第1章:菜鸟,我是谁(10)

行政

作为“人行财”里排行老二的行政部门,有些公司把它与人力资源部门合并起来,统称人力行政部,这是因为这两个部门先天上具备了同样的基因,同属老板的爪牙部门,同属号称服务但实际执行管理角色的部门。行政部门在很多业务部门眼里总无奈的被冠以“门难进,脸难看,事难办”的官僚作风,这与行政部门的工作性质有着很大关系。行政部门与人力资源不同,其主要职能是负责管理公司的日常事务性工作,诸如制度的编制执行、非业务资产的管理(包括文具、车辆、用餐)、会务安排,甚至包括一些法务、接待工作,也会纳入其范畴。我们先来看一下其职能结构:

行政部势力资源结构

官方职能 利好 危机

公司行政制度建设、监督实施和考核 公司的行政制度的宣贯、推行和考核,在此期间人的利好作用不可忽视。 制度是人执行的,松一把或是紧一把貌似没什么,可要是一直给你紧箍咒箍着,那可是够难受的。

会议和会务、接待管理。 会议的质量好坏,不光是你这个会议发起人,会务人员的帮助、协调、布置,都能让你顺利推进。 一个人忙前跑后,你甚至可能都不知道哪儿有矿泉水,名签怎么摆放,签到桌,水牌在哪儿。

办公物业、耗材和车辆调度管理 办公室环境的位置选择,申请办公耗材,办公外出调用车辆。外出的时候如果能调度一辆车,会轻松很多,客户来的时候能有车辆接送,面子上也过得去。 如果没有这些,虽然不会有什么根本影响,但也会比较尴尬,尤其是在接待客户的时候。

公司行政类文件收发、起草和存档管理 能够在这里查找到相关的文档和样本、有些文件也必须经过行政部的审核才能公布。 至少查询这些档案效率会比较低。

内外部行政事务管理,安全保卫、消防等工作处理 公司与所属片区、物业的外部关系协调能力,为大家创造安全的工作环境。 你以为晚上想加班就加班,周末想来就来啊,不管项目多急也得学会看人脸色。

行政这个词听起来总是多少有点官腔的意思,正是如此,行政部门所从事的更多是事务性的工作,开拓性、创造性会少一些,所以他们的工作难度在于如何在不断的枯燥循环中找到激情,能做到这一点的人不多,所以脸难看在所难免,遵从鲁迅先生指导我们“我向来不惮以最坏的恶意揣测‘职场’人”,这句名言出发,菜鸟更须要对这个部门的职能与特征了解清楚,恭敬谨慎的对待。 行政部门其根本职能是替老板的管理工具,所以他们难免在自觉不自觉的状态下,在员工看来会成为老板的爪牙,干一些为老板节俭小钱、克扣员工的行为,这虽然是让大家最为不齿的一种状态,但也不能流露出来一星半点的,这种部门得罪不起。作为行政部门的人而言,我的经验是“在员工面前是工会主席,在老板面前是管家婆”,这种定位只要驾驭得当,立足就相对稳当的多。一则是你与员工成为朋友的机率,比与老板成为朋友的几率更大一些;二则老板未必欣赏扣扣索索的节约一点小成本,他需要的是整个团队的生机和创造力。

行政部的职场竞合关系图:(注:本图只描述一般状况,针对个案并不一定准确)

1. 合作&不竞争:看来只有跟老板的关系是这样了,行政系统也是老板的管家。