“给客户作报告”,王松说得就这么简单,可是作什么报告呢?讲哪些内容呢?怎么讲呢?一连串的问题出现在我的脑子里。老爸说过“做事不由东,累死也无功!”做事情只有明确需求才能做对,只有先做对才能谈到做好。
于是,我开始使用我的“剥洋葱”法,把“给客户作报告”这个任务一层一层分解开,把遇到的不清楚问题列出来。
“剥洋葱”法也是我那次参加大学生创业大赛的收获之一。现在成为我思考和处理问题的常用方法,而且相当顺手。说简单了,这种方法就是:不要轻易地接受所想到的第一个答案,静下心,持之以恒地寻找原因和解决办法。将问题看做一个被层层包裹起来的洋葱,对问题“一层层地剥皮”找到原因和解决办法。我忘记是创业大赛哪个队在陈述的时候提到的这个方法了,但是,这个方法让我的思维更加缜密有效。
我列写了八个不清楚的地方,请王松一一确认完毕。我的任务就是:使用PPT的形式,向永乐来的宋经理、孙处长和两位开发人员讲解XY-03054101平台的硬件状态和现有数码相框方案的软件组成及特色,时间是三十分钟。
任务明确就可以动手了。自从得知使用PPT讲解,我就暗自庆幸,因为制作PPT和讲解是我的强项。我的大学毕业答辩之所以优秀,很大一部分也得益于我的PPT。可能是从小喜欢画画的缘故吧,对于什么GIF动画、FLASH动画我都特别感兴趣,虽然没做出过什么惊人的作品,但是,用老禽的话说“已经足够”用了。
记得我看过一本讲如何演讲的书,书里说,演讲失败,其中90%是因为演讲者准备得不够充分。所以,准备就是这次客户演示的重中之重。我相信,如果我准备得足够充分,我也可以向专业人士那样为客户进行演示。
我先使用脑思维软件构建出讲解PPT框架。脑思维软件是基于脑思维导图的一种软件。
我自己一直有画图思考的习惯。这种画图思考的方法是从我大学的计算机仿真课吴老师那里学到的。吴老师所带领的过程安全实验室,正是使用这种方法来进行过程安全控制和危险与可操作性分析。当时,国内很多大型的化工厂都请吴老师带领的团队为他们使用SDG方法进行安全评估。
后来,我将这种SDG方法简化,用来指导日常遇到的事情。当然,我也把它带到了新月。
比如,一件事情,我会先画一个圆圈,作为目标,也就是一级圈;然后思考和它相关的事情,将这些相关的事情用圆圈圈起来作为二级圈,用线将这些二级圈和刚才的一级圈链接起来;如果这些二级圈完成,一级圈代表的任务就可以完成。如果二级圈没有办法实现,就分别围绕各个二级圈画三级圈……如此下去,直到最后一个级别的圈可以实现。
慢慢的,我发现使用这种方法,无论多么复杂的问题,都可以最终找到答案。这就是我得意的“剥洋葱+SDG”工具组。
可是,新的问题来了,在纸上画一个负责程序或者一个复杂的设计的SDG实在困难,我需要将很多张纸粘贴起来。而且,在纸上的图给别人讲解也是个问题。
庆幸的是,有一天,我看到一本叫做《脑思维导图》的书。我发现,自己的“剥洋葱+SDG”工具组,正好符合脑思维导图。我就又搜索了一下,找到了一款可以在电脑上方便使用的脑思维导图软件,帮助我解决了不少问题,现在已经成为我团队的必备工具软件之一。我们的头脑风暴活动,都是使用MindManager来记录的。
开始规划PPT内容。其实,做PPT,说起来容易,如果想要做好还真有一定讲究。我的PPT也不是天生就做得好的。想做好PPT,我总结,有这么几点特别重要:一、遵循一般审美规律;二、多使用图表说话;三、多看高人的PPT,多分析多总结,取长补短,去粗取精。
这一般的审美规律,就是在PPT的排版、颜色、风格,注重大多数人的审美。在PPT的排版中为了吸引观众注意力,可以使用“点”效果,相反如果希望体现强势和震撼,就可以使用“面”效果。颜色上,最好使用暗色调背景,亮色的字,这样在使用投影或者在电脑上播放的时候不至于太刺眼。而且一张PPT中,不要出现太多种颜色,颜色过多容易让人产生烦躁情绪,风格上最好和讲解内容相统一。
多使用图表说话。有句话叫做“一张图胜过千言万语”。而且,对于杂乱的数据或者大篇幅的数据表格,人更容易接受对照图、曲线图、趋势图或者饼图传递的直观形象信息。有很多时候,尤其是我们的右脑,可以很快记住一张具有丰富信息的画面。可是,同样希望记住表达一样信息量的数据,恐怕左脑要忙活好一阵子。
多看高人的PPT,多分析多总结,取长补短,去粗取精,就不用多说了。老爸常唠叨“人在职场,如逆水行舟,不进则退”。
另外,PPT里面使用导航页和进度提示也是我的核心竞争力。