开始支持和宣传知识网络并提升知识分享的重要性。例如，在一次Oilco员工意见调查中，知识分享的增长效果在员工满意度调查中位列第二，然而即便如此，当制订战略和计划开始时，大多数员工很可能还不认识“知识分享”和“知识网络”这些术语。

建设可持续性

一旦每个网络启动了，KM支持团队就通过辅导、技术解决方案、在网络上分享最佳实践来提供指导和支持。在KM团队的指导下，Oilco为网络开发了一个流程，每个网络可利用这个流程对照预定的成功因素自评。知识网络的领导与网络专家定期举行会议，详细地评估网络的运行状况和业务影响。这些会议是强制性的，每个网络每年至少举办一次。在会上讨论解决方案，以提高网络对标准成功因素的贡献。随着时间的推移，内部基准与其他网络的竞争成为关键成功因素，这个评估过程连同网络门户网站有效性的审计以及网络商业案例和KPI的分析，明显提高了网络的持续成功。

讨论和经验教训学习

Oilco KM方法的核心要素是通过协作门户把人联系起来，这样他们就可以讨论和分享最佳实践与得到的经验教训。因为在Oilco大约50%的全球劳动力把英语作为第二或第三语言，英语门户网站就成了“伟大的均衡器”，而员工往往觉得在门户网站上进行书面沟通比在电话里讨论更舒服。协作门户帮助全世界面临类似问题的技术专家从同行那里寻求知识和他们的专长，从而做出更快、更明智的决定。

由KM核心团队管理和监督的网络门户网站，也让更新和经验更少的员工能够从全球主题专家那里挖掘深厚的专业知识。他们可以寻求澄清、意见、想法和验证解决问题的方法，并将这些作为全球公司的一部分来实施和运营。员工没有与相应的知识网络“商议”就独自从事复杂的工作任务，是不被允许的。

随着越来越多的网络成员认识到了全球协作的积极结果，所有知识网络每年讨论线程的累计数量超过了几千个，所有门户每月的点击量也飙升到200多万次。

提倡再利用

随着讨论的发展，Oilco在扩大从经验教训中获得的影响方面也很有成就。KM核心团队开发了一种独特的技术，通过这项技术，网络管理者能够把来自他们门户的单个讨论线程，与其他网络分享（不用复制线程），同时保持一个线程中答复的完整性和自由流动。讨论线程通常由网络成员发起，以寻求对运营问题的帮助和建议。这个功能大大扩展了潜在解决方案的数量和在全球的应用范围。平均而言，与相关网络分享的讨论收到的答复是在单个网络内收到答复的两倍多。

讨论分享工具得到了广泛应用，大大增加了从经验教训中获得的价值，同时可使职能和业务流影响决策。网络成员可以利用门户点对点地解决问题，或通过高级从业者和主题专家指导的讨论广泛地学习；也可以搜索或浏览结构化的现有知识和经验教训库。这不仅减少了知识工作者之间的分散程度，还通过在公共网络提问的需求增进了组织间的信任。

整合：关闭的讨论和企业维基

随着网络内讨论的蓬勃发展，一个二阶问题出现了：“对于讨论线程中收集的所有非结构化知识，我们该怎么办？”双管齐下的解决方案包括关闭的讨论和创建企业范围内的维基，这些都由独特的技术和流程实现。

核心KM团队认识到：在线讨论的知识不应该留在网络门户上任其老化，许多讨论包含了详细的分析和背景信息，它们代表了有经验的网络成员的广泛知识体系。KM团队研究了那些已成功得出结论的讨论，并制定了流程和政策，鼓励网络管理者正式“关闭”那些讨论。这些关闭的讨论变成了可搜索的文档，并添加到知识网络的内容库供成员再利用，因此形成了一个宝贵、巨大和可搜索的知识资产库。下一步是通过开发企业维基，链接这些内容。

Oilco的员工对维基的概念并不陌生，他们会在此获取知识网络上的见解和智慧。企业维基发出了一条重要的信息，这对Oilco是一个且是唯一一个提供背景及百科知识的地方。为了使企业进一步了解维基，核心KM团队创建了一套高端的电脑培训模块。团队还与担任维基版主的业务人员定期会面，以确保他们了解最新的维基治理标准。

衡量知识网络活动

Oilco相信“你负责你衡量的东西”。保存由网络提供的业务影响的详细记录有助于带来赞助，吸引并留住新成员。成功案例为知识分享的整体利益提供了一个衡量标准，而知识网络也提供了更具体的标准来衡量基于商业案例的目标带来的价值。有些网络采用了非金钱的标准来衡量成功，例如健康、安全和环保改进或风险的降低。核心KM团队学会了灵活衡量，只要那些标准与Oilco的高级业务目标一致，就可以进行衡量。

整体业务影响与几年内以数亿美元衡量的知识分享直接相关。知识分享增进了从解决运营问题获得的业务利益，而解决问题是通过知识的再利用或最佳实践再利用获得业务收益的。

总结

十多年来，Oilco坚守承诺，朝着自己的愿景努力，通过全球协作和知识分享创造了员工持续提供增值价值的工作环境。在Oilco，对知识分享和协作的支持来自管理层，并在整个公司向下和向外展开，同时构建了稳健的知识网络框架，得到角色、技术和治理的支持。Oilco认识到，创造一种协作文化是一个永无止境的旅程，其核心包含两个要素：塑造行为和商业价值。

CHAPTER 29
第29章 在华为公司实施知识管理

谭新德[1]

背景

华为公司是世界上增长最快的企业之一，也是中国著名的跨国公司。2015年，华为公司成为世界最大的电信设备制造商，并跻身最大的智能手机制造商行列。华为某些部门负责设计和制造电信设备、智能手机（在本章中称为研发领域），某些部门负责为运营商客户建设和运维电信网络（在本章中称为交付领域）。

KM解决了华为的三大业务问题：需要应对员工的快速增长（进入2010年，公司每年增加10 000名员工）；扩大新市场和产品需要迅速学习；需要将知识从中国深圳总部转移到全世界的项目和服务团队员工（在本章中称为一线员工）。

华为是一家拥有超过17万名员工的公司，在华为，如果没有人问你“这一项工作有什么价值”，你就什么也做不了。只有当你在华为的业务中创造了价值，并获得了资历后，别人才会接受你。过去几年，我们所选取的路线就像是从北线攀登珠穆朗玛峰，也就是说，这是非常具有挑战性的。

KM对华为的价值

当我刚接受这个职位时，我冥思苦想如何做KM。前几个月，我对华为KM标准应该采取的方法非常不确定，我不断努力寻找令人振奋的话来说服自己。后来我看到了一位同事引用来自麻省理工学院的一句话：“KM的价值并不取决于知识或信息技术，而取决于组织成员对知识的使用。”这句话给我留下了持久的印象。我们公司的CEO也经常说：“我们所做的一切都是为了活着。”这些话触动了我。我把它们放在2012年我给企业高管的报告的首页，并用几分钟的时间予以阐述。后来高管们告诉我，他们认为这些话是非常正确的。

在华为，KM最近这几年在每个领域倡导的每件事，都可以归结到这个问题：“你所做的，是否帮助一线同事改进了他们对知识的利用？”当然，一个人对知识的利用势必有助于提高个人和组织的工作质量和效率。

杰克·韦尔奇说过：“一个组织的学习能力，以及知识迅速转化成行动的能力，是最终的竞争优势。”我一直支持这个观点，但从来没有找到应用它最合适的地方。直到2014年，我参观南京研发中心，与一些团队领导讨论KM，其中一个人分享了新员工培训的经验，恰好涉及这一点。绝大多数新员工都是刚大学毕业，他们都有某些共同点，就是需要经过一段很长的时间才能独立工作。新员工有一周的入职培训，然后是另一轮的部门培训。这种培训对于将知识迅速转化为行动不是特别有用。在研发部门，毕业生员工通常需要大约6个月才能准备好独立工作，但这个团队设法在不到两个月的时间就做到了，怎么做到的呢？

很简单，入职培训后，新员工被分成5个队，给每队分配一个以前版本产品的模块。这些模块已经更改了源代码，添加了错误，而目标是在不到20天的时间内对其进行调试。在这20天内，每个团队处于紧张的压力之下，因为这是他们通过试用期审查的关键部分。在这20天中，有专家在场，但他们不会主动帮助你，当然，只回答问题，只会提供基本的指导，剩下的就全靠员工自己了。经过这20天的培训，新员工基本上不会再犯新人常犯的基本错误。只要他们能够在20天内完全调试模块，说明他们已经系统地掌握了华为的编码标准，就不担心他们是否能够开始下一版本的工作。这位同事的故事使我完全了解了我们与HR部门是相互依存的，并且最终我们的目标是加快员工将知识转化为行动的速度。这个速度越快，我们的竞争优势就会越大。这是我们可以逐步完成的事。

华为公司KM旅程的开始

在2000年以前，华为已经有一个内部公告栏系统（BBS）。和许多中国员工一样，华为公司的员工也有午休的习惯，但我还能清晰地记得，在那段时间，有许多人放弃了午睡，把时间花在在线论坛上。例如，一天早上，我正在进行一些软件开发，遇到了一些我不知道如何处理的问题，那么我该怎么办？我会在论坛发问，马上就会有一大堆同事回应，分享他们的经验。但是在2003年和2004年，公司对信息安全问题变得特别谨慎并关闭了论坛，这非常令人遗憾。我知道研发部门仍然有许多人怀念这个论坛。

在2008年以前，每个业务部门都已经开始建自己特定领域的知识共享站点。在华为公司，这类自发、多样、相互孤立的知识库非常普遍。到了2008年，虽然信息安全仍然是头等大事，但研发对跨部门、跨领域知识分享的实际需求太大了，无法忽视。

为什么研发部门迫切地需要KM？很简单：因为华为研发领域本质上是知识创造领域，研发部门的员工本质上是知识工作者，自然而然地需要知识来帮助他们、武装他们，使他们能更好、更有效地创新产品。为了响应需求，2010年，研发领域用Web 2.0工具打破各产品线间的壁垒在研发区（不向非研发共享）搭建了一个针对所有研发员工的分享平台。很快，营销和全球技术服务、财经等其他部门，也在战略与市场营销领域的牵引下，在公共区搭建起针对所有非研发员工的分享平台。

2010年，我们的软件公司面临巨大的挑战：我们为许多电信运营商提供了量身定制的解决方案，怎样才能从公司总部获得知识和经验，并将它迅速提供给我们的一线团队？我们征求了安永会计师事务所对KM的咨询意见。华为公司的KM分为两种知识：一种是显性知识，即可以记录下来和用眼睛看到的知识；另一种是隐性知识，即只存在于大脑中的知识。存在于大脑中的知识肯定比可以记录下来的知识更重要、更有价值。回想起来，安永的计划更偏重显性知识的管理。我们的软件公司就向管理层寻求一些政策支持，希望开创KM先例。公司管理层告诉他们可以继续进行KM，并决定成立公司级的KM项目组。

2011年，公司管理层对KM项目的指示是聚焦于发现其价值。我们与几个开发团队进行了试验，引进了顾问，做了一些渐进的试验，发现了一个立足点。“项目学习”试点方法对于研发员工来说可谓大开眼界，他们没有认识到知识也能这样“管理”，结果非常有效。

然后我们请顾问向公司管理层提交报告，在这份报告中引用了2001年年底BP的案例分析，管理层深受鼓舞。BP在世界各地都有油井，在一个油田钻井的成本接近6亿美元，但通过KM，他们成功地在打下一个油田时将成本降低到5.4亿美元。对于BP，这意味着税前利润增加了6 000万美元。结合我们在研发部门的初步成功，这个案例分析使公司管理层相信KM有巨大价值，他们让我组织一个全职的公司级KM团队，并逐渐在每个业务部门设立一位全职或兼职的知识经理（我们叫他们KMer）。

2012年，我们做了两件事。第一件事是整合上面提到过的两个独立知识平台。由于仍然担心信息安全，所以我们请领导层做出决策，在公共区合并两个平台，并整合来自研发和非研发人员的知识，拉通研发和非研发人员的交流沟通，真正做到“同一个华为，同一个社区”。在这个过程中，我们受到了一些质疑，甚至在研发领域也反对的声音，但现在看来，大家承认它是大方向正确的举动。

第二件事是实施KM方法。2012年，我们在研发领域的KM实施团队关注了一个开发团队，并在约一年之内，进行了两次试点。在第一次试点中，我们测试了几种方法，业务部门觉得这些方法很有意思，切实提高了产品研发质量，对产品市场销售的确有好处。所以当第二次试点时，相关产品开发部门的主管决定完全试用，并指定一个关键的业务人员担任专职的知识经理。这位知识经理引导产品开发部门关注这个版本中最可能出现的关键问题和知识差距。经过一番分析，我们发现有些团队有相关的经验，并与他们进行了一些访谈和交流，这使我们的开发团队能更好地了解他们的经验，并对一些重点进行优化。这次试点的质量很好，它赢得了开发团队有史以来的第一个五星评价。这个案例显示了KM如何直接提高我们的产品质量和交付效率。

回到前面提到的BP案例分析，按照我们区分公司不同领域的方法，我们的交付领域（而不是研发领域）与BP案例有最多的共同点。例如，我们曾经有个海外项目，预算达到了10亿美元，所有这些费用来自哪里呢？有一个关键的要素：在建筑或电线杆上安装基站，我们把它们叫作“站点”。当时，我们在某国有一个项目，我们的工程师要往返22次才能完成一个站点的安装，这意味着非常昂贵的成本。

事实上，我们已经有了成熟、集成的解决方案，这些方案来自我们在其他国家的成功经验，但当地的团队不理解它们，所以从来没有用过。我们变成了项目经理，强烈推荐集成的解决方案，并最终使完成一个站点的安装所需的往返次数下降到8次。你可能会问：8次往返和22次往返相比，区别大吗？问得好，我们的工程师每次前往现场时，都要带上我们合作伙伴的工程师，并且每次我们都要付给他们一定金额的费用，所以从本质上说，通过把往返次数削减到8次，我们就把相关成本削减了差不多2/3。这再次回应了分享知识如何对生产和效率有直接的好处这个问题。

2013年，我们在研发部门与10多个产品团队试点了KM。当时，有五六个团队的工作执行得比以前好。后来，我们做了分析并发现，完全实施KM是非常困难的任务，最困难的部分是我们的业务团队真正理解和采纳KM背后的理论和方法。正如我前面提到的，我们选择了一条非常困难的路线，核心在于我们选择了最现实的路线——直接涉及价值创造的路线。

按计划，到2014年年底，我们的KM实施项目接近完成，从那时起，会由业务部门实施KM。从研发部门的第一个试点项目到整个公司的不同领域，我们的公司级KM部门一直只有三四个人，但是随着推进，每个领域现在都有自己的专职知识管理者，总共大约30人。在我们的业务部门，KM逐渐在如研发、销售、交付部门，甚至几个海外国家的经营业务中扎根。

从总部奔赴一线

我们的KM目前正走出总部的研发部门，我们把自己的KM目标定为“三个一”：一分钟内找到工作必备知识，一天内在社区上得到问题的响应答复，前线项目完成后一个月内可获取其总结经验。2014年年中，我去了某个国家，我们软件公司的第一个“全IT”交付项目在这个国家部署，项目取得了成功，我们的客户也很满意。

华为总部的能力中心请了一位KM专家前往该国引导“知识回顾”，花了三天的时间了解华为如何成功地交付了项目。第三天的下午4点，在回顾会接近结束时，这位专家问还有没有人要说什么，大家都笑着说：“我已经被掏空了！”

这就是KM实际为我们所做的：当项目顺利完成后，我们必须用KM方法来收集获得的所有经验教训。当项目开始时，我们必须用KM方法来确定项目面临的困难和挑战、知识的差距在哪里，以及我们可以要求获得公司的哪些资源来帮你实现目标。

总而言之，过去几年，KM工作的开展一直比较困难，因为我们所在的部门离业务部门如此遥远，所以业务部门不能总是马上就能了解KM。研发部门以前的成功是由于研发的同事对KM有兴趣。我们抓住了这次机会和专家顾问的影响力，逐步撬动，争取实施。

显性知识与隐性知识

我们的顾问曾经给了我们一些经验数据，告诉我们：“在100%获取的显性知识中，通常只有5%可应用于现实世界。”这给了我很大的启发。如果你只做显性知识的管理，这意味着你95% 的工作都浪费了。显性知识的传递经历了收集；隐性知识的传递经历了对话。中国有一句古话：“听君一席话，胜读十年书。”这的确是至理名言。因此，我们应该关注在项目期间的学习，做到我们所说的“事前学、事中学、事后学”。这种学习是经过项目检验的，并且非常有效。当然，过程是非常困难的，因为你必须说服人们这样做（即事前学、事中学、事后学），并且这么做将是有效的，这很难。这就是为什么走这条路一直这么困难。

在显性知识的管理上，我们不比许多其他公司先进多少。从我在许多公司的演示中所看到的，他们在显性知识的管理上都很出色，特别是知识库的建设。在华为公司，许多部门已经建立了自己的知识库，所以我们的第一步不是从这里开始，因为可能会遇到很大的阻力。我们正在走的路线要求我们先证明自己的价值，然后证明我们能做得更多。这是我们必须从自己的经验中分享的。

KM在华为公司的现状

这是我们2014年宣传的全部情况。我们在研发部门做KM，在每个业务团队都有试验案例，至今基本上都在运行。凭借华为公司当前的敏捷开发过程，我们每个项目都有一个重点的KM计划，对于产品版本中的每个迭代，我们都进行迭代后审查，在版本的最后阶段，我们做一次充分的回顾。这是我们目前测试的一个计划。在研发部门内部，我们已经普遍推动了这个计划。

对于平台，我们没有强调太多。我们的平台仍然不像其他平台那样关注“可上网”，但我们确实关注了几点。

首先，我们关注解决现实问题。我们有一个试验用户在我们的社区提出了一个问题，这个问题困扰了他两个月，但是刚过5小时，他就得到了完整的答案。这样的成功案例是唯一可以让用户开始信任和依赖我们社区的方式。我们的社区每月平均产生1 600万的网页浏览量，其中88% 与团队活动有关。基本上每个用户都会在某个时刻加入几个小团队，我们正在关注将这些团队发展成真正的实践社区。谈到实践社区时，我们有一个标准，就是超过70% 的内容应该回答关于基层业务的问题。许多人认为这个标准太严了，但从华为公司的角度，我们从头开始，社区的核心原则是帮助用户解决业务问题，或帮助业务团队解决关于业务创新的问题。华为目前有3 500个团队活跃在我们的知识分享平台上，但目前，我们已经确定只有一个团队实际达到了实践社区的标准，这就是我们的知识管理者社区（KM专家的实践社区）。在知识管理者社区论坛，任何问问题的人都会在1小时内得到答案。

其次，我们关注人，我们做了微访谈、荣誉称号、奖章和特别标题，来奖励我们的用户和实现自我。每年我们都邀请来自世界各地的用户在我们的社区讨论他们的需求，并采取措施在我们的经营目标中实现它们。

最后，我们关注内容建设。在华为的社区，“内容值得阅读”是吸引和留住用户的关键要素之一。这就是为什么我们需要不断鼓励、开发和推广优质内容。在我们社区的月报上，我们选取用户写得最好和最受欢迎的内容，并重新发布它，甚至领导层也会看它。我们还收集有关热门话题的优质内容，像互联网和大数据，并重新发布给目标受众。

2014年，我们支持了一个发展得非常好的技术实践社区，只用了半年就解决了500多个业务问题和现实问题，平均响应时间不超过1小时或更少，并且所有这些问题都是关于硬件设计的详细问题。这个社区不仅由我们的知识管理者运行，还有几位高端硬件专家，他们看到了这个领域内的需要并采取了行动。当然，这并不容易，因为公司中的每个人都有他们自己的KPI（关键绩效指标），找到对此热衷的人不容易。这个实践社区是我们业务领域最优秀的实践社区之一。

这使我们回忆起在华为公司我们对KM的信条：

KM的价值并不取决于知识或信息技术，而取决于组织成员对知识的使用。

总结

本章阐述了本书的许多主题，它描述了如何将KM引入一家庞大而复杂的跨国企业。KM与价值之间的联系是贯穿本章的一条线，也是本书中一个强大的主题，谭新德描述了他如何面对价值挑战，就像“爬珠峰的北坡”。正如他解释的那样，当一些员工应用KM时，价值就产生了。首先，价值的概念来自公司以外的案例，然后通过内部试点，例如为研发项目带来这么高的质量，让这个开发团队赢得了第一个五星评价。谭新德的KM团队很小，但能够通过KM拥护者（在本章中被称为KMer）的关系网运行。这30多位倡导者一直领导着KM在业务部门的本地应用，并随着KM的扎根发挥更突出的作用。

CHAPTER 30
第30章 在新加坡青年奥运会实施知识管理

新加坡青年奥运会组委会知识管理负责人 多琳·谭

背景

当新加坡于2008年2月赢得第一届青年奥运会的主办权时，人们兴高采烈。青年奥运会（以下简称为“青奥会”）是国际奥委会（IOC）近80年来的第一个创新，第一届青奥会囊括夏季奥林匹克运动项目的所有26项运动，以及综合的文化教育计划，并于2010年8月14日～8月26日举行，来自205个国家和地区奥委会的总共3 600位运动员和1 400位官员参加了此次青奥会。

这是新加坡第一次主办奥运级别的运动会，以前主办的重大赛事有1973年的东南亚运动会。新加坡人民期待着借这次千载难逢的机会向全世界展示他们国家的软件、硬件和“心件”（heartware）。新加坡希望充分利用这次机会学习和保留组织此类大型活动的专业知识，从而提高他们未来主办大型运动会的能力。

这个案例分析描述了新加坡青年奥运会KM项目的建立和实施。

为了规划并在2010年8月举办奥运会，新加坡青奥组委会（Singapore Youth Olympic Organizing Committee,SYOGOC）于2008年4月成立。一届成熟的奥运会通常需要7到8年的筹备期，与之相比，SYOGOC要用两年半的时间完成奥运会的准备工作，可谓时间短、任务重。青奥会是个全新的“产品”，有新的组件和服务标准，而SYOGOC没有同级别的往届运动会可参考。当时，一场国际金融危机正在幕后酝酿，并且人力资源有限。

SYOGOC只有一次机会成功地举办青奥会，他们必须第一次就做好它，没有回头路可走。从一开始，SYOGOC的领导层就认识到需要KM，原因如下。

可促进信息的顺畅流动和交换，从而提高SYOGOC的运营效率。

培育一种学习型文化，使SYOGOC的员工随着青奥会筹备的进行快速上手，并且改善工作流程。

保留和传递青奥会的专业知识和经验教训，供未来的重大运动会借鉴。

SYOGOC的KM部门成立于2008年6月，成为KM举措的先锋。

促进信息的顺畅流动和交换

在信息混乱繁杂的时代，要促进信息的顺畅流动和交换，关键在于标准化。所有SYOGOC员工都需要“说”和“写”相同的“青奥会语言”，了解并使用相同的模板，遵循相同的KM流程，参考相同的更新中心信息源。信息应该尽可能容易使用，以便相互参考和更新。随着SYOGOC规模的扩张，有不同程度运动会经验的员工在不同的时间上岗。其中的一个挑战就是让所有员工都说和写相同的“青奥会语言”。为了帮助他们，组委会开出了两张“词典”清单，里面包含超过900条缩写词和700条技术术语，这些术语被归类到不同的主题区。这些清单被分享在网盘里，供员工参考。为了确保清单不断更新和员工使用正确的术语，组委会采取了相应的措施。

由于筹备时间紧迫，事情在SYOGOC进行得非常快，流程是在匆忙中定下来的，相应的模板也是如此。KM团队成了SYOGOC模板的主要制作者和标准化机构，工作范围从联系人报告模板到场地操作手册模板。发布SYOGOC员工使用的模板时，往往同时发布简报或针对员工的集体培训，以便所有人能够一致地使用。

任何KM技术的采购和建立都至少需要6个月的时间，而青奥会的筹备期只有两年半。因此，SYOGOC决定不采购IT系统，而是利用网盘进行KM。就是这样简单，网盘成了整个SYOGOC的默认信息库。它包含了工作文件和数字化记录。

为了防止后来的信息混乱，从一开始就必须人为灌输文件管理纪律。在网盘上，用三个字母的代码给业务部门和会议论坛分配了文件夹。数字文件命名约定是向下关联的，因此可以清楚地识别出文档的所有者和版本。文件夹的名称和注册表文件编号系统必须符合新加坡体育委员会的分类标准，使青奥会后知识能够顺利返回体育委员会。

培育学习型文化

随着青奥会筹备工作的进展，每天都有新的东西要学习，有新的活动要参加。全体SYOGOC员工必须处于一种持续的“行动—学习—改进—行动”的状态。KM活动的目的是，与青奥会的各规划阶段（基础、运营规划、运营准备和运营过程）相结合，培育员工边干边学的习惯。

在青奥会的基础阶段，国际奥委会邀请SYOGOC的员工观摩北京2008年奥运会。观摩后，参与者与同事分享了个人经验和有用的见解，使他们能够改进自己的计划和流程。KM团队开发了观摩后报告和分享流程，从而于2008年8月到9月，召开了第一次全体SYOGOC员工分享会。会后，高级管理层批准在SYOGOC基础阶段结束时，对每个业务部门进行知识获取研讨。第一次知识获取研讨在2008年11月举行，目的是回答下列问题：

到目前为止我们完成了什么？

在这段时期我们和谁合作过？

哪些是我们依赖、创建和参考的知识资源？在哪里可以找到它们？

我们学到了什么？我们怎样才能下次做得更好？

我们需要对运营和规划阶段进行什么调整吗？

在青奥会的运营规划阶段，SYOGOC举行了两次与以上会议同样性质的系列研讨会。这三次研讨会在结束时都举行了一次SYOGOC全体成员分享会，旨在强调功能相互依赖和经验教训。

即使SYOGOC的组织结构开始是由业务部门组成的，在青奥会期间，这些业务部门最终也会变形或拆分为功能区，在不同的场馆工作。为了促进这个“场馆化”过程，在青奥会运营规划阶段，SYOGOC还为每个场馆举行了知识获取研讨会。从第一个系列的场馆知识获取研讨会中，于2009年3月开发和传播了一个模范场馆规划工具包。该工具包详细描述了场馆规划过程中所需的每个小步骤，并作为所有场馆规划小组遵循的指南，它还记录了场馆规划小组的各种经验教训。后来，在每个主要系列的场馆研讨会后，都更新了场馆规划工具包。发布的版本已通过网盘提供给所有工作人员。

在运营规划阶段和运营准备阶段的后期，SYOGOC的场馆团队将他们的场馆规划进一步纳入了场馆运营手册。该手册是场馆规划会议的书面成果，并提供场地操作和职能领域特定操作细节的概述，它还作为需要在场馆操作的工作人员（包括志愿者）的培训指南。KM团队基于场馆规划阶段获取的经验教训和后来接受培训的人员应用的情况，开发了场馆操作手册以及场馆功能区操作手册的模板。

除了整理流程信息和从操作人员处获得的经验教训，在每个系列的知识获取研讨结束时，还与SYOGOC的首席执行官、副首席执行官、首席运营官和部门主管进行了一对一的访谈。每次访谈都采用了标准的事后回顾（第14章），并采集了高级经理的观点。访谈对高级经理有益，因为这有助于他们回忆和反思关键项目的影响和相关影响。KM团队收集了关于下一次如何处理问题的建议。

SYOGOC的员工不仅必须在筹备阶段快速学习，在运动会进行中的学习也很有必要。为了帮助员工在运动会期间学习和改进，所有场馆都实施了行动期间审查。SYOGOC给每个场馆部署了一位KM志愿者，以协助推动行动期间审查，该审查由每个功能团队在每班结束时进行。在每天结束时，场馆经理会用整理过的经验教训作为他向所有功能负责人做每日简报的基础，生成每日简报并发给主运营中心。对场馆有用的好做法/经验教训会突出显示，并由主运营中心在第二天传给所有场馆。

保留和传递青奥会专业知识

在新加坡青奥会期间，SYOGOC有大约22 600名员工和志愿者。会后，不到100名员工会留下来善后，主要是建立关键流程，让来之不易的专业知识得以保留，并转移给下一届运动会组织者和新加坡的体育界。

在新加坡青奥会前，随着SYOGOC规划的进行，在每个规划阶段结束时，工作文件被提交给国际奥委会，以便上传到奥运会KM外网上。这些文件反过来可以为未来的主办城市所用，并供他们在规划阶段参考。此外，SYOGOC在运动会之前和期间，还通过借调计划主持其他运动会组委会的工作，借调员工被派到各个青奥会功能区，以了解青奥会实际的操作。

在新加坡青奥会期间，国际奥委会和SYOGOC共同实施观摩计划和访问计划，在此期间，下一届运动会组委会参加研讨和场馆参观，了解SYOGOC的规划和操作。新加坡青奥会后，KM团队于2010年11月和2011年1月分别了向新加坡合作机构、国际奥委会和中国南京2014年青奥会进行了汇报和分享。这些会议补充了新加坡2010年青奥会后的报告和知识传递材料，并提交给国际奥委会上传到奥运会KM外网上。

新加坡青奥会会后报告，连同整个网盘、纸质记录、媒体材料和高管的学习视频，也被转交给新加坡相关的政府机构，包括社区发展部、青年和体育部、新加坡体育局、新加坡国家档案馆和新加坡国家图书馆，供未来的重大运动会组织使用和参考。高管整理的经验教训还提供给新加坡公务员学院用于撰写案例研究。

除了显性文件，在会后，超过100位员工从服务新加坡青奥会获得了隐性知识和经验，回到新加坡体育局后，这些知识被运用到其他工作中。到写本章的时候（2015年5月），从新加坡青奥会获得的显性知识和隐性知识都已经被利用起来，为2015年6月在新加坡举行的东南亚运动会的组织工作再做贡献。

总结

做这个KM项目比预期更容易和也更难。更容易是因为首先没有什么固有心态要改变，更难是因为我们必须从一开始就在一个极具挑战性和快速变化的环境中，从一开始就实施正确的流程。真正使它起作用的是人：高管从一开始就视KM为关键，部门KM协调员和员工开始相信KM的重要性，并把它作为日常工作生活的一部分。为后人获取知识固然重要，但如果还没有看到眼下对工作的好处，就没人会参与。

CHAPTER 31
第31章 加快律师事务所的学习速度

奥斯本·克拉克律师事务所前知识管理负责人 杰西卡·马格努森

背景

律师事务所属于知识密集型行业。本案例分析考察了英国的一家律所如何实施一种新方法，通过结构化的培训计划加快学习速度。重点放在该律所在实施新的知识和发展计划前，如何运行和向试点学习。

律所的知识和职业发展

在律所担任初级律师的人通常之前都在大学学法律，然后再上三到五年的法学院，之后往往经过一年才会加入律所。律所通常会对新人进行全面的法律培训项目，重点放在法律的变化、客户问题和如何操作律所的系统与知识资产上。然而，这些项目假设初级律师还记得他们在过去某段时间学习的法律基础知识，但实际上，他们通常已经忘记了。鉴于这种背景，律师必须：

帮助初级律师弥补大学/法学院与执业之间的知识差距；

帮助初级律师确定他们需要刷新或发展的领域；

确保初级律师在职业生涯的尽可能早的阶段，就能给客户提出优秀的专业建议。

这些是我在一家著名的英国律所担任KM负责人时，在2011—2013年看到的一些问题。

时间表

2011年年末，我组成了一个项目组，成员包括我自己、房地产专业支持律师（PSL）、人力资源总监和业务经理。我们的重点是为律所达成战略目标确保律师的技能卓越。人力资源总监的角色特别关键，因为作为强大的项目赞助者和律所的执委会成员，他在早期阶段就争取了高管的支持。专业支持律师在形成试点的总体结构和后来的计划方面，也发挥了作用。

我们邀请6所大学和法学院投标一个项目，以共同开发一个计划，解决学习法律和实践法律之间的知识差距，加快初级律师的学习进度。2012年4月，我们选择了一所法学院进行合作，我们思考该向教法律的老师还是向即将从事法律工作的学生询问？

为了检验概念，与法学院协作，我们在2012年夏天的几个月内，在我们的一个部门进行了试点。来自试点的反馈和知识形成了总体计划，帮助我们改进了方法。2013年，我们在每个部门推行了总体计划。

方法

在整个律所引进和嵌入新计划花了大约18个月的时间。项目组采取了7步法：

设计了计划，以刷新和巩固法律知识；

定义了计划的预期好处；

选择了一个试点小组来检验概念；

在试点之前、期间和之后测量了结果；

审查了结果并做出了调整；

与重要利益相关者接洽，确保他们知情；

采取了分阶段实施的方法。

1.计划

该计划旨在通过理论与实际应用结合，刷新和巩固法律知识。每个模块一年运行一次，通常运行8～10周的时间。它提供了一种结构化的学习方法，该方法包括以下四个要素。

自学。利用法学院的法律实践课程或法学研究生文凭在线材料，以及律所内部的培训材料和专业知识文档。这些材料由法学院创建和维护，并放在法学院现有的在线学习平台上。

研讨会和小组会。由合作伙伴、专业支持律师和其他有经验的律师主持。会议非常务实，给初级律师提供机会，讨论针对客户问题如何实际应用法律。

评估的演示。给每位律师一个主题，他们必须准备并向同行和评估人（法学院导师、高级律师和专业支持律师）演示。参与者接受了演示技巧的培训，对他们的知识和表达水平进行评估，在演示后，要反思有没有改进的地方。

评估前和评估后。为了对每个法律主题进行基准测量，初级律师必须在模块开始前参加一次多选考试。这有助于他们了解自己的知识差距，他们应该关注哪方面的学习。模块完成时，他们再参加另一次多选考试，但这次需要得100分才算通过考试。使用评估法加速了学习进度，提供了一个初始基准和达到的知识水平的证据。为律所及其客户提供质量保证很重要，以确保每次初级律师都能获得扎实的法律基础。

2.收益

我们向所有的利益相关者和部门传达的预期收益包括以下内容：

加速学习，提高法律知识水平；

提供质量保证，确保律所的初级律师掌握法律基础和获得卓越技能；

为初级律师提供极好的学习机会和法律基础，使我们的律所与众不同；

针对客户的问题主动运用法律知识，提高初级律师的效率；

通过工作授权（在更初级的水平采纳客户建议）实现高效和成本节约；

从法学院获得教学和行政支持，没有额外的费用。

3.试点

我们运行了一个试点来检验概念。我们选择了一组律师，他们已经经过了法律技术培训。这个部门的专业支持律师渴望利用试点作为机会，使不同办公室初级律师的法律知识提高到同一标准。

试点从2012年6月开始，运行了9个星期。它覆盖了9个法律主题，包括转让、没收和1954年的《房东和租客法案》（Landlord and Tenant Act,1954）。十几个初级律师参与试点，他们的主管也作为支持者和培训师参加了试点。

当第一次沟通试点时，试点小组表达了对评估要素的担忧，他们想了解评估会如何进行，如果他们没有通过最终的评估，会发生什么。他们还想知道怎么围绕其他客户和培养敬业精神来适应试点。回答这些问题和重申试点的目的、目标和好处，对于使小组参与试点和支持其目标至关重要。

2012年9月，项目组向律所的执委会汇报了结果，并获得了在全律所铺开计划的批准。我们的测量策略和结果，对于总体战略侧重技能卓越的律所非常有用，所以铺开计划的批准并不让人吃惊。

4.之前、期间和之后的衡量

测量和审查整个试点的结果很重要，目的是验证新方法，同时为参与的个人提供基准。

试点开始之前，小组进行了一次多选测试，以提高知识差距的意识，强调各个律师需要关注的领域。律师可以看到自己的结果，但其他人以及项目组看不到，从而提供了一个安全和支持的学习环境。这提供了一个在任何培训和学习干预前知识应达到什么水平的基准。

在试点期间，演示的定性测量用来首先评估交付和与受众交互的质量，其次是知识的水平。

试点模块之后，小组立即重新进行多选测试，以验证他们的知识水平是否提高。在理想情况下，任何知识差距都应该补上了，结果是100分。虽然这不是试点中的每个人取得的成绩（见表31-1），但知识增加是显然的，试点证明引入新计划是正确的。

表31-1 各个部门的变化：试点模块之前和之后

5.试点结果

从试点小组得到的反馈是非常宝贵的，可用来调整和改进计划，以及改进沟通和支持它的方式。一些意见马上就得到了采纳，例如，评估演示的时间从一小时缩短到半小时，以减少同行和评估人投入的时间；其他建议被纳入铺开阶段的后续模块。预先进一步安排了自学和研讨，以帮助律师更好地安排他们的学习活动和适应其他的任务。为了评估学习和信心水平的变化，整理了试点前后大多数人的反馈。有趣的是，在试点的过程中，反馈的情况也有所改变，在宣布试点时，大家对评估和时间安排提出了疑问和担心。然而，一旦试点开始了，参与者熟悉了计划，反馈就变得非常积极。

试点基准和反馈证实、结构化的学习方法达到了预期的效果。

加速学习。大多数学习在工作中进行，但该计划的评估要素（多选测试和演示）加快了初级律师增长法律知识的速度。

知识刷新。来自律师的反馈普遍证实了计划是有用的，并帮助他们弥补了学习和实践之间的知识差距。

质量保证。该计划帮助初级律师打下扎实的基础，反过来又能在一定程度上保证律所和我们客户的质量。法学院的参与和认可以及律所对技能卓越的承诺，给客户提供了优质的外部保证。该计划体现和反映了充分的教学演练与成熟的学术研究，提倡通过巩固和复习实践背景下的材料来学习与运用知识。该计划是重要的工具，只是以前被低估了。

提升效率。我们已经知道，掌握和应用基本法律原则的优秀能力会给律所的客户带来更好的谈判结果；同时，计划还使我们对客户的服务更高效和更有效。这意味着律所可以获得更高的利润，或在不牺牲质量的前提下进行价格竞争。

吸引人才。来自新人的反馈证实了，选择加入这个律所的决定性因素是增长法律知识的方法。这种方法既要求严格又能帮助新人进步。

6.利益相关者参与

在整个试点过程中，沟通和分享是在多个层次进行的，值得指出的是与重要利益相关者群体合作良好的一些活动。

决策者。律所的股东和执委会很清楚试点和目标及其实现预期利益的潜力。项目组提供简短和定期的进度更新，在董事会上用详细的报告提出最终的结果和建议，供决策者提问和提建议。这种参与是从概念到试点获得高层对实施的支持的关键。

试点参与者。处理和答复个人反馈、问题和担心是非常重要的，不能被低估。为了使试点小组保持投入，专业支持律师定期与参与者及其主管谈话，解决个人的担忧和问题。我们认识到了沟通的时机以及允许人们对沟通进行反馈的重要性。第一个试点在正式开始前就公布了，由于通知简短，又缺少利益相关者的参与，导致了对试点目的的误解，并引起了初级律师一定程度的不安情绪。通过召开预告会议和有初级律师及其主管参加的定向会议，才消除了误解和不安情绪。对于后续部门来说，他们有更多的时间用来沟通和准备。

同行协助和跟踪支持。四位专业支持律师组成小组，跟踪试点并从中学习。每隔三个星期与专业支持律师会面，熟悉方法和计划拥护者，证实法学院的材料适合各部门的目的，当然也适合初级律师的计划。与其他专业支持律师分享观察到的结果，帮助项目组向其他部门宣传计划的收益以及潜力。

法学院。每隔两三个星期，项目组还将对试点的反思和观察结果反馈给法学院。这使他们能够调整内容和对律师的支持。他们的参与、定向会出席和评估演示使他们和律师走得更近，甚至深化了超出试点阶段协作的承诺。

7.分阶段实施

一旦项目组交付了最初的试点，接下来就是沟通和准备期，与所有承担KM责任的专业支持律师和合作伙伴分享试点结果及经验教训。为了确保中心KM资源不过度延伸，每次在一两个部门分阶段实施新计划。在每个部门实施和运行新计划的第一个模块花了大约18个月的时间（2013年1月到2014年夏季），每个部门的反馈意见和经验教训被分享与传递给后续部门。这样，计划持续改进并嵌入了整个培训课程。

总结

通过试点来检验最初的想法和与法学院协作是一种非常强大的方法。项目组不仅得到了实施新方法所需的证据，还得到了执委会、参与者及其主管更大的支持。为什么呢？首先，试点本身证明了需要该计划，但也需要对该计划进行改进。其次，向每个部门的学习获得了认同，并将改进之处纳入了后续模块和部门。试点只是个测试，可能进行得并不完美。人们如果有改善计划的期望和责任感，就能参与和接受知识发展的改变途径。

[1].谭新德，曾任华为知识管理部CKO,1998年加入华为，先后负责多项工作。——编者注

结语

本书内容到现在为止已接近尾声。如果你的KM旅程与本书的内容同时推进，那么至此你的KM实施也应该完成了，并且KM已经完全嵌入了你的组织业务，你已经引进了新事物，把新的管理领域引进了组织。你应该为自己感到骄傲，你已经成功地做到了马基雅维利所说的那些最困难、危险和不确定的事，你已经在大多数人失败的那些地方成功了，你成功实施了KM。

我们希望本书在你的KM旅程中对你有帮助，并引导你远离陷阱，为你提供可复制的方法、可学习的案例分析、可应用的模板。

现在是你应用这些知识的时候了。对你的KM实施计划进行一次学习审查，识别对未来的KM计划和组织变革计划都会有用的经验教训。广泛发布这些经验教训，这样就能帮助将开展同样业务的其他人。我们可以确定一件事：不管引入KM有多困难、危险和不确定，它都极其重要，未来几十年内，KM实施仍然将是全球组织优先考虑的一件事。

术语表

A3报告

A3 Report

一种结构化文档，遵循审查、分析和记录关于产品故障与产品设计改进知识的过程。

包装

Packaging

将知识编纂、合成一致的格式，这样就可以提供给知识客户，以方便最大限度地再利用。

标签云

Tag cloud

资源集合中的一群常用的关键词，字体的大小象征着该关键词的使用频率。

标记系统

Tagging System

一种系统，允许用户将自己的关键词添加到信息或知识资源。

博客

Blog

一种在线软件应用，可写作并发布简短的文章，按时间顺序显示条目。可用来记录项目和活动发生时的知识与见解。

编码知识

Codified Knowledge

编码知识是以文本、视频或图片形式记录的知识，也称为显性知识。

大数据

Big Data

一个广义的术语，指处理和挖掘多源的、非常大的数据集，为业务获得有意义和可行的见解。

创新

Innovation

通过创造新知识，实现和验证想法、试验和解决问题，推出有显著改进的产品、流程和服务。

对话

Dialogue

会话的一种方式，强调探讨不同的观点并实现相互理解，不一定达成协议。

分类

Taxonomy

一个结构化、受控的词汇表，用来描述文档或讨论的所属领域。分类是元数据的一部分，用于支持相关内容的搜索和检索。分类也可用来描述关联个人和社区的专业知识主题。

分类面

Taxonomy Facet

分类的一个元素，它关注知识资源的具体属性，例如文档的类型、参考的活动和涉及的实体。

公司健忘症

Corporate Amnesia

当人员离开时，由于知识流失而造成关键能力的丧失。

概念验证

Proof of Concept

一种规模很小的活动，目的是向管理层的利益相关者证明KM的价值。

环境可寻找

Ambient Findability

确保在需要的时间点或环境中，相关的知识资源自动弹出。这意味着要预见可能需要相关资源的地方并设计在该时间点将内容“推送”给用户。

收益映射

Best Mapping

一种系统形象的方法，演示KM举措和积极的业务成果之间的联系。

回顾

Retrospect

项目或重大活动周期结束时的结构化促进会，以在团队解散前吸取经验教训。

合伙

Partnering

一种结构化的方法，以确定合作伙伴并与他们交往，协商责任和贡献，同时认可合作伙伴的条件限制和优先事项。

接力棒传递

Baton Passing

一种促进的过程，将知识从一个团队传递给进行同类工作的另一个团队。

经验教训数据库

Lessons Database

一个数据库，其中存储了经验教训，并且可以分类和检索。

经验教训管理系统

Lessons Management System

一个系统，用来管理经验教训的吸取、验证、嵌入和应用。与经验教训数据库不同的是包含工作流程，以确保经验教训得到吸取和学习，而不仅仅是记录和存储。

记录保存和管理

Recordkeeping, Records Management

一套系统流程，保存正式记录，包括官方决定、活动和交易，目的是管理控制、问责、合规，保存组织记忆。

基于搜索的应用

Search-Based Application

一种软件应用，利用搜索引擎向有需要的特定用户主动提供非常有针对性的内容。

目的社区

Community of Purpose

类似于实践社区，但成员的分享聚焦于有共同目的、流程或目标。社区关注交付共同目的，例如，创建最佳实践。

门户

Portal

一个网站，提供对知识库、软件应用和协作工具的访问使用。

内容管理

Content Management

运用流程和系统来管理信息内容，以支持组织的需求，无论是网络内容、文档、记录，还是其他形式的编码知识。

铺开

Roll-out

将新的工作方式扩大到整个组织的过程。

嵌入

Embedding

旨在确保新工作方式成为永久性无形资产的一系列流程和干预措施。

企业搜索专家

Enterprise Search Specialist

一种角色，负责确保搜索技术有效地利用分类法，支持信息架构师的设计目标，帮助用户查找和访问对他们有用的信息和知识资源。

企业分类学家

Enterprise Taxonomist

一种角色，负责开发、实施和维护企业分类法，以支持知识资源的寻找、访问和再利用。

企业分类管理系统

Enterprise Taxonomy Management System

一个软件应用，支持多个分类法、元数据元素和其他参考词语的管理系统集中管理，并作为许多不同信息系统的统一词汇源。

人力资本

Human Capital

由一个组织拥有，使其能够有效工作的知识、能力、价值观和社会属性的储备，人力资本是无形资产的一种形式。

任务后检视

After Action Review

一种结构化的简短会议，在会上团队审查最近的工作活动，并为未来总结经验教训。这个过程通常用于短期活动，例如项目内的任务。

商业智能

Business Intelligence

通过收集和分析来自环境的信息支持决策，以避免风险，为变革创造可能性。

实践社区

Community of Practice

以人为中心的网络，他们从事相同类型的活动或实践领域，在线上或线下定期分享有关他们实践的知识，互相帮助，使彼此工作做得更好。

胜任力

Competence

技术知识、技能和价值观的结合，使某人有能力发挥作用或职能。

数据

Data

测量结果、观察所得和事实，可以组合并整理成信息。

失败展览会

Fail Fair

一种企业范围内的活动，目的是展示组织关于关键知识和改进机会的失败，并体现领导层对探索失败、寻求知识的文化意愿。

试点

Pilot

一个小规模的项目，用来检验组织某个部分的KM框架，并向业务利益相关者展示KM的价值。试点还应该产生见解，从而改进KM框架。

实践所有者

Practice Owner

某领域专家，负责维护该业务专业实践领域的知识，确保能发展和保持必要的能力，同时配套知识库可用和更新。

社交媒体

Social Media

在线软件应用，旨在鼓励和促进社会交往。

社交网络分析

Social Network Analysis

一种方法，描绘团队、社区或组织中的人际交往，评估联系的程度，并确定干预措施来改进知识和信息的流动。

社会认同

Social Proof

使人相信一种方法的价值，向他们展示和他们情况类似的人从这种方法中受益的例子。

同行协助

Peer Assist

一种结构化的促进会或研讨会，需要解决问题或战胜挑战的团队，邀请其他业务部门或行业的人，分享经验、见解和知识。

同行审查

Peer Review

一种结构化的促进会或研讨会，邀请其他业务部门或行业的人，审查另一团队的工作。

文化

Culture

社区或组织内部表现出来的独特行为、假设和价值观模式。因为它们融入了行为，所以很难简单地通过吸引人的理由来改变，而是必须通过系统的变革计划，实施新的流程、角色和其他推动因素。

无形资产

Intangible Assets

一个组织的资产，但不能像现金、设施或设备这些有形资产一样量化和列在资产负债表上。无形资产的例子有名声、商誉、客户资本、人力资本或能力。知识是一种重要的无形资产。

问答论坛

Q&A Forum

一个基于电子邮件的讨论论坛，围绕着问题和答案建立。这些可以成为在实践社区内交流知识的一种强大手段。社区成员可以在论坛里提问，由他们在世界其他地方的同行回答。

维基

Wiki

一组网页，读者通过网页浏览器界面可以直接编辑。

维基马拉松

Wikithon

一个促进活动，一组知识所有者或实践社区成员一起在维基平台上合成集体知识库。

显性知识

Explicit Knowledge

以前的定义是显性知识是可以表达和描述的知识。如今，这个术语已经变成了编码知识的同义词。

信息

Information

能告诉你一些事情的数据的集合和呈现。

信息架构师

Information Architect

一个角色，负责在门户网站或知识库这样的系统中设计信息和知识环境，以便用户可以轻松浏览和检索信息资源。

行动前审查

Baton Passing

一种促进讨论会，在项目或活动周期开始前，确定与项目有关的知识需求和优先学习的内容。

学习

Learning

由于获得新的见解和知识，从而改进做事方式。

学习历史学家

Learning Historian

一个角色，负责通过访谈、数据收集和分析来创造可学习的历史。从特定的活动或事件中萃取可学习的知识，并就经验教训的应用给出指导方针。

元数据

Metadata

描述数据或文档属性的数据，例如标题、作者、创建日期、主题、结构、安全分类。元数据有助于内容的管理，并支持对内容的访问，例如通过搜索。

隐性知识

Tacit Knowledge

保存在人的头脑和身体中的知识，有可能写下来，也有可能无法记录。

验证

Validate

确保某件事中的教训或知识点是有效与可防范的，并可作为最佳实践，在将来可以应用。

Yammer黄页

Yellow Pages

一种商用微博工具，微博支持分享短消息和更新。见“找人”。

最佳实践

Best Practice

一种做事的实践或方法，经过确认和验证，是目前已知最好的做事方法。

治理

Governance

通过架构、政策、指标、绩效管理和支持的组合，实现对组织职能的有效管理、监督和问责。

战略知识领域

Strategic Knowledge Areas

战略中基于知识的能力，对组织的效率和竞争至关重要。

找人

People Finder

一个知识目录，将人名与知识领域匹配，用以帮助员工找出在组织中“谁知道什么”。

自动分类工具

Autoclassification Tools

给信息和知识资产自动分配标签或分类主题的软件工具。它们可以按给用户的检验标签或主题工作，或者它们可以完全自动化，在后台工作，不用人干预。

专家系统

Expert System

一种系统，将专家的知识和决策规则嵌入软件应用中的算法与工作流程。

资源映射

Resource Mapping

一种结构化和形象的方法，可确定KM实施所需的资源，还有谁将负责贡献这些资源。

专业支持律师

Professional Support Lawyer, PSL

律师事务所的一个角色，负责提建议，运用先例和诀窍，为客户提供培训和支持。

政策

Policy

对特定活动领域相关雇员期望的明确说明，阐明指导原则、角色和责任、支持指南。

主题专家

Subject Matter Expert

社区或职能中的某人，拥有子领域主题知识的所有权或管理权，并代表社区或组织管理该子领域，经常接受实践所有者的指导或监督。

知识资产创造流程

Knowledge Asset Creation Process,KNAC

由西门子开发的一个五步过程，用来围绕一个特定的主题或产品创造合成知识资产。

知识

Knowledge

让你采取有效行动的诀窍、技巧、经验、理解和经验法则。另见显性知识和隐性知识。

知识分析师

Knowledge Analyst

一种角色，负责围绕来自不同知识库的具体主题，检索和整理知识资源，并准备向内部或外部客户汇报。

知识资产

Knowledge Assets

分散独立、可识别的知识项目或集合，有助于使组织有效地工作。知识资产覆盖了从显性到隐性知识类型的整个范围。它们包括技巧、能力、方法、实践、经验领域、专业知识和关系资本。

知识审计

Knowledge Audit

一个总称，指系统地评估知识资产、知识差距、知识流和KM流程，目标是提出改进建议。通常是KM实施详细规划过程的一部分。

知识库

Knowledge Bank, Knowledge Base

收藏组织或实践社区的显性知识的地方。

知识经纪人

Knowledge Broker

一种角色，将他们与工作之外的知识和信息联系起来，通常通过同事自己的社交网络。

知识咖啡馆

Knowledge Café

一种促进性大型会议，通常在咖啡厅风格的桌子旁进行，在会上小组分享对话。一般每桌都有一位引导员促进对话，在每个对话周期结束时，同桌的其他参与者分开，加入不同小组和不同桌子。知识咖啡馆有利于给复杂的问题或挑战带来多个视角，并加强交流和建立关系。

知识获取和记录

Knowledge Capture, Knowledge Documentation

将隐性知识记录为编码形式，从而成为显性知识的过程。

知识工程师

Knowledge Engineer

一种角色，负责从专家、团队或部门获取知识。

知识交换

Knowledge Exchange

一种会议，许多人在会上讨论和互相学习，在知识交流的过程中，每个人都是贡献者，同时也是学习者。

知识展览会

Knowledge Fair

一种组织范围的活动，目的是展示其知识能力和显示KM的好处。

知识移交

Knowledge Handover

一个促进的过程，将已经完成项目的项目组获得的经验教训转移给可能需要该知识的其他项目组。

知识管理

Knowledge Management

一种系统的战略方法，将一个组织集体知识的价值最大化。

知识管理拥护者

Knowledge Management Champion

一种角色，这个人通常除了正规的职能角色，另外被赋予在其业务部分支持KM活动的责任。

知识管理框架

Knowledge Management Framework

一种框架，描述了KM要有效嵌入组织的工作方式所需的推动因素。

知识管理计划

Knowledge Management Plan

一种文档，记录了知识需求、知识差距、知识来源和获得策略、知识创造角色、责任和既定项目或活动的流程。

知识经理

一种角色，其主要职责是确保其所在组织中团队的知识得到管理，从而实现业务利益。

Knowledge Manager

知识地图

Knowledge Map

一种直观的表示，显示知识资产在组织中的位置和它们如何与关键的功能区和活动相关，或者直观地表示整个组织的知识流和依赖关系。

知识组织

Knowledge Organization

一套流程，用来组织机构的知识资产，以便能够有效地管理、评估和使用它们。

知识拥有者

Knowledge Owner

管理特定领域的知识，负责知识库的内容，保持其准确、完整和处于最新状态。

知识保留

Knowledge Retention

一套流程，用来在个别人员流动时，将重要知识留在组织内。通常把重点放在隐性知识的保留和传递上。

知识整合

Knowledge Synthesis

将来自多个源头的知识编纂，并提取到一套格式一致的指导性文件中，以便参考。

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作者简介

尼克·米尔顿

尼克·米尔顿（Nick Milton）博士是糯稞（Knoco）咨询公司的董事和创始人，从1992年起，他就在知识管理这个领域耕耘。

尼克与糯稞咨询公司员工共同在全球各类不同的组织机构中制定和提供知识管理战略、实施计划与服务。他对合并与并购、高科技工程这些领域的经验教训管理以及获取主要经验教训特别有兴趣，并且专门从事知识管理框架的开发。在创办糯稞咨询公司前，尼克作为团队的核心，花了两年的时间将BP打造成为当时世界上领先的知识管理公司，并担任团队知识经理，完成了BP知识管理的开发和实施，协调BP知识管理实践社区的运营。在此之前，他曾担任BP（挪威）公司的知识经理，为期五年。

尼克是《经验教训手册》（The Lessons Learned Handbook）和《团队项目知识管理》（Knowledge Management for Teams and Projects）的作者，与他人合著了《营销销售知识管理》（Marketing, Performance through Learning:Knowledge Management in Practice）和《知识管理战略制胜》（Designing a Successful KM Strategy:A Guide for the Knowledge Management Professional）。他还是国际标准化组织（ISO）负责制定知识管理标准的工作组成员。

帕特里克·拉姆

帕特里克·拉姆（Patrick Lambe）是Straits Knowledge（一家知识管理咨询和研究公司，总部位于新加坡）的联合创始人。自1998年起，他一直从事知识管理工作。

在Straits Knowledge公司，帕特里克负责知识审计，并帮助客户在亚洲和中东制定与实施知识管理战略。他在知识组织和分类学发展方面有特殊的专长，客户遍及美国、欧洲和亚洲。在从事知识管理工作前，帕特里克的专业背景是图书馆科学以及学习与发展，他曾两次任信息与知识管理学会的会长，同时是国际知识发展学会新加坡分会的创始会长。他是曼谷大学的知识管理专业客座教授，香港理工大学的知识管理专业兼职教授，还是业内排名第一的《知识管理杂志》（Journal of Knowledge Management）的编委会成员。

帕特里克是《组织知识：分类、知识和组织效能》（Organising Knowledge:Taxonomies,Knowledge and Organisational Effectiveness）和《导盲指南：在新经济中生存和繁荣》（The Blind Tour Guide:Surviving and Prospering in the New Economy）的作者，《知识管理的途径、方法和工具：指南》（KM Approches, Methods and Tools:A Guidebook）和《知识管理能力：知识经理的框架》（Knowledge Management Competencies:A Framework for Knowledge Managers）的合著者。他是AIIM知识管理标准委员会的委员，该机构寻求为知识管理制定组织标准。

译者简介

吴庆海

行者互联创始人，国家知识管理标准技术委员会委员，《知识管理论坛》杂志副主编。世界500强企业高管，原中粮营养健康研究院CKO、西门子中国高级核心专家。长期致力于企业管理和信息化领域的研究、咨询、实施和培训工作。率领西门子中国连续获得2011年、2012年中国MAKE及亚洲MAKE大奖；率领中粮获得2015年中国MAKE、亚洲MAKE及全球IOU MAKE大奖。出版《知识化生存》《好好学习》《架构之美——软件架构的艺术》，策划主编了《知识＋实践的秘密》第一辑、第二辑等书。

张丽娜

国内资深知识管理专家，国际引导者协会IAF会员，曾就职于中国电信、盛大、华为等公司，15年多样化的工作经验，主要从事知识管理、组织发展、学习转化、学习变现、经验传递、协作文化等相关工作。曾负责华为某产品线知识管理运营，推动华为全球使用最火的实践社区运作，辅导华为一线业务团队的知识管理实践活动。

版权声明

The Knowledge Manager's Handbook: A step-by-step guide to embedding effective knowledge management in your organization

Copyright2016 by Nick Milton and Patrick Lambe.

through Big Apple Agency, Labuan, Malaysia.

Simplified Chinese edition copyright:2018 POSTS & TELECOM PRESS All rights reserved.

本书中文简体字翻译版由Nick Milton和Patrick Lambe经由大苹果著作权代理有限公司授权人民邮电出版社独家出版发行。未经出版者预先书面许可， 不得以任何方式复制或发行本书任何部分。