把头等大事摆在第一位

把头等大事摆在第一位

许多人面临一大堆的事情,分不清轻重缓急,一阵子不亦乐乎的繁忙之后,才发现最该办的事情没有来得及办,进而影响到了其他事务的进展,导致自己所做的工作没有达到预期的效果。这是在生活与工作中经常能够见到的现象,它的确该引起我们的深思。

如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做,你就能花较少的力气,做完较多的工作。何时做事最有效率?各人不同,需要自己摸索。

当你面前摆着一堆问题时,应问问自己,哪一些真正重要,把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右,你的生活中就会充满危机。

根据你的人生目标,你就可以把所要做的事情制订一个顺序,有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,把所有的事情都排一个顺序,并把它记在一张纸上,就成了进度表,养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。

众所周知,人的时间和精力是有限的,不制订一个进度表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。

一天,一位公司的老板去拜访卡耐基,看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基说:“卡耐基先生,你没处理的信件放在哪儿呢?”

卡耐基说:“我所有的信件都处理完了。”

“那你今天没干的事情又推给谁了呢?”老板紧追着问。

“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态,卡耐基解释说:“原因很简单,我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,于是我就按照所要处理的事情的重要性,列一个顺序表,然后就一件一件地处理。结果,都办完了。”说到这儿,卡耐基双手一摊,耸了耸肩膀。

“噢,我明白了,谢谢你,卡耐基先生。”几周以后,这位公司老板请卡耐基参观其宽敞的办公室,对卡耐基说:“卡耐基先生,感谢你教给了我处理事务的方法。过去,在我这宽大的办公室里,我要处理的文件、信件等,都是堆得和小山一样,一张桌子不够,就用三张桌子。自从用了你说的法子以后,情况好多了,瞧,再也没有没处理完的事情了。”

这位公司的老板,就这样找到了处事的办法,几年以后,他成为美国社会成功人士中的佼佼者。

我们为了个人事业的发展,也一定要根据事情的轻重缓急,制出一个进度表来。我们可以每天早上制订一个先后表,然后再加上一个进度表,就会更有利于我们向自己的目标前进了。

E·M·格雷写过小品文《成功的公分母》,他一生都在探索所有成功者共享的分母。他发现这个分母不是勤奋地工作、好运气或精明的人际关系——虽然这些都是非常重要的,而是一个似乎超过所有其他因素的因素——把首要的事放在首位。

这里就涉及了一个时间管理的问题。时间管理的一种简单而有效的方法是去设定事情的先后顺序,一般可以分为以下四种类型:重要而紧急,重要但不紧急,紧急但不重要,不紧急也不重要。

在生活中,重要而且紧急的工作是指事情的重要性高,而且需要立即的行动。此类事情带给人们较高的压力。比如老板紧急交办的工作、重要客户来访、家人临时生病住院、不擅长的必修科目隔天要期末考试等。重要但不紧急的事情对个人而言是很有意义的,可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性高,困难度也高。最常见的如参加次年的重要考试、年底的婚礼、下星期应聘工作面试等。紧急但不重要的事情本身重要性不高,但因为时间的压力,需要赶快采取行动,例如接电话、给孩子换尿布、煮饭、处理邮件等。不紧急而且不重要的事情,本身没有迫切完成的压力,而且重要性不高,例如打电话和老同学闲聊、唱卡拉OK、逛街、看电视、写问候信等。

基本上,我们可以先记录每周的时间流水账,然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上列四种类型。设定事情的优先顺序很简单,重要的是要克服这种一般人常有的心理倾向:逃避压力,只想要处理那些容易、快速完成的事情。

设定事情的优先顺序应用到具体的工作之中同样可行,我们照样可以为工作设定一个优先顺序,然后有条不紊地去执行。在职场长期打拼的有经验的人为我们提供了两条处理工作的黄金法则,值得我们去借鉴。

该急办的立刻办

该速战速决的一定要快刀斩乱麻,赶快办妥;应该拒绝的,绝不能迟疑,快点回绝。例如,老板交代一项任务,你没有能力,你不要因为不好意思拒绝,或者怀着“拖一拖,就会拖黄了”的心理承担下来了,?么你就犯了一个大错,最后不仅会受到责罚,而且还使老板失去了对你最起码的信任。