把大家聚拢在一起,进行信息传递本身不是一件难事儿,难的是准确的进行传递。我们经常能看到一种现象,开会刚刚讲过,传达过,在实际操作的过程中,完全不是那么回事儿,当你质问他的时候,还理直气壮的告诉你,我是按照你会议传达的意思办理的啊。这就是一种典型的信息传递不对等。
造成会议信息不对等的原因,主要是双方所占有的知识、经验、背景环境不同,试想当一个技术人员用很多技术缩略语进行产品讲解时,势必销售部门的人会觉得云山雾罩,这就是信息不对等。老板要求尽快拿出项目成果,哪怕是demo版本,生产部门却仍在恪守质量把关要求,殊不知老板是考虑到另外一个重要合作,只要演示面子上过得去就行,这是一种背景信息的不对等造成误解。
哲学上有个悖论,“你所听到的我说的,未必是我所说的”,其意思就是说,你刚才听到我讲出来的话,是经过你自己大脑解码之后的意思,可能已经不再是我的本意了。所以,在会议上进行信息传递时,必须考虑到这一层因素,务求让参会的所有人员,能够顺利的听懂你的意思,这才是一次良好的会议沟通。
第三,巩固地位。会议的另一用处是巩固会议召集人的地位,体现他们在全局中的操控力,通过会议的形式昭示实力与存在,强化上下协调,步调一致。
在这样的会上,当最高权力人说,大家要团结,其意思是大家要团结在我的周围,不要找麻烦,乖乖听从指挥,他是在警告那些敢于龇毛不团结的人。会议是一个各方力量都会展露拳脚的地方,也是权力人进行势力分配、布局的最佳场合,可以借助会议的形式把那些不合理、不合乎规矩的因素铲除,如果不听话,还可以利用多数人支持的大棒。所以,会场并不是一个对主管权威发起挑衅的最佳战场,除非有绝对的把握,不可以在会议上、众人面前,挑衅领导的权威。
当我们知道了开会的目的,也就是为什么而开会的时候,也就能清晰的知道,只有在以下几种情况才,才有必要召开会议:
1. 必须依靠集思广益才能解决的问题;
2. 按常规步骤无法解决、决策的事情;
3. 需要集体决策的事;
4. 发生重大变革和实行新方法时;
5. 会议对参加者具有训练价值和激励作用或容易在会议上接受决定。
开会是有目的的,对于那些整天以会议为生存模式的人,应该反思开会的次数是不是太多了,是不是每次都会而议,议而不决。
目的,才是会议的价值!
怎样开会?
参加会议的诀窍。