目　录

版权声明

序

第一部分　写在设计之前

第1章　从何处着手

1.1　什么是演示

1.2　必须用电子演示文稿吗

1.3　没错，就是要选电子演示文稿

1.4　失败的演示分析

1.5　成功的演示分析

1.6　软件工具

第2章　合理安排演示文稿

2.1　计划、组织与大纲

第二部分　内容优化

概念演示设计四原则

第3章　清晰

3.1　编辑文稿

3.2　将文本分散放在多张幻灯片上

3.3　PPT中应含有多少张幻灯片

3.4　有时一张幻灯片上需要放置大量内容

第4章　切题

4.1　去掉冗余的材料

4.2　背景

4.3　切忌使用过时的剪贴画

4.4　请使用与主题相关的背景图

第5章　动画

5.1　动画效果聚焦要点

5.2　动画须知

第6章　情节

6.1　好的开端

6.2　告诉我们你的演讲思路

6.3　文本与图片

6.4　故事以人为本

6.5　讲述相关故事

6.6　调整演示节奏

6.7　结束演示

6.8　给观众留下提问的时间

第三部分　幻灯片设计

视觉演示设计四原则

第7章　对比

字体的对比

颜色对比

对比突出内容

利用对比来组织内容

对比引发关注

第8章　重复

重复创建一致性

重复使用一种风格

重复使用同一图片，但使用形式不同

在变化中实现统一

找出重复元素并进行设计

重复并不等于千篇一律

第9章　对齐

对每张幻灯片进行对齐处理

对一组幻灯片进行对齐处理

对齐方式使整个PPT统一

恰当的对齐方式使你看起来更高明

对齐方式有效地组织PPT

有意打破对齐方式

第10章　亲密性

制造关系

有空白，没问题

不要被空白所限

亲密性利于清理并组织

亲密性是起点

第11章　综合运用

第四部分　基本原则之外

第12章　学习使用软件

12.1　关闭自动调整

12.2　顶部对齐文本

12.3　调整间距

12.4　不要压扁图片

第13章　讲义文稿

13.1　关于讲义文稿的真理

第14章　别理会那些滥规矩

14.1　不要念幻灯片

14.2　不要用serif字体

14.3　不要使用动画效果

14.4　不要使用多个背景

14.5　幻灯片上不能没有图表

14.6　一页幻灯片中项目符号不要多过5个

14.7　每个项目符号不要多于两三个词

14.8　不要用PowerPoint

14.9　不许关灯／不许开灯

14.10　开讲前不要散发讲义

14.11　千万不要使用饼形图

14.12　不要用Arial字体或者Helvetica字体

第15章　听你的眼睛说

15.1　小测试：听你的眼睛说

15.2　信息清单

15.3　幻灯片清单

字体／图片／视频／音频资源

Robin Williams　世界著名的设计师、技术专家和畅销书作家，通过写书和授课，她已经影响了整整一代数字设计师。同时，作为Adobe和Mac技术社区内的偶像级专家，她拥有大批的拥戴者。Robin还是Publish Magazine、Adobe Magazine等杂志的专栏作家，是MacWorld Expo等业界重要活动和组织的顾问委员会成员，并创办了Santa Fe电影艺术学院。除本书外，她还著有几十部畅销书和获奖著作，包括《写给大家看的设计书》和《写给大家看的Web设计书》，前者已经被翻译为15种文字，产生了世界性的影响。

The Non-Designer's Presentation Book

写给大家看的PPT设计书

［美］Robin Williams　著

卢秀丽　张　哲　译

人民邮电出版社

北　　京

图书在版编目（CIP）数据

写给大家看的PPT设计书／（美）威廉姆斯（Williams, R.）著；卢秀丽，张哲译．--北京：人民邮电出版社，2011.6（2011.11重印）

书名原文：The Non-Designer's Presentation Book

ISBN 978-7-115-25155-8

Ⅰ．①写…　Ⅱ．①威…　②卢…　③张…　Ⅲ．①图形软件，PowerPoint　Ⅳ．①TP391.41

中国版本图书馆CIP数据核字（2011）第053116号

内容提要

本书作者围绕PPT等电子演示文稿的创建与制作，向大家传授了大量的方法原则及经验心得。其中涵盖PPT准备、内容创建、外观设计的各个流程，同时兼顾配套辅助环节，并创新性地提出了内容优化四原则、外观设计四原则。Robin Williams亲自设计的版式也让人耳目一新。

本书为非设计专业人员特别打造，同时也是广大PPT爱好者的最佳指南。

写给大家看的PPT设计书

◆　著　　　　［美］　Robin Williams

　　译　　　　卢秀丽　张　哲

　　责任编辑　傅志红

　　执行编辑　俞　花

◆　人民邮电出版社出版发行　　北京市崇文区夕照寺街14号

　　邮编　100061　　电子邮件　315@ptpress.com.cn

　　网址　http://www.ptpress.com.cn

　　北京精彩雅恒印刷有限公司印刷

◆　开本：800×1000　1/16

　　印张：10.25

　　字数：202千字　　　　　　2011年6月第1版

　　印数：6001-8000册　　　　2011年11月北京第3次印刷

著作权合同登记号　图字：01-2010-1205号

ISBN 978-7-115-25155-8

定价：39.00元

读者服务热线：（010）51095186转604　印装质量热线：（010）67129223
反盗版热线：（010）67171154

版权声明

Authorized translation from the English language edition, entitled The Non-Designer's Presentation Book by Robin Williams, published by Pearson Education, Inc., publishing as Peachpit Press. Copyright © 2010 by Robin Williams.

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from Pearson Education, Inc.

Simplified Chinese-language edition copyright © 2011 by Posts & Telecom Press. All rights reserved.

本书中文简体字版由Pearson Education Inc.授权人民邮电出版社独家出版。未经出版者书面许可，不得以任何方式复制或抄袭本书内容。

版权所有，侵权必究。

序

过去的20年里，罗宾成功地做了上百万场演示（实际上是上百场，但号称上百万场能给人留下更深刻的印象）。她说每场演示她都有所收获，都能更上一层楼，而且幸运的是，演示用的软件也在不断完善。现在，关于演示的图书形形色色，让人目不暇接，罗宾几乎研读了所有这些书。在我看来，这些书大多沉闷、华而不实且晦涩难懂。

罗宾的目的是写一本她认为20年前就应该出版了的书，那个时候她就已经开始给学校、会议、组织和研讨会做演示了。她想写一本开门见山、直奔主题的书，一本本周要做演示、现在看了就管用的书。罗宾对设计和版式很有研究，因而本书也介绍了一些很棒的设计和软件使用技巧。这一点在她所编著、设计和制作的60多本书（大多数是获奖作品和畅销书）中得到了很好的体现。

创建漂亮的电子演示文稿之前，你必须知道并接受以下三点。

必须舍得花时间。你需要花费一定的时间收集并整理演示的内容，用你喜欢的软件创建能够打动人的幻灯片并反复演练。除此以外，别无他法。当然了，你可以在短时间内创建一个勉强可用、也还说得过去的电子演示文稿，但是要想做出一份优秀的电子演示文稿，不舍得投入时间是不行的。

要熟练掌握工具。不知道怎样使用软件，就不可能做出漂亮的电子演示文稿的。要想自如使用软件，就必须读懂使用手册、帮助文档，并参加辅导班。比如说，PowerPoint（PPT）喜欢替你控制幻灯片的格式，如果想要自己掌控每张幻灯片（你当然想这样），就必须知道怎么禁用它的自动化功能，把控制权夺回来。

观众的期望越来越高。电视、DVD、主题演讲、互联网发布会，甚至专业演说家的巡回演讲已经随处可见，观众对幻灯片演示的要求也越来越高。身处信息时代，你不可避免地要与最优秀的演说家同台竞技。假使你做了糟糕的设计、蹩脚的演示，即使当时能侥幸过关，你这个反面典型恐怕也会一下子就变得无人不知，无人不晓了。

既然你翻开了这本书，就说明你对设计既有意思又专业的幻灯片很感兴趣。恭喜你，这本书你选对了！我确信你一定会仔仔细细地阅读它。相信我，这本书会让你变得不一般。

罗宾再一次超越了自己，这本书注定会像她的《写给大家看的设计书》一样畅销。那可是一本影响了全世界的非专业设计人员、专业设计人员，乃至其他设计书作者的名作啊！

John Tollett

第一部分

To YOU
have to give A
PRESENTATION

写在设计之前

演讲者的可信度不仅取决于他的立论多么有说服力，很大程度上还取决于观众对他的印象。古希腊人和古罗马人留传下来的这一信条，在欧洲文艺复兴时期又被进一步发扬光大。时至今日，我们必须承认这还是事实。

演示早已不再是自说自话和单向灌输的代名词。你在演示的时候，台下的观众很可能同时在发微博、发邮件、写文章、与地球另一端的人聊天。如果你在台上讲的故事空洞无物，或者你的幻灯片没有视觉冲击力，那么全世界的人马上就能通过网络了解到这一点。毫无特色的演示也能蒙混过关的时代已经一去不返了，让我们鼓起勇气迎接新的挑战吧！

在现实生活中你可以表现得不可思议地愚蠢，你的话可以让人听得毫无兴致，昏昏欲睡，但是在这个演讲的舞台上，你却是一个明星！同时你还承担着让人娱乐的角色，是一个教育者。你展示给大家的是一张快乐的面孔，甚至也可以做些滑稽的举动。

——J. H. Lehr

出自Ground Water（第2期，23卷，164页）
Let there be stoning！一文

第1章　从何处着手

虽然本书的重点是演示文稿的设计，但是首先要记住的一点是，你展示的不仅仅是计算机文件，更是你本人！做演示的人是你，演示文稿仅仅是辅助你完成这一任务。

当然了，你可以只创建一个演示文档并放在网站上，自己并不去宣讲，则本书中介绍的原则也适用，只是你要讲的内容必须全部写在幻灯片上，或者最好写在旁边的演讲者备注页里。

但是，本书探讨的设计重点在于让演示文档与充满活力的你浑然一体，让演示文档为你的讲解弥补缺漏，让它帮你说服观众或向观众传达讯息。演示文稿中的画面、动画效果、音效、视频合而为一，由你声情并茂地展示给大家，你才是众望所归的明星！

1.1　什么是演示

相对于讲座或演说而言，演示的本质特征在于展示或说明一个产品或一个观点，在于向观众传达或解释某些东西，在于教给观众知识。演示文稿是一种视觉辅助。

很多人可能对此感到迷惑，并质疑“为什么林肯在葛底斯堡演讲中就不需要PPT呢？”这是因为葛底斯堡演讲根本就不是演示，而是一个时长为两分钟的演说。一般来说，演说是一种正式的演讲，没有人希望你在那时候拿出笔记本电脑打断这一精彩时刻。演说可以持续5分钟，也可以持续数小时，但它只是演说，而不是演示！

讲座是起教育作用的。一般来说，讲座持续时间长、内容严肃且具有学术性。对于学术讲座而言，是不允许有过多娱乐性的。有时候，讲座需要电子演示这样的视觉辅助，这时就变成了演示而不再是讲座了。

所以，一定要谨记，如果想做演示（不是讲座或演说），就需要用到多媒体的视觉辅助，而多媒体辅助的作用就是增强你的说服力，而不是为了做而做。

1.2　必须用电子演示文稿吗

虽然做演示时，人们首先想到的就是苹果公司的Keynote或者微软公司的PowerPoint，但并不是所有信息都适合通过电子演示文稿来展示。所以，请认真考虑其他方法，确认能用最好的方法传播信息。

当然了，你所选用的方法与诸多因素有关，如观众或研讨会成员的数量、演示厅的大小（小会议室还是大会场、会议厅抑或教室）、时间分配、要向同一个团队做演示的次数、你是否想要启发讨论、参与者的年龄、你要传达的信息量等。你一定要为特定的观众和目标市场来“量身定做”每一场演示。

对于人数较少的团队，可以考虑使用活动挂图、黑板或白板，配合精彩的课堂讲义。恰当运用这些辅助工具会让观众耳目一新，因为这样他们就不需要耐着性子看完幻灯片演示了。

当然，如果有了适当的软件和网络的帮助，更可以借助电子白板和黑板在观众的电子设备之间来回传递信息，从而创造一种人机对话的环境。

任何一个团队（即使人数众多），都可以用清晰有用的讲义来代替幻灯片。大家可以在讲义上做笔记，也可以把它带回家温习。在一个大礼堂中，团队成员中可能有人会看不清楚幻灯片，或者说投影系统可能不是最棒的，导致坐在后排的人看不到幻灯片的内容。当需要讨论表格或数据，而幻灯片又不能把这些信息很好地展现出来时，讲义文稿就是一个极佳的解决办法（当然，它也是多媒体演示的一个补充）。

如果你要演示的是一本书或是其他可以拿在手上的物体，可能你需要做的就是保证人手一册，便于大家直接翻到指定的页码和段落。

在很多情况下，演示都会发展成一种互动性的活动，也许你的PPT演示本身就是互动流程的一部分。如果是这样，我们是否可以完全抛弃PPT呢？也许只要给大家分发一下讲义就足够了呢？

也许你真正想要的是一场舞台表演，只是你觉得这场表演中有必要包含一个PPT演示，因为人们希望看到PPT。现在到了给观众一种全新体验的时刻了！

是否可以让观众参与到你的演示中来呢？如果观众不情愿，千万不要强迫他们参与到你的活动中。不过有时候，观众参与的方式有很多，比如请观众举起标语牌、某人的画像或面部特写，像众星捧月般支持你，或者请他们各归其位，抑或互相喊叫。一般来说，团队的平均年龄越大，想实际参与到互动中的人就越少。但是，还是有很多方法可以让老年人参与到低强度互动中来。这种情况下，你也不需要电子演示文稿了。

请记住，即使你已经做好了一个非常完美的PPT或Keynote演示文稿，但是高科技手段也有可能出故障，所以你必须随时准备转而求助于其他方式。为防万一，考虑用多种方式展示同一信息不失为一个好主意。

个人经验浅谈

在由insightcruises.com组织的第二届“海上莎士比亚”（Shakespeare at Sea）巡讲活动中，我应邀在10天里为同一个团队的50个人做了8场演示。怎样才能使他们保持兴趣盎然呢？如果每场都是电子演示文稿，你可以想象那将是多么枯燥乏味。

（1）我第一场演示的主题是“为什么要读莎士比亚著作”。在上一次的巡讲中，我发现几乎所有的观众都有着同一观点：关于莎士比亚，只要看看他的戏剧就可以了，没必要再去读书。很明显，只有演员们才会坚忍不拔地去读莎士比亚的著作！所以，这场讲座里，我做了一个非常直观的电子演示文稿，展示戏剧阅读的历史，重点介绍了美国的情况，并解释了为什么要大声朗读这些剧本，而且最好是以组为单位来朗读。我还提供了讲座大纲，并适当留出了一些空白，以备他们做笔记之用。

（2）第二场演示的主题是“莎士比亚式幽默”。这种幽默是4种流淌在我们体内的精华，不断影响着我们的思维。我为这场讲座准备了一个电子演示文稿，它阐释了莎士比亚式幽默在戏剧中的重要性。在讲座进行到一半的时候，我安排大家短暂休息。这样观众就可以心情轻松地填一份调查问卷，来看看他们自己最富于哪种幽默。于是，在我继续讨论莎士比亚笔下各个人物所具有的幽默特质时，观众们就知道自己与剧本中哪个人物的个性最相似。如果有必要，还可以在观众们回家时，给他们每人发一份内容丰富的课堂讲义，介绍如何调动一个人的幽默特质。

（3）第三场的主题是“终成眷属”。那年下半年，大部分观众都会去看戏剧《终成眷属》。这是莎翁戏剧中演出次数最少的一部，没有多少人知道它的故事情节，更不用说其中错综复杂的细节了。对于这部戏剧，我并没有做电子演示文稿，也没有搞讲座，而是将这部戏改编成了一个较短的版本，还把改编的剧本给每个人打印了一份。不仅如此，我还精心准备了一些道具和简单的化妆用具（如胡子、帽子、围巾和硕大的戒指等），邀请自愿表演者到教室的前面大声朗读剧本内容。我会在旁边作出必要的解释，指出需要注意的主题，提示剧中人物在什么地方犹豫不决，当剧中描写有号角声或其他声音时，有人会吹哨子来代替，等等。在这场讲座结束时，观众们都觉得有机会要好好欣赏一下这部戏剧，而且都对我的精心安排赞赏有加。这场讲座完全没有用到电子文稿演示。

（4）第四场讲座是我带领大家讨论莎翁的作者身份。我们一起研究了人们关注莎翁作者身份的原因。（这当然不是因为莎翁没有受过正规教育或出身卑微。）我给大家提供了两页的资料，其中包括一些史实和问题，也为大家做笔记留出了适当的空间。同样，这场讲座我也没有使用电子演示文稿。

（5）第五场讲座的主题是“死亡，无人知晓之邦”。我收集了莎翁著作中提及的大量关于死亡的资料，然后为每位观众制作了一个小册子。当时，我们围坐成两圈，我解释了在莎士比亚时代死亡的哲学意义，善终的重要性。然后我们在屋子里边走边朗读摘录的原文，边读边讨论。这场讲座我还是没有用到电子演示文稿。

（6）第六场演讲的主题是“麦克白”。我知道，大家对《麦克白》的情节都非常了解，所以我做了一份电子演示文稿作为大纲（第58～59页中展示了其中的一部分幻灯片）。更重要的一点是，我还发放了一些原文资料，这些资料充分展示了《麦克白》中我要讲到的各个细节，因为演示文稿篇幅有限，显示不了这么多内容，而我又希望大家仔细研读一下这些资料。而且，有了这份资料，大家也可以在家复习了。

（7＋8）经过6场讲座之后，观众也打算过一段时间去观看《无事生非》。因为这个时候大家高声朗读莎翁作品的热情越来越高涨，所以我们一起朗读了我带来的剧本。有些人愿意从头到尾默读，而另一些人则只喜欢其中的部分情节。在这两场时长分别为两个小时的讲座中，大家高声朗读剧本。当然了，必要时我也会作适当的讲解，大家也会一起讨论。一切都进展得很顺利。

写了这么多，我只是想举例告诉你，除了电子演示文稿以外，演讲还有其他多种表现方式。有时，演示文稿是最佳传播媒介，但有时其他的方案可能更好！不管用哪种表现形式，主要目的都是要与观众有良好的沟通。

1.3　没错，就是要选电子演示文稿

在考虑了所有可用方案之后，你可能会意识到用多媒体的电子演示文稿来展示某些信息将是最有效的途径，所以你要好好考虑一下如何将视觉资料与影音文件有机结合在一起来辅助你完成演讲。通读本书之后，相信你一定会有所感悟。请时刻谨记：你才是整场中闪亮的明星，电子演示文稿只是配角而已，要学会恰当使用配角，不要让它取代你的位置，使你显得无足轻重。

视觉资料示例

下面是一场演示中的大部分幻灯片，讲的是科技如何在推动书面语发展的同时改变了世界。我们可以看到，只是将这些幻灯片罗列在一起没有一点意义。虽然通过观看这些幻灯片可以对主题有个模糊的概念，但是将这些迥异的思想结合在一起的所有引人入胜的细节和信息均来自于我的讲解。演示的视觉效应有效地辅助了我的讲解。演示过程中要切记这一关键点——视觉资料只是整套方法中的一部分，你才是整场演示的主角！

1.4　失败的演示分析

自己做了第一次演示之后，你就能够很敏锐地意识到别人做演示哪里做得好，哪里有问题。下面是我总结的演示失败的几个原因。

1.4.1　结构上的原因

❒　缺乏准备。

❒　结构杂乱。

❒　内容乏味。

❒　信息太多。

❒　针对性差。

1.4.2　演讲者的原因

❒　说话含糊不清、大喊大叫、口头语堆叠（嗯、啊、我的意思是、你知道，等等），或者声调四平八稳，一点儿都不抑扬顿挫。

❒　单调地踱来踱去或急匆匆地走来走去。

❒　资料放得到处都是。

❒　不懂技术。

❒　在一片漆黑中演讲。

❒　挡在显示屏的正前方演讲。

❒　很少（或根本不）看观众，与观众的交流更是少之又少。

❒　照着稿子或者屏幕一字一句地念。

1.4.3　PPT本身的原因

❒　文稿上放了大量令人厌烦的切换、傻傻的小玩意儿和不相干的动画。

❒　采用过时的剪贴画。

❒　屏幕上的字太小，观众根本看不清。

❒　屏幕上的文本信息密密麻麻，又小又挤。

❒　感观上不一致：每张幻灯片的字体及布局都不相同。

1.5　成功的演示分析

在接下来的几章里，我将向大家介绍成功的PPT所具有的设计特征。不管看上去怎样，每场演讲都会给观众留下些印象，无非是棒极了、一般或者差劲。什么样的演示文稿会给人留下美好的印象呢？当然了，最重要的就是避免出现上一节中提到的失误之处。除此以外，还要充分考虑下面几个因素。

❒　要有引人入胜的内容——这是必要因素；

❒　为特定的观众量身定做演讲的内容；

❒　要具备清晰且一目了然的组织结构；

❒　尽量少用项目符号；

❒　视觉资料要与内容及观众紧密相关；

❒　动画效果是为了强化内容，而不是分散观众的注意力；

❒　演讲者亲自讲解的信息量要远远多于电子屏幕上的信息量；

❒　与观众互动，创造一种对话的感觉；

❒　娴熟的舞台表演技巧（演示实际上就是一场表演）；

❒　如果可能，请采用诙谐幽默的演讲风格，因为幽默总能让人印象深刻，回味无穷。

用语言表达出演示的优劣

相信你既观看过成功的演示，也经历过失败的演示，请将成功演示的闪光点和不太成功的演示的败笔用语言表述出来。有时候，一场演示在很多方面表现得很出色，只是因为一两个细节上的瑕疵而终归失败，也请将其记录下来。

只要你能够将一场演示中出现的问题或其解决方案用语言清晰准确地表述出来，就说明你对它已经有了充分的认识，并能在以后的演示中战胜这些问题。反之，如果你只会说：“好无聊啊。”说明你对其失败之处一知半解，即使观看了演示，也不能从中吸取经验，最终将一无所获。为什么这场演示很无聊？造成其无聊的具体原因是什么？花点儿时间来组织语言并将其准确表达出来，避免自己在以后的演示中犯同样的错误，同时不断学习别人积极的做法。

1.6　软件工具

对于PPT设计来说，有4种主要软件可供选择。

微软公司的PowerPoint（PPT）

PowerPoint的定价取决于你购买的微软Office版本（家庭／学生版、专业版、Mac或PC版）。当然了，单独购买PowerPoint与购买整套软件的价位也不同（一般来说，买整套软件会更便宜一些）。PowerPoint是目前应用最广泛的演示软件，而且其他软件也都可以打开PPT格式的演示文稿，有时还可以存储为该格式。具体应用请见第14页。

苹果公司的Keynote

Keynote是苹果电脑Mac系统iWork的一部分，iWork还包括Pages（是个文字处理器／页面排版软件）和Numbers（是个电子表格应用）两个组件。这3个应用软件打包的售价为79美元，但它只适用于Mac系统。详见下页。

Keynote可以打开PPT文档，也可以把文档保存为PPT格式，从而可以在PC上阅读，但在这一过程中可能会丢失一些功能，所以在做演示之前务必对此进行仔细检验。

谷歌公司的Presently

Presently是谷歌在线文件包的一部分。它不仅完全免费，还可以作为一种协同式工具来使用，具体应用见第15页。

OpenOffice的Impress

Impress应用于运行Mac OS、Windows或Linux操作系统的计算机。它也是完全免费的。详见第16页。

如果你用的是Mac操作系统，那么可以选择Keynote，因为它的功能最全面，而且使用起来最简单。如果你用的是PC，PowerPoint则是你的不二之选。当然，你也可以使用谷歌公司的Presently及OpenOffice的Impress（这两款软件都是免费的哟）。

1.6.1　苹果公司的Keynote

Keynote提供了大量优美的模板，可以直接拿来使用。如果你有苹果公司me.com的账户，则可以在线与人分享你的演示文稿，还可以邀请注册用户在每一页上添加评论，为其他文稿写备注，甚至允许他们下载文档。登录Apple.com/iWork去体验一下吧。

1.6.2　微软公司的PowerPoint

如果你用的是PC，你的电脑上可能已经自带PowerPoint了。

上图是某个Windows操作系统中的PowerPoint。你电脑上的显示可能与此略有不同，这取决于具体版本及使用时间的长短。我建议大家使用最新版本。

这是PowerPoint的Mac版本，显示的是“幻灯片主题”的标签页。

1.6.3　谷歌公司的Presently

docs.Google.com上的谷歌文档里有一个叫Presently的网络应用演示。你必须先注册一个谷歌账户（免费的），才可以打开并共享PPT。用Presently，你可以创制、编辑，并与同事、朋友或家人分享演示文稿。经过你的允许，人们也可以同时在演示文稿上进行操作。因此，Presently可作为协同式工工具使用。你不仅可以导入.ppt文档（PowerPoint）和.pps（PPT幻灯片浏览）文档，下载演示文稿并存储为.pdf、.ppt或.txt格式，还可以将其发布或嵌入到网页中，供大家浏览。

1.6.4　OpenOffice的Impress

虽然Impress没有Keynote那么迷人，但它是免费的。如果你是个很棒的设计师，那么，用Impress设计出美观大方的演示文稿没有一点问题。Impress只含有一种幻灯片切换模式，与Keynote和PowerPoint相比，Impress在其他方面也都略逊一筹。不过对于免费的软件，你还奢求什么呢？

Impress能把演示文稿保存成PPT格式，也可以在Mac、Windows及Linux操作系统上使用。如有兴趣，请登录www.OpenOffice.org下载Impress。

第2章　合理安排演示文稿

设计PPT，不同的设计人员有着不同的喜好。有些人喜欢直接打开软件就开始埋头设计幻灯片，而有些人则喜欢先花一些时间整理好自己的思路，然后再逐步进行设计。

我本人也喜欢打开软件就着手设计，但我得承认，这样匆匆写就的文稿常让我陷入困境，再想往幻灯片里添加内容时，只能一次又一次地对整个演示文稿进行重新设计，结果事倍功半。所以现在我已经学会控制自己，先从整体上统筹规划、合理安排，然后再进入具体设计环节。

将数据整理好之后，你就可以应用下一节中将要讲到的4条指导方针来阐明信息，可以搜集并整理相关的图表、录像或音频文件，可以考虑使用恰当的动画效果来展示信息，并将思路转变成一个有始有终、有血有肉的有机整体。

2.1　计划、组织与大纲

合理安排演示文稿的内容也许是你的一个强项，所以你自我感觉有足够的能力设计出一份出色的演示文稿。你甚至还有一些惯用的工具或者方法。那么，你很幸运，因为合理安排演讲内容是成功演示的最重要基础之一。

也许各种各样新颖独特的想法在你脑中不断盘旋，你需要一些方法来将它们聚集在一起。那么，你也很幸运，因为本书将要介绍的几款工具可以帮助你驾驭这些想法。

首先，如果你使用的软件是Keynote或者PowerPoint，那么一定要先找到“大纲”模式（详见第20页），这样，在键入标题及重要项目时就不需要担心整个演示文稿的样式了。因为一边安排演示文稿的内容一边进行设计会让你分心，从而偏离主题，所以有了“大纲”的规范，你就可以只专注于一件事情了，那就是合理安排演示文稿的内容。

不过，在制作大纲之前，不管你是不是天生就能把文稿合理安排好，我都建议你先读一读第3章，这样就可以避免把所有演讲内容都写在幻灯片里，因为全部写在幻灯片上只能是“强迫”你照本宣科地读。你最多只需要在幻灯片上写一个标题或者几行文字，让观众对你要讲的内容有个大概印象，注释可以写在“演讲者备注”处，如下图所示。

2.1.1　“老古董”——便利贴

当今时代，科技无处不在，无往不利，但也不要忽略便利贴这个“老古董”的优点。匆匆记下笔记要点，随手贴在桌上或墙上，这是一件再简单不过的事情了。作为一种方便使用的协同式工具，便利贴发挥着很大作用。因为贴纸的面积有限，所以对每条题目的字数都有所限制，这就要求文字尽量简洁明快。

这是我在打开软件之前，准备制作PPT时的场景。在组织信息的时候，我会在很多张便利贴上记下需要用到的内容，再从以前写过的文章中摘出要点剪下来，然后把它们一起粘在相应的位置上……我喜欢直观地看到所有信息。

2.1.2　演示软件的大纲功能

不管是PowerPoint还是Keynote，都有“大纲”一栏，你可以在大纲视图中用平实的文字勾勒出演示文稿的结构，而不必担心其看上去是否美观。如果你用过Word中的大纲功能，就会对此得心应手。

如下图所示，你可以非常快地在“大纲”中键入自己的想法。还可以随时点住那个小小的幻灯片图标（不是文本哟），然后把幻灯片拉到另一个位置来重新进行整理。

OmniOutliner软件（只适用于Mac操作系统）把大纲的形式提升到了更高的层次，所以如果你想要在大纲模式下做演示文稿，那么登录OminiGroup.com去尝试一下吧。你可以更加灵活地组织话题、子话题（重要项目）和演讲者备注，而且还有更多选择，然后把文件导出为Keynote演示文稿。它甚至还可以导入你在Keynote中设计的演示文稿。OmniOutliner并不贵，可以先下载一个试用版本（请先查看一下应用程序文件夹，因为Mac操作系统上可能自带该软件）。

有了OmniOutliner，你就可以在演示文稿中合理组织多媒体文件。

2.1.3　思维图和思维云

如果你喜欢用概念图、思维图，以及思维云或思维网之类（均为大纲的不同视觉呈现）来以图表形式而不是文本或者直线形式表述项目，那么用Inspiration软件来试试吧（可登录Inspiration.com了解，它适用于Mac及Windows操作系统，售价69美元）。如下图所示，Inspiration可以直观地描画出演示文稿的轮廓。我们可以在其中嵌入多媒体文档，甚至可以在应用程序中直接录音。

Inspiration能够接受直观的概念图，并创制出标准的文本形式大纲，你可以自由拖放各项来重新组织它们，可以把大纲导出为Word文档或者PPT演示文稿。Inspiration还可以为在线协作创建Webspiration。

2.1.4　幻灯片浏览视图或光台视图

找到一些幻灯片需要的素材之后，你就可以通过PowerPoint的“幻灯片浏览视图”或Keynote的“光台视图”来查看其整体结构了。这是查看演示文稿中所有幻灯片及其组织结构进展情况的极佳方法。你可以把幻灯片拖来拖去进行重组安排。

幻灯片由Ross Carter研究并创建

开始设计幻灯片时，幻灯片浏览视图或光台视图有助你发现哪里要设计得更加协调一致、哪些幻灯片之间需要更强烈的对比，及字体字号是否够大够突出等。好好利用这一强大功能吧。

第二部分

FOUR
principles of
CONCEPTUAL
PRESENTATION
Design

内容优化

设计幻灯片的外观前，一定要花时间从概念性的角度来准备内容。如果你能用上本部分所讲的方法，那么实际操作时将会如鱼得水，演示文稿也会看上去更加完整、详实。

概念演示设计四原则

在《写给大家看的设计书》中，我将久负盛名的设计原则概括为以下四个基本要点：对比、重复、对齐和亲密性。在本部分之后，我会针对演示文稿再次谈到这四项原则的具体应用。

在真正动手之前，我们来仔细研究一下设计流程开始前所需要考虑的四项原则。在项目整合之初，这些原则能够使你思路清晰、言之有物。

清晰

避免杂乱，重点突出，言简意赅，具体明确，编辑到位。没必要把要讲的所有内容都放在幻灯片上。直抒胸臆，但不要将所有信息都堆叠在一起。

切题

不要在幻灯片上或者讲解过程中提到不相关的内容，那会混淆演示的内容。根据主题及特定的观众来确定需要讲解的观点及所引用的图表。不仅如此，你讲解的内容及方式要符合你的身份和演讲的目的。

动画

要懂得怎样合理利用相关的动画效果和过渡方式来阐明信息，不要使观众感到困惑。

情节

声情并茂地给大家讲故事。要定义故事的来龙去脉及事态发展的原因，按部就班地把故事叙述完整。如果确有需要，叙述过程中要有高潮（继而逐步趋于尾声并完成叙述）。在叙述过程中加入人性化的一面，像日常对话一样与观众进行交流。

在设计演示文稿之前，这四项原则要烂熟于心，这样设计出来的演示稿才能吸引观众。

第3章　清晰

本章的主要目的是让你确保演示文稿的内容清晰易懂，观众能够轻而易举地理解你所传达的信息。如果你不能将信息清晰地表达出来，那么不管演示文稿做得多么美观也无济于事。

从某个方面来讲，表达清晰就意味着要学会取舍。将你认为重要的信息舍弃不用是一件令人极度挣扎的事情，不过请记住，没有哪个观众能把你讲解的所有内容都原原本本地记住。实际上，你讲的内容越少，他们能记住的就越多。根据特定的观众对这些信息划分优先顺序，删除那些会分散主要焦点的项。例如，销售代表们真的需要深入了解公司的发展史或使命宣言吗？你是不是可以直接切入主题，展示他们需要的片段呢？（在发给大家的材料或者小册子上添加公司概况的链接就可以了。）

3.1　编辑文稿

好的编辑能够使演示文稿更加清晰、流畅和赏心悦目。请摒弃多余的词汇！幻灯片上的文字越少，字号就能越大，设计的空间也就更广阔。

如上图所示，冗余的文字把整个幻灯片堆砌得满满的，下图则删繁去冗，让演讲者有更多的空间来进行设计，增加了对比，字号更大，传递的信息更加清晰，也更利于速读及做笔记。

压缩信息，在幻灯片上只显示必要的部分，也更方便你做演讲，因为幻灯片上的内容可以作为快速参考点，让你从容不迫地完成演讲。

如上图所示，在这个例子中，设计者在这页写了太多文字。实际上，大部分文字都没用，因为他随后还要花上几分钟来讲解这个主题：莎翁戏剧集The First Folio。

通过把关键点压缩为几个简单的单词，学生不仅能够更容易抓住重点，在听讲的同时充实笔记内容，而且文本和图片（剪裁后）也能被放大。

设计者甚至可以考虑根本不在幻灯片上使用项目符号，而仅仅保留了书的视图。和那些冗余的文字相比，图片和题目将更深刻地印在学生的脑海中。

我也强烈建议删除那个傻傻的背景图。如果你想采用能引起观众共鸣的背景图片，那么一定要能够把握住它，而不是随随便便地往上放。

3.1.1　避免使用过长的完整句

做演示文稿时，你基本不需要写完整的句子，特别是字数很多的完整句。不过，在演讲过程中，你要讲完整句，这样观众就能够快速浏览幻灯片上的要点了。如果要点能让人一目了然（而不必费劲读完长长的句子），那么观众不仅能马上理解，而且还能有足够的脑力听你对于要点的详细阐释。

下面的示例中根本就没有出现项目符号，而实际上这其中是包含重要项目的，只是将项目符号隐去了，从而使页面看起来更加柔美。

我还删去了幻灯片上一些没用的项。我们应该把重要的网址（如上图所示）印在发放给大家的讲义中。因为没有谁能够一边专注听你演讲，一边将复杂的网址准确无误地记下来。

幻灯片上的文字数量有限，你可以尽情演讲，而观众也能较容易地抓住要点。

3.1.2　不要展示笔记内容

如果观众看到下面第一幅图中的幻灯片，一定会大叫：“不要照着幻灯片读给我们听！”为什么会这样呢？真正的问题并不是演讲者会否照着幻灯片一字一句地读，而是她把自己介绍性的笔记内容也放在了幻灯片上，所以除了照着读以外，她别无选择，这些内容只是引言部分。

如果你打算把这些文件展示给大家看，那么这样的设计是完全没有问题的，只是它必须是单独的。如果你想自己讲解这些内容，请不要把你要讲解的所有内容都展示在幻灯片上。要不然，你还有露面的必要吗？

请不要把你要演讲的内容都写在幻灯片上，给观众一个听你激情陈辞、娓娓道来的理由。

引言部分的幻灯片做成这样就可以了。展示给观众的是这张幻灯片，而你要按照上面那张幻灯片上的内容来讲解。

不要照着幻灯片来读，这样就强调了你才是本场的权威和焦点。这同样也暗示了你对所要讲的内容了如指掌，边演讲边教学也能应付自如。

3.1.3　尽量使用主动语态

我知道，是用主动语态还是被动语态，这并不完全是设计问题，但它却会影响幻灯片上的文字的数量，而这就是设计问题了。我之所以在这里提到这个问题，是因为一般来说，主动语态用的文字会少一些，而现在我们需要删除冗余的文字来阐明主题。

如果一句话采用的是被动语态，我们一眼就可以看出来，因为被动语态中没有人对主句行为负责。就好像你在对一群人讲一件事情，却不愿意指责某人。

“办公室的微波炉被某人毁坏了。”采用的是被动语态。

“乔治毁坏了微波炉。”采用了主动语态。

如果你发现幻灯片上用的是被动语态，那么请把它改成主动语态。

“如果有火灾被怀疑发生，可以按那个大红按钮报警。”采用的是被动语态。

“如果你怀疑有火灾发生，请按那个大红按钮报警。”采用的是主动语态。

“如果你觉得生命被威胁，可以通过逃跑来避难。”这是被动句。

“如果生命受到威胁，快跑。”这是主动句。

应用主动语态可以使句子更加鲜活，更重要的是，对于幻灯片来说，主动句用的字要少得多。

如下所示，被动句要很多文字才能把事情表述清晰。

如果文字减少了，就可以考虑全屏展示图片了。在演讲过程中，还可以适当地对题目进行扩展（这就是你站在台上的目的），这样就不需要把所有文字都放在幻灯片上了。

看，我们还可以用更少的字把意思表达清楚。

图片摘自jStockphoto.com

当然了，你也可以考虑在幻灯片上不放一个字，因为观众通过视觉可以获得相应的感官信息，通过听觉可以获得你讲解的相关内容（需要的所有统计数据表格都已经印在资料上，详见第13章）。现在，只放图片，一个字都不写是一种流行趋势。不过，把关键字或关键词和图片一起展示给观众则是最佳选择，因为这样可以把文本和图片同时传输到观众的大脑中，这样做是万无一失的。同样，大屏幕上的文字也可以让你信手拈来，讲解起来容易得多。

3.1.4　避免使用ing

如果一个动词在词尾加上“ing”就变成了名词或者名词词组，则这个词称为“动名词”。“ing”形式的动名词趋向于被动，且词义较弱，如果采用“ing”形式，句子中的字数也会更多。

“Do you mind my asking?”（你是否介意我问个问问题呢？）与“May I ask?”（请问……）形成对比。

“There is going to be hell to pay.”（将会有麻烦事发生）与“There will be hell to pay.”（就要有麻烦了）形成对比。

“We will be seeing a drop in sales next week”（下周我们将要看到销量下降）与“Sales will drop next week.”（下周销量会下降）形成对比。

“You're going to make my day,”（你将会让我有个好心情）与“Make my day.”（让我开心）形成对比。

请检查一下幻灯片上的文本，看看是否有需要删除的动名词，删除之后，句子或词组能够表达得更直接，不是被动语态，更加言简意赅。

当然了，有时候以“ing”结尾的词也会是最佳选择，那么，就用它吧。比如，在讨论“fishing industry”（捕鱼业）时，如果不用“fishing”而用“fish”，那就完全错了。

不过，没用的“ing”式动名词一定要去掉呦。

如右上图所示，去掉完整句和“ing”式动名词之后，句子的意思清晰明了多了。

同样，如左上图所示，被动语态用得真是很不恰当。“对愤怒情绪的管制将会被看成是……”天啊，还有比这更啰嗦的话吗！让我们把这句话直接改写成右图的“控制愤怒情绪会强化其积极一面”。

幻灯片中的文字越少，可使观众越好地聆听你的演讲，做好笔记，同时还能越好地领会你的演讲主旨。

3.1.5　文本编辑小实验

之前所讲的指导方针都是为了精简文本，这样，你就可以：（1）设计出更多更好的方案；（2）不会让观众觉得枯燥乏味；（3）阐述得更加清晰；（4）使观众聚焦于你及你所讲的内容，而不是去读幻灯片上的大量文字。

下图幻灯片上的文本内容太多了，你能否对其精简，使其只包含有用的内容？请谨记：幻灯片不应包含演讲的全部信息，人们可不希望只看幻灯片不见人呦。

作为演讲者，你有义务向与会者提供相应的资料（详见第13章），这一点也需要谨记。即使你把演示文稿上传到网上，也需要把演讲者注释一同传上去。要仔细考虑哪些内容放在幻灯片上，哪些用来讲解，哪些印发放给与会人员。下一页中，我会给出一些编辑方案。

下面是我给出的两个编辑方案，当然了，它们不是唯一的优化方案。注意，我在设计上做了一些改动，使文本看起来更加清晰。下一节中我们会多观察幻灯片的设计，不过，现在你能指出下面这两张幻灯片与前一页的不同之处吗？

演讲者需要精心设计每一个话题。通过编辑文本，观众能够更清楚地知道接下来要讲什么，也能够更容易理解演讲的内容。

除此以外，还可以考虑把项目符号删掉。

这个演讲者也是把介绍性内容全部放在了幻灯片上，所以他只能一句一句地照着读了，这是一个通病。我把最后一整句删掉了，因为那句话应该放在下一张幻灯片中——这是引言之后要讲解的内容。

一次成功的演示是围绕演讲者而不是幻灯片为中心展开的，所以请不要让幻灯片的内容顶替了你，使你显得无足轻重，成为多余的人。

3.1.6　有时，文本也是必不可少的

我讲解的目的并不是要定下“重要项目永远都不要多于5个”、“每一项中的字数永远都不要超过3个”、“每张幻灯片上的字永远不能超过6个”之类的规则。而只是让你清晰地阐明主题。有时，这就意味着你需要使用大量的文本。如果需要写下更多文字才能把主题完全阐释清晰，那么就写吧！

引用至理名言就是个好例子：必须使用充足的文字。正所谓他山之石可以攻玉，引用的话都可谓经典——它们简洁且富于哲理（要不然我们也不会引用了，对吧？），还能为我们讲解的要点增加可信度。你想一想，有哪些至理名言只有6个字或者更少呢？

如果你不确信观众席上所有人的视力都很好（或至少能看到PPT上的文字），那么请大声读出引用的内容。可能你已经这样做了，只是会感觉很内疚，因为人们总是说不要照着幻灯片来读。哎！这是对指导方针的误读（正如我在第29页提到的一样）。大声地读出至理名言，不仅能有效地帮助那些看不清楚大屏幕的人，而且还能在观众从视觉和听觉上同时接收这些信息时起强化作用。不仅如此，这样做还可以将你与说此话的智者联系在一起，使你的信息表达得更加清楚。

Eliot先生深刻地体会到了简化信息有多难。

这张幻灯片或许还可以进一步精简为：

More time＝Shorter letter

但是那样的话，它就会变成一个基准点，我们也会错过人类为此想法而努力奋斗的精彩过程。

3.2　将文本分散放在多张幻灯片上

我一直都不太明白，为什么演讲者经常把所有重点项目都放在同一张幻灯片上。幻灯片又不花钱，不管是6张还是100张都是一样的！所以，请把文本信息分散放在多张幻灯片中去。比如说，你可能想要在一张幻灯片上概述5条要着重讲述的内容，那么就再把这5点分别放在5张幻灯片上。这样，观众不仅能够很清楚地了解每张幻灯片的内容，还能够针对各个重点逐一做好笔记。请记住：做演示的目的就是要清楚地交流与传达信息，所以请清楚地呈现这一点。

这张幻灯片上文字多而密，学生必须一字字地费力读完各句。在他们聚精会神阅读时，老师肯定在讲解相关内容，这样，学生就有可能落掉某些内容。

首先，请不要使用Arial或Helvetica这两种字体，它们看上去让人很烦（如果你很想使用这两种字体，具体处理方法详见第140页）。

也不要胡乱使用连字符，“Meter-divide”这个词不仅看起来很奇怪，而且这种用法本身就是错误的，因为它就不该带连字符。

使用了新字体后，整张幻灯片马上旧貌换新颜了，而且重点部分也都用蓝色来强调了，只是整体感觉仍然过于紧凑。

请把那些没用的词删掉，作为讲师，你会逐一详细讲解那3项任务，把没必要使用的词语去掉以后，学生马上就明确了他们的任务。

阐释清晰。是的，作为学生，现在我很清楚地知道要把哪些信息记下来，我的任务又是什么。

如图所示，每项任务都解释得很清楚，我不仅能够明确每项任务的内容，还能做好笔记。

在讲师继续详细讲解和回答问题的时候，我就可以聚精会神地听讲了，而不用一边听讲一边费劲看清幻灯片上的文字。

充分利用所有幻灯片

我们用下面这个例子，继续讲解为什么不要把5个重点项目放在同一张幻灯片上。当你开始讲第一点的时候，观众正在努力把这5点全部记下来。那么，为什么不一次只讲一点呢？这样的话，观众既可以很快把要点记下来（或者添加到分发给他们的资料中），又不会分散对你的关注度。这不是两全其美吗？

一次性把5点全部展示出来的一个结果就是，字号会非常非常小。

加上观众担心的事情实在太多了，所以他们很难掌握全部信息。

当然了，你可以切换，让要点一条一条地跳进页面，但幻灯片又不花钱，为什么要这样做呢？多做几张幻灯片不就可以了吗？

多做几张幻灯片，不仅可以使每张幻灯片上的字都能大一些，而且能使重点更加突出，更可以有足够的空间来添加对比效果。

现在，由这张介绍性的幻灯片引入5张独立的幻灯片。

演讲者将逐一讲解这5张幻灯片上的内容，这样，观众就可以不慌不忙、清清楚楚地做好笔记了。

发现没有？这5张幻灯片上根本就没有项目符号。

不管你是把所有重要项目都放在同一张幻灯片上（如左图所示），还是一个重要项目放在单独的一张幻灯片上（如下图所示），都需要花费同样的时间来讲解，而后者更易于观众看清、接受、理解并做笔记，看起来也更轻松。

（本图采用的是Keynote模板。）

3.3　PPT中应含有多少张幻灯片

我发现一些PPT设计高手规定了一份文稿中应该含有多少张幻灯片。假设你的PPT用了46张幻灯片，而且看上去优雅整洁、条理清晰，时间把握得也很准。但有人告诉你：“老兄，这样不行！一份优秀的PPT最多只能含有18张幻灯片！这是规定！”所以，你只好把全部信息硬塞到18张幻灯片中去！而讲解这两份演示文稿所需要的时间是一样的！但现在它给人留下的印象则是拥挤不堪、杂乱无章，而且不易于理解——太缺乏清晰度！

关键不在于幻灯片的数量，而在于是否有效组织内容，是否个性化展示内容。

如果幻灯片张数很多，那么一定要读一读第60～61页的内容，在主题变换时要能帮助观众正确理解幻灯片的内容。

当然了，也要读一读第70～71页关于调整演示节奏的内容，这样整场演讲才不会枯燥乏味，死气沉沉。

摄像：Jim Thomas

你觉得这张幻灯片有什么奇怪的地方吗？

它强调“每张幻灯片上的字必须少于5个”，这不是自相矛盾吗？

对于背景图片与主题的相关性，我也有些迷惑不解。确实，这张图“很有感染力”，但把它放在这份PPT中的目的何在呢？我一边努力听演讲者的讲解，一边试图将文字与图片联系在一起。亲爱的设计者，请不要让我如此困惑！

适时采用一张幻灯片

请记住，我并不是在要求你把每个小小的主题都放在一张单独的幻灯片上。当然了，很多情况下，一张幻灯片就足以放下许多个重要项目了（即使你不使用项目符号来将其区分开来）。一般来说，如果有一系列的项目要作为一个整体来浏览、介绍或者讲解，那么就把这些信息都集中在一张幻灯片上吧。

这些关于Mary Sidney童年的话题都是紧密关联的，每个重要项目只需要一分钟就能讲解完，所以我把它们集中放在了一张幻灯片上。

当谈到她生命中的悲情岁月时，我让每个项目从左边一一进入到观众的视野中。因为它们彼此息息相关，我想向观众展示她一连串的悲惨境遇，所以把这些信息都设置在了同一张幻灯片上。

如果所有要点都是围绕一件事情展开的，而且你不会详细讲述某个具体的要点，那么当然要把它们放在同一张幻灯片上了。如果你愿意，可以一次显示一条重要项目。如果要详述那些项目，可以将其扩展为多张幻灯片。

图片源自commons.WikiMedia.org。

在制作PPT的过程中，你就会明白到底是要将所有项目都放在一张幻灯片上，还是将其扩展到多张幻灯片上。通过将一些重要项目集结成组，将另一些项目进行扩展，可以帮助你调节演示的步调——一些幻灯片一带而过，一些则具体阐述，另一些则深入讨论，就像朋友间的对话那样详略得当。

3.4　有时一张幻灯片上需要放置大量内容

有的时候做演示，确实需要在一张幻灯片上放置大量内容，这是一个不争的事实。幻灯片上显示的可能是一张复杂的图纸、图表间的对照，也可能是任务的进展情况。或者，演示文稿可作为一个文件分发给每个人，这样幻灯片上的内容就要比你进行个人现场演示的内容多得多。这时，最需要幻灯片在文本和设计上都保持整洁、利落。

请记住：不管PPT是在办公室现场展示还是上传到网上，一定要留有写“演讲者备注”的地方。

下面，我们来观察一张内容繁杂的幻灯片，看看怎样调整能使其看起来简洁明快。

这是原来的幻灯片，我们来仔细观察每一处图表和文字，看看是否存在多余的内容。

把那两张过时的剪贴画从幻灯片顶端删除，当然是没问题的啦，对吧？而且，经过讨论，我们认为幻灯片底端的页码也可以删除。不仅如此，因为页脚文本中的信息已经显示在了第一张和最后一张幻灯片上及分发的资料中，所以本页的页脚文本也是可以删除的。

其他没有什么可以删除的文本了，我们来改造它，具体调整详见下一页。

真不敢想象（虽然这并不意味着不可能），在不发放相关资料或备注文稿的前提下，有人会用这张幻灯片来做演示，或把它分发给观众。我们必须承认，在原来的幻灯片上，没有人能够看清楚表格上的数据，也就没有谁能将那些结果进行对比。所以，让我们硬着头皮把各个表格都放在单独的幻灯片上吧。如果你是现场演示，来回翻看这三张幻灯片进行对比并不是什么难事，也不麻烦。如果你把这三张幻灯片打印出来分发给大家，那么观众们就能够更清晰地看到大屏幕上的内容了。

当然了，这些幻灯片还需要优化（特别是在对齐方面），不过，至少现在表格上的数据是可用的了。我前面说过，幻灯片是不花钱的——用多少张能把信息阐释清楚，就用多少张。

你是不是在担心，如果按照软件中的默认选项来打印带注释的幻灯片，得打印多少张啊？那么，赶快来设计一份适合的分发材料吧，这样就不用软件来包办一切了。

清晰的设计

我坚信视觉效果与内容的清晰准确同样重要。在下一部分（不是下一章呦），我会教给大家怎样将幻灯片设计得清晰明了，不过前提是你要确保信息本身清晰明了，言简意赅。

第4章　切题

不管是文本、图片还是背景资料，都要切合幻灯片的主题，更要符合观众的要求。

请记住：制作PPT的目的就是要把某件事情表达清楚。幻灯片上与主题无关的项目越多，你的注意力就越难以集中，观众也越难辨别出重点在哪里，在听你讲的时候就很难完整准确地理解你。

除此以外，还请谨记：符合一类观众要求的演示并不一定能讨另一类观众的欢心。试想一下，年轻、豪放的观众所喜爱的喧嚣吵闹的、无拘无束的录像，能得到保守的老年观众认可吗？

幻灯片是否阐明了主题，以及它是否与主题相关，一定程度上取决于你对这场演示投入了多少精力。一场演示不可能适合6种不同的受众群体。不过，你可以先创建一个包含这一主题全部内容的主演示文稿，然后再为不同的受众群体分别量身定做相应的副本。这样做不仅能体现出你的深思熟虑和周到安排，也能深深打动观众。

4.1　去掉冗余的材料

各种各样华而不实的材料堆砌在幻灯片上，只会使你要传达的信息看起来松散凌乱。同样，也不要在幻灯片的四角上随意放一些没用的东西——角落上完全可以什么都不放的。显示页面上与演示无关的东西越多，重点就越不突出。如果视觉上不能聚焦，观众就难以抓住重点。

看这张幻灯片的时候，注意一下你眼睛的转动情况。眼睛要转动多少次才能确保看到所有信息呢？

作为观看者，需要花多长时间才能看到所有信息并且没有感觉不适呢？想想一边听人谈论各向异性的流量测量这类晦涩主题，一边还要四处查看的情景。

一把铁锹？我得自己来挖地基？地下埋有宝藏？还是你是个盗墓贼？有没有发现，你的大脑一直想要把铁锹和幻灯片展示的信息联系在一起？

嗯，我明白了，这张幻灯片的主题是制定一项商业计划，只是把夜观天象及闪闪发光的制图桌放在这里，其用意有点儿让人摸不着头脑。实际上，把一些与主题无关而又对观众的思路有错误导向的图片放在这里，还不如什么都不放。也不要在空白处填充一些如直线类的乱七八糟的东西。页面上有些空白无伤大雅，真的没关系的！

幻灯片张张有标识

我发现，一些演讲者深信整个演示文稿的每一页都至少应该有一个公司标识，或者放两个公司标识，或者是一个标识加一个口号，或是一个标识、一个公司名称再加一个口号。你可能会认为，观众们已经被你困在狭小的空间里一个小时了，除了仰头看着幻灯片之外，他们别无选择。那么为什么不让他们深深记住你的品牌呢？

这样做的目的是为了确保大家不会忘记你吗？嗯，我认为做到以下两点观众能够对你印象更深刻：一、整个演示过程都很精彩；二、大家带回办公室的资料非常棒，不仅有用而且美观大方，人们会把资料妥善保存起来，而不会随手扔进垃圾桶。公司的标识最好是印在对观众有所帮助的资料上，而不是出现在昙花一现的幻灯片上。

演示几张幻灯片之后，公司标识就会被观众“自动屏蔽”，大家会对其视而不见。

看，每张幻灯片上都有一个标识，噢，不，是两个标识。除此以外，还有毫无意义的背景图片、占据一定空间的蓝色页边及地平线。如果去掉这些与主题无关的内容，那么字体就可以放大到足够清楚。幻灯片若由演讲者亲自放映，那么把“References”那页放在这里纯粹就是浪费大家的时间。如果“References”上的内容很重要，请把它印在发给观众的资料上。

就我个人来看，仍然认为这几页幻灯片上的文字太多了（如果这是现场演示），而且统计数据那一页可以采用更有意思的处理方式（比如用真人的肖像），不过好在我们已经去掉了那些与主题无关的部分，可以由此开始设计幻灯片了。在读完第9章和第10章之后，回过头来看看这页，你会发现这套幻灯片的问题。

你可以通过幻灯片唯美的颜色、大气的字体、独特的风格，重要的信息及对观众有用的资料，来让大家对你及你的品牌记忆深刻，而不是在每页上都放一个标识。

4.2　背景

演示文稿给人留下的视觉印象大部分源于你所选择的背景，所以背景图片要精心选择哟。如果没有哪个模板符合你演示主题的风格，那么可以通过软件上的大量图标工具来创制自己需要的背景，也可以花几美元在iStockphoto.com这样的网站上买一些合适的图。

根据我个人见过的失败幻灯片的总结，以下两点需要大家谨记。

（1）所选择的背景要对演示起到补充说明的作用，要与演示相关，而不是与之抵触或看上去让人迷惑。

（2）内容与背景材料是融为一体的，不要把材料随意堆砌在幻灯片上。

左下方的图片是演讲者制作的幻灯片的首页，右边的是我添加了一个恰当的背景图片后的样子。我花了3美元在iStockphoto.com上购买了这幅图片，还买了一个有趣且与主题相关的字体（是从FontShop.com上买的Apocrypha体），而不是使用呆板的Arial体。大家一眼就可以看出，二者的效果简直是天壤之别。我们可以想象一下，这在观众看来是多大的差别呀。

在下一部分，你会发现我讲解设计方式的方法就是添加对比——字号的对比及颜色的对比。

要勇敢地将自己的名字放在介绍页上，观众们想知道你是谁。

嗯，这篇演示是关于购买房屋的，而背景则是一片开阔的海域，在整个演示过程中，我都在试图将郊外的房屋与海洋联系在一起。

如果幻灯片上的文字看起来很不好识别，那么它就是不好识别——请切记这一指导原则。即使是在自己的电脑上，这两张幻灯片上的字也很难看清楚，试想一下，在偌大的演示大厅中，把这些字投放在投影幕布上会多难看清楚啊。这个背景图片除了使文本不好阅读，也与主题没有一点儿关系。

我发现要让新手设计人员在幻灯片上留有空白是一件很困难的事情，但你一定要学着留出一定的空白空间。很明显，这个随意放在这里的紫红色图形是用来填满这块空白的。这个图形不仅与主题完全无关，而且随意到连设计人员也不知道怎样将其与文本融为一体。在下一节中，我会给出一些放置文本和图像的指导原则。现在，请把这些无关的背景和图片都去掉。

我发现，人们普遍使用不恰当背景的部分原因在于，微软公司（及很多其他第三方）提供的免费PPT模板就不遵循这一指导原则，这就使得很多人觉得在纷繁复杂的背景上放置大量无用文本是完全没有问题的。以下面这个免费模板为例。

文本被直接放置在了这个分散观众注意力且与主题无关的背景之上，你会认为既然微软公司把模板设计成这个样式，那肯定是没有问题的。千万不要这么想！这张幻灯片上还给出了5级项目符号，就好像整个演示大厅中的人都能看到第二级项目符号之下的内容一样。天啊，连你自己都看不清楚，更何况是台下的观众呢？用常识好好想一想吧。微软并不是演示文稿的设计之神！

不过PPT的模板做得越来越棒了。如果你用的PPT是老版本，那么系统会提示你升级到新版本，你也会获得应用程序中的新模板，还可以从微软网站上下载一些其他的新模板。请根据演示的目的有意识地选择模板，也请选择对信息起补充、支持作用的背景。

4.2.1　信息越复杂，背景越简单

有时候，在一张幻灯片上放置大量数据是不可避免的。请谨记：必须放置在幻灯片上的文本、图表或图像越多，背景就一定要越简单。

没必要每张幻灯片都使用完全相同的背景（详见第8章），所以，如果你特别喜欢某个图表型主题，而且此主题能将幻灯片的内容紧密关联，那么就可以去除有大量数据的幻灯片上的无关紧要部分。

从左图中不难找出一些与主题无关的冗余项。要养成真正地逐一观察每一项的习惯，这样就能决定孰去孰留了。

4.2.2　何时应用纷繁复杂的背景

如果幻灯片上数据的字体足够大、足够黑，便于理解，那么纷繁复杂的背景也很好（前提是此背景切题）。关于应用此类背景的一些范例请参阅第110～113页，请注意，这些例子中背景虽然很繁杂，但你都能看清楚文本！为什么？要用文字把它表达出来。越多地阐明什么有效、什么无效，并总结成文字，你就可以越自然地创作出更优秀的幻灯片。

4.3　切忌使用过时的剪贴画

一定不要使用过时的剪贴画（特别是过时的动画效果），即使是软件自带的。既然插入乱七八糟的剪贴画的时代已经过去了，那就让它过去吧。现在有一些相当不错的地方可以获取免费的或是很便宜的专业级插图和照片（见第154页），或者就干脆在幻灯片上只放置美观的文字信息。

如果有人说一定要在每张幻灯片上都插入剪贴画，千万别相信他，那简直就是胡扯！在每张幻灯片上都放傻傻的剪贴画只会降低演示文稿的水准！

文本才是幻灯片上最重要的元素。图片可能很漂亮，有助于增强感观冲击，但如果其关键就是加强感观冲击，那么为什么要选用傻傻的图片呢？它们是否有助于阐明主题？是否与主题相关？可能都不是吧，可能这样做只能适得其反。所以，选择放在幻灯片上的图片时一定要留心，要确保它们能够强化且支持你的观点。

对于那么多幻灯片，特别是看上去已经很拥挤的幻灯片，仍然使用乱七八糟的剪贴画，我感到非常震惊。

就让使用蠢笨剪贴画的时代一去不返吧。时代在进步，我们需要大步赶上。事实上，根本不放图片也比放一些与主题无关、上个世纪使用的剪贴画要强得多。

如果钢琴演奏团队正在参加一年一度的Brown Bag Martini午餐会，而你也在PPT的剪辑库中找到了需要的图片，那么，没问题，就用它了。

在幻灯片上随意插入的这些剪贴画不仅与主题无关，而且也没有阐明观点。只是增添了一些视觉趣味性，但没有积极、正面的效果。

删掉那些过时的剪贴画真的没有一点儿问题！即使没有这些分散大家注意力的小图，幻灯片也有着足够的视觉趣味性。去掉剪贴画之后，标题可以设置得更粗一些，也可以稍微大一点儿。不仅如此，还可以考虑把这些项目符号设置得更小一些。强调重点，弱化次重点。

请谨记：演示文稿内部及周围的一切都能使你给观众留下或好或坏的印象，从而影响大家感知你所提供信息的价值。如果说一图胜千言，试想一下，你得说多少话才能弥补一副蠢笨的剪贴画带来的不良效果啊。

4.4　请使用与主题相关的背景图

演示文稿的一个设计趋势是，每张幻灯片上都使用全屏的背景图，而该图必须有感染力。我看过很多幻灯片，其演示者都是遵循这一原则的，美中不足的是，具有感染力的图片与主题一点儿关系都没有。

使用无关图片引发的一个问题就是，我们的注意力会被这些绚丽多彩、令人振奋的图片所吸引。我们的思维很实际，大脑会马上试图将图片融入到演示文稿主题的上下文中去。如果二者毫无关系，只是任意选择的一幅绚烂无比的图片，那么我们的大脑要经过很多分析才能确定这一点。你一直在继续演讲，这样我就会落下了一半内容。此时，我的右脑会敬畏地捕捉这些有感染力的图片，同时我又要用左脑来理解你讲的内容。

如果你选用有感染力的图片作为设计的主题，就需要将其贯穿始终。我的意思是不要在一两张幻灯片上使用美仑美奂的图片，而在其间的各张幻灯片上又大量使用项目符号——要保证设计理念前后统一。一个方案是，使用很有感染力且与主题相关的图片引入每一个主题，这样做可以用图片将观众带入主题，然后你继续演示你那设计精美、以文本为基础的幻灯片。也可以在后续的幻灯片中重复使用部分图片（详见第90页）。不管你选择使用哪种方案，重点是图片与主题相关。

整个幻灯片都采用颇具感染力的图片会存在一个问题，就是找到这样的图片绝非易事，也很费时（假设你使用的不是乱七八糟、与主题无关的图片）。即使你能在iStockphoto.com上以低价买到这样的图片，这也是需要时间的。

视频和动画效果

此原则也适用于演示文稿中的视频剪辑（参见下一章中关于PowerPoint和Keynote中动画效果和切换的讲解）。请不要误解，我可不是要看一些随意插入的千篇一律的YouTube视频或者仅供娱乐的信息，我花费宝贵的时间来听演讲是为了获取有价值的信息。在演示中插入视频剪辑当然没问题，但请不要浪费我的时间！同时能够用语言文字说明为什么那段特别的视频剪辑与你的演示主题是相关的。如果能这样做，不妨使用吧！

第5章　动画

动画，顾名思义，指可以在幻灯片上动来动去的东东啦。

幻灯片切换是指一张幻灯片放映结束而下一张幻灯片开始放映时会显示的动画效果。

我发现，一些PPT设计高手坚称在幻灯片上插入动画效果是世界上最离谱的错误。事实证明，在幻灯片中插入少量动画效果很受大家欢迎。我们喜欢用一些动感、有活力的元素来为幻灯片添彩，也对酷酷的动画切换情有独钟。

某些设置得当的动画效果和幻灯片切换可以很好地阐明及强化演示主题。这就是关键点——设置要恰当切题。当然了，有许许多多PPT让人眼花缭乱，因为每个字都是从幻灯片的各个角落飞过来的，或者在幻灯片上盘旋，亦或缓缓闪烁，光怪陆离，周而复始。

使用动画效果和幻灯片切换并不是问题，问题是人们对它们的乱用。因此本章中会详细讲解如何恰当运用这些动感十足的功能，让大家真正明白如何才能强化沟通的效果，而不是妨碍幻灯片的演示。

5.1　动画效果聚焦要点

这是需要大家谨记的重要原则：动画效果突出要点。在某些平凡无奇的事物（如蠢笨的剪贴画）没必要引起大家的关注时，不要轻易使用动画效果，不要把每句话都设置成“飞入”的效果；也不要把每个项目符号都设置成“打字机”的效果，让我们看着它们一个个慢慢地敲在屏幕上。

只在需要大家关注时才应用这两种效果。

我给Mac用户组做过一个讲座，他们想了解我的故事。当我刚开始写计算机方面的书时，我采用的是苹果Keynote模板，并插入了我的孩子们小时候的照片。我把这张幻灯片重复使用了3次。

在第2张幻灯片中，我用Scarlett和她爱人现在的照片替换了她孩提时的照片。我采用的是“叠化”（dissolve）的效果，这样第二张幻灯片改变的只是她的脸和文本注释。“叠化”的焦点集中在Scarlett身上。

在第3张幻灯片中，我换了Jimmy的照片，在第4张中换了Ryan的。就是通过切换，变换的照片成为全场的焦点。

这4张幻灯片中存在一个问题：有了照片，我们就只看照片而忽视了幻灯片底部的文字注释。

为了解决这个问题，我给照片下面的文字添加了一个可爱的动画效果。这样，在我介绍这个孩子几秒钟之后，网址就以动画的形式呈现在大家面前，从而自然而然地引起关注，恰到好处。

在孩子们的成长过程中，家里也养了很多条狗。狗狗们和孩子们一起出现在了我的书中，所以我也展示了一幅狗狗的照片，如右图所示。

现在那些狗狗已经不在了，所以我又插入了一张家里现在养的两只狗狗的照片放在前面。在展示了好几秒昔日的狗狗后，一个精彩的小动画自然地导入现在养的两只狗狗的照片，这个过程水到渠成，一点也不会令人生厌——它只是重新聚焦了观众的注意力。我所运用的动画效果强调了在我们生活中出现的这些狗狗。

5.1.1　切换和动画效果是对主题的补充

在讲解《麦克白》中各主题时，我在各个幻灯片之间采用了切换，同时，也在每张幻灯片上都设置了动画效果。为了补充演示所要传达的信息和不分散观众的注意力，我精心设计切换和动画效果，它们都很巧妙。下面展示的是其中的一部分。

这是我从KeynotPro.com上购买的叫作巴塞罗那（Barcelona）的主题模板。通过使用各种立方体切换，我可以让立方体一条边两侧的两个红色方格总是挨着，这样这个切换就在意料之中（不会分神），但仍然很有意思。

我发给观众的资料中含有要讲述的全部内容，所以PPT上只要简单地介绍就可以了。

在我讲解的过程中（我就站在屏幕旁边），屏幕上缓缓出现了与主题相关的阴森恐怖的形象。

有时候，随着啪嗒一声，一滴血如同被甩在屏幕上一样迅速出现在幻灯片上，抑或像刚刚显现般缓缓落在幻灯片上。

我讲着讲着，一个身首分离的恐怖头颅会缓缓地自下而上出现在幻灯片上。

当讨论门房让那个英国裁缝进来烧烙铁时，一个古董级的烙铁会慢慢地出现在幻灯片上停留一秒钟，随即消失。

讨论到3个女巫给麦克白的3个预言时，阿拉伯数字3弯弯曲曲地出现了，转瞬间就又被斑斑血迹所渲染。

演示结束，打有“thank you”字样的幻灯片出现在大家面前，它也被斑斑点点的血迹弄脏。血是《麦克白》的主旨之一，为了强化这一主题，特意在本次演示过程中多次设置血滴的场景。

血滴的效果是源于巴塞罗那主题中的“Supplemental Material”。其实这些血迹只是红色墨点而已，不过，看起来还是很像血的。

5.1.2　主要议题切换要简明清晰

在主要议题切换时，作为视觉线索的幻灯片切换特别有用。一般情况下，在大部分幻灯片中，我会采用叠化效果进行切换，因为我喜欢那种非侵入性的感觉，但主要议题间转换时，我会使用一种能清晰地暗示观众接下来会发生什么的切换方式。

例如，在放映了两三张介绍性的幻灯片之后，我通常会采用像Keynote的doorway那样能给人留下深刻印象的切换（如下图所示），从而过渡到PPT的主要部分。这是在告诉观众我们要进入主题了。我如果采用这种让人印象深刻的切换，那么在本次演示的其他主要议题（不是每张幻灯片之间）的过渡过程中，就都会采用相同的切换，这样台下的观众马上就能明白其含义。也就是说，我不会在一个演示文稿中使用应用程序中所有好玩的切换。

这张幻灯片以逐渐打开的大门的形式引出了主要议题。

如果每张幻灯片都采用同样的戏剧化的切换方式，想象一下，整个演示过程将是多么让人反感啊。

5.1.3　恰当应用切换，使观众正确理解演示内容

在整个演示过程中，要使用恰当但不那么戏剧化的切换来引导观众。在继续讲解同一个主题的时候，你可以有意识地用适当的切换来暗示观众，从而实现主题、接入点或突然转折的变换。

这些幻灯片（使用的是Keynote模板）介绍了关于莎士比亚在美国的经历。这一页页的幻灯片是无形中叠化的。在流畅的演讲过程中，观众的思维不会受到丝毫的干扰。直到……

上图中的幻灯片被猛推至左侧，看上去就好像是“Shakespeare, New Mexico”那张幻灯片被推到了一边。

讲解“Sweet Swan Lane”几秒钟后，“Shakespeare, New Mexico”的副本又被推回到它原来的位置，而“Sweet Swan Lane”则被推到不碍事的地方。

从视觉上来说，很明显，是“Sweet Swan Lane”将整个演示过程打断了几秒钟，不过，我们的思路很快就回到主题上了，观众不必担心会分神。

5.1.4　用动画效果阐明主旨

如果运用动画效果有助于更清晰地阐释演讲者的观点，那么当然可以用了。在下面的图例中，我想向大家展示17世纪的人们可以从威尔士的彭布鲁克城堡经过6英里的航程到达米尔福德港。当然了，我可以用语言把这一过程表述得很清楚，不过通过动画效果的演示，人们可以对它留下更深刻的印象。

通过缩小比例，这张彭布鲁克城堡的地图最终缩小为最下面地图中的一个小点点。

Keynote的“Magic Move”切换功能既可以给出彭布鲁克城堡的特写，也可以把城堡作为一个元素放在疆域更广阔的地图中。

接着，我用“Actions”调色板引入一只小船，小船沿着图中红色虚线（在动画演示过程中人们是看不到这条虚线的）航行6英里到达目的地米尔福德港。

这一动画不仅阐明了我的演示观点，而且使之更直观地展示给在场的观众，这比枯燥乏味地讲解“6英里航程”有趣得多。

5.1.5　用动画效果清晰阐释表格

某些情况下，对一个图表或曲线图运用一点动画效果，能够使要强调的主要元素更加突出。比如，你想指出某支股票在特定时间段内涨得飞快，可以用柱状图来表示，一根立柱代表一支股票。当一支股票的涨速超过其他股票时，该股票所对应的立柱就会展现出动画效果。当然了，也可以用饼图来展示这一情况。当谈论某支股票时，该股票所对应的那部分就会从整个统计图中分离出来。

谨记：在这里采用动画效果的目的就是阐明相关主题。请不要随随便便地让某一物体闪来闪去。

在该柱状图中，当你选择某种建筑材料时，它所对应的立柱就会缓缓地升高（点击鼠标左键，代表下一种建筑材料的立柱就会出现），这样在整体讲解所有建筑材料之前，就可以逐一分析每种建筑材料的重要特性。

5.2　动画须知

关于动画及切换效果，有两点需要大家记住。

（1）动作本身就会引起观众的注意，所以不要随便采用动画效果，只在提醒大家有一些特别的东西要向他们展示的时候，才采用动画效果。

在决定是否为幻灯片添加动画效果之前，请先花上一分钟用语言把这样做的理由表述清楚。如果不能陈述合适的理由，就请不要添加动画效果。

比如，一个蠢笨的剪贴画小人绕着幻灯片的四周翻筋斗，这能清晰阐明你所述的观点吗？不能？删掉小人！不过，在你演讲的主题是人口增长时，用一个图表示人群越来越大，越来越密集，是否可以呢？当然，请尽情享受这场主题明确、效果得当的演讲吧。

（2）一不小心就容易采用过多的动画效果及各种各样疯狂的切换。通过限制动画效果和切换数量，不要让观众体验软件提供的所有精彩切换，这对观众来说并不是件坏事。观众们会习惯的，他们甚至会感谢你呢。

动画和切换的神奇魔力就在于它们能够吸引观众的注意力。作为演讲者，你自然是希望集观众的“万千宠爱”于一身，所以要避免产生一种竞争态势。当幻灯片上展示动画效果或切换时，先停下解说，让观众们尽情享受一两秒钟吧。之后，他们很快就会回到主题中来的。

第6章　情节

PPT的情节就是指故事发展的主线。精彩难忘的故事情节应该包含故事的开端、发展和结局。作为观众，我们希望能逐步了解演示的内容，并不希望直奔故事的发展阶段；我们希望知道下一步会介绍什么，有哪些内容让我们有所期待；我们希望一路充满乐趣和新奇，而不是乏味和枯燥；我们还希望整个介绍过程跌宕起伏，让我们享受其中；当笔锋一转，我们知道，哦，原来我们已到达尾声部分。

一部好的电影，前五分钟（通常比五分钟还短）的演绎就能抓住观众的胃口。这前五分钟让我们知道了影片的性质，如惊悚片、浪漫轻喜剧、悲情片、纪录片、动作冒险片、科幻片等。这五分钟对于整部影片来说至关重要，因为观众在情感上就准备好要耐着性子看完整部影片。

我们也要知道，如何使电影或演示文档渐渐落下帷幕。我肯定你看过有连续两三个结尾的电影。当你认为那个邪恶的僵尸已死并被葬，主角安全了，终于松了一口气的时候，哎呀，僵尸又跳了出来。如此这般反复好几次，非常无聊。

情节包含故事本身和人物之间的关系。当你演讲时，要尽可能和观众产生共鸣。你可以通过PPT、自己的说话方式，抑或演讲内容本身来实现这一点。

6.1　好的开端

你可能会注意到，出版物上通常都会有部分首页、版权页、扉页、献辞页、序言页、前言等，有时候正文之前还会有更多内容。这并不只是明文规定的，而是你开始阅读的前奏。我们很享受这一过程。

电影也是如此。即使电影在片头字幕显示前就已开始放映，或者片头字幕同电影一同展开，前几分钟都只是介绍性的情节，因为要有前期铺垫才会正式进入主线。制作PPT时，也请按照这样的思路来考虑。

我看到很多演示文稿的第一页就直奔主题，就好像一本书，打开来的第一页就是第一章。很多时候，演讲者会把介绍说明放在第一张幻灯片上，并照本宣科地读出来。

把你的演示文档想象成一个故事，尽管这个故事是关于如何创建商业计划、婚姻如何友好地结束，或者如何解读乔叟的。让观众的思绪适当地进入到你的情感空间。如果你设定了场景，让观众知道进展，那么你就能够很容易地引导观众了。

这第一张幻灯片就直接进入了演讲的主题。记住，多制作几张幻灯片不会花费你更多金钱。请做几张介绍性的幻灯片，在进入主题之前有个过渡吧。

这个Keynote模板中，其中一张幻灯片页面为图表预留了空间，我们可以用它来展示制作一本杂志的过程。然后跟随我，一步一步（一张幻灯片）地来完成这个过程。

6.2　告诉我们你的演讲思路

介绍一般性概念之后，花一分钟时间来告诉我们你接下来要做什么。不管这是推销商品的言辞、授课的讲义、历史的瞬间，还是公司简介，请告诉我接下来你演讲的思路是什么，以及大约耗时多久。请想象一下，当我告诉你接下来大约需要15分钟时，你的内心会有什么想法？如果告诉你需要2小时，你又会有怎样的想法呢？如果从一开始就有2小时的预期，我或许很愿意坐下来听听看。我甚至更愿意听听你对之后的演示内容的简要介绍。

在开始讲解制作一本杂志之前，我希望对整个过程有一个综述，这样我就能够知道要对哪些内容有所期许，演示过程有多久，参与过程我会不会弄得浑身脏兮兮的，以及最终是怎样结尾的。

6.3　文本与图片

并不是所有的PPT都需要图片，很多只有文本（特别是那些赏心悦目的文本）的演示文稿也能很完美地阐释主题。而有些PPT，演示者介绍时只显示图片，效果只是一般般。

大多数情况下，我们需要将文本和图片结合起来。一种理解方式是，PPT中的文本可以理解为数据和资料，而图片则可以理解为感官冲击力。你可能在告诉我受非洲某地小额贷款影响的妇女人数的统计数据，同时配有一张非洲马里妇女和她的孩子们站在羊群中的照片。

在选择应用到幻灯片中的图片的过程中，一定要区分数据和感官冲击力，并把它们恰当地结合到一起。

6.4　故事以人为本

不管什么时候，PPT都要以人为本。当观点、表格、图像等演讲内容与人有关时，应用这一原则其实并不难；但当你教授一门关于核磁共振光谱的课程时，要实现这一点就比较难了。所以不要胡乱将与人相关的故事安插到不恰当或者令事情复杂的地方。但如果恰如其分，何乐不为？

例如，你要研究在韩国有多少孩子上幼儿园。在干巴巴的数据旁边配上一张韩国儿童上学的照片，这样就将统计数据与活生生的人联系在了一起。尽量加入能体现数据特点的相关联且具有情感冲击力的图片。千万不要只是为了创造一些随意的激动人心的时刻而采用任意的、无关的或者看上去让人迷惑不解的图片。

观众以人为本

你讲话的方式、演讲的方式可使观众兴致勃勃，也可让他们昏昏欲睡。你必须学会与观众沟通，直视他们，从他们脸上搜集信号——无聊、混乱，还是启迪……并做出相应的回应。

莎士比亚戏剧中，坏家伙通常会有面向观众的独白。很有趣的是，这会让我们以一种奇特的方式喜爱上这些坏家伙们，如理查德三世、埃德蒙、埃古。福斯塔夫和哈姆雷特不是坏蛋，但他们拥有比任何角色都多的独白，他们也是观众最喜欢的两个人物。莎士比亚知道通过与观众直接沟通，观众就能够同说话者建立良好的关系。说话者可能是一个胖子，是一个懦弱的现实主义者，再或者是一个无情的杀人犯，我们之间都有着某种关系，他们能把我们带入他们的世界中去。作为观众，我们希望随他们所去，听他们所讲。

回想一下那些伴你长大的故事。你一定在外婆的故事里出现过，她总是看着你，绘声绘色地讲着。通过抓住观众的注意力，你就能让他们和你站在同一阵线上。

这在传授减肥方法，使用绿色能源汽车改变世界，或者在分子生物物理学的定量分析中尤其适用。看着你的观众，和他们对话，聆听他们的想法，就像在日常生活中交流一样，他们就会和你产生共鸣。

6.5　讲述相关故事

把演示内容写成“故事”，这一观点我们早有耳闻。有些人有点儿歪曲了真实意图，以为应该把整个演示过程演绎得像故事或者系列个人逸事一样。

我买的一本关于如何制作演示的书就是通过两个穴居人的故事展开的，这是一个将“故事”的观点演绎到极致的实例。为了搞清楚整本书的主旨，我不得不耐着性子读着那些关于洞穴人创建演示的无聊至极的内容。也许你会说：“哦，罗宾，享受这个过程吧，享受当下的时光吧。”坦白地说，我倒是希望那本书能够直奔主题，为我答疑解惑，省下这珍贵的时间去与孩子们谈谈心，创作马赛克艺术品，或者去徒步穿越沙漠。然后再全身心地投入工作。

有时，演绎一段别人的、你自己的或你的宠物的真实故事可以帮你阐明观点，但是，有时候这样做只是在说些不必要的话，无聊至极。二者之间的差别确实很微妙，不好拿捏。

很多演示文稿可以通过激起人的兴趣而赢得观众，但是故事并不是所有PPT的关键所在。对于那些吸引风险投资家的企业家，盖伊·川崎（GuyKawasaki.com）给出了制作PPT的10-20-30原则，也就是10张幻灯片、20分钟、30个要点。他希望企业家们能够直话直说。

如果你的故事非常切题，如果它有助于演讲的展开，如果它是生活中一个不可或缺的重要教训且与主题十分相关，如果它既有相关性又能够让人如痴如醉，那么请讲给我听吧。但是请谨慎使用自己的故事，我曾经听过演讲者在整个60分钟的时间里一直都是在喋喋不休地讲自己的故事，大多数观众都是带着“整场演讲都是关于他个人的故事”这样的印象离开的。

请大家理解，我并不是在贬低故事的重要性。我知道故事对人类极其重要。当Prodigy联机服务在互联网出现一两年后，研究人员分析人们如何利用互联网服务时，他们惊奇地发现，绝大多数人使用互联网，不是为了贸易、商务和研究，而是用来互相交流、建立联系以及构思故事。

我只是鼓励并且建议你，认真思考演示中讲述的故事是不是也是你试图传达的主题内容？不要让那些无关的故事喧宾夺主，掩盖了你演示文本的初衷。

6.6　调整演示节奏

回想一下你最喜欢的电影，其中的情节发展是怎样安排的：有时会以迅雷不及掩耳之势突然发生一件令人兴奋的事情，然后是片刻的宁静，接着会发生虽然不那么令人兴奋但仍会推动情节发展的事情，随后是醉人的缓慢的情节，又一段快速发展后迎来一段浪漫的间歇。我们可以从电影跌宕起伏、时而优雅时而迅猛的情节设置中学习一些经验，应用到演讲过程中。

如果整场演讲都采用“整齐划一”的节奏，那么，不管节奏是迅速而激烈，还是缓慢而令人深思，只能说这场演讲是单调而枯燥的。仔细想一想，怎样安排才能够做到在30秒钟内浏览6张幻灯片，然后用4分钟时间与观众一起深入探讨某张幻灯片的主题，在接下来的2分钟内向大家展示（并共同讨论）3张幻灯片的内容，又用5分钟详细讲解一张幻灯片，并与观众有一个简短的互动。调整语调、适时变动位置、摇起你的双臂、权威且富含感情地向大家讲解。请记住：你是激情澎湃的人，是整场的明星，千万不要成为幻灯片的附属品。

我打赌，你的PPT本身就已经自动安排了演示的节奏，你只需要意识到这个节奏，然后按部就班地遵循它来进行演讲就可以了。对于很快就能讲解完的几张幻灯片，甚至是每半秒钟一张幻灯片这样的讲解节奏，确实也没什么可担心的。在我参加的一次剧本写作课程中，老师向我们展示了由数百部电影的剧照组成的视频剪辑，而讲解每张剧照所用的时间均有所不同。有的剧照只展示了0.25秒。但是不可思议的是，我们能瞬间就认出这些剧照，我们知道这是谁，出自哪部电影。只是大家还不能迅速地将其转化为文字。这让人感觉很疲惫，不仅是因为大脑要时刻不停地努力想出那些名字并能说出来，而且是因为每张剧照都会唤起我们对整部电影的记忆，唤起电影中所有激情、愤恨、焦虑、紧张、戏剧情节、爱情和幽默。那些剧照对我们的身心有如此强烈的作用。

所以，你可以用解释性的照片来快速浏览部分演示文稿，我们能够快速理解这些形象。对其他部分，则可以适当放缓节奏，即使是文字（用小写的，不要全是大写）也可以瞬间融入到我们的脑海。所以，可以尝试着迅速浏览幻灯片上的一两个字。只要注意到调整节奏的概念并付诸行动，你就会找到调整演示节奏的所有方法。

我给研习平面设计的师生做过一个演示，介绍用手工元素进行设计的趋势。同样，我也是以自身手工创意的经历为蓝本，来说明你感兴趣的东西在平面设计项目中可以引发新颖的观点。其中前6张幻灯片大约只需讲解15秒，之后我们就转入到后两张幻灯片，来讨论如何将以前书中的图片和文本合并成平面设计项目（模板源自Keynote）。

几年前，我加入了美国迷你书协会，并开始收集微型书。

其中有微型莎翁著述。

还有已很破旧的微型莎翁著述。

因为当时我也在自学书籍装帧的技术，想将65封信装帧成册。

这些信是我20出头的时候在欧洲写的，我将这些装订成书留给孩子们看。

这一过程引发了我收集破损老书的爱好，只要旧书的页面可以应用到平面设计项目中去。

6.7　结束演示

当演示结束时，请以明确的方式告知观众，而不是因为你停止讲话了，观众才由此尴尬地判断出演示结束了。每个故事都是有始有终的，演讲也不例外。作为观众，我们需要一个这样的提示。看戏剧或者表演时，大家都有这样的经历。当所有灯都关掉了，你不确定这是整场表演的结束还是场景的转换，也就不知道是不是应该鼓掌。我们需要诸如“……从此以后，他们幸福地生活在一起”这样的结束提示语。

当演讲快要结束的时候，你可能会说“我还有一点要讲”，“在结束演讲之前，让我来讲解一下这一点”，“最后一个重点是要理解……”诸如此类的话。这会使我们在接下来的时间里有所准备，观众会将所有情节紧密联系在一起，准备好要问的问题，合上笔记本，发送最后一条微博信息。

这是给高中学生讲解如何利用报纸的PPT的最后一张幻灯片。你能一眼看出这是演讲的结束部分吗？不一定吧。后面是否还有另外一个话题，这张幻灯片一点儿暗示都没有。

即使老师说：“这是最后一项任务了。”我们仍然希望有一张写着“谢谢观赏，再见”的幻灯片来结束本次演讲。

如果有一张幻灯片上写有“谢谢观赏”的字样，毫无疑问，观众也能一眼就看出演讲结束了，大家会不约而同地鼓掌。幻灯片上也可以写“大家有什么问题吗？”“现在，请鼓掌。”“谢天谢地，终于完了。”或其他任何适合场景的相关词语。由于这是最后一张幻灯片了，而在整个演示过程中你也没使用多少动画效果（动画效果与主题完全相关的地方除外），在这里则可以随意使用那些花哨的转换了（如下面所示）。这样也许还能吵醒睡着的观众呢。

整个演讲过程中，写有“谢谢观赏”和“再见”的幻灯片是大胆应用切换效果的最佳场合。

6.8　给观众留下提问的时间

因为你经常去听演讲，所以你知道，观众们总是很希望能在演讲结束时有提问的机会（不管他们是否真的提问题）。有一次，我参加了一位传媒大师主讲的为期两天的研讨会，这位大师讨厌任何形式的视觉展示，所以他讲的90％的内容我都没有记住（只听不看当然记不住多少），而且他还拒绝回答观众的提问。他的这些行为让人觉得是在隐藏些什么，不想被问而处于某种尴尬的境地，也有点儿像在商品交易会上展示某软件但却要靠别人回答所有问题的人。

所以请勇敢地站起来，诚恳地请求提问。如果你不能应付演讲主题的问题，那根本就不应该来作这场演讲。也许有些人会发送微博或其他在线问题给你，对于害羞不敢在众目睽睽下发言的人来说，这是个绝佳的提问途径。很明显，对于有些演讲来说，并未设置提问这个环节，但如果观众希望有这样一个环节，请随机应变，为观众提供这样一个机会。而如果你说“请提问”之后6秒钟内都没有人问问题，即可感谢大家的到来，结束演讲并准备迎接雷鸣般的掌声。

我所参加过的最差劲的演讲（哦，是最差劲的之一）

几年前，我去牛津大学参加一次夏日莎士比亚计划时，出席了一场关于牛津建筑的课外演讲。当时，演讲大厅漆黑一片，椅子挨着椅子，密密麻麻，闷热不堪，而且来参加的大多是老年人。

教授用那种老式的幻灯机和差不多用了上百年的幻灯片卡盘来做演示。他坐在观众席第五排的过道上，面朝大屏幕，点击着他的卡盘。他和观众间没有任何交流，因为没有人可以看到他，他也看不到观众。所以我们当时就是盯着褪色的幻灯片，听着空洞的声音在黑暗中絮絮叨叨地讲解着极其枯燥的事情。自然，教授也不会知道80％的观众在演讲过程中就已经蹑手蹑脚地溜出了那个闷热的演讲大厅。

第三部分

FOUR
principles of VISUAL
PRESENTATION
Design

幻灯片设计

既然PPT已组织就绪，文本内容清晰明了，你对于想要使用图形和背景心中有数，知道动画效果应用在哪里最适当，PPT中故事的情节也在你脑中初具条理，你现在是不是已经准备好开始设计自己的幻灯片了呢？

在这一部分中，我将重申在《写给大家看的设计书》中首次提出的四项基本设计原则，并讲解如何将其应用到PPT设计中去。

视觉演示设计四原则

《写给大家看的设计书》中提到的四项基本设计原则，对设计PPT起着同样重要的作用。如此简单的四个概念可以起到惊人的效果，能轻而易举地使你的PPT设计达到专业水平。接下来我会详细讲解每一项原则，然后大家可以将其具体应用到设计当中。

对比

如果两项不是一模一样，那就让它们彻底不同。对比之所以会吸引大家的注意，是因为它创造了兴趣点，通常这个兴趣点就是整个演讲的焦点所在。对比是戏剧中常常运用的手段，也是合理安排幻灯片上内容的一个工具。

重复

在整个演示中重复一些设计方面的要素。重复使用一些元素会使你的幻灯片文档看起来风格更加统一。这不是说所有的内容都要看起来一模一样，只是你的图形要素要贯穿始终，把所有内容维系在一起。

对齐

幻灯片中的所有内容都不应该随意排列。每张幻灯片中，至少有一个边要对齐。

亲密性

把所有相关项目整合在一起，物理距离的接近意味看一种关系。内容的一体化会使页面内容更加明晰。

请谨记：设计PPT的目的并不仅仅是让它看起来更漂亮，而是要实现更清晰表达的目的（决不是说把所有信息随意堆砌在一起，而根本不考虑其视觉效果）。这四项基本原则不仅要提升PPT的美感，还要进一步使展示的信息更加连贯、简洁、直接。

如果演示文稿设计得让人在视觉上产生愉悦感，那么观众就会更愿意聚精会神地观看幻灯片，而不是低头忙着发短信。

第7章　对比

对比是设计中最容易抓住我们眼球的一种办法。扫一眼下面两张幻灯片，内容完全相同，那么哪一个更能吸引你呢？

这是PPT默认幻灯片的首页。3行文字的字体型号几乎无异，颜色基本相近，白色底面倒是比黑色字体显得更重要，十分苍白无力。如果你选择这样的设计作为开篇，那么我只能说它看起来整洁，但很平淡，缺少冲击力。

相应地改变字体大小，运用强烈的黑白对比，看起来是不是更加醒目？视觉冲击是不是更强烈？

字体的对比

你可以通过各种途径制造对比，其中，最简单的莫过于运用字体的变化。请注意，对比不仅能使你的幻灯片看上去更有冲击力，对于那些坐在演讲大厅最后面的观众来说，这样的幻灯片也能更加清晰，更加方便阅读。

上面的幻灯片看起来非常地素雅干净，但是缺乏视觉上的冲击力，Proposal Contents页黯淡得无法读取内容。（如果文本在电脑屏幕上已经显示比较小，那么在演讲大厅将会显得更小。）

显示在屏幕上的内容固然重要，而强烈的视觉效果也会对观众产生微妙的吸引力。二者合一，效果必达。

请看Proposal Contents页，那些小到看不清的项目内容已经删掉了，在接下来的幻灯片中，演讲者会详细讲解那些项目中的重要内容，而这张幻灯片上只需显示总体概况。

那些繁杂的项目符号已经删除，整张页面看起来会不会简练得多了？

小小的黑色文本在大大的白色底板下看起来是不是有些苍白？如果是打印稿件应该还不错，但对于幻灯片却并不适用，而且我保证只有前两排的观众可以看得清。

下列第一组幻灯片，采用的是PowerPoint中默认的主题模板，但这并不意味着你必须使用这个模板。如果要用，至少也要放大字体，突出重点。请记得，如果文本字数有限，就更易于放大字体。马上动手编辑吧！

上图采用的是PowerPoint中常用的模板，但我必须得把它从默认的字号放大。你看，其实字号也不是特别大，只是更好看清楚。对比并不需要走极端才有效。

颜色对比

除了字号大小，你也可以利用颜色达到对比的效果。有时候，一些幻灯片真的让人相当吃惊，例如下面的这两个图例。恕我冒昧地问一下，你会用电脑做幻灯片吗？大家看得清楚吗？要知道在显示器上，光从屏幕后面过来，穿过玻璃直接映入眼睛里；而在投影时，光从屏幕反射回你的眼睛，后一种情况下，颜色对比效果会较差。

请牢记：无论在电脑屏幕上它看起来有多棒，在投影屏幕上都不会那样鲜明，那样清楚，甚至差的时候会出现色差。如果你喜欢在放投影时打开灯光，就更应该注意这点了。

如果你担心准备的文本在投影屏幕上难以阅读的话，那就动手修改它吧！正所谓：心中存疑就不要轻举妄动（另一条人生箴言哟）。

设计的目的之一在于视觉感受，既然你在读本书，那么我就假设你希望看到的页面是简练的，要做到这一点就需要有意识地向那方面努力。注意你所看到的一切，听从眼睛的指引！

上面例子的问题在于背景和文本没有形成足够的反差对比，不仅涉及颜色的对比，还牵扯到繁乱的背景和单调的字体之间的对比。如果你特别想用这样的背景，那就要改变文本的字体，详见下面的图。

这样的字体和背景是不是更容易形成对比？答案是肯定的，但前提是文本内容不宜过多。打开那些幻灯片，尽情编辑吧，愿意用多少张就用多少张。

如图，可以截取一部分繁杂的背景到其他的幻灯片中，以便统一风格。这就是重复原则，我们会在下一章中讲到。这时可以用你所喜欢的繁杂背景。

对比突出内容

对比可以提供一个坚实的基础来传达演讲内容。运用强对比度的幻灯片看起来会更实在，增强对幻灯片的信心，进而增强演讲者自身的信心。

这几张幻灯片看上去是不是很苍白？抱歉，我又说实话了，但是它们的确很苍白无力。为什么图片要设置得这么小呢？文本看起来也畏首畏尾的，哎，我可不想用双筒望远镜来观看幻灯片呦！

就像我常说的，通常我们不会仅局限于一种设计原则，而是同时运用几种来达到效果。我们会运用醒目的字体、大大的图片、浓重的背景，以加强对比效果。而且还需要将标题列成一线（详见第9章）。因为有关鼠疫的图片非常小，为了能够使图片放大，我复制了三遍，一共用了四张幻灯片，每张只显示图的一个部分。随着放映时一个幻灯片逐渐溶化切换到另一个幻灯片，它们一起呈现了一幅完整的画面。观众可以一饱眼福了。

利用对比来组织内容

各元素之间的反差对比可用来组织内容。每张片子上的信息对比会成功地引导读者的视线，因为对立的东西更容易吸引人们的眼球。对于大部分幻灯片来说，其本身内容就不是很多（也不宜多），我们也无须过多考虑内容如何组织，但早些掌握这一技巧并无坏处，待下次遇到时，也好知道如何处理。

在运用对比的过程中，你设置的层次会形成下一章我们要讲到的重复元素，那也是吸引观众注意力的良方。

本幻灯片的设计者已经运用了对比，但她仅用颜色制造反差，把重点突出。实际上，她还可以使重点内容更加突出一些。（她可以进一步编辑幻灯片上的文本，让页面不显得那么拥挤。）

她对标题进行了设计，强化了对比，“College Procedures”采用了小号字，多余的冒号也删掉了，主标题字体放大并加粗，非常醒目。

不仅如此，她还将原有的文本内容分散到多张幻灯片中去了（请注意“Skills Assessment”内容分成了两张片子），现在看来字体够大，台下的观众肯定能看清楚了。最重要信息也使用金色字体加以强调，很是醒目。恰当的对比吸引住了你的视线。

对比引发关注

由于对比自身的突出特点，人们会不由自主地注意到它。你一定有过这样的体验，有时你站在某个地方时看上去会非常醒目，即使你是个再普通不过的人，但你站在了有强烈对比的地方，就不一样。在幻灯片演示过程中也是这样，所以要充分发挥这一优势。例如，你一直在讲，不停地讲，不停地演示着幻灯片，你一定希望有一个让人印象特别深刻的东西可以让观众直起身子抬起头，聚精会神地看着你，那么好吧，使用显著的对比效果吧！

试想，在漆黑的演讲大厅中，观众们正在看那些小虫虫的图片，突然咔哒一声响，最“壮观”的昆虫跃入了我们的眼帘，它简直是一只“巨无霸”呀。

第8章　重复

在设计过程中，重复可以使整个PPT风格统一。特别是当一个演示文稿含有多个部分时，例如一个PPT里有许多张幻灯片，保持统一风格就非常重要。

最简单的重复形式是一贯性，你应该设计一个页面风格一致的PPT。你可以重复使用相同的字体、字号、特定的颜色、图形的样式，也可以在项目的设置、文本和图形的布局上重复。任何多次出现在幻灯片上的内容都可称之为重复元素。

大多数情况下，你会使用幻灯片中已存在的项目，而有时候，你也可以创造一些特定的可重复使用的项目，从而达到统一效果。例如，你的演讲内容是关于天文学的，介绍中用到了一个特别的星星图标，则幻灯片中也可以把它作为重复元素，反复使用大小不一、各种颜色的这个星星图案，会达到意想不到的效果。

重复创建一致性

最简单的重复应用就是创建形式一致的幻灯片演示文稿，但这并不意味着所有幻灯片都要一模一样，只是说你要有意识地创建整体风格统一的演示文稿。

在这些幻灯片里（37张中的6张），字体和白色背景就可以看做是重复的元素，只是它们看上去让人觉得没特色。其中也有一些无意中造成的不一致性，如字号、行间距、文本位置，还有一个采用的是阴沉的深灰色背景。

首先我们只做一件事：我们不使用默认的背景而是特意换成与内容相关的背景（在第4章我修改了第一张幻灯片的字体）。

现在我们通过编辑字体、间距和对齐方式来做一些重复设计（一致性）。

这组幻灯片包含37张，所以在浏览的时候需要不断调整，以达到创建重复且一致元素的目的。

因为你读过了前一章的内容，所以能够看出我是如何添加对比反差来作为重复元素了。

这样难道不是更引人注目，表达更清楚有力吗？现在，不同的部分也更明显地展示在大家面前了。

为确保与会者注意主标题的改变，我会在新标题第一次出现时添加一个巧妙的动画效果来吸引他们的注意。

重复使用一种风格

现在让我们以对比和重复的理念重新设计一下这3张幻灯片。因为游戏的主题是很形象化的，所以我们可以从一些站点购买一些便宜的图片，例如iStockphoto网站。

首先让我们来编辑一下：哪些内容需要显示在幻灯片上，又有哪些内容是要在现场说的，另外还有哪些内容需要放在让观众带回家的资料中？我认为唯一需要出现在这些幻灯片中的就是标题。当然了，在演讲过程中，我还会讲一些其他的要点，观众也可以参照我的大纲讲义并做一些笔记。想详细说明一些要点时，我就会多创建几个幻灯片（如第90页所示）。

让我们先从引言幻灯片开始。这张片子通常在你发表开场白时，显示在屏幕上。（参照第6章。）

幻灯片内容之间的衔接很紧密，每一张幻灯片都是自然而然地过渡到下一张的。

原幻灯片（左上方那张）上的正文就是你要演讲的内容，所以你当然不希望它们全部显示在幻灯片上！与会者需要记住的要点都印在资料上面了。

游戏和人物的强烈视觉效果会强化你讲解的内容，从而使大家聚精会神地听你演讲。

从原幻灯片修改至成品看上去变化惊人。其实不然。你只需保证：（1）只让真正需要在幻灯片上显示的文本出现（记住你的幻灯片旨在强化你的演讲效果）；（2）投入少许资金购买图片以优化你的演示文稿。①收集一些字体同样有益。

在这个例子中，我使用的是39美元在MyFonts网站购买的字体（是Profumo，不是Arial或者Times）。同时我使用了黑色条块和大幅图片。每一部分（字体，符号和图片）都是重复的要素。通过将标题形象化，它们也成为承担重复统一功能的要素。以相同形式使用图表同样达到相同的效果。请注意我没有一边使用相片一边使用愚蠢的剪贴画，一定要使文稿风格保持一致。

也许你会发现原幻灯片同样使用了重复的字体以及多次使用剪贴画，的确是这样，但是区别在于原幻灯片上的重复很微弱，它是被动的，不连贯也不美观。这3幅图无论在形式、色彩还是在布局上都没有连贯性。除了都是随意地放在页面上之外，这3段是没有任何理由可联系到一起的。

我们的思维喜欢有条理的东西。当我在听演讲时，我会希望尽量不被打扰。通过幻灯片演示中连贯重复（切题的）要素的使用，我会感觉踏实安全，会更信任演讲者一些。我们会以书的封面来评判一本书吗？当然会的。在看演示听演讲的过程中，我们不知不觉就会根据演示文稿的外观设计及它给我们的感觉来对它作出判断。我们置身在一个视觉为王的时代。

重复使用同一图片，但使用形式不同

重复并不代表每次都必须使用完全一样的图片。你可以重复相同风格的影像，相同的色彩，相同的设置，任何使幻灯片保持连贯性的重复模式都可以使用。在下面对于主题“What is a Game”进行扩展说明的系列幻灯片上，我会截取小面积的原图片。这样不仅使演示连贯、清晰，也会帮助观众跟随我的演示步骤。

在上述幻灯片中采用溶解切换方式，这样观众就不需要反复看各张幻灯片中显示出来的标题和图片了，唯一发生变化的就只是要点内容。

在变化中实现统一

如果某个组件在视觉上有很强的感染力，那么通过不同的方式来重复同样可以达到一致性。抑或，你手上的某些元素很明显是一组形象（也许是几何图案），就可以用不同的方式将它们展示在幻灯片上。可能你有一个以圆形作为背景图片的方案，圆形是一个很醒目的形状，我们可以将不同大小、颜色和布局的圆形放置在幻灯片上，仍然可以达到统一的效果。也许你有一个主题是关于房子的，那么就使用各种各样的房子图片作为背景。重复元素越醒目，你就能有越大的发挥空间，而在这一过程中仍然能够使幻灯片的风格保持一致。

如果你采用的图形非常醒目，那么可以使用多种多样的方式——不同的字号、不同的色彩、不同的布局以及不同的字体等等（上面这组便利贴的模板购自iStockphoto.com）。

这些介绍和概述性的幻灯片创建了一种演示的风格，演讲者在演讲过程中可以各种不同的方式偏离这种风格，但仍然能够保持整个演示文稿的一致性。

在上图简洁、重复的框架内，你可以移动黑条、改换图案，甚至可以改变颜色（目的始终是阐明信息）。

找出重复元素并进行设计

首先找出演示文稿中重复的信息，并以此作为设计的基本元素。在整个PPT中，你引用了很多至理名言吗？也许大大的引号就可以作为重复的元素，从而引起观众对这些智者言论的重视。是否有哪个词组反复出现在文稿中呢？如果有的话，就可以对它进行特殊的版式处理，使之成为重复的元素。

上述这4张幻灯片采用的是PowerPoint默认的模式。虽然整体设计上有缺陷，但至少字体还不错——Calibri字体要比Arial更利落更清新。

通常情况下，你不愿意关注编号列表中的数字，因为如果关注这些数字的话，就可能会耗费过多的精力。但上述演示文稿是个例外，数字是要点中的一部分，所以可以把这些数字作为重复设计的元素来处理（处理过程中可以添加一些对比）。

这个PPT是根据Keynote上面的模板进行制作的，我作了少许调整。

1号幻灯片（左下方）通过预设成溶解模式，变为下一张幻灯片（右边）的样式，数字作了褪色处理而文稿的内容需要加亮来突出。这样数字就成了设计元素。

最后这张幻灯片的颜色与前面的有所不同，但是方框、字体、字体颜色和设置上都采用的是重复设计。当重复部分很醒目时，你就可以突破那种固有的框框，让人看出这是有意为之，而不是一个设计上的错误。

重复并不等于千篇一律

重复这一原则并不是说所有内容都要一模一样。在同一组幻灯片中，你就可以使用不同的背景、字体、色彩以及设置等。只要记住“重复就是使整个演示文稿统一的元素”。如果有一个醒目的主旨贯穿文稿始终，那么就可以改变这种模式，把注意力放在新的主题或者边线上，然后再回到主显示模式上。或者将主题变换形式后以副标题的样式出现。

重复可以使观众不需要费力思考就能了解演示的内容，也可以为演示文稿营造出一种良好的视觉效果，还会使观众觉得心安理得受到重视，同时也会体现你的沉着自信和做事有条理，当然了，你也的确如此！

然而提请大家注意的是，在每张幻灯片中都放有公司标识并不是本章所指的“重复”，这样做只会使整个页面看起来无序、混乱、令人厌烦。详见第47页。

这篇关于幽默的演示文稿是使用Keynote主题中的Light Table视图（PowerPoint的幻灯片浏览模式）。你可以清晰地看到重复元素贯穿整个演示文稿，而且四种幽默方式各有各的重复方式。重复元素的每一变化都旨在增强沟通和理解。

第9章　对齐

对齐是指对页面上的各种元素进行整理，从而使页面看起来结构清晰、内容连贯。它清理了页面，使信息传达得更清晰。

对齐的思路就是需要有意识地决定如何在页面上放置内容。千万不要将一些文字或者图片随意地放在页面上！幻灯片中的每项都应该与单张幻灯片紧密联系在一起，所以一组课件的幻灯片的对齐方式也需要一致。不再是把某一项放在空白角落处，而是确保每一项都是对齐的。

这张幻灯片中的每一项彼此都没有任何关联，只是被随随便便地扔在了页面上。

如果我们就做一件事（让项与项对齐），这样幻灯片一下子就变得比较有条理了。

图片排列在标题的左边，与字母B垂直对齐。小字号的正文与图片的上方平齐，正文的左边与图片的边缘对齐。

对每张幻灯片进行对齐处理

即使在你的幻灯片中有很多文本（我是不推荐这么做的，但有时你认为有必要这样做），对齐方式也仍然是最重要的工具，它不动声色地就可以把一个繁杂页面整理得美观大方。

如果你用铅笔沿着所有文本框和其他几何形的边缘，或者通过文本的中线来画“对齐线”，你在视图上就会看到很多“对齐线”。这样整个视图看上去很混乱。

如果我们将所有文本对象对齐，处理过的视图会发生惊人的改变。一张整齐明了的幻灯片也让人更易于获取信息。

将那些小的蓝色文本框进行调整，使之与课件顶部的条形匹配（重复），除去小图形琐碎的圆角，这样使幻灯片井然有序。

现在视图上的每一项都与其他项相互对齐。

是的，幻灯片上的文本内容仍然太多（这样使字体太小而难以阅读），但是起码看上去是整齐有条理的，这样就帮了很大的忙了。

这真是非同凡响，方便快捷的对齐方式就使得你的幻灯片旧貌换新颜了。

这组幻灯片各元素之间好像没有什么必然的联系，各个元素随意地放置在幻灯片中。

现在每张幻灯片以及幻灯片之间都在对齐方式上进行了一些调整。中间的这个视图，3行字迫使图片略微下移，但是这样也没有关系，因为整个标题和2幅图片都还是对齐的。一定要注意不是所有的内容都必须排在一行的（例如不是上边和下边都得平齐），只要有一致的连贯性就可以了。

下面我们再做一件事——多用几张幻灯片。反正都是免费的！这些图片都非常棒而且很感人。为使幻灯片之间自然地过渡，文本的位置不变，我们只是对图片进行调整。你会带给观众更大的冲击，因为这下子他们可以看清楚图片了。

对一组幻灯片进行对齐处理

在整组幻灯片中，对齐不仅可以使各个单张幻灯片看上去整齐有条理，同时也使你的整个PPT更加整齐有序，因为对齐方式贯穿于全部幻灯片。

这组幻灯片中的元素显而易见也是没有经过考虑就随便排列上的。看上去一片混乱。（纷繁的红色并没有起到什么作用。把既长又复杂的网址删掉，因为没有人可以读或者记下来；如果内容很重要，那么就写在讲义上吧。）

上面这组就已经有一致的对齐方式了。实际上，你可以感觉到所有标题下面都有一条无形的“对齐线”。小文本内容是左对齐，倚靠在图像的边缘。随着幻灯片的逐渐展开，图像本身都是相同大小且相互对齐。（这些版权公开的图像可从commmons.wikimedia.org网站中的Wikimedia Commons免费下载。）

当我们看这些幻灯片的时候，我还想说下当前流行的这个纯黑色的背景，请换一下吧。也许你的课件确实需要纯黑色的背景，或者设计的时候你就想要你的幻灯片与背景合而为一，但还是请尝试一下其他的颜色吧。即使用深色也还有很多其他的选择。而且也许根本就不需要是深色的！让色彩亮起来！

对齐方式使整个PPT统一

下面的例子是在上一章讲到重复的时候使用的，在这个例子中对齐方式同样是很重要的因素（在任何PPT中你很少只使用一项设计原则）。建立一些规则将多个幻灯片中的项目对齐，可使整个文档风格统一。

在单张幻灯片或者整个PPT中，没有几项是对齐排列的。

如果在这组的每张幻灯片各项之间画对齐线，你就会发现调整对齐方式后它们看起来更统一了。

恰当的对齐方式使你看起来更高明

这是事实，因为幻灯片就代表你。如果你的幻灯片没有条理且难以理解，自然而然地（在很多人心目中）你就是马马虎虎、条理不清的，或者说你所演示的内容是不合理的。观众也不是有意要这样下定论，但事实就是如此。所以把PPT设计得更整齐，让自己显得更高明，从而真的高明起来吧。请对齐那些项目！

这里我们又看到幻灯片上的5个项之间没有任何联系。（文本内容字体也非常小。）

现在你可以在每项之间画对齐线，这样就看到它们是怎么被联系到一起了。同时你可以看到我剪裁了lago那副图像，这样使人物显得更大。

下面我们看看如果换掉黑色背景是什么样子吧。这样看上去更易于阅读了。（浅色背景下的深色字体总是更方便阅读的。）

图片转载自commons.WikiMedia.org。

对齐方式有效地组织PPT

组织幻灯片的材料时，遵循的最重要的原则就是对齐方式。

我想你已经能看出这组幻灯片上的内容没有相互对齐，彼此也没有任何联系，或者说看上去就像是一盘大杂烩。

就我个人而言，我是不会使用这个背景的，但是这个演讲者显然很喜欢它。那么就让我们做一些调整吧，而不是随意地在背景上堆积一些内容。首先是让所有项都回到背景框限制的范围之内。

现在每一项都是排列整齐的。花点时间用铅笔在每个幻灯片及两者之间画出对齐线。

我把每页的项目符号都给删除了。想想页面只有一个项目符号又能起到什么作用呢？

每一幅图片我都使用1磅粗的边框（重复）。（同时我也缩小了一两个图片，否则分辨率不高，大了反而不清晰。）

现在所有幻灯片图片之间的空间都一样大（重复和对齐）。

有意打破对齐方式

在制作幻灯片时，你会发现为了使幻灯片连贯一致，必须对对齐方式做一些调整。要学会使用软件来创建适合演示内容的母版页。如果你使用的是PowerPoint，它一般都会用默认的字体大小和间距，那么我再提醒你多学习一些软件的知识，学会怎样操控PowerPoint，而不要被它牵着鼻子走（参照第12章中的一些建议）。

有时一些幻灯片可能不符合你设定的对齐标准，没有关系。如果整组幻灯片贯穿强对齐方式，当你有意打破这种排列的时候，看起来会是有目的的设计而不会显得随意而杂乱。但这不是说你可以在幻灯片中随意地放置内容，你必须能够解释某张幻灯片为什么没有遵循统一的对齐方式，而且为什么这样做更好。

现在浏览幻灯片集，所有的图像都整齐地排列在设计好的位置上，你瞧，你还真是想做一些不同的设计。真的非常棒！只要你整组幻灯片有关联一致的统一基调，那么你就可以愉悦地在个别地方突破这种排列方式了。

第10章　亲密性

幻灯片中的各项是否紧密排列在一起，通常就是在告诉观众它们是否紧密相关。各项之间的间距直观地说明了一切。

各项越是紧密地排列在一起，它们看上去就越像是有密切的关联。当各项相距很远时，它们是被理性地区别开了。在安排幻灯片内容时请记住这些。

这张幻灯片上一共有多少独立的元素？每一行之间都是相同的间距，看上去它们就是4条独立的没有任何关联的信息。

现在我们对各项进行简单的归类，然后重新紧致排列，我们把4项归为2项。

就算换一种我们不认识的外语，我们也会立即发现，它们一个是主题，一个是署名。

制造关系

亲密性创造了关系。我们不自觉地就会认为紧挨在一起的内容会有一些关联，在你的PPT中请注意这点。再想一想人际关系，我们是怎么根据人们彼此之间的亲密性来假想他们的关系的，下次聚会的时候，可以有意识地去关注谁跟谁关系密切，以及你有这种想法的理由。现在把这些想法付诸你的幻灯片中——哪一些是有关系的？

把亲密性与对齐方式一起使用，你就不会出错。你的幻灯片不仅美观，而且你要表达的信息也会更清晰。

副标题离图表近，离主标题远。而图片说明RGB和CMYK都应该离图再近一些。

只需注意下各项之间的亲密性（还有对齐方式），就会很容易地快速组织和传递信息。

不要随意地在幻灯片上堆放内容！根据每项之间的关系来好好组织。

现在你不需要浏览页面全部也可以保证没有落下任何一项。

你发现我们同时也使用了对齐方式吗？（居中对齐）

有空白，没问题

有时演示者想要扩展文本内容来填补空白。实际上你不需要这么做。有一些空白的地方是没关系的。实际上，专业的图像设计最重要的一点就是有序地留白。就是说空白作为独立的一项，也可以是有意编排在幻灯片上的。

你不必担心空白该放在哪儿——只要遵循四项基本原则就可以恰当地组织这些空白。请留意下面例子中的空白。当我们应用亲密性原则的时候，你就会发现无需多想，就能自然而然很好地组织这些空白处。你需要做的就是让它们待在该待的地方。

看到空白处了吗？发现它们是怎样强制分隔独立的各项的吗？甚至每行开始的黑点也与文本有一定的距离。

现在空白处经过调整了，当你使各项更接近时，空白也就自动调整了，你不需要专为留空而费心。

我发现使用PowerPoint的模板时，演示文稿都是这样自动分散排列的。这就是为什么你要学会使用软件的原因，学会怎样利用它来做出你想要的东西（参见第12章）。

在幻灯片上有大量空白是没有关系的。你不需要为了填补空白而展开文本内容（这样也行不通）。

不要被空白所限

结合使用亲密性和对齐方式时，你就不会受空白或者是两个主题之间的空间的限制。空白需要流动，也需要一个出口。当你刻意控制空白处的尺寸，它就会使各项分隔，如上一页所示。

下面展示的是非常常见的一种设计情况，图片和文本一个挨一个地排列在一起，图片有强的对齐线，因为它的所有边框都是笔直明确的。每一页上的文本内容（除非居中）其中一边是强对齐方式，是针对边缘对齐（通常大多数文本是居左对齐）。

如果强强结合，即把一项的强对齐部分与另一项的强对齐部分对齐，你就可以一箭双雕：既删去了刻意牵强的空白又加强了版面设计。

上图中的图片都有垂直线，是强对齐的直线。文本居左对齐，是居左强对齐。文本右边不齐的编排方式在文本和图片之间创造出了牵强空白处，使得它们分隔开来。

如果我们按强对齐线对齐（让文本的垂直边缘和图片的垂直边缘对齐），这样让空白溢出来。我们的设计就加强了，因为我们有效组织了信息而不是生成了浮动的几个部分。

亲密性利于清理并组织

移动项目到相应的归组位置，你的幻灯片马上就会变得更清晰，同时这也有助于你组织信息内容。

要留意目光要在幻灯片上跳跃几次。在下面的例子中，浏览左边的幻灯片，注意眼睛的移动。当5项全部看完之后，你能感觉到眼睛仍在徘徊浏览，以确保没落下任何内容。设想一下，如果一边这样做，一边还要听人做演讲而且自己还要忙着做笔记，你忙着过来吗？

这个小小的幻灯片有多少项呢？它们之间看上去有任何联系吗？理性上是不是应该更有紧密的联系呢？

很明显除了使各项更接近，我还作了很多其他的调整。在调整位置的过程中我顺手进行了编辑，删除了边框（它使空白窝在里面），根据每项的重要性重新调整了大小。同时我将字体从Times New Roman换成了Boton。

现在再看右边的幻灯片，请留意眼睛的移动。感觉得到眼睛是一直沿着文稿顺序向下吗？大脑不需担心遗漏任何部分，因为它知道已捕捉到了所有的信息。

在这一过程中，我们将同类信息组合在一起，并将有些信息分隔开，结果得到更清晰的信息传达。

亲密性是起点

所有这四项原则（对比、重复、对齐和亲密性）协同作用，而亲密性是很好的入手点。发现页面各项之间的关系并以此来组织这些项目。当你希望观众很容易地区别某些项时，就在它们之间创造一些空间。在设计文稿时同时也要注意其他原则，以及它们在整组幻灯片中是怎样相互作用的。

（1）演示者随意插入了3项没有任何关联的内容。

（2）现在开始组织材料并对齐。为什么不放大这个漂亮的图片呢？现在我们有了一组清晰的信息。

（3）文本中的黑点是必需的吗？为了避免杂乱无章我们删掉它们，同时文本也会更接近图片。两个文本段之间加大一点间距可以有助于区分不同的思路。

（4）不要使用系统设定的Times New Roman字体，找一些其他的更吸引人的（切题的）字体来编辑标题。为使清晰，正文部分使用sans serif（无衬线）字体，这样也可以防止两种字体较劲。

第11章　综合运用

着手运用所掌握元素制作PPT吧，整体效果一定会大于部分之和。也就是说，单一地运用一条原理，不如把它们综合起来运用更重要，这样会产生意想不到的效果。

请牢记哟！

对比不是一味求大，而是各要素间对比突出，重点是要标清立意。

重复不是一味求同，而是将各幻灯片联结起来，保持外观一致。

对齐不是一味求齐，而是幻灯片中的每一项和其他项在视觉上关联，全部幻灯片中的各要素风格一致（也可以称为知识性组织）。

亲密性不是一味求拢，而是相关联的系统各项聚合成组，当然目的依然是标清立意。

在制作PPT时，不妨看看第152～153页的清单，它会告诉你要从哪里开始着手，有哪些需要考虑。以下几页将展示保罗·伊萨克逊做的一组令人拍案叫绝的PPT片子，它应用了我们说过的所有设计原理。

用到的原则

保罗·伊萨克逊的这部分PPT是个极佳的例子（详见PaulIsakson.com，此处引用已得到其允许），说明本书提及的概念和视觉原理不但不会局限你的设计灵感，反而会让你解放思想，让你的奇思妙想惊艳绽放。

本书中呈现给大家的这4页其实是保罗·伊萨克逊演示文稿的前三分之一部分。保罗坚持认为一套固定的模式不可能是万能良剂，每一个PPT都是为特定的观众量身订做的，并与演示者的演讲目的休戚相关。

作为看图练习，请详细描述保罗的幻灯片里运用了哪些元素。

清晰：是什么使得文本清晰明了？

关联：是什么使得图片相互关联？是什么让文字有针对性？

动画：是否在某些地方有效利用了动画或者特殊切换？

情节：注意它是如何开始和结尾的。是否在故事中加入了人文内容，是否条理清晰？

对比：哪些地方运用了字体、颜色、大小以及布局的对比？

重复：列出重复的元素，如颜色、对齐、影像、字体，以及字号大小等。

对齐：尽管很多对齐都在使用，但你不难找到贯穿整个PPT的清晰的对齐方法。画线连接吧。

亲密性：注意信息在哪里汇总成集。

在这一部分，保罗运用了对比、重复、对齐以及关联成组。尽管这部分的格式与其他部分不尽相同，但色彩、字体以及图像的反复使得这些幻灯片与主题完美结合。

那么这些幻灯片如何与其他部分联系在一起呢？说具体些，讲出用到的原理。

在这组67张幻灯片中，他将不同的元素结合在一起，重复法运用得如此漂亮（变化与统一）。

现在我们要看保罗如何善始善终，他开始归纳总结，让我们知道该结尾了，最后说声再见。

尽管这作为整个PPT的一部分独立地放在了网上，但也不难想象保罗声情并茂、富有见地的现场演讲场景，而这些幻灯片又为他亲自演讲时表现出的才智和专长锦上添花。

衡量未来成功营销人员的标准，不是看他们多么成功地把故事讲给观众听，而是看观众如何津津有味地讲关于他们的故事。

——蒂姆·史密斯

注释

①　我是通过iStockphoto网站分别搜索board games、solitaire和video games来找到这些图片的。网站上面会有许多的图片可供选择，只需要花10分钟并支付12美元即可。

第四部分

FiNAL
THOUGHTS
on
PRESENTATION
Design

基本原则之外

谁宣扬在PPT中不拘小节，谁就做不出优秀的PPT。从学习如何在软件中设置段落间距，到演讲过程中恰到好处地处理光线，这些小问题都会极大地影响到你的PPT。

充分准备比盲目乐观更行之有效。

——约翰·托雷特

第12章　学习使用软件

如果你对所用软件知之甚少，那怎么可能设计出好的幻灯片呢？当然，你可以把文本和图像填进幻灯片，并挪来挪去，但你同样需要掌控它们，让它们看起来是你想要的样子。

市面上有很多书可以教你如何运用你的软件，但对于幻灯片设计有几个非常重要的特点，我希望你现在就能了解它们。

我不可能一一教你使用所有软件的所有版本。在本章中，我将主要介绍几款目前正在用的软件：PC上的PowerPoint 2007，Mac上的PowerPoint 2008，以及Mac Keynote'09。如果以上都不是你用的软件，我希望你能在自己的软件里找到相应的调整选项。

12.1　关闭自动调整

在PowerPoint里，最重要的一件事情就是关闭自动调整功能。自动调整是指在你输入文本或者调整文本框时，自动改变文本尺寸的功能。这一功能几乎会毁了你的幻灯片的整体性，当自动调整功能开启，你会发现字体大小不一，行距也参差不齐。

关闭PC PowerPoint 2007或Mac PowerPoint 2008的自动调整功能，采用的步骤如下。

（1）选择文本框（文本大纲）。

（2）在大纲上直接点击右键①，并选择展开菜单底部的“格式形态”（Format Shape...）。（如果没有“格式形态”显示在底部，那是由于文本框没有被选中，再试一次）。

（3）对话框弹出（如下图所示），点击选择“不自动调整”（Do not Autofit）。

（4）关闭对话框。

确保文本框左侧菜单栏中的“文本框”（Text Box）选项被选中。

或者

Mac：像上图所示进入到对话框，双击文本框边侧，或者进入到格式菜单，并选择“形态……”（Shape...）。

PC：如果你看到小图标（如右图所示）出现在你所输入文本框的左下角，点击并选择“停止对此占位符的文本调整”（Stop Fitting Text to This Placeholder）。

12.2　顶部对齐文本

文本框内对齐文本，并不仅是要达到文字处理器中的水平对齐（左对齐、居中，或者右对齐），同时也包括纵向对齐。这就会使得文本提在上面，悬在中间，抑或放到底部。

垂直对齐上对齐

垂直对齐居中

垂直对齐下对齐

当文本框默认为文本垂直方向居中对齐，那么很难在所有幻灯片中对齐文本框。所以你必须了解对齐功能并熟悉如何操作。大多数时候，为了达到一致的效果，我们会采用上对齐。

在PowerPoint中，改变垂直对齐，按照稍前提到的第一步和第二步。在相同的对话框内，对齐顶部，在弹出菜单中改变“垂直对齐”（Vertical alignment）。

在Keynote中，点击要对齐的文本框。打开“检测器”（Inspector），即点击工具栏中的“i”图标，或者从“浏览”（View）菜单中选择“打开检测器”（Open Inspector）。在检测器中，点击“T”来演示“文本”（Text）窗格。然后，点击下面圆圈中相应的图标。

圆圈中的图标是纵向文本对齐的3种方式。

12.3　调整间距

间距在专业设计的文本中起着很大的作用。这包括字距、行距、段间距以及项目符号到文本间的距离。学会控制间距非常关键。

12.3.1　行距调节

加大文本的行距会更加方便阅读。

是否能看出加大一点行距对于文本阅读的作用？

在PowerPoint中，选择文本。点击右键，从展开的上下文菜单中选择“段落”（Paragraph...）。（对于Mac的单键鼠标，按住控制键点击文本的任何地方即可。）

使用“行距”（Line Spacing）选项。如果你选择“固定值”（Exactly，如上图所示），那么就可以指定具体的行距。在字体磅值基础上加几个点，填到所需的行距数值即可。例如，你的字体大小为18，你希望再加6磅的字间距，那就键入24（18加6），如上图所示。

在Keynote中，打开“检测器”（Inspector），然后打开“文本”（Text）窗格，调整“行”（Line）滑块。

12.3.2　段间距调节

在电脑上操作时，你每单击一次“返回”或者“回车”键就会创建一个段落。或许你只认为这只是3行文字而已，就好像一个地址里包含3行，但对于你的电脑而言，它就是3个段落。每个项目符号也是一个段落。所以段落间距的调整，需要掌握段落间距的“段前”和“段后”的使用功能，与行距调整有所不同。

不要用双击“回车”或者“返回”键的方法去改变两个段落之间的距离。这样会使得段间距过大，不美观也没必要。

如果你改变行距，每行间的距离都有所改变。

如果你改变段间距，只是改变了与“前段”或者“后段”的距离，行距不会改变。

在PowerPoint中，选择你想改变间距的所有段落。在文本中点击右键，选择“段落”（Paragraph...）。对于Mac单键鼠标，在文本的任何地方按住控制键并点击即可。相应修改间距档的“段前”（Before）和“段后”（After）。

“段前”在所选段落之前加入间距。可通过这一方法将标题和文本分离。

“段后”在所选段落之后加入间距。可用来分开所有项目符号段落。

在Keynote中：

（1）在文本框中选中想要调整段落间距的所有段落；

（2）打开“检测器”（从“视图”菜单中选择“打开检测器”选项），点击T查看显示文本；

（3）拖曳“段前”（Before Paragraph）或者“段后”（After Paragraph）滑块，或在后面数字栏里输入数字。

12.3.3　项目符号与文本的间距调整

你可会觉得这有点吹毛求疵，但你真正看到幻灯片时，就会发现项目符号和文本间的距离非常重要。不同的应用程序会把项目符号与文本的距离设置得过远或过近，但是今天你就可以学会调整其间距了。

左侧示例中，项目符号与文本之间看起来有点疏远，仿佛二者没有关系。右侧看起来是不是很亲近？

在PowerPoint中，你或许可能认为要通过“项目符号及编号”（Bullets and Numbering）来调整符号和文本间的距离。大错特错！你需要“段落”（Paragraph）窗格，如下图所示。选择你要设计版式的文本，点击右键（Mac中同时按控制键）选择“段落”（Paragraph...）。

如果你的每个项目符号对应的内容只占一行，如上所示，则设置过程如下。

（1）在“文本之前”（Before Text）输入0。

（2）在“特殊格式”（Special）中，选择“第一行”（First line）。

（3）“度量值”（By）中输入一格小数值，稍微向右调整一下项目符号。

在Keynote中，具体操作如下。

（1）选择需要设计版式的文本。

（2）打开“检测器”（Inspector），点击T。

（3）点击“项目符号”（Bullets）标签。

（4）从菜单中选择项目符号类型。

（5）在“文本缩进”（Text Indent）上，点击向上箭头直到你看到文本的第一行右移至你想要的位置。文字越大，数值也要越大。

12.3.4　齐肩回行

这点非常重要哟！当你的项目内容多于一行，那么文本一定要对齐，也就是说，文本不应该在项目符号下直接换行，应该齐肩回行。

左边的示例看起来是不是有些乱糟糟的？其实这就是在项目符号下直接换行所致。而右边的示例看起来就整洁清楚得多。

在PowerPoint中，选择你要设计版式的文本，然后点击右键，选择“段落”（Paragraph...）。Mac中，按控制键点击选择文本。

实现齐肩的步骤如下。

（1）在“特殊格式”（Special）中，选择“悬挂”（Hanging）。

（2）“度量值”（By）中输入一格小数值，稍微向右调整一下项目符号。

（3）填入相同数值于“文本之前”（Before Text）。

在Keynote中，采用与上一节中相同的步骤，打开文本窗格，连续点击“文本缩进”（Text Indent）向上的键头，你就会发现第二行文本向右缩进，当第二行与第一行对齐，两行一起向右移动，非常精美地对齐。

12.4　不要压扁图片

在PowerPoint中，在调整图片的尺寸时，非常容易出错，使它看起来不成比例。但是现在有一个非常简单的规则可供遵循：调整图片尺寸时，使用角控点，不要使用边控。

如果使用边控点拉曳，非常容易使得图片变形不成比例。

照片由Laura Egley Taylor提供

在Keynote中，图片比例是默认的，无论是角控还是边控都不能使图片变形。

如果你想改变比例，打开“检测器”（Inspector），使用“度量”（Metrics）窗格中的标尺图标。取消选中框的“比例限制”（Constrain proportions）。之后，你就可以输入具体的尺寸值，或者拖曳图片中的任何控点。在未选定“比例限制”情况下，按下Shift键调整尺寸。

斜置图片，按住“命令”（Command）键拖曳角控点。

第13章　讲义文稿

讲义文稿是大多数PPT最重要的部分。有时候没有必要提供讲义，例如，当你在做一个主题演讲，可能更像可视讲演，或者你在做一个讨论热烈的哲学问题评论会。

但是大多数时候，观众希望能够带一些切实的东西回到办公室或家里。对于观众来讲，讲义文稿更容易研习、标注，或提前知道何时讲完。

如果幻灯片中有数据图表和表格，讲义文稿更是方便观众读取和标注。

如果你想作一个指导大家做具体事的演讲，讲义文稿更为重要（事实上，我们边听边记是无法准确记录的）。

如果你有联系信息、资源和网址，那也要准备讲义文稿了，千万不要期望人们会把复杂的网址一字不差地记录下来。

把你的讲义文稿同幻灯片在视觉形象上绑在一起，这样观众就会记得你是谁。也就是说，尽量让它们和屏幕上显示同样的颜色和字体。也可以把公司标识加在讲义文稿中。讲义文稿会是你完美呈现公司标识的地方。

13.1　关于讲义文稿的真理

也许你曾听说过这样一句话：“千万不要提供讲义文稿，因为它会扰乱观众听你演讲。”

简直是胡言乱语！

相信我，除了讲义文稿之外，我可以找到很多可以分散自己注意力的理由。我可以用手机冲浪、发电邮、织围脖；我可以打开笔记本电脑赶工作进度；我也可以拿出记事本和笔，忙着信手批注，但事实上我是在编写小说而已；你还在做演示，我已经到了楼下的咖啡厅，没人阻止我出来喝咖啡呀。所以说，别自欺欺人地以为讲义文稿会让我走神。

恰恰相反，精心准备的讲义文稿正表达了对观众的尊重，或许观众还会更加关注你的演讲。

作为观众，我希望能随时做些笔记；我希望能在讲义文稿上勾出重点，做好笔记告诉自己哪些需要反复温习，哪些需要回去汇报，哪些可以加到自己的报告中等；我也希望能记录下你说的那些趣事。很久以前，边听边记录就是我们学习的技能之一，这也是我们从学校里掌握到的。如果你精心准备讲义文稿，观众就可以跟着讲义文稿的思路层层深入，获得启发之处也可以随时标记下来。

设计你的讲义文稿，也要运用第7章到第10章所学到的知识——对比，重复，对齐，亲密性。

讲义文稿的制作可以非常简单（仅仅是一个纲要），是重点项目或资源列表，也可以足够复杂足够有用，可以作为教学材料提供给其他老师。

13.1.1　这是一个永久记录

观众在屏幕上看到的只是暂时的介绍，并不能保证他们完全无误地记录下来所有信息，那些能让他们带回家的才是永久的。

当然，软件可以帮你把幻灯片以各种方式打印出来——有附注、没附注、只有附注，或者只有幻灯片之类。这样可以很方便，但却不是很有效。例如，你要展开几页幻灯片来清楚陈述每一个点，如果一个讲义文稿包含所有幻灯片的话，那么这个讲义文稿就得有二三十页了。如果你制作PPT只是为了增强你的演讲效果，而不是把你所有的演讲内容呈现在幻灯片上，那幻灯片本身对别人就没什么用。

所以你要做些额外的工作来制作一些有用的可以留存的资料。如果你做的工作有价值，自然也会提升你整个PPT的效力和影响。听众会非常感激，你也会看起来非常专业。他们得到了一些可以藉此记起你的东西，你的演讲想必也会余音绕梁。

还记得我曾经在第47页建议你不要把标识放在幻灯片的每一页吗？幻灯片只有短暂的展示时间，但是如果你把标识或者其他品牌要素印在设计精美的讲义文稿中，那就非常值了（参见第139页）。

同样一个PPT，肯定要不止一次地展示。所以你花在讲义文稿上的功夫肯定要比PPT的要多。加之，如果一个PPT频出问题，你就更有可能想要重做一次。而每一次，都会做得更好。

如果你想让人们经常读到或者看到你出示的地图和图表，那就把它们编入你的讲义文稿吧。

当展示Adobe InDesign工作流程时，我不能奢望观众们记住我讲的一切，所以我有责任给他们一些有用的东西。

13.1.2　发布备注文稿

当你把PPT发布在如同PowerShow.com和SlideShare.net这样的网站时，也可以附加上你的备注文稿。不幸的是，大多数人只是简单地把幻灯片的文本信息发布于网络，所以除了幻灯片没有任何其他额外数据。

切记，备注文稿的要点是演讲者要给浏览者提供有关其精彩PPT的更深入的见解。把这些见解置入备注文稿，就可以免去把一切都写进那些小小的幻灯片中了。

第14章　别理会那些滥规矩

你肯定听过或读过一些关于制作PPT的规矩，在本书中我也介绍了不少指导原则。但是PPT的种类如此宽泛和多元，我觉得有必要对一些教条清规的真正用意作个点评分析。其中有些规矩可能有良好的事实基础，却被一些非设计者们在制作放映用的幻灯片时所误解。他们自己没太大信心，所以对这些规矩的理解就会比较刻板。

考虑你的演讲和演示设计要遵从什么指导原则时，一定要考虑到你的演讲对象和演示设施。你要在会议室、宴会厅、体育馆演讲，还是要在学术中心、青少年学习班或者自杀预防中心作演说？你的演讲对象是演员还是科学家？

指导方法可以为你提供极佳的着手点，但是许多规矩需要去打破。现在让我们来分析一下你可能已听说过的那些权威说法吧。

14.1　不要念幻灯片

荒谬！

我保证你听过几百遍如下说法：“不要念幻灯片！”而这句话可能会让人误以为永远不能读幻灯片上的内容。我时常会发现有些人在演示开始时，会大声读出幻灯片上的几个字，然后戛然而止，自己默默咕哝着：“我不该念出来呀。”

重点不在于要不要把幻灯片上的内容读出来，而在于要避免幻灯片上再现你要说的话。不把你要讲的话写到幻灯片上，你就不会读到它了。

我总是会大声朗读我的幻灯片内容。一方面，幻灯片上并没有太多文本内容，但这些文本内容却都是我要讲的。所以我开始演讲时，恰恰要从幻灯片的内容入手。这样观众会通过两个途经获取信息：一个是听，一个是看。同时，他们手上还有我为他们早早准备好的讲义。

其次，我从来都不确定坐在后排的观众是否可以看到幻灯片上的文字，甚至都不能确定那些坐在前排的观众是否有很好的视力。所以如果我准备了如下的幻灯片，上面演示了我将要讲述的莎翁名言，我当然希望所有人都能够了解上面的内容，但是由于“不要念幻灯片”的教训已经深刻植入每个人的头脑里，所以我通常会加以巧借，说：“为了防止后面就坐的朋友看不清楚，我会把这句名言读出来。”

我会确保我的电脑放置在我和观众之间，这样我通过电脑读取幻灯片内容时，不是面朝屏幕背对观众，而是正面朝向他们。

再就是幻灯片上的内容与所讲内容的一致性。如果幻灯片上有些显示的文字你压根就没有提到，你的观众可能会对他们看到和听到的内容产生疑问。

真正的问题

就像我之前提到的，“不要念幻灯片”的警告实际上说的是这样一种状况。你把所有的信息都显示在幻灯片上，演示时有如照本宣科一般。所以问题不在于你读幻灯片，而在于你把所有要讲的内容都编辑进了幻灯片中。以后不要这样做了。

所有要讲的文本内容已经编辑进幻灯片中，你别无选择只能去念。

编辑幻灯片时要选出重点，把你的演讲重点写进去吧。

14.2　不要用serif字体

信口开河！

你尽可以使用可爱的serif（衬线）字体，只要把它们设置得足够大，不影响阅读。在电脑显示屏上，很多sans serif（无衬线）字体（不是所有）都很容易阅读，这的确没错。因为它们的笔画粗，字体也相对简单，并且不会小到在显示器的像素中消失。sans serif字体就好像是专为电脑显示屏而生的一样。

但只要字体设置得足够大，完全可以随意使用serif体。比起正儿八经的sans serif体，serif体的使用会创造出完全不同的外观和感觉（有一点点温暖），充分利用这一点吧！

serif体种类繁多。不要担心，只要字体够大够粗就可以。尽量避免使用笔画浅淡的字体，例如Didot（迪道）体，除非你可以把它放大。

Didot

图中的字体是经典Garamond（加拉蒙），显然是可读取的，即便把它置于屏幕上也没有问题（只要设置得足够大）。

14.3　不要使用动画效果

胡说！

读过这本书，你就应该知道在幻灯片中，动画效果对澄清要点、吸引注意力、制造子标题页面间的转接等都是相当有用的。

这条规则的真正用意其实是说“不要使用那些令人生厌的动画效果”。也就是说，不要把每个字都一个个字母地显示到页面上，不要千篇一律地让信息文本由边角旋转飞入，不要使用老掉牙的小动画图片，不要在每帧幻灯片之间都使用棋盘式转换。我知道诱惑总是难免的，但是我们都已进入新的千年，并且在寻找我们演示中的亮点。如果动画能增强表述效果，不妨一试！

此图是戴夫·罗尔制作的幻灯片“阿肯色之路”的一部分。当他讲述一家人的迁徙之路时，箭头在图上出现，并且一直移动到目的地所在的位置。这样的形式，必定会吸引观众的注意力，也会使路线更为清晰。

14.4　不要使用多个背景

瞎扯！

如果你通读了本书，就应该知道换用不同背景的好处。其实，你只要知道为什么要更改背景并能说清楚原因就好了。但如果只是因为厌倦了蓝色飞船背景，就想把它换成绿色森林，那这可不是个好借口。

背景转换也是给观众的一个信号，要确保此信号是你希望传递给他们的，它可以是一个新的主题，一个新的想法，或者是一个特殊的标注。切记，一旦背景开始转换，观众纷繁的思绪就会开始处理这些背景信息，特别是当有趣的画面背景出现的时候。如果背景与你所讲的内容不符合，那你可能就要失去观众的部分注意力了，因为这会儿他们的头脑中还在处理刚看到的背景信息。

使用与内容相关的丰富的背景吧，只要这样做会使你的演示更加清楚。

图选自保罗·伊萨克逊的幻灯片，我们曾在第11章中提到过。尽管背景不同，但可以看到某些元素把它们联系在了一起。请务必看看这个例子中所有的幻灯片，来了解一下他如何将不同背景恰当地用于同一主题中。

14.5　幻灯片上不能没有图表

谬论！

漂亮的文字排版处理一定很受欢迎。如果你的幻灯片经过严格排版，只要确保它清晰明朗就好，例如，字体是否清晰，尺寸是否够大，文字颜色和背景颜色是否有足够的对比反差，页面上是否有明显的色彩对比能够吸引人的注意力？

如果内容和字体本身都有些乏味，随机摆放的图形也不会让它好到哪儿去。如果你使用了默认模板，如巨大的白色背景，配上小小的黑色字，即使在边角随意摆放一些剪贴画，也还是无法弥补它固有的不足。

当然，如果图片可以使你的观点更明确，使用与内容相关的图标甚至是动画都是可行的。

说真的，添加的这些图形对PPT有任何意义么？

上图中，我们在模板背景上编辑了漂亮的字体，已经非常棒了。下图中，只是朴素的文字，没有那些随便的图像，看起来反而更加精致，不是吗？

14.6　一页幻灯片中项目符号不要多过5个

乱说！

这个原则的主要问题在于，它让所有的人觉得在每一页幻灯片中都可以放置5个项目符号。但重要的是，正如我在第3章解释过的，你不必一开始就把所有项目符号放在同一页里。只要掌握了这一思想，那么在开始展开幻灯片时，就要确定哪些是需要扩展到多张幻灯片的，而哪些需要在同一页中显示，这样你就可以基于PPT的要求来确定应该放几个项目符号，而不是胡乱地安排。

你也许需要6个，甚至7个项目符号（通常可能不需要这么多）——只要你能说清楚为什么要把它们都放在一张幻灯片中（同时保证字体够大可读）。如果它们使你的演示文稿清楚明了，那就尽情使用项目符号吧。

这张幻灯片上不只5个项目符号吧，但这不是主要或唯一的问题，对吧？

为创建一个开场白，我们使用粗体字来突出标题，并把列出的这些项目符号分别移至其他单独的幻灯片中。用户既然喜欢这个剪贴图形，并用在很多地方，那我们就继续让它保留吧。

根据演讲内容的结构，这几张幻灯片介绍了各部分的内容，然后再一张张地展开，详细论述每一点。

14.7　每个项目符号不要多于两三个词

瞎话！

这句话同“一页幻灯片中不要多于6个词”如出一辙。可不能如此简单地定下这么一个规矩，又期望别人遵守，更何况已经有许许多多优秀的幻灯片将这一规矩打破。

控制字数，尽量简洁，但不要因为这一规定就强加限制。内容清楚明了就好。

以上两图均源自保罗·伊萨克逊的幻灯片。他恰到好处地证明：在一页幻灯片中，即使你用上十多个词也没啥问题。你能读到，能弄懂，甚至能想象得到保罗是怎么阐述这些观点的，不是吗？

也许有些人会把这两页的内容汇总成项目符号集中展示在一张幻灯片中（小而黑的Arial字体，白色背景）。我保证分项隔页的形式会产生更好的效果。

14.8　不要用PowerPoint

骗人！

在前面的介绍中已经说过，如果你要作演讲或某种形式的讲话，应该不需要用到多媒体。但是如果你要做演示，人们就会希望能在视觉上有所配合。

PowerPoint不是症结所在——演示者无效使用PowerPoint才是真正的问题。那些人之所以宣称不能使用PowerPoint，是因为他们自己不知道怎样正确使用。所以正解应为：“学习使用你的软件，学习创建有效的PPT。”

14.9　不许关灯／不许开灯

空谈！

这一紧箍咒在没被真正理解的情况下念来念去。你当然不希望只有自己空洞的讲解声音穿越黑暗，但也不会愿意让辛苦创作的幻灯片被置于强光照射下，因而模糊难读（更糟糕的是，还有些灯专门对着演示屏照射）。

理想状态应该是观众席间投以少许弱光（亮度足够让观众记笔记，也足够让你观察到他们的反应），紧邻屏幕，演示者所站的位置也要打上一些光，至于屏幕本身，自然是光线越暗越好。较新的礼堂和会议室都会如此布置，照明控制上也可以有多种组合。

设想一下，灯火通明的情况下，你的演示幻灯片一定会因反光而字迹模糊，难以辨认。如此这般，演示文档又有何用？单单作个演讲就好了嘛！如果你预先知道演示场所的灯光太昏暗或是太明亮，那就自备一个台灯放在你的旁边，确保万无一失。

重要的一点请牢记：光线是个大问题，需要特别小心。此外，如果条件允许，最好核查一下演示场所的状况，看能否事先做些准备。

14.10　开讲前不要散发讲义

无稽之谈！

你之所以同样认为这是无稽之谈，是因为你已经读过了第13章的内容，知道讲义的重要性，也知道在演讲前把讲义分发给观众的重要性。还有一点，别忘了把你公司的logo加到讲义中。

14.11　千万不要使用饼形图

胡闹！

我们不能武断地说所有的饼形图都是错误的选择。饼形图不是问题，演示者对饼形图的不当使用才是问题所在。如果饼形图是能使你的PPT内容清晰明了的最好方式，那为什么不用呢？但要记住，饼形图中各部分的百分比之和一定要是百分之百。而且，如果它被过细地分成若干部分，那就没有什么意义了，因为连你自己恐怕都很难分辨出个中比重。但如果它可以使其中某项对其他几项的相对比率更加清晰，那么饼形图就起到了有效的作用。为了使信息传达得更加清晰，把圆饼中的一角拖曳出来也是非常有趣的，它更能引人注意（只要它明确了相关信息）。

14.12　不要用Arial字体或者Helvetica字体

千真万确！

非常抱歉这样直白，但这的确是真的。如果你是一个才华横溢且接受过培训的设计师，你可以用某些方法巧妙地使用Arial和Helvetica字体。但对于大多数人，如果你不管三七二十一，将默认的Arial字体运用到你的PPT中，那么作品注定平庸。

如果你坚持使用Arial和Helvetica字体，那就购买整套专业的Helvetica字库，而不要使用你电脑中自带的那些字体。只有拥有字库才能灵活把玩那些夸张的粗体、淡淡的浅体，而这些都会使你的幻灯片看起来不再那么呆板。

默认的Arial和Helvetica字体。

只要少许的工作和少量的投资，你就能让Helvetica字体变得跃然纸上。

Times字体以及Times New Roman字体存在同样的问题，这些都是巧妙设计的字体，但现在看起来有些陈旧，需要新的突破。

就算你没有购买任何新的字体，在你的电脑里也同样不乏好的收藏，试一试其他的字体（上图中用到的就是Rockwell字体）。

第15章　听你的眼睛说

学习设计最重要的技能就是“看”。本章以一些小测试帮你学会看那些本书中反复强调的设计理论。

在每页中出现的幻灯片文档看起来是不是有些小呢？请记住，如果你是在一个偌大的房间或在很小的屏幕上作演示，你看到的幻灯片其实也就这么大。在设计幻灯片时，请牢记这一点。

也请不要忘记，幻灯片设计的相当一部分就是要确定哪些内容放在这一页，哪些放在下一页，还有哪些内容是备注文稿、讲义，或者是可以直接拖到回收站的。

对于某些问题来说，实践大于雄辩。无知的眼睛有时会比耳朵获取更多。

——《科利奥兰纳斯》选段3.2.78-80

15.1　小测试：听你的眼睛说

如果我们能用语言表达出问题是什么，解决问题的方法是什么，那就证明我们已经掌握了要领。所以当我们通览以下幻灯片时，花几分钟时间试着大声说出问题所在和相应的解决方法吧。

清晰性：在以下幻灯片中选出最明了的那张。

切记，清晰性原则就是要确保幻灯片内容的有效和集中。要把所有内容编入一个幻灯片吗？其中到底需要哪些信息？如果要让这些幻灯片达到清楚明了、合理专业的效果，需要采取哪些步骤呢？请一一写出。

相关性：选出下列哪组幻灯片的背景或图片因为与主题不相吻合而破坏了传神达意的过程。

为什么这些图片与主题不符呢？

动画：在每组幻灯片中，试着描述一下，哪个动画、切换、视频或者音频文件可用来加强沟通传达的力度。

为什么不能把动画效果运用到所有幻灯片的文本上呢？

情节：选出PPT开始页的最佳设计。

为什么其他两组不能成为最佳开篇设计呢？

情节：选出PPT结束页的最佳设计。

为什么其他两组不能成为最佳结尾设计呢？

对比：选出由于恰当使用对比手法而吸引你的幻灯片组合。

对比法是如何让幻灯片看起来更清晰的？它的的确确改变了你对信息的印象了吗？

重复：选择看看下列哪组设计风格最统一？

你选择的这组幻灯片都运用了哪些重复元素？请指出。其他幻灯片上可以利用哪些重复元素使它们在风格上更加一致、更加清晰呢？

对齐：请选出一组幻灯片，由于采用对齐法，使得信息看起来更加清晰易懂。

在所有幻灯片上划线，这样就可以清楚地知道这些幻灯片上哪些地方是对齐的，哪些地方不是对齐的。

亲密性：请选出一组幻灯片，因采用接近法，使得信息看起来更加清晰连贯。

关于亲密性的使用，你能用语言准确表达出另外两组幻灯片中哪些方面需要改进吗？

讲义：下列幻灯片图例，文本内容有些冗杂，做个列表看看需要如何改进。判断：a）各幻灯片中的文本和图片内容；b）哪些内容上适合延展至更多的幻灯片中；c）哪些内容会出现在你的讲话和备注文稿中；d）哪些文本和图片会出现在你的讲义中。

当然了，建议会是各种各样的。

总论：评论一下下列幻灯片的设计吧。如果你是演讲者，会考虑在幻灯片中使用哪些元素，使用哪些切换手法？写下哪些要素运用得恰如其分，哪些还需要进一步改善。运用从本书中学到的知识，以及对照后面的两页清单，给出一些合理的建议吧，越具体越好。

哪些方面设计得比较优秀，又有哪些地方需要改进呢？

15.2　信息清单

　学会使用设计软件。

　制作幻灯片前，先要组织好文本内容，并设计好整体结构。

　编辑文本，使其内容清晰，关联紧密。

　判断哪些内容可以放在同一张幻灯片中，哪些可以分散到其他幻灯片中。

　如果你打算用图形来表达的话，那就搜集一些吧。在收集图形的过程中，你可能会想到其他需要用的资料。

　考虑一下哪些地方要用到动画、视频或音频，既增加趣味性，又阐明了信息。

　选择相关的背景和模板，或者设计相关的样式。在这一过程中，你可能会不断完善优化，但至少基本结构要恰当就位。

　设计幻灯片开篇。

　必要的话创建一个幻灯片概要（在完成PPT的整个过程中，你可能要做好几个这样的概要页，因为需要不断地变换主题）。

　反复浏览你的幻灯片，在这一过程中逐步修改完善，无论是外观设计还是内容纲要。

　运用之前学到的对比、重复、对齐、亲密性基本原则进一步完善。

　渐入尾声，一步步抵达你故事的结局。

15.3　幻灯片清单

　谈话的重点是否写成了最重要的元素。

　所有幻灯片是否页面清晰简练（因为你做了足够多张幻灯页）？

　是否避免了把所有的演讲内容编入幻灯片中？（否则你将不得不现场去读幻灯片。）

　是否已经判断哪些项目符号是不必要的？若想要你的幻灯片看起来比较美观，也不要使用破折号来替代项目符号。

　幻灯片中所有构成要素都相互关联且有存在必要，是吗？

　使用的动画、音频和视频只是为了使文本内容更明确，使观众注意更集中吗？

　你的幻灯片是否有始有终有内容？讲完后，观众是否能够抓住主题？

　对比法的运用是否使你的幻灯片有效吸引了眼球，也更有助于阐明信息？

　重复的元素是否让你的幻灯片在视觉风格上更加一致？

　幻灯片中各项要素看起来是否关联？是否使用了恰当的对齐使你的幻灯片更有整体感？

　项目符号离文本的距离是否合适，上下内容是否关联呢？

　幻灯片项目外观与内容是否彼此密切关联，所有的信息类群是否彼此关联？

　你准备了观众期望得到的有用讲义了吗？

　如果你在线发布了整个演示文稿，备注文稿是否也包含在内呢？

注释

①　对于Mac电脑，如果你没有左右鼠标键，按住控制键，直接点击大纲，展开菜单即可。

字体／图片／视频／音频资源

专业图片，视频网站 | 字体
iStockphoto.com | MyFonts.com
Veer.com | Veer.com
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| FontBureau.com
免费图片网站 |
Commons.WikiMedia.org |
www.MorgueFile.com |
www.DreamsTime.com |

这里有成千上万品质不足但有时很有用的免费字体。搜索栏中键入“free fonts”即可。

“我是Robin Williams的忠实读者，她所著的《写给大家看的设计书》和《写给大家看的Web设计书》我都读过。对像我这样缺乏专业设计经验的用户来说，‘写给大家看的’系列书是最实用的设计书。这本书同样会带给你惊喜。”

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The Non-Designer's Presentation Book

PPT是精练为好，还是可以尽情展开、多多益善？一张幻灯片上多少字为宜？如何让动画在PPT中大显身手？……PPT的好与坏，不仅在于你的软件操控技术，更在于你精心的规划和设计。面对数不胜数的PPT设计规则，我们该何去何从？

曾创下全球销量70万册奇迹的《写给大家看的设计书》作者Robin Williams给出了她的PPT设计经验。本书是写给所有人看的PPT设计书，是一本清晰直观的实用指南，对于以上常见疑虑均给出了切实可行的解决方案。作者总结了在PPT设计中应该遵守的一些基本规律，并指导你如何运用好对齐、对比、重复、亲密性这四个设计原则，做出主题突出、清爽宜人的演示文件。同其他几本“写给大家看的”系列书一样，Robin的这本书一如既往，技巧中渗透着思想的智慧，闪耀着设计的光芒，作者亲自做的版式设计也让人赏心悦目。

封面设计：杨铭

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