“5A01,我们用半个小时。”赵经理边说着,边向5A01会议室走去。
5A01会议室是距离我们工作位最近的一个中型会议室,可以坐下我们整个部门的人,所以也是我们部门经常的开会场所,我在心里称5A01为“部门据点”。
“我知道大家工作都很忙,所以,不占用大家太多时间,正好我们也有新人加入,所以再强调一下部门日常工作规范和流程,让新人也熟悉一下。”
难道是冲着我来的?早上喝了不少水,听赵经理这么一说,突然感觉嗓子眼儿有些发干,猛咽了几口唾沫,还是感觉有些干疼干疼的。
“我们这次会议时间是半个小时,我抓紧时间讲,有问题可以讨论。”说着,赵经理把他的掌上电脑从口袋里拿出来,放在桌子上。
“这次的主题是:1.周报格式,2.日报,3.工作报告流程。”他几乎每次说话都这么条理清晰。我想,这也就是我现在说话也喜欢1、2、3条列举的原因吧。近朱者赤,近墨者黑。
“第一周报,周报是公司的所有人都可以看到的,填写周报是公司的制度。虽然公司对周报的格式没有固定要求,但是一个团队是否团结,是不是统一,可以从周报上看出来。而且,咱们绩效考核的时候也可以拿出来作为参考依据。”
大家都很认真地听着赵经理的话,除了王松面无表情地坐在那里,而且,腿还在不停地抖动着。
“我们这么长时间,没有统一地说过周报系统的填写格式,这次我们借着有新人来,统一一下。”
原来,是拿我做个借口。我心里稍稍放松了些。
“周报,要概括一周的工作条目内容,和每个条目的进行状况,以便于让共同参加项目的其他的监管部门和领导可以看清楚,能把握整个公司的状态。所以填写起来,用时间段+动词+内容+状态的方法。状态分为‘预计,进行,暂停,停止,完成’五种。”
赵经理的话听起来挺熟悉,好像和我的“四字绝”挺像。赵经理接着说:
“比如,福来的工作,就可以写:周三上午~周四下午,协助影暴解决播放器无法快进问题,状态是进行中。”说着,赵经理打开电脑屏幕上的一个文本文件,上面写着:
周三上午~周四下午:协助影暴解决播放器无法快进问题。(进行中…完成状况45%,耗时7小时)
“如果我们将这个栏目填写成‘播放器快进’,就不太合适。‘播放器快进’是个功能性名词,所以没有办法表示出耗时,具体工作的内容,和完成状态。这种写法让人感觉到莫名其妙,不知所云。是吧!”这个时候,赵经理看了一下福来。
福来脸上表现出惭愧的笑容。赵经理收回了目光,继续讲。
“好,第二项,日报!”赵经理这话刚说完,我就听到下面一片窸窸窣窣的声音。但是,听不清具体说些什么。
“周报是统一的,日报是咱们部门内部为了提高效率自己规定的。”下面开始安静下来。
“从下周一开始,我们部门内开始试运行日报制度。这是日报的格式。”赵经理又打开一份txt文件。
“写日报,便于我们总结和计划一周中每一天的工作,也便于我们的团队主管更好地把握工作和人力分配。日报的格式和内容与周报的基本相同,格式要简单。”赵经理用鼠标将txt文件中的内容拉成反白显示。
“那个,这不就,不就和周报重复了么?”福来一边举手一边小声地说,好像提问,但那音调又好像自言自语,手也是举得半高不低的样子。
“日报绝对不是多此一举!”赵经理先望了一下王松,看到王松点了一下头,又用坚定的目光看了一下福来。福来咧了一下嘴,头微微地转向一侧,又转了回来,向赵经理笑了,赵经理这才继续讲。
“周报只能看到一周的变化,很多时候,如果我们一周后才发现问题,可能就晚了,就会造成很大的损失。所以,日报,可以让信息传递得更及时,让问题被更早地发现和解决。而且,也更便于大家填写周报,可以作为周报的参考。是磨刀不误砍柴工。”
“而且,顺便也练习练习时间管理能力!”王松放下一直抖动着的腿,没有回头,眼睛直勾勾地看着投影屏幕说道。
“日报,只要求内容,进度,耗时。用纯文本,直接写在邮件里就可以了。这是日报的模板。”赵经理又将刚才打开的txt文件用鼠标把第一段拉成反白选中状态。
“这是邮件的题目:年,月,日,姓名,工作报告!”
接着,他把下一段用鼠标拉成反白。